Jak zidentyfikować właściwy proces do Robotic Process Automation w małej lub średniej firmie?

Mateusz Tajak

Technologia Robotic Process Automation (RPA) na dobre zadomowiła się w bankowości, ubezpieczeniach i innych dużych przedsiębiorstwach. W tego typu organizacjach, ze względu na skalę, nie trudno znaleźć pierwsze procesy, które nadają się do robotyzacji. Nieco inaczej sprawa wygląda w firmach z segmentu SMB. Tutaj zdecydowanie trudniej zidentyfikować takie procesy, określić osobę odpowiedzialną za ich wyszukiwanie i wyliczyć rentowność zastosowania RPA.

Zanim zaczniemy identyfikację procesów dla RPA

Istnieje wiele sposobów, technologicznych i nie tylko, pozwalających optymalizować procesy. Wyszukiwanie pierwszego procesu do Robotic Process Automation powinno być oparte na odpowiedzi na kilka bardziej ogólnych pytań.

Co chcę osiągnąć dzięki robotyzacji procesów biznesowych?

Utarło się, że robotyzacja ma za zadanie zastępować człowieka, czyli zaoszczędzić konkretną ilość etatów. To rzeczywiście częstsze podejście w dużych wdrożeniach RPA. W firmach SMB bardzo często te oszczędności nie są wprost dostrzegalne w kosztach samego procesu, dlatego zastanawiając się nad Robotic Process Automation warto zwrócić uwagę również na inne korzyści, które możemy osiągnąć:

  • Zwiększenie efektywności - naszym celem może być dostarczenie pracownikom narzędzi pozwalającym działać bardziej produktywnie.
  • Redukcja błędów - jeśli w Twojej branży koszt błędu popełnianego w procesie jest wysoki, RPA może być dobrym pomysłem
  • Uniezależnienie procesu od człowieka - jeśli dostrzegasz niebezpieczeństwo tego, że kluczowe procesy w organizacji są uzależnione od dostępności ludzi, to takie uniezależnienie może być celem RPA.
  • Zwiększenie zadowolenia zespołu - może okazać się, ze wdrożenie RPA nie zmniejszy kosztów, ale spowoduje zwiększenie zadowolenia zespołu.

https://mlodyhandlowiec.pl/wp-content/uploads/2021/04/Redukcja-kosztow-1024x512.png

Kto ma być odpowiedzialny za wyszukiwanie procesów do robotyzacji?

W dużych organizacjach powstają osobne zespoły zajmujące się wyszukiwaniem procesów i rozwijaniem wiedzy na temat automatyzacji pomiędzy różnymi działami. Jak zatem podejść do tego w mniejszej organizacji? Czy ma to być IT, osoby biznesowe czy może oddelegowana osoba z każdego działu? Tutaj niestety nie ma jednej odpowiedzi. Bardzo mocno zależy to od tego jak wygląda organizacja. Jedno jest pewnie: to biznes i osoby z managementu powinni opiekować się projektem, ponieważ to one są w stanie skutecznie delegować pracę i mają najszerszy pogląd na to, jak wygląda to z perspektywy całej firmy.

Czy robotyzacja procesów biznesowych jest najlepszym sposobem automatyzacji w moim przypadku?

Automatyzacja zastosowana do wydajnego działania zwiększy wydajność. Automatyzacja zastosowana do nieefektywnej operacji zwiększy nieefektywność. Bill Gates

RPA to jedynie narzędzie, w dodatku jedno z wielu, które pozwala wprowadzać automatyzację i optymalizację w firmie. Jednak aby było skuteczne, musi posiadać odpowiednie dane wsadowe. W przypadku RPA chodzi o właściwie zdefiniowane procesy. W dodatku procesy te powinny być dojrzałe. Dodatkowo musimy być świadomi, że w wielu przypadkach znajdziemy inne narzędzia, które pozwolą szybciej i łatwiej dostarczyć oczekiwanych rezultatów.

Przykładem może być łączenie RPA i platform workflow. Więcej na ten temat: Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA) i Zarządzanie Procesami Biznesowymi (BPMS) - dlaczego musisz je łączyć.

Jak identyfikować procesy dla Robotic Process Automation?

Po pierwsze musimy mieć świadomość, że w przypadku firm SMB bardzo mało prawdopodobne jest to, że uda nam się wdrożyć roboty, które zautomatyzują 100% zadań obecnie wykonywanych przez pracowników w ramach procesu.

Jak sugeruje Harward Business Review powinniśmy najpierw rozbić proces na zadania składowe, pośród których można szukać czynności do robotyzacji. Takie działania wymaga świadomości, że pracę można rozpatrywać w kilku aspektach:

  • Charakter powtarzalny lub zmienny
  • Działanie samodzielne lub zespołowe
  • Charakter manualny (fizyczna) lub umysłowy

https://mlodyhandlowiec.pl/wp-content/uploads/2021/04/Kopia-Redukcja-kosztow-1-1024x512.png

Z punktu widzenia Robotic Process Automation powinniśmy szukać zadań, które są powtarzalne, wykonywane samodzielnie i nie wymagają działań fizycznych. Zakładając, że udało nam się rozbić procesy na zadania czas przejść do weryfikacji czy nadają się do robotyzacji. Najlepiej zrobić to odpowiadając na poniższe pytania czy zadanie:

  • jest oparte o konkretne reguły jego wykonania?
  • ma duży wolumen, czy jest wykonywane w dużej skali?
  • ma dużą ilość wyjątków?
  • jest właściwie zdefiniowany i dojrzały?
  • zmienia się w czasie?
  • jest wykonywane na podstawie ustrukturyzowanych danych w formie cyfrowej?

https://mlodyhandlowiec.pl/wp-content/uploads/2021/04/Kopia-Kopia-Redukcja-kosztow-1-1024x512.png

Reguła pięciu jako metoda wyboru procesu do RPA

Aby potwierdzić, że kandydat, którego zidentyfikowaliśmy jest dobrym jest dobrym procesem do zastosowania RPA można posłużyć się Regułą Pięciu zaproponowaną przez Forrestera. Mówi ona, że proces przekazany nie powinien:

  • Wymagać więcej niż 5 decyzji
  • Wykorzystywać więcej niż 5 aplikacji
  • Zawierać więcej niż 500 kliknięć

Podsumowanie - identyfikacja procesów do robotyzacji w firmach SMB.

Jeśli dopiero zastanawiasz się, czy Robotyzacja Procesów Biznesowych to dobry pomysł w przypadku Twojej organizacji umów się na bezpłatną konsultację z naszym konsultantem. Podczas nie, w trakcie 30-minutowej, niezobowiązującej rozmowy podpowiemy czy i jaki podejść do automatyzacji procesów w Twojej firmie.

Na konsultację możesz umówić się tutaj: Konsultacja w obszarze automatyzacji procesów w firmie SMB.