10 pojęć ze świata RPA, które musisz znać - Automation Talks #13

Mateusz Tajak

Podcast Automation Talks dedykowany jest osobom świadomie podchodzącym do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. Poruszamy tutaj tematy z pogranicza biznesu i technologii, które pomogą Ci znaleźć najlepszą drogę cyfrowej transformacji dla twojej firmy.

W tym odcinku dowiesz się czym jest: Dowiesz się miedzy innymi czym jest:

  • Robotic Process Automation
  • Proces biznesowy
  • Robot nadzorowany/nienadzorowany
  • Proof of Concept
  • FTE
  • Center of Excellence i wiele wiele innych.

Więcej na temat Robotic Process Automation dowiesz się z naszego bloga https://ggsitc.com/pl/blog.

Posłuchajcie, zmotywujcie i wyciągnijcie z tej rozmowy to, co dla Was teraz najlepsze.

🎧 Zapraszamy na Spotify, Apple Podcasts, Google Podcasts, Spreaker. Enjoy!

Listen to "#13 10 pojęć ze świata RPA, które musisz znać." on Spreaker.

Transkrypcja

Mateusz Tajak: Cześć, z tej strony Mateusz Tajak. Witam Was bardzo serdecznie w kolejnym, trzynastym już odcinku podcastu Automation Talks. Jest to pierwszy odcinek solowy na naszym kanale. Zapraszam Was zatem do wysłuchania kilkunastu minut o automatyzacji i robotyzacji procesów biznesowych. O czym będziemy rozmawiać? Dzisiaj na tapet biorę pozornie prosty temat. Chcę Wam opowiedzieć o 10 popularnych pojęciach, które trzeba znać w kontekście robotyzacji procesów biznesowych. W rozmowach z naszymi klientami często spotykamy się z tym, że pojawia się niezrozumienie sformułowań, którymi się posługujemy, a które są konieczne do odpowiedniego zrozumienia tematyki robotyzacji procesów biznesowych. W związku z tym postanowiłem wyjaśnić 10 najpopularniejszych pojęć, z którymi możemy się spotkać przy realizacji projektów związanych z Robotic Process Automation. Zapraszam Was do wysłuchania odcinka!

Pierwszym pojęciem, które bierzemy na tapet to Robotic Process Automation. Czym jest RPA? Jest to rodzaj oprogramowania komputerowego, a w zasadzie nazwa pewnej klasy oprogramowania komputerowego, służącej do automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem robotów programowych. Jest to rodzaj oprogramowania podobnie jak Excel, Word, Zoom, Microsoft Teams, System ERP czy CRM. Pozwala on realizować określone cele biznesowe. W przypadku tego konkretnego oprogramowania celem biznesowym jest automatyzacja procesów biznesowych. Warto tutaj pamiętać, że jest to pewna klasa oprogramowania. W tym momencie nie mówię o robotach czy innych funkcjonalnościach. Ogólnie rzecz ujmując, jest to po prostu nazwa klasy oprogramowania, które służy do automatyzacji procesów biznesowych.

Czym zatem są te procesy biznesowe? Skoro oprogramowanie ma służyć do automatyzacji procesów biznesowych, to wyjaśnijmy, czym one są. Proces jest uporządkowanym ciągiem działań, które prowadzą do osiągnięcia konkretnego rezultatu. W przypadku, kiedy mówimy o procesie biznesowym, to ma on doprowadzić do uzyskania korzyści biznesowej. Z mojej perspektywy, najłatwiej wytłumaczyć to tym, że każdy proces musi mieć input, czyli wsad. Musimy mieć element rozpoczynający proces. Następnie w procesie mamy ciąg czynności, które wykonujemy, aby osiągnąć output, czyli wyjście z procesu. Chodzi tutaj o zakładany rezultat. W naszym przypadku jest to rezultat biznesowy, który chcemy osiągnąć. W firmie możemy mieć bardzo dużo różnych procesów biznesowych, począwszy od zatrudniania czy zwalniania pracowników, a kończąc na regularnym zamawianiu kawy do biura. Przykładem, który dość dobrze obrazuje proces biznesowy, jest księgowanie faktur. Jest to proces, w którym inputem może być każda nowa faktura pojawiająca się w organizacji. Outputem jest zaksięgowana faktura pozwalająca rozliczyć podatki oraz inne elementy związane z prowadzoną działalnością. Wszystko, co wydarza się między wpłynięciem faktury do organizacji a jej zaksięgowaniem, to czynności definiujące konkretny proces biznesowy. Pojawia się tam powtarzalna sekwencja wykonywanych czynności takich jak: przyjęcie faktury, wprowadzenie jej do systemu obiegu dokumentów, przeprowadzenie przez proces akceptacji kosztów pojawiających się na fakturze, przypisanie kosztów do odpowiednich centrów kosztowych oraz przekazanie danych z faktury do systemu ERP. Tak właśnie wygląda proces księgowania faktur w firmie.

Kiedy mamy już zdefiniowane procesy biznesowe w firmie, możemy przystąpić do ich automatyzacji. Do zrealizowania tego celu wykorzystuje się tak zwanego robota RPA, czyli robota programowego. Jest to program komputerowy, który wykonuje określone i zaplanowane wcześniej czynności zgodnie z krokami w procesie. Mówiąc nieco prościej, jest to rodzaj skonfigurowanego i zaprogramowanego systemu RPA, który służy do wykonywania konkretnej czynności. Tego typu robot — podobnie jak człowiek — może realizować dany proces, wykorzystując myszkę i klawiaturę. Może jest to zbyt duże uproszczenie, ale chodzi o to, że proces jest wykonywany na komputerze pracownika albo innym komputerze z firmy. Zasadniczo, kiedy mówimy o robocie, to mamy na myśli oprogramowanie RPA, które jest skonfigurowane do wykonywania konkretnego procesu biznesowego.

Przed chwilą wspomniałem, że robot może pracować na komputerze pracownika. Tutaj pojawia się kolejne ważne pojęcie robota nadzorowanego. Jest to rodzaj robota, który działa na pojedynczym stanowisku pracy pracownika i jest pewnego rodzaju pomocnikiem dla danego pracownika. Jak sama nazwa wskazuje, ten robot jest nadzorowany przez człowieka. Przy czym nadzór rozumiem tutaj jako podejmowanie decyzji przez człowieka o tym, kiedy dany robot ma się uruchomić oraz kiedy proces powinien się rozpocząć. Pracownik może też wchodzić w interakcje z takim robotem. Aby lepiej zrozumieć funkcjonalność robota nadzorowanego oraz w jakich sytuacjach może być wykorzystywany, przenieśmy się na chwilę do oddziału bankowego. Wyobraźmy sobie, że chcemy otworzyć konto bankowe. Do zrealizowania tej czynności siadamy przed pracownikiem banku i podajemy mu wszystkie dane. Pracownik banku wprowadza je do systemu, następnie przeprowadza z nami wywiad i dodaje wszystkie odpowiedzi do systemu. Dzięki tym czynnościom nasze konto zostaje otwarte. W tym przypadku wszystkie czynności pracownika są wykonywane w procesie, który został wywołany naszym działaniem, czyli przyjściem do banku. Ten proces jest jednak powtarzalny w przypadku każdego nowego klienta. Tak naprawdę pracownik banku musi wprowadzić niemal te same dane dla każdego z nowych konsumentów. Konieczne jest tutaj wykonanie takiej samej sekwencji czynności. Mówiąc w skrócie, proces zakładania konta musi zostać wykonany. Wyobraźmy jednak sobie, że w tym procesie jest wykorzystywany robot nadzorowany, czyli robot zainstalowany na komputerze danego pracownika. Wówczas w sytuacji, kiedy przychodzi klient z zamiarem otwarcia konta, pracownik może wykonać jedynie te czynności, które są niezbędne z punktu widzenia obsługi klienta. Chodzi tutaj o takie działania jak poproszenie o dokumenty oraz ich zeskanowanie. W czasie, kiedy pracownik banku załatwia merytoryczne sprawy z klientem, robot może już automatycznie uzupełniać dane we wniosku, weryfikować je, czy pobierać informacje z dostępnych źródeł takich, jak GUS. Robot może zatem wspierać pracownika w wykonywaniu procesu zakładania rachunku bankowego dla klienta. To jest doskonały przykład działania robota nadzorowanego. To właśnie jest kolejne pojęcie, którym chciałem się z Wami podzielić.

Skoro istnieją roboty nadzorowane, to pewnie są też roboty nienadzorowane. To jest kolejne określenie, które warto zrozumieć. Czym jest robot nienadzorowany? Jest to taki rodzaj robota, który nie wymaga nadzoru człowieka do tego, aby działać. Taki robot może wykonywać procesy, które są niezależne od człowieka i które powinny uruchamiać się z innych powodów niż czynności pracownika. Tego typu roboty bardzo często działają na osobnych, zupełnie odizolowanych maszynach ulokowanych w serwerowni. Tak naprawdę ludzie nie muszą bezpośrednio opiekować się tymi robotami. Przykładem procesu wykonywanego przez robota nienadzorowanego może być weryfikacja faktury, która przychodzi na firmową skrzynkę mailową. Robot może być zaprogramowany w ten sposób, aby weryfikować pocztę co kilka minut. Kiedy faktura pojawia się na mailu, robot automatycznie ją pobiera, przepisuje z niej dane do systemu obiegu dokumentów albo wykonuje inne czynności, które pozwolą na przeprocesowanie faktury do momentu jej zaksięgowania. W takim procesie nie potrzeba człowieka, który uruchomi robota. Powodem rozpoczęcia działania przez robota jest pojawienie się faktury na maila.

Wspomnieliśmy już o robotach oraz o konieczności ich zaprogramowania. Kolejnym pojęciem, którego warto być świadomym, to RPA developer. Tutaj mamy jednak bardzo prostą definicję. RPA developer to programista robotów. Jest to osoba, która programuje środowisko Robotic Process Automation i przystosowuje je do tego, aby konkretne procesy były wykonywane. Co programista może dla nas zaprogramować? Doskonałym przykładem działań weryfikujących kwalifikacje programisty jest przygotowanie tak zwanego proof of concept - to kolejne pojęcie, które chciałem wyjaśnić. Innymi słowy, jest to pilotażowe wdrożenie robotyzacji w naszej organizacji. Jest to uruchomienie robota, które pozwoli zweryfikować założenia związane z robotyzacją oraz umożliwi sprawdzić, czy ustalone wcześniej podejście jest zasadne. Przy współpracy z klientami w ramach proof of concept bardzo często uruchamiamy tak zwaną happy path dla procesu. Jest to najbardziej pożądana przez klienta ścieżka przejścia robota, w której nie ma wyjątków czy niestandardowych działań. W takiej ścieżce nie ma potrzeby konfiguracji wyjątków oraz niespodziewanych sytuacji. Tego typu działania są niezbędne do tego, aby robot działał dobrze w fazie produkcyjnej. Jest to po prostu najprostszy szablon robota, który w dość krótkim czasie pozwala klientowi przetestować wcześniej założoną koncepcję i zweryfikować jej zasadność. Realizacja proof of concept jest potrzebna do udowodnienia, że robotyzacja przyniesie nam konkretne oczekiwane korzyści.

Tutaj pojawia się kolejne pojęcie - FTE (and. full-time equivalent), czyli ekwiwalent pełnego czasu pracy. Jest to odpowiednik ilości zadań, jakie człowiek jest w stanie wykonać w swoim pełnym wymiarze pracy. Z założenia robotyzacja polega na zautomatyzowaniu powtarzalnych czynności pracownika. W związku z powyższym wdrożenie robotów w organizacji powinno umożliwić zaoszczędzenie czasu pracowników. Czas pracowników jest właśnie mierzony za pomocą FTE, czyli ilością wakatów czy etatów uwolnionych wraz z wprowadzeniem automatyzacji. Jeśli pracownik wykonuje czynność przez 30 minut, a po wdrożeniu robotyzacji jesteśmy w stanie skrócić wykonywanie tej czynności do 12 minut, to oszczędzamy 18 minut. Ten zaoszczędzony czas pomnożony razy ilość pojedynczego przejścia procesu w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca, daje informację o FTE, które zostały zaoszczędzone. W tym momencie warto wspomnieć o zarzucie, który bardzo często pojawia się w kontekście robotyzacji. Mówi się, że robotyzacja będzie zabierać pracę pracownikom. Od razu uprzedzę, że jeszcze nigdy w historii naszych wdrożeń nie zdarzyło się, aby jakikolwiek robot zabrał pracę osobom zatrudnionym na etacie. Bardzo często pracownicy są po prostu odciążeni od powtarzalnych i żmudnych czynności, dzięki czemu mogą zająć się bardziej kreatywną pracą. To wszystko sprawia, że ludzie są bardziej zadowoleni ze swojej pracy. Uspokajam tych nieprzekonanych, że roboty nie zabierają etatów czy pracy ludziom.

Teraz jesteśmy już po przejściu proof of concept, wyliczeniu ilości FTE, które uda się zaoszczędzić oraz zdecydowaliśmy o uruchomieniu robota produkcyjnie. W takim momencie pojawia się takie pojęcie jak center of excellence. Jest to dział w organizacji, który odpowiada za budowę i rozwijanie różnego rodzaju automatyzacji. Tak naprawdę bardzo często ten temat się pojawia, ponieważ firmy decydują się na wewnętrzne budowanie zespołu z kompetencjami związanymi z robotyzację procesów. Najprościej mówiąc, center of excellence jest miejscem, które odpowiada za automatyzację procesów w firmie. Ten dział może mieć różne formy. Może to być tylko mała komórka nadzorująca pracę programistów działających na rzecz firm konsultingowych. Z drugiej strony może to być zespół składający się z analityków, administratorów i deweloperów, który tworzy całościowo procesy automatyzacji w firmie przy jednoczesnym budowaniu kultury automatyzacji w procesach oraz całej organizacji.

Center of excellence był dziewiątym pojęciem, o którym powiedzieliśmy. Przejdźmy zatem do ostatniego określenia, które jest bardzo szerokie, jednak warto wiedzieć, że coś takiego istnieje. Chodzi tutaj o hiper automatyzację. Jest to dość nowe pojęcie, które mówi o wielu rzeczach, a jego znaczenie może być rozmyte. Z mojej perspektywy hiper automatyzacja jest szeroko rozumianym sposobem na wdrażanie automatyzacji i usprawnień procesów biznesowych z wykorzystaniem kombinacji zaawansowanych technologii takich jak: RPA, sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe czy eksploracja procesów (and. process mining). Jednak czym tak naprawdę hiperautomatyzacja różni się od automatyzacji? Tym, że szerzej patrz na biznes i stara się ten biznes wspierać dzięki procesom automatyzacji. Dla mnie hiperautomatyzacja jest integracją wielu różnych technologii, które w połączeniu ze świadomym podejściem do budowania kultury automatyzacji w firmie, sprawiają, że osiągamy niemal stan idealny w automatyzacji. Wówczas, z jednej strony, procesy automatyzacji są wspierane przez całą firmę, a z drugiej strony automatyzacja wspiera procesy biznesowe, które w danej organizacji występują.

Hiperautomatyzacja była ostatnim pojęciem w naszym słowniku RPA.

W świecie robotyzacji jest jeszcze wiele innych pojęć, które warto znać. Natomiast wydaje mi się, że tutaj zostały wymienione te najważniejsze zwłaszcza dla osób, które zaczynają przygodę z automatyzacją i myślą o jej wdrożeniu w swojej firmie. Jeśli wciąż niekoniecznie czujecie się swobodnie z tymi pojęciami albo nie jesteście pewni, w jaki sposób nimi operować, jak szukać procesów do automatyzacji, jak tworzyć proof of concept albo jak znaleźć oszczędności w FTE, to zawsze możecie skorzystać z pomocy partnera, który ma już doświadczenie w tego typu wdrożeniach. Jeśli macie ochotę porozmawiać na temat Waszej organizacji i zweryfikować, czy wdrożenie robotyzacji w Waszej firmie ma sens, to możecie odezwać się do nas i skorzystać z pół godzinnej konsultacji. W trakcie krótkiej rozmowy telefonicznej postaramy się ocenić, czy w Waszym przypadku robotyzacja ma sens i podpowiemy, jak rozpocząć przygodę z RPA. Aby umówić się na konsultację, wystarczy wejść na stronę i w prawym górnym rogu kliknąć w przycisk „bezpłatna konsultacja”. Tam znajdziecie wszystkie informacje na temat tego, jak możecie się z nami umówić.

Tymczasem życzę Wam wszystkiego dobrego w zgłębianiu tematów związanych z automatyzacją i robotyzacją. Do usłyszenia w kolejnym odcinku.

Subscribe to our newsletter

We break down business processes and share automation ideas so that you can inspire and improve your business.