10 procesów biznesowych, które możesz zrobotyzować wykorzystując RPA

Mateusz Tajak

Robotyzacja procesów biznesowych, choć dotyczy z pozoru błahych i nieznaczących zadań, w rzeczywistości pozwala na znaczącą optymalizację kosztów przedsiębiorstwa, na zwiększenie efektywności firmy, zminimalizowanie błędów i np. zwiększenie przepustowości dla klientów w przypadku branży usługowej, czy handlowej.

Czy roboty zastąpią w pracy ludzi? Na pewno nie wszędzie i nie wszystkich. Trudno wyobrazić sobie zrobotyzowanego nauczyciela, lekarza, czy prawnika. Jednak nawet w tych branżach są procesy i zadania, które z powodzeniem można zrobotyzować. To powtarzalne, nużące, czasochłonne działania, nie wymagające kreatywności i indywidualnej refleksji pracownika. Brzmi jakby robotyzacja dotyczyła mało istotnych obszarów pracy przedsiębiorstw i firm? Nic bardziej mylnego. Robotyzacja procesów biznesowych, choć dotyczy z pozoru błahych i nieznaczących zadań, w rzeczywistości pozwala na znaczącą optymalizację kosztów przedsiębiorstwa, na zwiększenie efektywności firmy, zminimalizowanie błędów i np. zwiększenie przepustowości dla klientów w przypadku branży usługowej, czy handlowej.

Roboty wkraczają do firmy

Procesy biznesowe dotyczą każdego przedsiębiorstwa. To seria powiązanych ze sobą czynności i zadań, wykonywanych w określonej kolejności, według określonych reguł i struktury. Ich realizacja służy określonemu celowi i ma prowadzić do wyznaczonego efektu. Od kilku lat z powodzeniem procesy biznesowe są automatyzowane. Oznacza to, że praca ludzka zastępowana jest pracą maszyny (np. w przemyśle) lub programu komputerowego (możliwości zastosowania we wszystkich branżach). Robotyzacja, choć często zamiennie stosowana z pojęciem automatyzacji procesów biznesowych, stanowi de facto jeden z rodzajów automatyzacji i dotyczy procesów, które są realizowane za pomocą robota komputerowego. Robotyzacja pozwala zaoszczędzić czas pracowników, którzy zamiast skupiać się nad monotonnymi, automatycznymi zadaniami, mogą rozwijać współpracę z klientami i generować wyższe korzyści dla przedsiębiorstwa.

Nieograniczone możliwości Robotic Process Automation

Automatyzacja ma nieograniczone zastosowanie i jest wykorzystywana w najróżniejszych celach:

  • Uruchamianie i używanie aplikacji
  • Przenoszenie plików i folderów między bazami danych
  • Łączenie się i przemieszczanie między programami, aplikacjami
  • Pobieranie danych
  • Przetwarzanie danych
  • Wykonywanie obliczeń
  • Analizowanie danych
  • Segregowanie danych
  • Wprowadzanie danych do formularzy
  • Przetwarzanie danych
  • Kompilowanie i łączenie danych z różnych źródeł
  • Kopiowanie i wklejanie informacji

Zanim zdecydujesz się wdrożyć robotyzację...

Zanim zdecydujesz się zrobotyzować konkretny proces w przedsiębiorstwie, odpowiedz sobie na trzy kluczowe pytania:

  • Czy proces, w którym chcesz wdrożyć robotyzację jest powtarzalny, żmudny i nie wymaga indywidualnego podejścia pracownika?
  • Czy proces wykonywany dotychczas przez pracowników był obarczony dużym ryzykiem błędów?
  • Czy proces, który chcesz robotyzować jest związany z przetwarzaniem dużych ilości danych?

Jeśli odpowiesz TAK na te pytania, warto zastanowić się nad wdrożeniem narzędzi RPA w firmie.

10 procesów, które możesz zrobotyzować w swojej firmie

Wdrożenie nowych pracowników do pracy, czyli roboty witają w nowej firmie

WYZWANIE: Wdrożenie nowych pracowników do firmy wymaga czasu, zaangażowania szeregu pracowników IT, HR i administracji oraz wykonania wielu czasochłonnych, powtarzalnych, automatycznych czynności, np. wydania pozwoleń, przekazania informacji o procedurach i zasadach postępowania, udostępnienia niezbędnych danych, stworzenia konta użytkownika, listy mailingowej, wizytówki, bazy adresów mailowych, profilu itpi wyjaśni.

ROZWIĄZANIE RPA: Zaprogramowany odpowiednio robot może zastąpić pracowników poszczególnych działów i zespołów i zgodnie z harmonogramem przeprowadzić nowego pracownika przez kolejne etapy jego wdrażania do pracy w zespole. Robot automatycznie przesyła instrukcje, informacje i wyjaśnienia niezbędne do rozpoczęcia pracy w zespole ograniczając czas i potrzebę zaangażowania innych pracowników do tego zadania.

Roboty wyszuka najlepszego kandydata do pracy

WYZWANIE: Wyszukiwanie kandydatów do pracy według określonych kryteriów, spełniających konkretne wymagania jest procesem żmudnym i czasochłonnych. Wymaga codziennego przeszukiwania baz danych, weryfikowania słów kluczowych, czytania, analizowania i sprawdzania, czy dany kandydat rzeczywiście odpowiada wymogom pracodawcy, a następnie wysyłania powtarzalnych, zaproszeń na rozmowę o pracę.

ROZWIĄZANIE RPA: Robot z powodzeniem może zastąpić pracowników działów HR w procesie wyszukiwania kandydatów spełniających kryteria i wysyłania zaproszeń do procesu rekrutacji optymalizując w ten sposób procesy i koszty przedsiębiorstwa. Robot może wyszukiwać pracowników według słów kluczowych, czy odpowiednio ustawionych kryteriów. Następnie automatycznie może on weryfikować wiadomości o kandydatach, ich profile, sieci kontaktów i dotychczasowe miejsce pracy pod kątem wymagań potencjalnego pracodawcy. Po stworzeniu bazy potencjalnych kandydatów, robot wysyła automatyczne, spersonalizowane (zgodne z zasadami gramatyki o ortografii) wiadomości inicjujące i zaprasza na rozmowę o pracę.

„Houston mamy problem”, czyli roboty w dziale helpdesk

WYZWANIE: Awaria oprogramowania, problem techniczny, pytania od klientów, sprawy porządkowe – by w przedsiębiorstwie rozwiązać problemy dziesiątków pracowników i odpowiedzieć na szereg pytań od klientów potrzebny jest nieraz wieloosobowy dział helpdesk. Jego praca polega na odpowiadaniu i rozwiązywaniu powtarzających się zadań i pytań. Odbywa się to przez telefon, maila, za pomocą komunikatorów internetowych i wymaga poświęcenia czasu wielu osób, żmudnego powtarzania często tych samych formułek, przekazywania automatycznych treści i komunikatów. Z jednej strony wykonywanie tego jest niezbędne dla sprawnego działania firm, z drugiej – jest mało efektywne.

ROZWIĄZANIE: W działach helpdesk roboty mogą zwiększyć efektywność firmy i zoptymalizować koszty jej funkcjonowania. Robotyzacja powtarzalnych czynności polega opracowaniu procedur szybkiego reagowania, stworzeniu konkretnych pytań (np. „Najczęściej zadawane pytania”) i zasad odpowiedzi, które mogą być wysyłane automatycznie do pracowników, czy klientów, którzy potrzebują pomocy.

Roboty jak kadrowe, czyli RPA pomaga przygotować listę płac

WYZWANIE: Wprowadzanie danych związanych z listą płac, benefitami, delegacjami i związanymi z nimi kilometrówkami jest procesem czasochłonnym i powtarzalnym, a także wymagającym koncentracji i dokładności. To zadania działów HR i pracowników kadrowych narażone jest na błędy i pomyłki, co może powodować opóźnienia w płatnościach.

ROZWIĄZANIE: RPA z powodzeniem wykorzystywany przy tworzeniu listy płac może pomóc uniknąć pomyłek, przyspieszyć proces rozliczania pracowników, zoptymalizować koszty. Robot może pobierać dane z różnych systemów, weryfikować czas pracy, automatycznie sprawdzać i rozliczać benefity pracowników i ich obciążenia, by uzyskać końcowe rozliczenie pracowników. RPA jest w stanie obsłużyć cały proces związany z listą płac od początku aż do etapu wykonania transakcji w krótszym czasie niż człowiek, z większą dokładnością i bez ryzyka błędów.

Żeby o niczym nie zapomnieć, czyli RPA zarządza kalendarzem.

WYZWANIE: Spotkania służbowe, eventy, kontakty z klientami, wydarzenia w firmie – natłok zadań w przedsiębiorstwie wymaga prowadzenia często obszernych kalendarzy. Możemy prowadzić je sami, ale najczęściej odpowiedzialny jest za to dział w firmie, który pilnuje przygotowania odpowiednich narzędzi na spotkania, terminów, godzin i dat.

ROZWIĄZANIE: Na pomoc pracownikom przychodzi RPA. Robot na podstawie kalendarza i planowanych wydarzeń/eventów/spotkań/konferencji analizuje dane i wysyła automatyczne powiadomienia o nadchodzących zdarzeniach oraz wszelkie niezbędne informacje na temat konieczności przygotowania niezbędnych narzędzi.

Różne systemy, jeden cel, czyli RPA synchronizuje dane

WYZWANIE: W przedsiębiorstwach często funkcjonują systemy, które nie są ze sobą zsynchronizowane, np. systemy ERP i CRM, z których korzysta wiele firm. Przenoszenie danych między systemami, kopiowanie informacji, sprawdzanie zgodności między danymi poszczególnych baz jest żmudne, czasochłonne, nieefektywne i często kosztowne, bo wymaga dodatkowego nakładu pracy pracowników.

ROZWIĄZANIE: Optymalizacja kosztów i czasochłonnych procesów przenoszenia danych między systemami jest możliwa dzięki Robotic Process Automation. Odpowiednio zaprogramowane roboty mogą pobierać dane z różnych baz, przetwarzać je, kopiować, weryfikować ich zgodność, a także aktualizować dane. RPA umożliwia całkowitą automatyzację procesów związanych z bazami danych, od momentu ich gromadzenia, przez przetwarzanie, przenoszenie, weryfikowanie zgodności, aktualizowanie, aż po archiwizację. Proces, na który pracownik musiałby poświęcić wiele godzin jest skracany do minut, co znacząco zwiększa produktywność pracowników i ogranicza czas poświęcany na powtarzalne, żmudne czynności.

Zmiana statusu pracownika, czyli jak roboty pilnują naszego czasu

WYZWANIE: O której przyszedłeś do pracy? O której wyszedłeś? Ile poświęciłeś czasu na projekt nr 1, ile na projekt nr 2? Co z urlopem, delegacją, spotkaniem służbowym? I najważniejsze: jak to wszystko przeliczyć, usystematyzować, zweryfikować i na koniec miesiąca rozliczyć? Jeśli robi to pracownik, trwa to godzinami i wymaga ciągłego analizowania czasu spędzonego na konkretnych zadaniach służbowych. Dla pracownika jest to żmudne i czasochłonne, dla korporacji mało efektywne i nie przynoszące żadnych wymiernych korzyści.

ROZWIĄZANIE: Procesy związane z pracą pracowników i koszty obsługi tych zadać można zoptymalizować dzięki RPA. Nowoczesne programy RPA są w stanie weryfikować wprowadzane dane i automatycznie analizować i rozliczać delegacje, konferencje, spotkania służbowe, informacje o konkretnych zadaniach realizowanych przez pracowników. Roboty mogą też rozliczać urlopy i w przypadku braku niezbędnych informacji od pracownika przesyłać mu powiadomienia o konieczności uzupełniania danych.

Faktury nie takie straszne, czyli RPA jak księgowa

__WYZWANIE: __Przetwarzanie faktur wbrew pozorom jest procesem czasochłonnym i żmudnym. Klienci, czy partnerzy przesyłają je często w różnym formacie, na różnych nośnikach (papierowo lub e-mailem, w formacie PDF lub MS Word itp.) co wymaga ręcznego przenoszenia danych z faktur do jednolitego systemu lub bazy danych.

ROZWIĄZANIE: Czasochłonny proces przetwarzania faktur można zoptymalizować i dzięki temu oszczędzić czas i energię pracowników. Odpowiednio skonfigurowany robot może automatycznie przetwarzać fakturę otrzymaną w dowolnym formacie, weryfikować dane w niej zawarte, wprowadzać do odpowiedniej bazy, a nawet korygować błędy. Co więcej, RPA pozwala nawet na automatyczne generowanie faktur bez konieczności udziału pracowników.

Weryfikacja kontrahentów, czyli roboty na straży prawa

WYZWANIE: Operacje finansowe są kluczową częścią przedsiębiorstw. Płatności dla i o kontrahentów, transakcje między partnerami, wystawianie faktur dla klientów – każde z tych zadań wymaga nie tylko żmudnego wprowadzania danych i liczb, ale przede wszystkim weryfikacji firm i kontrahentów, z którymi współpracujemy. Czy są one godne zaufania, czy spełniają kryteria prawne, czy działają zgodnie z prawem i przepisami? Aby odpowiedzieć na te pytania pracownicy działów księgowych muszą poświęcić dziesiątki godzin pracy.

ROZWIĄZANIE: Jest sposób na optymalizację kosztów i pracy przy zadaniach związanych z weryfikacją kontrahentów. To RPA, który dzięki robotom jest w stanie w krótkim czasie zweryfikować i sprawdzić setki transakcji finansowych pod kątem ich wiarygodności i spełniania wymogów prawnych. Robot analizuje wszystkie dane na podstawie numerów NIP i automatycznie weryfikuje niezbędne informacje.

Wyśle ofertę, sprawdzi kompletność dokumentów, czyli roboty jak prywatni doradcy

WYZWANIE: W przedsiębiorstwach usługowych jednym z najważniejszych zadań jest pozyskiwanie, a potem utrzymanie klientów „przy sobie”. Aby osiągnąć ten cel pracownicy muszą zrealizować szereg żmudnych, pracochłonnych i czasochłonnych zadań. Od wysłania oferty, przez pozyskanie klienta, sprawdzenie jego możliwości np. finansowych czy kredytowych, aż po sprawdzenie możliwości np. kredytowych już pozyskanych klientów.

ROZWIĄZANIE: Żmudne i czasochłonne działania związane z weryfikowaniem kompletności i prawidłowości dokumentów oraz wysyłaniem ofert handlowych czy usługowych można zoptymalizować i zmniejszyć koszty ich działania. Udaje się to w korporacjach dzięki RPA. Roboty mogą pobierać dane klientów, weryfikować je pod kątem zgodności z kryteriami, analizować dochody, limity kredytowe, sprawdzać zadłużenie w innych systemach bankowych i zgodność dokumentów, a następnie przesyłać autmatyczne powiadomienia (maile, smsy) m.in. o decyzji kredytowej, zwiększeniu limitu zadłużenia na koncie itp. lub oferty i możliwości skorzystania z nowych usług lub produktów

Zastanawiasz się, czy możesz zrobotyzować procesy w swojej firmie? Opowiedz nam o swoich procesach, a podpowiemy, jakie masz możliwości.