10 rzeczy, które usprawnią Twoją pracę dzięki połączeniu systemu Base CRM z Impuls EVO

Jeżeli Twoja firma nie ma pełnej kontroli nad procesami sprzedaży – tracisz czas, pieniądze i szanse sprzedażowe.

W dobie rosnącej konkurencji na rynku produkcyjnym sprawna organizacja procesów sprzedażowych to jeden z kluczowych czynników sukcesu. Tymczasem aż dwie trzecie polskich firm nadal nie korzysta z systemów CRM – często dlatego, że dostępne rozwiązania nie spełniają ich potrzeb lub nie integrują się z systemem ERP, takim jak Impuls EVO.

Jeżeli chcesz zobaczyć, jak firmy produkcyjne naprawdę usprawniają pracę działu handlowego i osiągają lepsze wyniki sprzedaży, poznaj 10 korzyści integracji systemu CRM z ERP Impuls – sprawdź, jak możesz je wykorzystać w swojej firmie.

W tym artykule dowiesz się:

• jakie dokładnie korzyści i zmiany dla przedsiębiorstwa przynosi system CRM postawiony na tej samej bazie co ERP,
• jakie możliwości daje odpowiedni system CRM,
• korzyściach dla przedsiębiorstw produkcyjnych i realnych zmianach po połączeniu systemów CRM i ERP,
• oraz jak wygląda wdrożenie systemu CRM w przedsiębiorstwie.

Spis treści

1. Dlaczego jedynie co trzecia polska firma korzysta z systemu CRM?
2. CRM vs ERP, czy jedno i drugie?
3. Jaki CRM dla przedsiębiorstwa?
4. Base CRM: co to jest i jak integruje się z Impuls EVO
5. Jakie funkcjonalności ma system CRM potrzebny w przedsiębiorstwie?
6. Base CRM od strony technicznej
7. 10 rzeczy które usprawnią Twoją pracę dzięki używaniu CRM zintegrowanego z ERP
8. Jak wygląda wdrożenie systemu CRM?
9. Przejmij kontrolę nad sprzedażą z Base CRM

Dlaczego jedynie co trzecia polska firma korzysta z systemu CRM?

Z naszych rozmów z Klientami wynika, że przyczyn może być kilka.

Część przedsiębiorstw korzystała lub wciąż korzysta z modułów CRM dostępnych w systemach ERP, jednak handlowcy często zgłaszają, że brakuje im istotnych funkcjonalności, tj.:

• historii rozmów z klientami, szczególnie tymi, którzy trafili do przedsiębiorstwa kilka lat wstecz.
• szczegółów dotyczących zapytań,
• przypominania o potrzebie kontaktu z klientem,
• informacji na temat powiązań pomiędzy poszczególnymi zapytaniami, inwestycjami, firmami i kontaktami,
• itd.

Z kolei gotowe systemy CRM działające w modelu SaaS (Software as as Service) są zbyt ogólne i niedopasowane do specyfiki działalności danego przedsiębiorstwa.

Jeżeli CRM nie wspiera sprzedaży, staje się sprzedawcom zbędny!

CRM vs ERP, czy jedno i drugie?

CRM (Customer Relationship Management) i ERP (Enterprise Resource Planning) to dwa różne systemy, które pomagają firmom działać sprawniej, ale skupiają się na innych obszarach:

• CRM to system do zarządzania relacjami z klientami. Pomaga w organizacji pracy działu sprzedaży, obsługi klienta i marketingu. Dzięki niemu firma ma uporządkowane informacje o klientach, może śledzić historię kontaktów, planować kolejne działania i automatyzować niektóre procesy, np. wysyłkę ofert.
• ERP to system do zarządzania całą firmą. Integruje różne działy – produkcję, finanse, magazyn, logistykę czy HR, w jednym miejscu. Dzięki temu wszystkie procesy w firmie są lepiej skoordynowane, a dane dostępne w czasie rzeczywistym.

Główna różnica: CRM koncentruje się na sprzedaży i relacjach z klientami, a ERP na organizacji całej firmy i optymalizacji jej procesów. W idealnym scenariuszu oba systemy powinny być połączone, aby sprzedaż opierała się na aktualnych danych z produkcji, magazynu czy finansów.

To co łączy przedsiębiorstwa, to duża ilość danych, na których pracuje system ERP, który zbiera te dane. Natomiast, system CRM w przedsiębiorstwie musi nie tylko usprawniać pracę działu handlowego, ale również wykorzystywać dane przedsiębiorstwa – wykorzystywać dostępne informacje.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma produkcyjna opiera się wyłącznie na systemie ERP, nie wdrażając CRM.

W takiej sytuacji w dziale handlowym, częstym efektem jest:

• poszukiwanie wysłanych ofert do klientów w wiadomościach e-mail,
• brak regularnego powracania do potencjalnych klientów (follow-up),
• brak wiedzy handlowców o tym, co robią inni w ich zespole,
• brak spójnego procesu sprzedaży,
• a kierownik, kontrolując pracę handlowców, musi bazować na zaufaniu do nich.

Jaki CRM dla przedsiębiorstwa?

Pytanie, które należy teraz sobie zadać, to jak dostosować system CRM do potrzeb danego przedsiębiorstwa?

W większości moduły CRM systemów ERP, jak i gotowe produkty CRM nie zaspokajają tych potrzeb w pełni. Szablonowe rozwiązania zwyczajnie nie są w stanie dopasować się do indywidualnej sytuacji każdej firmy.

Co nie znaczy, że nie ma tutaj żadnego rozwiązania.

Jednym z rozwiązań dla Impuls EVO jest skorzystanie z aplikacji low-code APEX, która jest domyślnie dostępna dla bazy danych Oracle. Jeżeli Twoja firma korzysta z Impuls EVO, możesz wykorzystać tę aplikację do stworzenia dopasowanego systemu CRM.

Jednak nie musisz tworzyć systemu od zera – możesz skorzystać z już stworzonego systemu CRM w APEX.

Takie rozwiązanie wdrożyliśmy w Lindab – międzynarodowej grupy, która opracowuje, wytwarza i wprowadza na rynek produkty oraz rozwiązania systemowe dla wentylacji, klimatyzacji i budownictwa.

Dopasowany do charakterystyki pracy Lindab, CRM to:

• łatwy dostęp do historii kontaktów,
• szczegóły rozmów z klientami,
• automatyczne przypomnienia o działaniach do wykonania,
• możliwość przygotowania oferty bez potrzeby angażowania innych działów,
• większa efektywność i komfort pracy,
• centralna baza danych dla całej organizacji.

Zamiast szukać odpowiedzi w wątkach e-mailowych lub porozrzucanych plikach w Excelu – cała organizacja ma dane w jednym, spójnym systemie CRM.

Base CRM: co to jest i jak integruje się z Impuls EVO

Base CRM to system do zarządzania relacjami z klientami (CRM), który został zaprojektowany z myślą o pełnej integracji z Impuls EVO – jest jego ścisłą częścią!

Jest to produkt skierowany do firm produkcyjnych korzystających na co dzień z systemu ERP Impuls EVO.

Możemy nazwać go dedykowanym rozwiązaniem CRM dla Impuls EVO.

Base CRM natywnie integruje się z Impuls EVO, korzystając z jego danych w czasie rzeczywistym, bez potrzeby żadnych dodatkowych synchronizacji.

Oba systemy korzystają z jednej, wspólnej bazy danych, zapewniając spójność informacji w całym przedsiębiorstwie.

Jakie funkcjonalności ma system CRM potrzebny w przedsiębiorstwie?

Na przykładzie Base CRM, przejdziemy przez trzy najważniejsze funkcjonalności systemu CRM, które usprawniają pracę działu sprzedaży.

1. Integracja z systemem ERP – połączenie danych sprzedażowych z danymi całej organizacji

Base CRM natywnie integruje się z systemem ERP i w czasie rzeczywistym korzysta z jego danych. Dzięki temu możesz łączyć dane sprzedażowe z danymi całej organizacji, np. tworzyć oferty sprzedażowe tuż przed spotkaniem w oparciu o realne dane magazynowe, czy planować produkcję w oparciu o potencjalny przychód.

Wyobraź sobie, że pilnie potrzebujesz stworzyć ofertę dla nowego klienta składającą się z całkowicie różnych produktów. Każdy z nich przebywał na magazynie inny okres, ma inne ceny i inne możliwości dostępnych rabatów.

Bez CRM-u, jak Base CRM, handlowcy musieliby wykonać kilkanaście telefonów do różnych pracowników pytając o dostępność produktów na magazynie, rabaty, możliwości wysyłki, itd.

Następnie, wprowadzić te dane do kolejnego pliku w Excelu, zaktualizować status zamówienia w kolejnym pliku i upewnić się, że żaden inny handlowiec w firmie nie pracuje nad tym samym zamówieniem.

Z każdą kolejną rozmową ucieka cenny czas, a potencjalny klient traci zainteresowanie lub już toczy rozmowy z konkurencją.

Łącząc Base CRM z Twoim systemem ERP, wszystkie informacje, nawet te potencjalnie trudno dostępne, znajdziesz w kilka sekund za pomocą myszki i klawiatury.

2. Pełna kontrola nad sprzedażą

CRM daje Ci też szansę spojrzeć na wszystkie najważniejsze dane o sprzedaży z lotu ptaka.

Zaraz po otwarciu systemu możesz sprawdzić status szans sprzedażowych, prognozowany przychód i ocenić na jakim etapie jest realizacja celów na dany kwartał czy cały rok.

Z Base CRM szybko dowiesz się:

• jaka jest liczba szans sprzedażowych,
• jaka jest ich wartość,
• jaki jest średni czas zamykania szans sprzedażowych,
• ile i które produkty najczęściej się sprzedają,
• który handlowiec ma najlepsze wyniki.

Na te i wiele więcej pytań, CRM odpowie Ci w czasie rzeczywistym. Ponadto, oprócz agregowania danych, możesz je również w łatwy sposób filtrować i przeglądać tylko te informacje, które w danym momencie Cię interesują.

3. Synchroniczna współpraca w zespole

Jak wspomnieliśmy wyżej, Base CRM zapewnia pełną kontrolę nad procesem sprzedaży zapewniając dostęp do wszystkich danych na temat klientów i potencjalnych klientów w jednym miejscu.

Dzięki temu cały zespół pracuje na tych samych, zawsze aktualnych informacjach. Różne oferty przygotowane przez kilku handlowców przypadkowo wysłane do tego samego klienta? Nigdy więcej.

Co więcej, uporządkowane dane umożliwiają automatyzację działań i skuteczną analizę historii współpracy z klientami, co w efekcie przekłada się na lepsze zarządzanie relacjami z nimi.

Base CRM od strony technicznej

Dostosowanie funkcjonalności do potrzeb przedsiębiorstwa to częsty problem w modułach CRM systemów ERP, jak również w pudełkowych systemach CRM.

Najczęściej koszt dostosowania tych rozwiązań przewyższa wartość z ich wdrożenia.

Taki problem nie występuje jednak w Base CRM.

Na przykład:

• raportowanie działań,
• ustawianie przypomnień,
• widoczność zadań w kalendarzu,
• widoczność szans sprzedaży,
• pełna historia kontaktu z potencjalnym klientem,
• personalizacja tego co chce widzieć i śledzić handlowiec.

Wybierzesz wszystko co niezbędne do pracy przy procesach w Twoim przedsiębiorstwie, pomijając niepotrzebne funkcjonalności, które jedynie przeszkadzają w korzystaniu z CRM.

Co najważniejsze, dodasz potrzebne funkcjonalności szybko. Zamiast kilku-miesięcznych czy kilku-tygodniowych terminów realizacji – co jest częstym przypadkiem w systemach CRM, w Base CRM dodasz nowe funkcje w przeciągu kilku dni.

Natomiast, jeśli martwisz się o postawę swoich handlowców / widzisz opór pracowników przed przejściem z Excela do CRM, co z pewnością ich przekona do korzystania z Base CRM to fakt, że dodatkowo każdy użytkownik może spersonalizować system pod swoje potrzeby.

Tak jak w Lindab, o którym wspomnieliśmy już na początku.

Wprowadzenie całkowicie nowego systemu w zespole może budzić pewne obawy. Przede wszystkim przed dodatkową pracą zamiast jej ułatwieniem.

W Lindab, gdy tylko nowy CRM zaczął realnie wspierać pracę zespołu, poprzez przypomnienia, rejestrowanie każdej inwestycji, wspólny zbiór danych, skuteczne follow-upy, i więcej – nastąpił przełom. A z przełomem przyszedł wzrost efektywności i dużo większy komfort pracy.

Base CRM można dostosowywać do swoich preferencji – budować i modyfikować sekcje w taki sposób, aby najważniejsze elementy były zawsze na wyciągnięcie ręki. Np. poprzez spersonalizowany układ dashboardów i raportów czy dodawanie wyłącznie takich widżetów, które nas interesują.

10 rzeczy które usprawnią Twoją pracę dzięki używaniu CRM zintegrowanego z ERP

Wiedząc jakie główne funkcjonalności oferuje Base CRM, przejdźmy do dziesięciu rzeczy, które realnie usprawnią Twoją pracę łącząc ten idealnie dopasowany CRM z systemem ERP.

1. Kontrola nad sprzedażą

Mając jedno, spójne źródło danych, które w czasie rzeczywistym pokazuje nad jakimi szansami sprzedaży pracują handlowcy i jakie działania podejmują (wizyty, telefony, oferty), z łatwością przeanalizujesz status i zobaczysz statystyki sprzedaży.

Dowiesz się również jaki jest średni czas trwania transakcji, jaka jest skuteczność etapów sprzedaży, czy wartość otwartych szans sprzedażowych.

Dzięki Base CRM sprawdzisz na których etapach lejka sprzedaży występują największe blokady i opóźnienia, pomagając podnieść efektywność całego procesu sprzedażowego.

2. Rejestracja i historia działań w jednym miejscu

Długie cykle sprzedażowe, wiele punktów styku, rozproszenie informacji – to codzienność w sprzedaży. Gdy dane są rozproszone między zeszytami, arkuszami Excel i skrzynkami mailowymi, łatwo o pomyłki, powtórzenia lub całkowitą utratę kontekstu.

3. Lepsza synchronizacja działań w zespole

Oprócz sprawnego i szybkiego przepływu informacji i dokumentów, spójne źródło danych w jednym systemie to też znacznie lepsza synchronizacja działań w zespole.

Jeśli każdy handlowiec ma dostęp do tych samych informacji i wie dokładnie gdzie je znaleźć – ilość nieporozumień znacznie się zmniejszy.

Handlowcy nie będę musili już chodzić po biurze, pisać e-maile, czy dzwonić do innych pracowników z pytaniami takimi jak: czy ktoś również pracuje nad zapytaniem od danego klienta, czy ktoś już coś wysyłał do danego klienta.

Dzięki temu:

• zmniejsza się ryzyko błędów i opóźnień, ponieważ każda zmiana w jednym dziale automatycznie aktualizuje dane w innych częściach organizacji,
• zwiększa się efektywność współpracy, co skraca czas realizacji zamówień i zmniejsza czas oczekiwania na dane. Działy mają pełny wgląd w procesy zachodzące w firmie, co prowadzi do bardziej płynnej współpracy i mniejszej ilości nieporozumień.

4. Połączenie działań i danych sprzedażowych z danymi w ERP

Base CRM jest systemem ściśle współpracującym z Impuls EVO.

Dzięki temu, z poziomu CRM-u oprócz danych o klientach czy szansach sprzedażowych, widzimy też dane magazynowe o produktach. Np. ile produktów jest na magazynie czy ile czasu dany produkt na magazynie spędził.

Wówczas, handlowiec jadąc na spotkanie może jednym kliknięciem, również z urządzenia mobilnego, podejrzeć stany magazynowe, raportować swoją sprzedaż, czy zarezerwować część towarów na magazynie.

Według danych podanych przez Salesforce, działy sprzedaży spędzają aż 70% swojego czasu zajmując się czynnościami nie mającymi absolutnie nic wspólnego z faktyczną sprzedażą, w tym zadaniami administracyjnymi.

5. Poprawa jakości obsługi Klienta

System Base CRM przypomina handlowcom o wysłaniu oferty, o wykonaniu telefonu, o wizycie u klienta. Dodając te zadania, system CRM dba o to aby handlowcy dotrzymywali ustalonych terminów – przekłada się to na lepszą obsługę sprzedażową i oczywiście zwiększa szanse sprzedaży.

To jednak nie wszystko, organizując wszystkie dane w jednym miejscu, szybciej trafiają one do innych działów przedsiębiorstwa. To zdecydowanie przyspiesza obsługę klienta – np. wysłanie zamówienia.

Ile razy zdarza się, że jakieś dokumenty gdzieś znikają, ich poszukiwanie angażuje ludzi i czas, a Klient czeka, przez co w konsekwencji cierpi wizerunek i przychód firmy.

Nasi Klienci, którzy zintegrowali CRM z ERP raportują, że skracają czas realizacji zamówień średnio o 20-30%. Mówimy tu o całym procesie – od momentu sprzedaży, przez logistykę, magazyn aż do dostarczenia produktu do klienta.

6. Dostęp mobilny i praca offline

Base CRM działa równie dobrze na telefonie i tablecie, umożliwiając dostęp do danych z dowolnego miejsca – nawet bez połączenia z internetem.

Dane synchronizują się automatycznie, gdy połączenie zostaje przywrócone.

Pozwala to na kontynuowanie pracy w terenie, np. podczas wizyt u klientów, gdzie dostęp do informacji o klientach, historii zamówień, ofertach czy produktach jest konieczny.

Po powrocie do biura lub przywróceniu połączenia internetowego, dane synchronizują się automatycznie, zapewniając pełną aktualność informacji.

7. Przewidywalne wyniki sprzedaży

W systemie Base CRM sprawdzisz, które produkty sprzedają się najlepiej w danej grupie klientów sprawdzając historię i prognozę przychodów.

Na podstawie tych danych będziesz mógł ocenić efektywność sprzedaży i określić spodziewane przychody. Podejmowanie strategicznych decyzji stanie się dużo prostsze.

Dane o sprzedaży mają ogromne znaczenie dla przedsiębiorstwa. Sprzedaż wpływa na liczbę zamówień, magazyn, logistykę, a w konsekwencji na najważniejsze – przychód.

8. Zwiększenie rentowności i oszczędności kosztów

Kolejną zmianą do której prowadzi ujednolicony i zawsze aktualny system danych łączących informacje z CRM i ERP jest zwiększenie rentowności i cięcia kosztów.

Dzięki zintegrowaniu ERP i CRM firmy są w stanie lepiej zarządzać zapasami, procesami produkcyjnymi oraz logistyką. Pracownicy działów sprzedaży, produkcji, magazynów i logistyki mają dostęp do tych samych, zaktualizowanych danych, co:

• zmniejsza koszty operacyjne, np. dzięki dokładniejszemu zarządzaniu zapasami, unikaniu nadprodukcji, minimalizowaniu opóźnień w dostawach i zwiększeniu efektywności pracy,
• redukuje błędy w zamówieniach i sprzedaży, co obniża koszty związane z reklamacjami, zwrotami i błędami w dostawach.

9. Automatyzacja procesów i oszczędność czasu

Dzięki Base CRM pracownicy nie muszą spędzać czasu na manualnym wprowadzaniu danych czy poszukiwaniach informacji w kilku różnych systemach, co pozwala im skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Jednak oprócz zwykłej oszczędności czasu, spójne źródło danych i pełna integracja CRM z ERP to też możliwość automatyzacji pewnych powtarzalnych czynności, np. wysyłania ofert do Klientów.

Zintegrowane systemy CRM i ERP pozwalają na automatyzację wielu rutynowych procesów, takich jak:

• generowanie raportów,
• prognozowanie sprzedaży,
• automatyczna wysyłka ofert do Klientów,
• automatyczne przypomnienia o zadaniach w CRM, takich jak follow-upy do Klientów czy spotkania.

10. Pełna zgodność danych i lepsza analiza biznesowa

Łącząc dane z CRM-u z danymi ERP prowadzi do łatwiejszego podejmowania decyzji biznesowych. Ponieważ dostęp do kompletnych danych w czasie rzeczywistym pozwala na analizowanie wyników w kontekście całego biznesu (np. jakie produkty sprzedają się najlepiej, jakie są marże czy jak przebiegają procesy produkcyjne) – nie tylko dział sprzedaży, ale cały biznes może łatwiej podejmować ważne decyzje.

Na podstawie realnych informacji o stanie firmy, lepiej dostosujesz plany sprzedażowe, produkcyjne, ale i strategiczne dla całego przedsiębiorstwa.

Połączenie CRM z ERP zapewnia jedną, spójną bazę danych, w której informacje o klientach, sprzedaży, zapasach, finansach czy produkcji są na bieżąco aktualizowane.

To pozwala całemu przedsiębiorstwu podejmować spójne strategiczne decyzje w prosty sposób.

Jak wygląda wdrożenie systemu CRM?

Poniżej przedstawiamy dokładnie jak może wyglądać wdrożenie systemu Base CRM w Twoim przedsiębiorstwie.

Krok 1: ustalenie zakresu wdrożenia

Base CRM nie jest typowym gotowym produktem pudełkowym (SaaS), niemniej funkcjonalności potrzebne do sprawnego działania przedsiębiorstwa i sprzedaży są przygotowane i gotowe do wdrożenia.

Zanim jednak zaczniemy wdrożenie – przygotowujemy szczegółowy zakres tego wdrożenia, który obejmuje potrzebne funkcjonalności i ich formę.

Wspólnie ustalamy harmonogram i osoby, które musimy zaangażować we wdrożenie oraz analizujemy obecny proces sprzedaży. Dzięki temu, Base CRM jest dostosowany dokładnie do tego czego potrzebuje dane przedsiębiorstwo.

Krok 2: wdrożenie

Wdrażamy system CRM korzystając z rozwiązania Apex (low code) na Twoim środowisku Oracle, na którym pracuje również Twój ERP – Impuls EVO. Base CRM korzysta wtedy z danych systemu ERP. W tym przypadku nie ma żadnej migracji, ponieważ dane są w jednym miejscu i są wykorzystywane przez oba systemy jednocześnie.

Krok 3: wsparcie techniczne

Aby zapewnić szybkie i płynne przejście do korzystania z systemu, projektujemy CRM dokładnie pod potrzeby przedsiębiorstwa i danego zespołu handlowego.

Base CRM umożliwia intuicyjne i bezproblemowe korzystanie z niego.

Niemniej zapewniamy szkolenia i bezpośredni kontakt z naszymi konsultantami, którzy służą pomocą w przypadku jakichkolwiek pytań.

Krok 4: rozwój systemu

Jeśli jest taka potrzeba, po wdrożeniu systemu, przeprowadzamy warsztaty dotyczące dodatkowych modułów i ewentualnego rozwoju/rozszerzenia Base CRM.

Mapujemy wskazane obszary, wyceniamy dane moduły dodatkowe, przedstawiamy harmonogram ich rozwoju i wdrożenia.

Przykładowe rozszerzenia Base CRM to:

• automatyzacja procesów sprzedażowych – Sales Force Automation (SFA),
• automatyczna konfiguracja i tworzenie ofert handlowych przy użyciu Configure Price Quote (CPQ),
• funkcjonalności tworzenia zleceń transportowych,
• funkcjonalności pozwalające na współpracę kilku działów w jednym systemie.

Po wybraniu rozszerzeń, stopniowo wdrażamy moduły dodatkowe uzupełniając funkcjonalności systemu Base CRM i oferujemy ciągłe wsparcie przy dodatkowych i podstawowych modułach systemu.

Podsumowanie

Base CRM to rozwiązanie stworzone z myślą o firmach produkcyjnych korzystających z systemu ERP.

Integracja CRM i ERP pozwala przede wszystkim na optymalizację procesów sprzedażowych, lepszą organizację pracy i zwiększenie efektywności działu handlowego.

To inwestycja, która przekłada się na wzrost sprzedaży i sprawniejsze zarządzanie relacjami z klientami.

Jeśli szablonowe rozwiązania CRM nie są dla Ciebie, umów się na prezentację z naszymi specjalistami.