Automatyzacja procesów biznesowych w firmach budowlanych - sprawdź w jakich obszarach możesz zwiększyć efektywność back office

Mateusz Tajak

Branża budowlana i deweloperska w głównej mierze opiera się o fizyczną pracę przy realizacji inwestycji. To ona generuje przychód i sprawia, że firmy zarabiają. Rynek sprawił, że coraz większą częścią firm z tej branży jest backoffice, który z jednej strony jest odpowiedzialny za dbanie o sprzedaż i płynność biznesu, a z drugiej bywa sporym kosztem.

W wielu firmach procesy back office nie rozwijały się tak szybko jak innowacje w samych procesach budowlanych. Dlatego właśnie w tej branży istnieje sporo obszarów do optymalizacji, które są w stanie usprawnić działanie wielu obszarów w firmie, zredukować wiele błędów czy zatorów płatniczych, a w efekcie zredukować koszty realizacji procesów.

Księgowanie rachunków powierniczych

Rynek budowy i sprzedaży mieszkań jest mocno uregulowany prawnie. Przykładem może być choćby ustawa deweloperska, która obliguje deweloperów do rozliczania rachunków powierniczych zgodnie z ustalonym schematem. W wielu przypadkach jest to manualna i powtarzalna praca, którą można zautomatyzować, wykorzystując robota, który będzie pobierał wyciągi bankowe i przygotowywał pliki do księgowania, z rozbiciem na odpowiednie konta, kontrahentów i inwestycje.

Obsługa obiegu dokumentów pomiędzy budowami

Specyfika branży wymaga, aby biura budowy znajdowały się w innych miejscach niż centrala firmy i backoffice. W takiej sytuacji proces obiegu faktur, zamówień i innych dokumentów może być utrudniony. Bardzo często sposób wymiany dokumentów nie jest ustrukturyzowany.

Tutaj przykład faktur kosztowych: część z nich trafia w formie papierowej do biura budowy, część elektronicznie do centrali, część papierowo do centrali, a jeszcze inna część w pdf na mail pracownika. Przez to czas obiegu dokumentów, które mają trafić do controllingu wydłuża się, co może wpłynąć na opóźnienia w realizacji płatności. Dodatkowo osoby z controllingu muszą mailowo potwierdzać, czy dany koszt ma rzeczywiście odzwierciedlenie w wykonanej usłudze.

Rozwiązaniem może być system workflow, który pomoże zbudować jedno miejsce dla całego obiegu, archiwizacji i akceptacji faktur, zamówień i wszelkiego rodzaju potwierdzeń.

Rozliczanie podwykonawców

Firmy budowane i deweloperskie często korzystają z podwykonawców. Rozliczeniom często podlegają usługi, materiały czy wynajem sprzętu. Rodzi to konieczność generowania licznych raportów, ich analizy, łączenia i wyciągania z nich danych. Przy pewnej skali staje się to sporym wyzwaniem. Następnie dane te trzeba odpowiednio rozliczyć na właściwe centra kosztowe.

Właśnie analizą tych danych, ich łączeniem i przygotowaniem materiałów do rozliczenia może zająć się robot. W efekcie osoba zajmująca się rozliczaniem, otrzymuje gotowe dane i może skupić się merytorycznej decyzyjności, zamiast wykonywaniem manualnej pracy związanej z obróbką danych.

Przygotowywanie rozliczeń wynagrodzeń

W firmach budowlanych wyliczanie wynagrodzeń wiąże się z przygotowaniem dodatkowych raportów. Mowa o kosztach na poszczególnych inwestycjach, podział zaangażowania ludzi w konkretne budowy, raportów stanu zatrudnienia, raportów BHP i badań lekarskich oraz oczywiście listy płac.

Dodatkowo, bardzo często dane te znajdują się w wielu różnych miejscach. Ich zbieranie, łączenie i wprowadzanie do systemu kadrowo-płacowego bardzo często zajmuje dużo czasu. Wymaga powtarzania konkretnych czynności, przez co może generować błędy.

Tutaj również można wykorzystać robota, który zbierze te dane i zgodnie z ustaloną procedurą, przygotuje wszystkie dane i przekaże odpowiednim osobom zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Obsługa płatności

W branży budowlanej duża część transakcji opiera się na sporych sumach, a terminy płatności też nie należą do najkrótszych. W efekcie duże transakcje muszą być skrupulatnie weryfikowane i akceptowane. Przy procesie akceptacji, zespoły controllingu bardzo często potrzebują dodatkowych informacji, takich jak zgody odpowiednich osób odpowiedzialnych za inwestycję, protokoły odbioru i inne materiały potrzebne do podjęcia decyzji o przelewie, nawet kilku milionów złotych.

Często akceptacja i wymiana dokumentów (tj. protokoły odbioru) odbywają się za pośrednictwem poczty email. Powoduje to, że nie ma kontroli nad efektywnością procesu oraz informacje nigdy nie znajdują się w jednym miejscu.

Rozwiązaniem dla tego wyzwania może być zastosowanie platformy workflow, w której można stworzyć ścieżkę akceptacji, dołączać dokumenty i przechowywać je w jednym miejscu. Ponadto, po czasie możemy wrócić i zweryfikować jakie decyzje oraz na podstawie jakich dokumentów zostały podjęte.

Wprowadzanie i raportowanie danych

Firmy budowlane i deweloperskie pracują na inwestycjach o dużych wartościach, a w dodatku są one rozciągnięte w czasie. Wymaga to dobrze zaplanowanego i zorganizowanego systemu mierzenia kosztów i rentowności w wielu obszarach. Bardzo często do tego celu wykorzystywane są arkusze excel rozsiane po wielu miejscach w organizacji. Aby uzyskać satysfakcjonujące raporty zarządcze, potrzebne jest łączenie danych z wielu różnych arkuszy, przenoszenie ich między sobą i regularne ich uzupełnianie.

Rozwiązaniem w tym miejscu może być prosta hurtownia danych, które może automatycznie agregować dane i dostarczać raporty w dowolnym momencie na żądanie użytkownika.

Podsumowanie

Jeśli chcesz zweryfikować czy również w Twojej organizacji występują obszary, które można zoptymalizować dzięki automatyzacji, możesz skorzystać z 30-minutowej bezpłatnej konsultacji. W jej trakcie nasz konsultant podpowie, czy i na jakich obszarach warto się skupić w pierwszej kolejności, aby właściwie podejść do transformacji cyfrowej.