Czym jest Robotic Process Automation? - Automation Talk #6

Mateusz Tajak

Podcast Automation Talks dedykowany jest osobom świadomie podchodzącym do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. Poruszamy tutaj tematy z pogranicza biznesu i technologii, które pomogą Ci znaleźć najlepszą drogę cyfrowej transformacji dla twojej firmy.

W tym odcinku dowiesz się:

  • Czy jest Robotic Process Automation?
  • W jakim celu stosujemy Robotic Process Automation?
  • Dla kogo jest Robotic Process Automation?
  • Czy roboty popełniają błedy?
  • Jak podejść do robotyzacji?
  • O rodzajach oprogramowań wykorzystywanych podczas Robotic Process Automation.

Posłuchajcie, zmotywujcie i wyciągnijcie z tej rozmowy to, co dla Was teraz najlepsze.

🎧 Zapraszamy na Spotify, Apple Podcasts, Google Podcasts, Spreaker. Enjoy!

Listen to "#6 Czym jest Robotic Process Automation?" on Spreaker.

Transkrypcja

Mateusz Tajak: Cześć, z tej strony Mateusz Tajak.

Sebastian Grzesik: Cześć, z tej strony Sebastian Grzesik.

Mateusz Tajak: Witamy Was bardzo serdecznie w kolejnym odcinku naszego podcastu, w którym rozmawiamy o automatyzacji biznesu i cyfrowej transformacji. Dzisiaj na tapet bierzemy dość ciekawy temat - będziemy rozmawiać o robotyzacji procesów biznesowych. Opowiemy o tym, czym jest robotyzacja oraz porozmawiamy o jej zaletach i wadach. Podpowiemy też, jak podejść do robotyzacji w organizacji i zastanowimy się, dla kogo robotyzacja jest dobrym wyborem.

Sebastianie, może zacznijmy od wprowadzenia: czym jest Robotic Process Automation, w skrócie RPA?

Sebastian Grzesik: Zgodnie z definicją Robotic Process Automation to wykonywanie powtarzalnych czynności, a nawet sekwencji czynności, w formie zaprogramowanego skryptu. Tutaj możemy sobie wyobrazić, że ktoś wykonuje powtarzalną czynność, jak na przykład przenosi wartości komórek z jednego Excela do drugiego arkusza. Robi to dość często (na przykład raz dziennie), zajmuje mu to około godziny i powtarza tę czynność pięć dni w tygodniu. W wykonywaniu takiej czynności może pomóc robot lub skrypt. Stąd wzięło się pojęcie Robotic Process Automation, ponieważ te robotyczne czynności jesteśmy w stanie zautomatyzować poprzez stworzenie procesu i uruchomienie go za pomocą przycisku play. Takie działanie uwalnia nasz czas, który możemy poświęcić na bardziej kreatywną pracę.

Mateusz Tajak: Czyli robotem może być oprogramowanie komputerowe, które wykonuje za nas powtarzalne czynności, tak? Ta nazwa „robotyzacja” może być myląca, bo najczęściej roboty kojarzą się z fizycznymi maszynami ulokowanymi w fabrykach na liniach produkcyjnych, które wytwarzają produkty poprzez powtarzalne czynności. Tutaj, co jest istotne, mamy do czynienia z oprogramowaniem komputerowym. Jest ono nazywane oprogramowaniem robotycznym albo robotami programowymi. Takie urządzenia można nauczyć powtarzalnych czynności, ale nie te wykonywane na taśmie czy hali produkcyjnej, tylko na komputerze. Myślę, że to jest niezwykle istotna sprawa, zwłaszcza dla osób, które pierwszy raz spotykają się z pojęciem robotyzacji. Co myślisz?

Sebastian Grzesik: Uważam, że powinniśmy opowiedzieć o kilku przykładach, które nieco nakreślą trajektorię robotyzacji. Dla mnie takim najbardziej sztandarową sytuacją wykorzystującą technologię RPA jest pobieranie i wprowadzanie danych. Wydaje mi się, że to jest najlepiej obrazujący przykład. Pamiętam, jak kiedyś nagrałeś film z Klaudią, naszą koleżanką z pracy, w którym porównywaliście sposób wprowadzania danych z jednego źródła do dwóch różnych systemów. To był jeden z najlepszych przykładów, pokazujący możliwość zastąpienia pracownika, którego codziennym zadaniem było kopiowanie i wklejanie danych, za pomocą skryptu uruchamianego albo za pomocą przycisku play lub za pomocą oprogramowania w chmurze przesyłającego dane do dwóch różnych miejsc w określonym interwale i w określonym czasie. Dla mnie to jest idealne zastosowanie RPA. Dlaczego? Bo kopiowanie danych z miejsca do miejsca w świecie IT jest frustrujące, zwłaszcza kiedy wiemy o rozwiązaniach mogących być przedłużeniem palca, ramienia, czy głowy, a przede wszystkim oszczędnością czasu. W ten sposób jesteśmy w stanie pracochłonne, mozolne czynności zastąpić zaprogramowanym skryptem. To jest jeden z przykładów, który przychodzi mi do głowy. Czy Ty, Mateuszu, masz sztandarowy przykład zastosowania technologii Robotic Process Automation?

Mateusz Tajak: Generalnie wszystkie powtarzalne procesy wymagające wykonania pewnej sekwencji kroków, które mają doprowadzić do pewnego rezultatu, można zaliczyć do RPA. W materiałach marketingowych związanych z Robotic Process Automation najczęściej podawanym przykładem jest dział księgowy, gdzie operacje powinny być ustrukturyzowane. Kwoty i sposób księgowania jest zorganizowanym ciągiem zdarzeń, który musi się wydarzyć zawsze w ten sam sposób. Oczywiście trzeba brać pod uwagę okoliczności, ale te okoliczności też są zdefiniowane. Przykładem jest sytuacja, kiedy na maila przychodzi faktura, którą musimy pobrać, przypisać do centrum kosztowego, a następnie, na podstawie schematu księgowego występującego w danej firmie, musimy rozdzielić koszty z faktury na poszczególne konta w SAP-ie czy innym systemie ERP. To jest doskonały przykład pozwalający zrozumieć, czym jest robotyzacja.

Chciałbym się jednak trochę cofnąć. Powiedziałeś, że robotyzacja jest oszczędnością czasu. Rzeczywiście możliwość zyskania czasu jest jedną z najczęstszych przyczyn zastanawiania się nad wdrożeniem robotyzacji w organizacji. Jednak to nie musi być jedyna zaleta, bo robotyzacja ma też wiele innych zastosowań, jak na przykład możliwość skrócenia czasu obsługi zgłoszeń serwisowych czy reklamacyjnych. Wiele firm chcemy doprowadzić do sytuacji, aby klient otrzymywał odpowiedź niemal od razu i roboty mogą spełniać taką funkcję. Z drugiej strony, możemy chcieć wyeliminować błędy w procesach. Robotyzacja jest technologią, która raczej nie popełnia błędu. Jeśli robot zostanie dobrze zaprogramowany, to nie pomyli się przy kopiowaniu numeru konta i nie wklei go w innym miejscu z przekręconymi cyframi. Redukcja błędów i kosztów z nimi związanych też może być pewnym powodem.

Sebastian Grzesik: Wydaje mi się, że jest jeszcze jedna kwestia związana z robotami, taka bardziej ludzka. Kiedy wykonywane są powtarzalne czynności przez księgowego, osobę z działu HR czy z działu sprzedaży - bo pracownikom wszystkich działów może służyć RPA - to widzimy ludzką stronę robotyzacji, która pozwala skupić się na pracy kreatywnej. Oszczędność czasu jest wypadkową, ale dzięki RPA można zapomnieć o wykonywaniu mozolnych czynności, dzięki czemu poziom satysfakcji wzrasta, a poziom frustracji z wykonywanego zadania się obniża. Większość z nas nie lubi wykonywać mechanicznych, powtarzalnych czynności, które nie wymagają żadnej logiki biznesowej czy interpretacji. Przykłady kopiowania i przeklejania danych czy też przepisywania danych z faktur są tego najlepszym potwierdzeniem. Z jednej strony oszczędza się wtedy czas, a z drugiej wzrasta zadowolenie pracownika, który może się skupić w tym czasie na innych zdaniach.

Mateusz Tajak: Dokładnie tak. Aspekt ludzki jest bardzo istotny z innego powodu. Jak wiemy, w dzisiejszych czasach jest trudno o pracowników, więc te roboty realizują zadania osób, których nie jesteśmy w stanie zatrudnić, ponieważ nie ma ich na rynku albo koszty zatrudnienia są bardzo wysokie.

Porozmawiajmy teraz trochę o stronie technicznej. Mamy różne sposoby na automatyzację danych, na szybkie przepisywanie treści z jednego systemu do drugiego. Wspomniałeś o tym, że kopiowanie i wklejanie danych jest czasochłonną czynnością. Czy możemy ją zautomatyzować w jakiś konkretny sposób? Jest możliwe wykorzystanie API albo szyny danych? A może dałoby się wymienić dane na poziomie systemowym?

Sebastian Grzesik: Tak, sposobów jest mnóstwo. Ten, o którym powiedzieliśmy, jest jedną ze skrajności. Jest to graniczny przykład, jednak tylko dlatego że wyobrażałem sobie strukturę bazy danych klasycznych czy potencjalnie łatwo osiągalnych dróg do integracji danych. Jak powiedziałeś, sposobów integracji danych jest znacznie więcej: jest API; są pliki płaskie, którymi można się wymieniać po serwerach FTP; są koncepcje związane z szynami danych, które filtrują i ekstrapolują dane do poszczególnych systemów; jest koncepcja EDL mówiąca o wymianie danych w formie plików międzysystemowych... Jednym z nieco bardziej innowacyjnych sposobów na integrację zarówno danych, jak i systemów między sobą są platformy automation examiner. One również pomagają scalać systemy. Z kolei na poziomie enterprise, czyli średnich i dużych przedsiębiorstw, integracje między różnymi systemami są bardzo kosztowne. Co więcej, często poszczególne systemy mają szereg ograniczeń, które miały być rozwijane wewnątrzsystemowo, a nie pomiędzy poszczególnymi oprogramowaniami. Tutaj można zauważyć kolejny benefit systemów RPA, bo te procesy pozwalają korzystać z danych i wysyłać je do miejsc docelowych, pomimo braku bezpośredniego dostępu do ich źródła.

Mateusz Tajak: Warto też tutaj dodać, że większe firmy mają tzw. systemy legacy, czyli bardzo stare rozwiązania, które nie mają możliwości zintegrowania się w inny sposób. A robot jest narzędziem działającym w interfejsie graficznym, co oznacza, że działa jak człowiek i emuluje jego pracę. Taki robot jest zatem w stanie wyciągać dane tak, jak człowiek, ale zdecydowanie szybciej.

W naszej rozmowie chciałbym poruszyć jeszcze aspekt związany z tym, dla kogo jest robotyzacja. Czy RPA jest rozwiązaniem dla każdego? Czy może skorzystają z niego tylko duże organizacje a małe już niekoniecznie? Jak to według Ciebie wygląda?

Sebastian Grzesik: Jak zawsze odpowiedź brzmi: „to zależy”.

Mateusz Tajak: Tak, bardzo konstruktywna odpowiedź…

Sebastian Grzesik: A od czego to zależy? Moim zdaniem to zależy od rodzaju procesu oraz częstotliwości jego występowania. Nawet jeśli proces często występuje i jest łatwy do opisania czy zmapowania (sekwencja kroków jest powtarzalna), ale krotność tego procesu jest rzadka, to nawet w dużych organizacjach nie warto optymalizować takiego procesu. Jest kilka zasad, o których pewnie za chwilę powiesz, wokół których powinno się podejmować decyzje dotyczące robotyzacji. Są pytania, na które warto sobie odpowiedzieć, aby sprawdzić, czy robotyzacja jest dla nas odpowiednia.

Mateusz Tajak: Rzeczywiście jest kilka zasad. Natomiast są one bardzo szczegółowe. Odpowiadając najbardziej wprost na pytanie, czy robotyzacja jest dla małych czy dla dużych organizacji, to według mnie warto podkreślić, że to zależy od ilości powtarzalnych procesów w firmie. Jeżeli mamy firmę zatrudniającą 100 osób gdzie jest bardzo dużo procesów typu back office, które są powtarzalne i angażują dużą część zespołu, to zdecydowanie jest to obszar, gdzie możemy wdrażać automatyzację. Jeśli mamy dużą organizację z dojrzałymi,  bardziej skomplikowanymi i dopasowanymi procesami, to też możemy tam wprowadzać automatyzację. Tak naprawdę możemy powiedzieć, że robotyzacja jest dla wszystkich, pod warunkiem, że procesy są ustrukturyzowane i dopasowane do automatyzacji. Z doświadczenia wiem, że w wielu firmach, zwłaszcza tych mniejszych, pojawia się inny problem. W takich organizacjach procesy może i są powtarzalne albo posiadają duży wolumen, ale nie są ustrukturyzowane. To oznacza, że w dużej mierze wszystko jest oparte na ekspertyzie pracowników realizujących dane zadania. Natomiast w dużych firmach czy korporacjach bardzo często decyzje pracowników mogą być uzasadnione danymi czy schematami działania. Oznacza to, że w dużych organizacjach zdecydowanie łatwiej wdrożyć robotyzację niż w tych mniejszych. Z kolei te mniejsze firmy są zapraszane do tego, aby najpierw przejść drogę poukładania procesów, dzięki czemu w dłuższej perspektywie także przejdą tę transformację. Bo tak naprawdę do tego potrzeba odpowiedniego podejścia.

Sebastian Grzesik: Myślę, że Twoja wypowiedź jest bardzo cenna. Warto podkreślić istotę strukturyzacji. I teraz nasuwa się pytanie: jak sprawdzić, czy dany proces jest odpowiednio ustrukturyzowany? Powiedziałbym, że wystarczy w dowolnym narzędziu, np. w Miro lub podobnym programie związanym z mapowaniem procesów biznesowych, rozrysować poszczególne procesy. Jeżeli na każdym kroku decyzyjnym Twoja odpowiedź na pytanie: „jaki jest następny krok?”, będzie brzmiała „to zależy”, będzie to oznaczało, że proces nie jest odpowiednio ustrukturyzowany. Używając profesjonalnego języka, mapując proces biznesowy, musimy mieć początek i koniec danego procesu. Tutaj wyjaśnię, że start oznacza działanie rozpoczynające cały proces, natomiast koniec oznacza cel, jaki chcemy osiągnąć. Jeśli na każdym kroku decyzyjnym mamy tzw. „podkroki” determinujące kierunek, w którym dany proces ma iść, to taki proces nie jest rekomendowany do robotyzacji. Z drugiej strony, jeżeli będziemy w stanie w relatywnie łatwy sposób opisać proces biznesowy na przykład za pomocą diagramu BPMN, czyli diagramu przepływu procesu biznesowego w kilku albo kilkunastu krokach, to możemy wówczas ocenić, że jest to potencjalny kandydat do robotyzacji.

Mateusz Tajak: Rzeczywiście przegląd procesów powinien być pierwszym krokiem w planowaniu robotyzacji w organizacji. Najpierw musimy sobie uświadomić, czy w naszej organizacji mamy procesy, które można zrobotyzować. Tutaj dobrze wskazałeś potrzebę mapowania procesów. Faktycznie, rozrysowanie danego procesu na kartce papieru może pomóc zobrazować sytuację. Gdy mamy już ogląd na procesy, mamy ich opisy, to można wybrać proces, który będzie kandydatem do robotyzacji w pierwszej kolejności. Taki przykład może przede wszystkim zweryfikować, czy automatyzacja przynosi zakładane rezultaty. Może on pokazać, że robotyzacja rzeczywiście uwalnia czas pracowników i pomaga te procesy automatyzować.

Sebastian Grzesik: Poruszyłeś ciekawą kwestię. A jakbyśmy mieli dzisiaj odpowiedzieć na pytanie o podejście do robotyzacji w organizacji, to jakie kroki uważasz za słuszne, aby osiągnąć sukces w procesie robotyzacji?

Mateusz Tajak: Robotyzacja jest dziedziną oprogramowania i wdrażania rozwiązań informatycznych, która różni się od pozostałych, ponieważ zakup narzędzia i jego implementacja nie daje gwarancji sukcesu we wdrożeniu robotyzacji. Dlaczego? Dlatego, że do tego sukcesu jest potrzebna bardzo dobra znajomość procesów w organizacji. W przypadku, gdy procesy zostały przeglądnięte i potencjalni kandydaci do robotyzacji zostali znalezieni, to możemy podjąć decyzję o wdrożeniu robotyzacji. Wówczas możemy podejść do uruchomienia programu robotyzacji i automatyzacji procesów w firmie. W tym momencie możemy mieć bardzo dużo wariantów działania: możemy na przykład zdecydować, że kompetencje będą budowane wewnętrznie poprzez zatrudnienie ludzi, którzy będą tworzyć i automatyzować procesy wewnętrznie. Możemy też skorzystać z firmy zewnętrznej specjalizującej się w automatyzacji i robotyzacji procesów biznesowych. Zdecydowana większość klientów decydujących się na robotyzację na początku swojej drogi wykorzystuje zewnętrzną firmą z odpowiednimi kompetencjami. To oznacza, że firmy chętnie zatrudniają partnerów, którzy pomagają zidentyfikować pierwsze procesy do automatyzacji, wdrożyć platformę, uruchomić pierwsze procesy i stworzyć pierwsze roboty, które zaczną pracować. W trakcie projektu jest też transferowana wiedza po to, aby klient czy firma decydująca się na robotyzację mogła wewnętrznie budować kompetencje. Tak naprawdę żaden partner czy firma zewnętrzna nie jest w stanie identyfikować czy usprawniać procesów wewnątrz danej organizacji. Wydaje mi się, że naturalnym ciągiem zdarzeń, które muszą się wydarzyć, aby robotyzacja została wprowadzona z sukcesem, to najpierw jest uświadomienie sobie, że jest potencjał do robotyzacji, następnie przejrzenie procesów i poproszenie o wsparcie partnera zewnętrznego posiadającego odpowiednie kompetencje związane z robotyzacją, później wybór pierwszego procesu oraz wdrożenie pilotażowego procesu. Dopiero później należy budować centrum kompetencyjne, gdzie wewnętrzni pracownicy będą w stanie identyfikować oraz wdrażać, a także propagować wiedzę na temat robotyzacji. Wydaje mi się, że to są najważniejsze kroki, które muszą się wydarzyć, aby z sukcesem przejść przez wdrożenie robotyzacji. Warto tutaj podkreślić, że robotyzacja w firmie nie można traktować jak jednorazowy projekt. Już wcześniej mówiliśmy w podcastach o tym, że automatyzacja procesów w firmie także jest procesem, który ma początek, ale raczej nie ma końca. Jest to nieustanne usprawnianie, ulepszanie i optymalizowanie procesów po to, aby procesy działały coraz lepiej.

Sebastian Grzesik: Zdecydowanie to nie jest kwestia projektu, który uruchamiasz, wdrażasz, a potem zamykasz. Tak naprawdę jest to pewien mindset, który powinien być uruchomiony w organizacji albo w pojedynczej komórce zawodowej albo wśród całej grupy osób. Celem nadrzędnym takich działań jest ograniczanie czy też zmniejszanie tarcia (ang. friction) w organizacji oraz czasu spędzanego na zadaniach, które mogą być powtarzalne. Myślę, że wypadkową działań związanych z automatyzacją jest powołanie do istnienia takiej komórki, która nie tylko usprawnia procesy i redukuje poświęcony im czas, ale również kontestuje istniejące procesy oraz ich zasadność biznesową. Często w średnich i dużych organizacjach spotykamy się z sytuacjami, że proces biznesowy został uruchomiony, ale nie wiadomo po co. Nikt się nie zastanawia, dlaczego ludzie spędzają nad nim czas i jaki jest cel takiego działania. Osobiście kwestionowanie procesów podoba mi się najbardziej w trakcie realizowania projektów związanych z optymalizacją i usprawnianiem. Podczas takiego procesu w pewnym momencie zaczynamy podważać rzeczy, które kiedyś miały status quo, a dzisiaj możemy je albo wyłączać, albo zmieniać, albo zupełnie transformować.

Mateusz Tajak: Dokładnie tak to wygląda. Kiedy zaczynamy budować w organizacji kulturę automatyzacji i usprawniania, to możemy powiedzieć, że odnosimy sukces w obszarze robotyzacji...

Myślę, że na koniec naszej rozmowy powinniśmy poruszyć jeszcze jeden ważny aspekt, który przy robotyzacji się pojawia. Kiedy była rewolucja przemysłowa i rozpoczęto wdrażać maszyny parowe, roboty, taśmy czy linie produkcyjne, to takie działania były kojarzone ze zwolnieniami. Była wówczas obawa, że ludzie nie będą mieć pracy, a roboty zastąpią pracowników we wszystkich czynnościach, które do tej pory były realizowane. Jak, według Ciebie, wygląda to teraz? Czy robotyzacja jest równoznaczna ze zwalnianiem pracowników, a każdy kolejny robot wdrażany w firmie do robotyzacji procesów biznesowych jest równoznaczny ze zwolnieniem trzech albo nawet pięciu pracowników?

Sebastian Grzesik: Bardzo podoba się jeden z wykresów, który pokazuje ilość osób pracujących w Stanach Zjednoczonych względem lat. Tam był bodajże ujęty 1920 rok, kiedy to odsetek ludzi zatrudnionych fizycznie był na poziomie 40-50%. Później, po wielkiej rewolucji i po wojnach, tych osób było 5-7% więcej w odniesieniu do całej populacji. Oznacza to, że pojawianie się innowacji w firmach nie jest równoznaczne z tym, że mniej osób pracuje. Sytuacja jest wręcz odwrotna. Bardzo często sytuacje związane z nowymi rozwiązaniami tworzą miejsca pracy. Przykładem może być obróbka stali. Kiedyś mieliśmy kowala i właściwie to była jedyna osoba obrabiająca stal. Dzisiaj mamy spawaczy, operatorów CNC, projektantów i tysiące innych stanowisk. Zakładam, że pierwsze reakcje osób, które zajmowały się obróbką stali na początku XIX wieku, były totalnym przerażeniem. Pewnie pojawiały się pytania: „co my teraz zrobimy?”, pojawiały się myśli: „przecież ten robot czy spawarka na pewno nam zabierze pracę”. Okazało się wręcz odwrotnie i liczba miejsc pracy w obróbce stali wzrosła wykładniczo. Dowiedziano się wówczas, że stal można obrabiać na wiele sposobów: można ją obrabiać termicznie, można skrawać czy ciąć na najróżniejsze sposoby. Drugim przykładem może być handel. Kiedyś handel bał się, że jak tylko e-commerce przyjdzie, to galerie handlowe znikną. One nie tylko nie zniknęły, ale jest ich coraz więcej. Z kolei te, które się zamykają, to raczej zmieniają tylko formy usług. Co więcej, powstała cała, nowa branża, która nazywa się e-commerce, która potrzebuje setki tysięcy specjalistów na całym świecie. Moim zdaniem to jest magia innowacji i magia wykorzystywania czasu na nowych stanowiskach, w nowych funkcjach czy w pracach kreatywnych.

Mateusz Tajak: Również potwierdzam, że we wszystkich zrealizowanych przez nas projektach RPA jeszcze nigdy nie zdarzyło się tak, żeby pracownik został zwolniony. Pani księgowa, która zaczyna korzystać z robota, po prostu ma kilka godzin więcej w ciągu dnia na zastanowienie się, jak w firmie zoptymalizować koszty czy jak podejść do kwestii podatkowych. Już nie poświęca czasu na kopiowanie danych z faktury do systemu. Myślę, że jeśli chodzi o robotyzację, to tak już historia pokazała, czy jak mówiłeś, nie mamy się o co bać. Wydaje mi się, że tutaj możemy zakończyć naszą rozmowę i zaprosić słuchaczy oraz czytelników do zastanowienia się, czy robotyzacja procesów biznesowych w Waszej organizacji jest czymś, co potencjalnie może pomóc stawać się bardziej konkurencyjnym. Możecie zgłosić się do nas, a my chętnie zweryfikujemy, czy robotyzacja będzie miała sens w Waszej firmie oraz podpowiemy, jakie kroki należy podjąć, aby w dłuższej perspektywie z tej robotyzacji skorzystać.