Proces podwyżkowy. Cel przeglądu wynagrodzeń w organizacji i rola HR

Według badań przeprowadzonych przez SHRM (Society for Human Resource Management) w 2024 roku, 49% firm miało problemy z retencją pracowników w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Głównym powodem utraty stałego pracownika, jak zaadresowano w przeprowadzonym badaniu, jest niedopasowanie wynagrodzenia do standardów rynkowych (zgłoszone przez 56% ankietowanych).

Przegląd wynagrodzeń to proces który bezpośrednio adresuje ten problem, pomagając organizacjom odpowiednio dopasować wynagrodzenia pracowników, w taki sposób żeby zatrzymać w organizacji najlepsze talenty, ale też odpowiedzieć na potrzeby biznesu.

Managerowie działów HR jak i cały dział zarządzania zasobami ludzkimi odgrywa w tym procesie ważną rolę, a to jak przeprowadzi cały proces, łącznie z komunikowaniem biznesowych wartości wpływa na podkreślenie ich roli w organizacji.

W tym artykule przedstawiamy kluczowe elementy skutecznego przeglądu wynagrodzeń oraz rolę komunikacji działu HR z biznesem, tak żeby skutecznie podkreślić rolę HR w całym procesie.

Przegląd wynagrodzeń: jak bardzo złożony jest to proces

Przegląd wynagrodzeń to istotny moment w cyklu zarządzania zasobami ludzkimi, angażujący nie tylko dział HR, ale także całą organizację, w tym najczęściej managerów wszystkich szczebli.

Jest to dość złożony proces.

Obejmuje on nie tylko decyzje dotyczące podwyżek, lecz także szeroko rozumianą komunikację z pracownikami (uzasadnienie decyzji) oraz aspekt formalno-prawny związany z dokumentacją kadrowo-płacową (przygotowanie, dystrybucja i podpisy).

Co więcej, przegląd wynagrodzeń to nie jednorazowa sytuacja, a proces łączący ze sobą pozostałe aspekty i obowiązki działu HR, w tym ocenę potencjału danego pracownika, zarządzanie jego kompetencjami, możliwość awansu.

Wszystkie procesy, które dzieją się w trakcie roku powinny tworzyć spójne uzasadnienie dla decyzji wynagrodzeniowych podejmowanych w trakcie przeglądu i być transparentnie komunikowane pracownikom i biznesowi.

Ostatnim aspektem, który chcemy poruszyć przy przeglądzie wynagrodzeń są równie istotne decyzje budżetowe, które pozostaną z nami na długo. Nie łatwo zmienić wynagrodzenie zasadnicze, które regulowane jest przez aspekty prawne, poza tym podejmując w tej kwestii złe decyzje moglibyśmy zaburzyć poczucie stabilności pracowników i ich zaufanie do firmy.

Dlatego tak ważna jest świadomość celu procesu podwyżkowego, żeby wysiłki i środki nie były dystrybuowane przypadkowo. HR powinien nieustannie pracować z biznesem nad określeniem potrzeb kompetencyjnych i priorytetów oraz dopasowywać sposób dystrybucji podwyżek do nich.

Przegląd wynagrodzeń: jaki jest jego główny cel?

Celem przeglądu wynagrodzeń jest wsparcie organizacji w realizacji jej celów biznesowych oraz traktowanie pracownika w taki sposób, żeby chciał pozostać w organizacji i był zmotywowany i doceniony (zadbanie o sprawiedliwość, spójność i konkurencyjność wynagrodzenia).

Przegląd wynagrodzeń to proces, którym możemy dysponować zazwyczaj raz do roku, jednocześnie rozporządzając znacznym budżetem.

Działania które podejmujemy w tym procesie powinny być jak najlepiej przemyślanie, przeprowadzone i zmierzone, tak żeby przyniósł on nie tylko oczekiwane skutki, ale także dane na podstawie których możemy pracować w przyszłości.

Rola komunikacji HR z biznesem

HR powinien aktywnie współpracować z biznesem, tak żeby spajać potrzeby organizacji z potrzebami pracowników.

Żeby odpowiednio tego dokonać potrzebna nam jest efektywna komunikacja.

W swojej komunikacji, HR musi wziąć pod uwagę:

• sprawiedliwość — zapewnienie równego traktowania pracowników w ramach organizacji oraz oferowanie wynagrodzeń współmiernych do wysiłku
• spójność — integracja polityki wynagrodzeniowej z innymi procesami HR
• konkurencyjność — dostosowanie wynagrodzeń do warunków rynkowych, aby przyciągnąć i zatrzymać talenty
• transparentność — przejrzyście komunikować zarówno pracownikom jak i zarządowi decyzje podwyżkowe i strategiczne

Oprócz zapewnienia spójności w działaniu biznesu, utrzymaniu pracowników, odpowiedniej dystrybucji budżetów, czy zgodności z celami finansowymi organizacji — komunikacja działu HR z biznesem to też idealna okazja do podkreślenia tego jak ważny jest dział zarządzania zasobami ludzkimi w biznesie.

HR-y to nie tylko przyjmowanie wniosków o urlop, rozmowy kwalifikacyjne czy wystawianie ogłoszeń o pracę. To też dbanie o kulturę organizacji, utrzymanie pracownika, wsparcie w podejmowaniu strategicznych decyzji dla biznesu, optymalizowanie kosztów i wiele innych.

Dla przykładu, w badaniach SHRM, które wymieniliśmy na początku artykułu, organizacje które nie doświadczyły problemów z utrzymaniem pracownika w ciągu ostatniego roku odnotowały następujące przyczyny dla braku takich problemów:

• pozytywna kultura w miejscu pracy—70%
• konkurencyjne pakiety benefitów względem rynku—68%
• dobry work-life balance—61%
• konkurencyjne wynagrodzenia/płace względem rynku—58%
• dobrzy managerowie/liderzy—54%
• elastyczne formy pracy, np. praca zdalna—51%

To wszystko to kolejne aspekty o które dba dział HR. Kluczem jest jednak również umiejętność ich podkreślenia przed biznesem.

Komunikacja HR z biznesem: najlepsze praktyki

Profesjonalna komunikacja działu HR z biznesem musi dziać się nieustannie. Jako manager HR powinieneś uświadamiać leaderów o połączeniach pomiędzy różnymi procesami HR, edukować o ich wadze oraz złożoności.

Dla najlepszego efektu należy komunikować się językiem używanym przez inne części biznesu, a więc także za pomocą danych i przy użyciu narzędzi, które ułatwiają do nich dostęp oraz ich wizualizację.

Najlepsze praktyki jeśli chodzi o efektywną komunikację z biznesem obejmują:

• regularne spotkania i konsultacje z managerami, aby dostosować politykę wynagrodzeniową do aktualnych potrzeb organizacji,
• transparentne przedstawienie budżetu i możliwości finansowych organizacji,
• przeprowadzanie szkoleń dla liderów biznesowych w zakresie strategii wynagradzania oraz spójności procesu podwyżkowego z innymi inicjatywami HR,
• wykorzystanie narzędzi analitycznych do symulacji i prognozowania skutków podwyżek.

Transparentność i skuteczna komunikacja z pracownikami

Po podjęciu decyzji podwyżkowych kolejnym krokiem jest ich odpowiednia komunikacja. Pracownicy powinni otrzymać jasne i spójne uzasadnienie decyzji dotyczących ich wynagrodzenia.

Dobrze przygotowana strategia komunikacyjna pomaga uniknąć nieporozumień oraz buduje zaufanie do organizacji. Sami managerowie powinni być odpowiednio przeszkoleni, aby umiejętnie przekazywać informacje o decyzjach płacowych swoim zespołom.

Komunikacja z pracownikami: najlepsze praktyki

Odpowiednia komunikacja z pracownikami po decyzjach podwyżkowych jest bardzo ważna dla ich zaangażowania i motywacji.

Najlepsze co możesz zrobić to:

• transparentnie przekazywać informację o zasadach przyznawania podwyżek,
• przeprowadzać indywidualne rozmowy z pracownikami, aby omówić uzasadnienie istotnych decyzji,
• unikać niejasnych lub ogólnikowych odpowiedzi, które mogą prowadzić do frustracji,
• podkreślać wartość pracy pracownika i jego wkład w rozwój organizacji.

Narzędzia wspierające efektywne zarządzanie procesem podwyżkowym

Aby proces przeglądu wynagrodzeń przebiegał sprawnie, warto wykorzystać systemy umożliwiające symulacje różnych scenariuszy i analizę danych w czasie rzeczywistym.

Nowoczesne narzędzia HR pozwalają na efektywne zarządzanie budżetem, monitorowanie trendów rynkowych i wspieranie managerów w podejmowaniu decyzji.

Śledzenie i analiza danych: jakie wyznaczyć KPI?

Oprócz efektywnej komunikacji, równie istotnym aspektem w pracy działu HR i podkreślenia istoty jego roli jest śledzenie danych.

HR może śledzić kilka kluczowych wskaźników efektywności (KPI), aby ocenić, czy ich decyzje dotyczące wynagrodzeń są skuteczne.

Przykładowe KPI jakie możemy wyznaczyć to:

1. wskaźnik rotacji dobrowolnej: monitoruje liczbę pracowników odchodzących z własnej inicjatywy. Nagły wzrost może sugerować niezadowolenie z wynagrodzenia.
2. wskaźnik retencji kluczowych pracowników: mierzy, czy najważniejsi pracownicy pozostają w firmie, co wskazuje na konkurencyjność wynagrodzeń.
3. benchmarking wynagrodzeń względem rynku: porównuje pensje w firmie ze średnimi rynkowymi, aby upewnić się, że są konkurencyjne.
4. wskaźnik równości wynagrodzeń: ocena, czy pracownicy na podobnych stanowiskach otrzymują sprawiedliwe wynagrodzenie, eliminując luki płacowe ze względu na płeć, rasę lub inne czynniki.
5. wskaźnik satysfakcji z wynagrodzeń (badania ankietowe): mierzy poziom zadowolenia pracowników z wynagrodzeń i benefitów.
6. Employee Net Promoter Score (eNPS): określa, na ile prawdopodobne jest, że pracownicy polecą firmę jako dobre miejsce pracy.
7. wskaźnik akceptacji ofert: jeśli kandydaci odrzucają oferty, może to oznaczać, że pakiety wynagrodzeń nie są konkurencyjne.
8. czas potrzebny na obsadzenie stanowiska: długi proces rekrutacji może sugerować, że oferowane widełki płacowe nie są atrakcyjne.
9. przychód na pracownika: śledzi, ile przychodu generuje każdy pracownik, pomagając ocenić, czy wynagrodzenia są adekwatne do produktywności.
10. poprawa wyników po podwyżce: ocena, czy pracownicy osiągają lepsze wyniki po podwyżce wynagrodzenia.

Komunikacja z biznesem: klucz w procesie przeglądu wynagrodzeń

Przegląd wynagrodzeń to strategiczny proces, który wymaga świadomego podejścia, skutecznej współpracy HR z biznesem oraz przemyślanej komunikacji z pracownikami.

Dobrze zaplanowany i przeprowadzony proces podwyżkowy wspiera realizację celów organizacyjnych, wzmacnia zaangażowanie pracowników i przyczynia się do długofalowego sukcesu firmy.

Natomiast, jeśli mielibyśmy podsumować cały powyższy artykuł w jednym zdaniu, byłoby to: komunikacja to klucz.

Tak jak we wszystkich relacjach interpersonalnych—bezpośrednia, zdrowa i przemyślana komunikacja pozwala osiągać obupólne cele i harmonię. A jeśli dodatkowo oprzemy naszą komunikację na realnych danych i umożliwimy managerom pracę na intuicyjnych narzędziach, będziemy jeszcze bliżej sukcesu.