Odpowiedzią na to pytanie jest coraz częściej robotyzacja procesów biznesowych (RPA). RPA to technologia, która pozwala na automatyzację rutynowych zadań biznesowych od początku do końca, z wykorzystaniem robota RPA. Dzięki temu, pracownicy mogą skupić się na zadaniach wymagających kreatywności, empatii i umiejętności rozwiązywania problemów, podczas gdy roboty programowe przejmują powtarzalne czynności zwiększając motywację pracowników a zmniejszając prawdopodobieństwo błędu ludzkiego.

Jednak robotyzacja procesów biznesowych nie polega na samym wdrożeniu technologii. Koniecznym jest dogłębne zrozumienie procesów biznesowych i gotowość do ich przeformułowania. W tym artykule pomożemy Ci zrozumieć, jak zautomatyzować i usprawnić procesy biznesowe w Twojej firmie za pomocą RPA.

Co to jest Robotyzacja Procesów Biznesowych?

Robotyzacja Procesów Biznesowych, znana również jako Robotic Process Automation (RPA), to technologia, która umożliwia automatyzację powtarzalnych zadań za pomocą oprogramowania, która symuluje czynności wykonywane przez człowieka.

RPA polega na zastosowaniu "robotów" - skryptów oprogramowania - które są zaprogramowane do wykonywania konkretnych zadań. Roboty programowe działają na poziomie interfejsu użytkownika logując się do systemów, kopiując dane, wypełniając formularze, a nawet podejmując proste decyzje na podstawie zdefiniowanych reguł.

Co daje robotyzacja procesów biznesowych?

Podstawowym celem RPA jest zwiększenie efektywności poprzez eliminację rutynowych, monotonnych zadań, które zazwyczaj wymagają interwencji człowieka. Poprzez imitację działań człowieka w różnych systemach, roboty mogą wykonywać te zadania szybciej, dokładniej i bez przerwy.

RPA nie jest ograniczone do żadnej konkretnej branży. Może być stosowane wszędzie tam, gdzie procesy są jasno zdefiniowane i powtarzalne, a także tam, gdzie wymagana jest duża precyzja i spójność. Przykłady zastosowań RPA obejmują, ale nie ograniczają się do obszaru finansów, HR, sprzedaży, obsługi klienta, logistyki czy księgowości.

Robotic Process Automation jest kluczowym narzędziem w erze cyfrowej transformacji, umożliwiającym firmom odciążenie pracowników a poprzez to zwiększenie efektywności, poprawę jakości i zmniejszenie kosztów.

Przykłady zastosowań RPA w różnych branżach

Branża finansowa:

W bankowości i usługach finansowych robotyzacja procesów biznesowych jest wykorzystywana do przetwarzania wniosków o kredyt, raportowania finansowego, czy weryfikacji klientów (KYC). Przez zautomatyzowanie tych zadań, firmy mogą znacznie skrócić czas przetwarzania, zmniejszyć liczbę błędów i poprawić doświadczenia klientów.

E-commerce:

W branży e-commerce, technologię RPA odnajdziemy głównie w obszarze obsługi klienta. Roboty mogą automatycznie odpowiedzieć na często zadawane pytania klientów, przetwarzać zwroty i reklamacje, a nawet zarządzać procesem zamówień. Na przykład, jeśli klient zgłosi żądanie zwrotu, robot może automatycznie zainicjować proces, wysłać odpowiednie formularze do klienta i zaktualizować status w systemie. To nie tylko usprawnia proces, ale także skraca czas odpowiedzi, co prowadzi do większego zadowolenia klienta.

Firma farmaceutyczna:

W firmach farmaceutycznych, robotyzacja procesów biznesowych może znacznie przyspieszyć i usprawnić procesy związane z badaniami i rozwojem, produkcją, a także zarządzaniem jakością. Na przykład, roboty mogą być programowane do monitorowania danych z badań klinicznych, co pozwala na szybsze i bardziej precyzyjne analizy. Ponadto, w obszarze zarządzania jakością, RPA może być wykorzystane do automatycznego śledzenia i zgłaszania problemów z jakością, co pozwala na szybsze reagowanie i minimalizację ryzyka.

Służba zdrowia:

W służbie zdrowia, narzędzia RPA mogą pomóc w zarządzaniu danymi pacjentów, koordynowaniu opieki, a nawet w przeprowadzaniu badań klinicznych. Na przykład, roboty mogą automatycznie zaktualizować dane pacjentów, co pozwala personelowi medycznemu skupić się na bezpośredniej opiece nad pacjentem.

Logistyka i łańcuch dostaw:

W logistyce, wdrożenie robotyzacji pozwala na zarządzanie zapasami, śledzenie przesyłek czy generowanie raportów. Dzięki temu, firmy mogą wyeliminować błędy ludzkie i zminimalizować ryzyko opóźnień, jednocześnie poprawiając efektywność operacyjną.

Branża detaliczna:

W handlu detalicznym, automatyzację procesów biznesowych wykorzystuje się w zarządzaniu zamówieniami, obsłudze klienta i analizie danych. Na przykład, narzędzia RPA działają z poziomu interfejsu użytkownika kompleksowo obsługując transakcje - automatycznie przetwarzając zwroty, zbierając zamówienia, rozliczając koszty, a także prognozując czas dostawy.

Powyższe przykłady to tylko niektóre z wielu możliwości zastosowania RPA. Kluczem jest zrozumienie, że każda branża, która korzysta z powtarzalnych, zdefiniowanych procesów, może skorzystać z potencjału RPA.

Korzyści Robotyzacji Procesów Biznesowych

Robotyzacja procesów biznesowych (RPA) wnosi wiele usprawnień zarówno pod względem operacyjnym, jak i strategicznym. Do najważniejszych korzyści zaliczamy:

Zwiększenie efektywności:

RPA pozwala firmom zautomatyzować rutynowe, powtarzalne procesy, co przekłada się na znaczne zwiększenie efektywności. Roboty mogą pracować 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, bez potrzeby przerw czy urlopów. Dzięki temu, procesy, które wcześniej zajmowały pracownikom wiele godzin, mogą zostać wykonane w znacznie krótszym czasie. Na przykład, duży e-commerce działający w branży Home&Living zautomatyzoał proces ustalania ceny końcowej produktów oraz jej publikację w kanałach sprzedaży. Uprzednio, zadanie to było realizowane przez 8-osobowy zespół ręcznie i wykonanie jednej publikacji zajmowało kilkanaście minut, przy kilkudziesięciu publikacjach dziennie. Po wdrożeniu robota, udało się skrócić cały proces do 3 minut i uwalnić 67% zasobów ludzkich. Dodatkowo proces jest realizowany w czasie ciągłym - 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Redukcja błędów:

Robot nie robi błędów i zawsze działa tak samo. Jest to szczególnie ważne w przypadku żmudnych, nużących zadań. Dzięki Robotic Process Automation, firmy minimalizują ryzyko pomyłek, które mogą prowadzić do kosztownych problemów, takich jak błędy w danych czy niewłaściwe decyzje. Przykładem jest firma ubezpieczeniowa, która zastosowała RPA do automatyzacji procesu weryfikacji wniosków. Roboty były wstanie wesprzeć proste procesy decyzyjne, dzięki czemu, liczba błędów spadła o ponad 90%, co przyczyniło się do zwiększenia satysfakcji klientów i redukcji kosztów związanych z niepoprawną weryfikacją wniosków.

Oszczędność czasu i kosztów:

Dzięki automatyzacji procesów biznesowych, pracownicy mogą skupić się na zadaniach strategicznych i twórczych, podczas gdy roboty przejmują pozostałe czynności. To nie tylko oszczędza czas, ale także zmniejsza koszty związane z zatrudnieniem i szkoleniem personelu do wykonania tych zadań. Firma farmaceutyczna, która wdrożyła roboty, aby monitorować dane z badań klinicznych, oszczędziła setki godzin pracy, które teraz mogły być przeznaczone na inne, strategiczne działania.

Poprawa doświadczenia klienta:

RPA może pomóc firmom w dostarczaniu lepszej obsługi klienta. Dzięki szybszemu i bardziej precyzyjnemu przetwarzaniu zadań, firmy mogą szybciej reagować na potrzeby klientów, co przekłada się na wyższą satysfakcję. Przykładem może być firma produkcyjna, która zautomatyzowała proces potwierdzania daty realizacji zamówień do klientów. Uprzednio, proces ten był częściowo realizowany przez 30-osobowy zespół i wymagał nakładu pracy na poziomie 7200 godzin. Dzięki automatyzacji procesów biznesowych, czas potrzebny na potwerdzenia spadł z kilkunastu minut do kilku sekund, co przyczyniło się znacznie do zwiększenia efektywności. Tylko na tym jednym procesie udało się zaoszczędzić 5200 godzin rocznie, redukując konieczny czas pracy do 1800 godzin, czyli o 400%. Dzięki temu, firma mogła szybciej reagować na zgłoszenia klientów, co przyczyniło się do zwiększenia zadowolenia i lojalności klientów.

Podsumowując, RPA oferuje firmom szereg korzyści, które przekładają się na zwiększenie efektywności, redukcję błędów, oszczędność czasu i kosztów, a także poprawę doświadczenia klienta. To sprawia, że jest ono kluczowym narzędziem dla każdej firmy, która chce przetrwać i odnieść sukces w dzisiejszej, zdominowanej przez technologię, gospodarce.

Jak zautomatyzować procesy biznesowe za pomocą robotyzacji

Robotyzacja procesów biznesowych w firmie wymaga planowania, zrozumienia workflow i wyboru odpowiednich narzędzi. Poniżej przedstawiamy najważniejsze etapy automatyzacji:

1. Zidentyfikuj procesy do automatyzacji:

Pierwszym krokiem jest identyfikacja procesów, które mogą zostać zautomatyzowane. Najlepiej zacząć od rutynowych, powtarzalnych i opartych na zasadach zadań, które są czasochłonne i podatne na błędy. Można do tego wykorzystać analizę procesów biznesowych (BPA) lub narzędzia do mapowania procesów.

2. Wybierz odpowiednie narzędzie RPA:

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi RPA, takich jak UiPath, Automation Anywhere czy Microsoft PowerAutomate. Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od wielu czynników, takich jak skomplikowanie procesów do automatyzacji, budżet, zasoby techniczne czy wymagania dotyczące bezpieczeństwa i zgodności.

3. Projektuj, testuj i wdrażaj roboty:

Kolejnym krokiem jest projektowanie robotów, które będą automatyzować procesy. To obejmuje programowanie robotów, testowanie ich działania i wdrażanie ich w środowisku produkcyjnym. Ważne jest, aby prowadzić regularne testy i monitorować działanie robotów, aby zapewnić ich poprawne funkcjonowanie i efektywność.

4. Szkolenie i wsparcie dla pracowników:

Wprowadzenie RPA może wywołać obawy wśród pracowników dotyczące utraty pracy. Dlatego ważne jest, aby zapewnić odpowiednie szkolenia i wsparcie, które pomoże im zrozumieć korzyści płynące automatyzacji oraz to jak będą mogli wykorzystywać te narzędzia do swojego rozwoju.

5. Monitoruj i optymalizuj procesy:

Po wdrożeniu robotyzacji procesów biznesowych, ważne jest regularne monitorowanie i optymalizacja procesów. Może to obejmować analizę danych, identyfikację obszarów do poprawy, a także dostosowanie robotów do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Podsumowując, wdrożenie RPA w firmie to proces, który wymaga starannego planowania, wyboru odpowiednich narzędzi, ciągłego monitorowania i optymalizacji. Jednak, z odpowiednim podejściem i narzędziami, automatyzacja procesów biznesowych może przynieść znaczne korzyści, w tym zwiększenie efektywności, redukcję błędów i oszczędność czasu oraz kosztów.

Narzędzia i Technologie Wspomagające Robotyzację Procesów Biznesowych

Istnieje wiele narzędzi i technologii, których używa się do przeprowadzania automatyzacji procesów biznesowych. Oto kilka z nich:

UiPath:

To jedno z najpopularniejszych narzędzi RPA na rynku. UiPath oferuje szeroki zakres funkcji, takich jak automatyzacja procesów biznesowych, wykrywanie i obsługa wyjątków, monitorowanie i raportowanie. UiPath jest również znane z łatwości integracji z innymi systemami, co czyni go dobrym wyborem dla firm, które mają skomplikowane środowisko IT.

Microsoft Power Automate:

Wcześniej znane jako Microsoft Flow, Power Automate jest narzędziem do automatyzacji procesów, które integruje się z innymi produktami Microsoft, takimi jak Office 365, Dynamics 365 czy Azure. Power Automate umożliwia tworzenie złożonych przepływów pracy, które mogą obejmować wiele aplikacji i usług.

Automation Anywhere:

To kolejne popularne narzędzie RPA, które oferuje funkcje takie jak automatyzacja procesów, zarządzanie danymi, analizę procesów biznesowych i monitorowanie robotów. Automation Anywhere jest szczególnie skuteczne w automatyzacji związanej z zarządzaniem danymi.

Blue Prism:

Blue Prism to narzędzie RPA, które skupia się na zapewnieniu bezpiecznej i zgodnej z regulacjami automatyzacji procesów biznesowych. Blue Prism oferuje funkcje takie jak zarządzanie robotami, monitorowanie i raportowanie, a także obsługa wielu języków programowania.

Każde z tych narzędzi ma swoje unikalne funkcje i możliwości, a wybór między nimi zależy od wielu czynników, takich jak wymagania biznesowe, budżet, zasoby techniczne czy wymagania związane z zgodnością i bezpieczeństwem.

Synergia sztucznej inteligencji i RPA

Robotyzacja procesów biznesowych w znaczący sposób usprawnia działanie firm poprzez automatyzację rutynowych zadań. Jednak pełny potencjał osiąga, gdy jest połączona ze sztuczną inteligencją (AI).

Sztuczna inteligencja pozwala robotom RPA działać bardziej samodzielnie i efektywnie. Na przykład, algorytmy AI mogą pomóc w lepszym rozumieniu i przetwarzaniu naturalnego języka, dzięki czemu mogą automatycznie odpowiedzieć na e-maile czy obsługiwać zapytania klientów na czacie. Innym zastosowaniem może być wykorzystanie AI do analizy danych i podejmowania decyzji, co pozwoli automatyzować jeszcze bardziej skomplikowane procesy biznesowe.

Dzięki połączeniu RPA z AI, firmy nie tylko zyskują na efektywności, ale również otwierają drzwi do nowych możliwości i innowacji. Roboty wyposażone w AI są bardziej autonomiczne, inteligentne i elastyczne, co czyni je niezastąpionym narzędziem w świecie coraz bardziej złożonych i dynamicznych procesów biznesowych.

Wyzwania i Pułapki Robotyzacji Procesów Biznesowych

Implementacja RPA może przynieść wiele korzyści, ale nie jest wolna od wyzwań. Oto kilka najczęstszych trudności z którymi firmy borykają się podczas wdrożenia autmatyzacji, oraz sugestie, jak sobie z nimi radzić.

1. Niewłaściwy wybór procesów do automatyzacji:

Nie wszystkie zadania nadają się do automatyzacji. Można popełnić błąd, próbując automatyzować procesy, które są zbyt skomplikowane, nieregularne lub które wymagają ludzkiego rozumowania i interakcji. Aby tego uniknąć, należy skupić się na automatyzacji rutynowych, powtarzalnych i opartych na zasadach procesów, które są czasochłonne i podatne na błędy.

Z doświadczenia wiemy, że często organizacje rozpoczynające swoją przygodę z RPA, mają trudność z zidentyfikacją pierwszych procesów do automatyzacji, warto skontaktować się z wyspecjalizowaną firmą consultingową.

2. Brak odpowiedniego szkolenia i wsparcia dla pracowników:

Automatyzacja zazwyczaj wywołuje obawy wśród pracowników dotyczące utraty pracy. Przed wdrożeniem warto zapewnić odpowiednie szkolenia, przeprowadzić rozmowy, oraz zaoferować wsparcie dla personelu, aby zrozumiał, że technologia RPA odciąża w wykonywaniu żmudnych zadań oraz docelowo wspomaga rozwój kariery.

3. Brak właściwego planowania i zarządzania projektem:

Robotic Process Automation jest projektem, który wymaga starannego planowania i zarządzania. Próby wdrożenia RPA bez odpowiedniego planu, mogą prowadzić do opóźnień, przekroczenia budżetu lub niespełnienia oczekiwań. Aby tego uniknąć, należy przygotować szczegółowy plan wdrożenia, który obejmuje cele, harmonogram, zasoby, ryzyka a także metryki sukcesu.

4. Nieuwzględnienie zmieniających się potrzeb biznesowych:

RPA to technologia, która powinna dostosować się do zmieniających się potrzeb biznesowych. Nie dostosowanie swoich robotów do zmieniających się procesów, może prowadzić do niewłaściwego działania robotów lub utraty korzyści z automatyzacji. Aby tego uniknąć, należy regularnie przeglądać i aktualizować swoje roboty, aby zapewnić, że nadal spełniają one potrzeby biznesowe.

Podsumowując, mimo że wdrożenie RPA może przynieść wiele korzyści, to nie jest procesem wolnym od wyzwań. Jednak z odpowiednim planowaniem, szkoleniem pracowników, wyborem procesów do automatyzacji, regularnym przeglądem i aktualizacją robotów, firmy mogą skutecznie zarządzać tymi wyzwaniami i czerpać pełne korzyści z robotyzacji procesów biznesowych.

Wykorzystaj potencjał RPA w swojej organizacji

Robotyzacja Procesów Biznesowych to przełomowa technologia, która ma potencjał przekształcić sposób, w jaki działają organizacje. Poprzez automatyzację rutynowych zadań, RPA pozwala zwiększyć efektywność, redukować błędy, oszczędzać czas i zasoby oraz skupić się na bardziej wartościowych projektach.

Wybór odpowiednich procesów do automatyzacji, odpowiednie szkolenie i wsparcie dla pracowników, właściwe planowanie i zarządzanie projektem oraz regularne przeglądanie i aktualizacja robotów to kluczowe czynniki sukcesu wdrożenia RPA. Chociaż przy wdrożeniu napotkamy na serię wyzwań, korzyści, które firma może zyskać, znacznie przewyższają te przeszkody. Istotne jest, aby rozumieć, że RPA to nie tylko technologia, ale również sposób myślenia i podejście do biznesu, które stawia efektywność i innowacyjność na pierwszym miejscu.

Bez względu na branżę czy wielkość oranizacji, RPA ma potencjał zrewolucjonizować Twoje działania biznesowe i dać Ci przewagę konkurencyjną. Robotyzacja procesów biznesowych to nie jest kwestia "czy", tylko "kiedy". Skontaktuj się z nami, aby rozpocząć swoją przygodę z RPA już dzisiaj.