Zarządzanie Procesami Biznesowymi - jak robić to skutecznie?

Sebastian Grzesik

Jak zarządzać procesami biznesowymi, aby w firmie nie tworzyć chaosu, ale zorientowaną na klienta, usługi i cel dobrze współpracującą organizację? W tym przewodniku dowiesz się:

  • Co to właściwie jest proces biznesowy i co ma wspólnego z IT?
  • Czy mapowanie procesów biznesowych ma sens?
  • Czy istnieją narzędzia, które wspierają procesy biznesowe w formie digital?

Listen to "Zarzadzanie Procesami Biznesowymi - jak robić to skutecznie?" on Spreaker.

1. Wprowadzenie

Kiedy myślę proces biznesowy najprostsze przykłady, jakie przychodzą mi do głowy to:

  1. Faktura, która dociera od dostawcy do sekretariatu firmy, a następnie czekając na wykonanie płatności jest przekazywana między działami;
  2. Wniosek o urlop wypoczynkowy, który pracownik składa w czasie ważnego okresu w firmie;
  3. Pytania o pomoc i wsparcie przy wykonaniu projektu do różnych działów, np. prawnego/graficznego/marketingu;
  4. Zamówienie przez klienta „produktu zielonego”, podczas gdy firma produkuje tylko „produkt niebieski”. Taka sytuacja uruchamia szereg procesów: dział handlowy pyta inżynierów produkcji o koszty produkcji, czas dostawy, opłacalność produkcji itp.;
  5. Faktura, która powinna być rozłożona na kilka działów firmy, ale brakuje jej akceptacji menagera.

Każdemu z nas zdarzyło się chociaż raz natknąć na jeden z nich. Niby nic skomplikowanego, ale kiedy uświadomimy sobie, że nie są to nasze jedyne zadania w organizacji i że nie wszystko zależy od nas,okazują się nierzadko wyzwaniem. Wpływ na ich powodzenie mają zarówno nasi współpracownicy, ich wola, czas, priorytet, jak i zorganizowanie firmy i umiejętność współpracy.

Sytuacja staje się jeszcze bardziej skomplikowana, kiedy firma doświadcza nagłego wzrostu zamówień, spadka zatrudnienie, nastepuje reorganizacja zadań, wydłużenie czasu łańcucha dostaw lub innych dynamicznych interakcji z otoczeniem.

Jeśli potraktujemy każdą z tych sytuacji jak na proces biznesowy, może to nam otworzyć nową perspektywę na:

  • ustrukturyzowanie, czyli proces opisany w firmie, który poprawia jakość realizacji, ale również uwypukla ograniczenia
  • skalowanie, bo procesy biznesowe można skalować (zarówno fizycznie, jak i elektronicznie)
  • monitoring, gdze matematyczna obserwacja daje odpowiedzi czy idziemy zgodnie czy nie z założonym biznesowo celem

2. Opisz to językiem procesu

Jeśli pracujesz w firmie w której procesy biznesowe realizowane są za pomocą intuicji, to stoisz przed wielką szansą na zmianę sposobu funkcjonowania firmy i technologiczna rewolucją.

Rozwiązaniem jest: BPMN (Business Process Model and Notation)

Podążając za definicją OMG, organizacji która jest twórcą oraz promotorem BPMN 2.0 dowiadujemy się, że Proces Biznesowy to:

What is Business Process? A defined set of business activities that represent the steps required to achieve a business objective. It includes the flow and use of information and resources.

Zatem w każdym przypadku potrzebujemy:

  • celu biznesowego (business objective), czyli świadomość co chcemy osiągnąć
  • kroków (flow), co i w jakiej kolejności trzeba zrobić
  • informacji i zasobów (information and resources), aby wypełnić nasz proces informacjami oraz niezbędnymi zasobami

Wyobraźmy sobie naszą pierwszą sytuację dotyczacą wysyłki i płatności za fakturę dostawcy,którą można opisać w taki sposób:

1 (1)

lub nieco bardziej kompleksowo używając ról w procesie:

2

Zakładając, że powyższe diagramy są obrazem procesu już samo opisanie i zwizualizowanie ich w firmie dostarcza wymiernych korzyści. Jeśli tylko uda się uzyskać aprobatę przełożonych na opis procesu i przekonać współpracowników że ma to sens uzyskamy:

  • poprawę komunikacji wewnętrznej, ponieważ wszyscy rozumiemy proces obiegu dokumentu w ten sam sposób;
  • poprawę relacji z Klientem, ponieważ można mu jasno zaprezentować jakie kroki są wymagane, aby płatność została zrealizowana;
  • stukturyzację procesu, ponieważ każdy ma możlwiość zrozumienia jaką rolę pełni w procesie i w jaki sposób "się to u nas robi"

Kiedy już poznamy niepodważalne korzyści zastosowania BPMN, kolejne pytanie brzmi:Co dalej możemy z tym zrobić?

3. Procesy biznesowe i oszczędności finansowe

Moim zdaniem oszczędności finansowe, to jeden z głównych argumentów wspierających koncepcję wdrażania procesów w firmie. Optymalizacja kosztów (OPEX savings), do której przyczynia się transformacja cyfrowa procesów - od braku struktury i opieraniu się na ułomnej pamięci i intuicji - do szeregu kroków, których wykonanie prowadzi do ustalonego celu.

Posługując się naszym przykładem, sądzę że możemy założyć 2 podstawowe scenariusze:

I - kiedy organizacja jest stabilna, nieznacznie rośnie, ale zależy jej na obniżaniu kosztów utrzymania 💰

II - kiedy organizacja jest pod silnym wpływem czynników zewnętrznych lub wewnętrznych i zależy jej na skalowaniu przychodów 🚀

Jak do nich podejść, aby matematyka odpowiedziała na nasze potrzeby? Myślę, że jak w przypadku każdej zmiany w organizacji nalezy stworzyć pewien koszt alternatywny. U nas jest to czas spędzony na edukację oraz wdrożenie ustrukturyzowanego procesu. Dobrze opisuje to J-Curve (co prawda odnosi się do inwestycji - ale tak też należy traktować procesy biznesowe w firmach):

What Is a J-Curve? A J-curve is a trendline that shows an initial loss immediately followed by a dramatic gain. In a chart, this pattern of activity would follow the shape of a capital "J".

Understanding the J-Curve: The J-curve is useful to demonstrate the effects of an event or action over a set period of time. Put bluntly, it shows that things are going to get worse before they get better.

3

Podsumowując:

  • Każda zmiana wymaga wysiłku, zarówno organizacyjnego, jak i finansowego
  • Efekty mogą przerosnąć nasze oczekiwania, warto je kalkulować od samego początku np. stosując kalkulator zwrotu z inwestycji (ROI).
  • Jak mówił Władysław Bartoszewski Nie wszystko co warto się opłaca, nie wszystko co się opłaca warto - w opozycji do naszej głównej tezy powiem, że nim rozpoczniesz zmianę zastanów się jakie koszty musisz ponieść, aby ją wdrożyć (czasami nawet te najbardziej opłacalne nie mają sensu )

4. IT - wspiera biznes!

Technologie informacyjne to wielki skarb ostatnich dwóch dekad. Korzystamy z ich dobrodziejstw niemal codziennie - od wyznaczania trasy w google maps, kontaktu ze znajomymi przez FB, po pracę w firmach.

Jeśli zatem czujecie, że opisywany tu scenariusz dotyczący procesów biznesowych w firmie jest Wam bliski. Spójrzcie na:

przepływ faktur w firmie

Jak widać, wykorzystując najprostsze narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi w firmie możemy nie tylko łatwo nią zarządzać, ale również uwspólniać całościowe podejście do wybranych elementów funkcjonowania organizacji.

W tym celu w IT powstała cała klasa aplikacji zwanych low-code / no code - w Polsce zanana bardziej jako platformy workflow (platformy przepływów pracy). To ogromny rynek aplikacji których jedynym zadaniem jest ... tworzenie innych aplikacji! Za pomocą takiej platformy jesteśmy w stanie łatwo zbudować dedykowane aplikacje obsługujące konkretne procesy biznesowe w firmie - bez, lub z niewielkim użyciem kodowania (stąd nazwa low - code / no code). Wbrew pozorom nie chodzi tutaj o kodowanie niskopoziomowe :).

5. Inne przykłady, w kótrych możesz znaleźć zastosowanie

O zarządzaniu procesami biznesowymi trudno pisać bez konkretnych przykładów, poniżej wylistowałem kilka popularnych zastosowań z jakimi mamy do czynienia w naszej praktyce implementacyjnej. O innych case study możecie poczytać tutaj. Podzeliłem je na obszary, ponieważ często w trakcie projektów zajmujemy się nimi z perspektywy potrzeby biznesowej danego działu czy jednostki organizacyjnej:

Zarządzanie:

  • proces uzupełniania czasu pracy (tzw. timesheetów) oraz jego akceptacji przez przełożonego
  • zarządanie rejestrem wejść do konkretnego pomieszczenia (hala produkcyjna, clear room, podejście do stacji roboczej, konkretnej maszyny)
  • zarządzanie SLA w service desku
  • zarządzanie kolejką zadań operatorów,

HR:

  • proces onabordingu nowego pracownika, przygotowania odpowiednich narzędzi (sprzętu, pozwoleń itp.)
  • proces offbaordingu pracownika
  • proces salary review oraz performance review (o tym również możesz poczytać tutaj)

Sprzedaż:

  • Śledzenie postępu realizacji procesu montażu/instalacji u klienta
  • Wnioski reklamacyjne
  • Zbieranie opinii o usłudze lub zakupie

Finanse:

  • akceptacja wykonanych usług
  • rozbicie kosztów na MPK / centra powstawania kosztów
  • akceptacja faktur (jeżeli faktura powyżej kwoty x to ...)

Operations:

  • service catalog - zamawianie sprzętu i usług na potrzeby wewnętrze
  • akceptacja wniosków
  • obsługa zgłoszeń (remontowych, usługowych, obsługa wydarzeń)

Strukturyzacja procesów biznesowych oraz ich migracja do nazedzi IT w najbliższych latach jest nieunikniona. Jeśli chciałbyś poznać nasze doświadczenia, najlepsze praktyki lub po prosty wymienić się spostrzeżeniami, jestem do Twojej dyspozycji - wystarczy się umówić na 30 minutówą bezpłatną konsultację tutaj.

Subscribe to our newsletter

We break down business processes and share automation ideas so that you can inspire and improve your business.