Automatyzacja obsługi zleceń transportowych w Lindab

O Lindab

Lindab to międzynarodowa grupa, która opracowuje, wytwarza i wprowadza na rynek produkty oraz rozwiązania systemowe dla wentylacji, klimatyzacji i budownictwa, takie jak pokrycia i akcesoria dachowe, systemy rynnowe, system fotowoltaiczny Lindab SolarRoofTM, a także kompletne rozwiązania dla konstrukcji stalowych.

Lindab produkuje i dystrybuuje swoje rozwiązania międzynarodowo, obecnie działając na ponad 20 rynkach i zatrudniając około 4500 pracowników.

Wyzwanie biznesowe

Wraz z coraz szybszym rozwojem firmy, stopniowym rozszerzaniem oferty oraz docieraniem na nowe rynki, zespół Logistyki Lindab mierzy się z coraz większa ilością transportów zlecanych przez zespół sprzedaży. Rosnąca ilość zleceń była przekazywana przez kilkunastu handlowców za pomocą manualnie wypełnianych zleceń transportowych przekazywanych pocztą email.

W efekcie obsługa, łączenie i efektywne organizowane transportów stało się sporym wyzwaniem. Z drugiej strony wykorzystanie komunikacji mailowej do zlecania transportów nie dało kontroli oraz generowało sporą ilość błędów wymagających wyjaśniania, zarówno po stronie zespołu Logistyki jak i Działu Handlowego.

Zespół GGS IT Cosnulting został zaproszony, aby przeanalizować możliwości automatyzacji procesu obsługi zleceń transportowych oraz zaproponowania technologicznego rozwiązania.

Nasze projekty składają się zawsze z 5 podstawowych kroków:

1. Warsztatów, które pozwalają nam lepiej zrozumieć potrzeby klienta
2. Planowania, kiedy to rozpisujemy wszystkie zadania związane z projektem
3. Developmentu, gdzie wykonujemy wszelkie kroki rozpisane w założeniach
4. Testów akeptacyjnych, gdzie wspólnie z klientem testujemy aplikacje
5. Wparcia, fazy w której po przejściu do produkcji służymy pomocą

Zaczęliśmy do warsztatów

Aby dobrze zrozumieć proces, jego działanie w organizacji, zależności oraz dane jakie są potrzebne do jego realizacji zorganizowaliśmy warsztaty w siedzibie Lindab.

Do udziału w warsztatach zaprosiliśmy kluczowych przedstawicieli działów, których dotyka proces:

• management odpowiedzialny za operacje z perspektywy strategicznej
• zespół Logistyki realizujący zlecenia transportowe
• przedstawicieli Działu Sprzedaży zlecających transporty
• zespół IT odpowiedzialny za aspekty techniczne.

Podczas dwudniowych warsztatów przeprowadziliśmy wywiady z zespołami, opracowaliśmy założenia biznesowe oraz cele i oczekiwania jakie miałaby realizować aplikacja. W rezultacie powstała dokumentacja funkcjonalna zawierająca opis biznesowy, mapy i dokumentację procesu oraz propozycje architektury technicznej wraz z danymi jakie będziemy wykorzystywać do automatyzacji.

Efektem warsztatów było również finalne potwierdzenie zasadności biznesowej, co utwierdziło zespół Lindab o możliwości rozpoczęcia dalszych prac.

Jakich technologii użyliśmy?

Do zautomatyzowania procesu zarekomendowaliśmy wykorzystanie dwóch rozwiązań technologicznych:

• Oracle APEX - lowcodowej platformy pozwalającej dostarczać aplikacje biznesowe w krótkim czasie. Platforma ta dawała nam również możliwość integracji z danymi z ERP Lindab.
• UiPath - rozwiązania RPA pozwalającego automatyzować pracę manualną i wprowadzanie danych od systemu.

Zakres projektu zakładał:

• Stworzenie aplikacji www, za pośrednictwem, której członkowie Działu Handlowego będą mogli w prosty sposób tworzyć zlecenia transportowe.
• Stworzenie aplikacji www dla zespołu Logistyki, która pozwoli łatwo grupować transporty, wizualizować je oraz akceptować do realizacji.
• Stworzenie automatyzacji generującej dokumenty do zamówienia transportu.
• Stworzenie automatyzacji uruchamiającej operacje magazynowe.

Jak realizowany był projekt

Zależało nam, aby w całym okresie projektu angażować klienta. Z doświadczenia wiemy, że takie podejście pozwala natychmiast wychwytywać błędy, szybciej dostarczać rezultaty i zwinnie reagować na zmiany w otoczeniu biznesowym.

Dlatego też podzieliliśmy projekt na 5 faz. Każda z nich dostarczała widoczną wartość biznesową, którą klient mógł sprawdzić i przetestować. Po testach, nanosiliśmy drobne zmiany funkcjonalne oraz usprawnienia sugerowane przez zespół Lindab.

Dodatkowo regularnie spotykaliśmy się na cotygodniowych podsumowaniach działań i postępów zarówno po stronie Lindab jak i GGS.

Po dostarczeniu całości rozwiązania przeszliśmy do fazy testów akceptacyjnych(UAT).

W tej fazie wyznaczone osoby z zespołu Lindab wykorzystywały rozwiązanie do realizacji procesów związanych ze zlecaniem transportu jednocześnie testując automatyzację. Dzięki świadomemu działaniu zespołu Lindab, zidentyfikowaliśmy kolejne drobne elementy, które usprawniły korzystanie z aplikacji. Elementy te były na bierząco wdrażane.

Po miesięcznym okresie testów akceptacyjnych aplikacja została uruchomiona produkcyjne dla całego zespołu.

Rezultaty

Rezultaty ze zrealizowanego projektu mają kilka wymiarów i pozytywnie wpływają na kilka obszarów:

• 100% zleceń transportowych jest zlecanych przez aplikację, co sprawia, że informacje o zleceniach są przejrzyste i widoczne dla obu zespołów.
• Czas wprowadzania zlecenia uległ skróceniu. Handlowiec nie musi manualnie uzupełniać formularza. Wszystkie dane podpowiadają się automatycznie na podstawie danych z systemu ERP.
• Wykorzystanie dynamicznych formularzy i aplikacji praktycznie eliminuje możliwość popełnienia błędu, co sprawia, że mniej przypadków wymaga manualnego i indywidualnego wyjaśniania i doprecyzowania.
• Automatyzacja pilnuje procesu i założeń biznesowych. Dzięki temu cały zespół wie czego może się spodziewać i w jaki sposób działać, co było trudne przy komunikacji mailowej.
• Skrócony czas przekazywania zleceń transportowych do magazynu dzięki zastosowaniu robota, który po zatwierdzeniu zlecenia natychmiast generuje dokumenty transportowe oraz uruchamia procedury magazynowe.
• Poprawa jakości danych - wdrożenia standaryzacji w procesie i jego automatyzacji sprawia, że dane w systemach Lindab stają się lepszej jakości, co przekłada się na bardziej precyzyjne raportowanie i przewidywanie działań.