Wdrożenie Robotic Process Automation w firmie Westwing

1. O Westwing

Westwing jest liderem modelu e-commerce opartego na inspiracjach, działającym w branży Home & Living. Od założenia w roku 2011 firma wciąż rozszerza swoją ofertę i wchodzi na nowe rynki, obecnie działając w 11 europejskich krajach i dysponując największym portfolio marek wnętrzarskich w Europie.

Westwing dąży do pozycji europejskiego lidera w dziedzinie handlu elektronicznego dla domu i mieszkania, kreując dla swoich Klientów inspirujące doświadczenie zakupowe i pozycjonując markę jako „love brand”.

2. Potrzeba

Analizując efektywność biznesową firma Westwing dostrzegła, iż wiele realizowanych procesów opiera się na manualnej pracy. Wraz z poszerzaniem oferty wzrastała ilość powtarzalnych czynności, w dużym stopniu związanych z przenoszeniem danych pomiędzy arkuszami kalkulacyjnymi i różnymi systemami.

Rozważano różne sposoby automatyzacji, a jedną z technologii analizowanych przez firmę było Robotic Process Automation (RPA).

GGS IT Consulting zostało zaproszone do współpracy jako firma z doświadczeniem zarówno konsultingowym, jak i wdrożeniowym. Naszym pierwszym zadaniem była weryfikacja, czy RPA jest odpowiednim rozwiązaniem do zastosowania w automatyzacji, wstępnie wytypowanych przez firmę, procesów biznesowych.

3. Wyzwanie

Jednym z wytypowanych przez firmę procesów do automatyzacji był proces ustalania ceny końcowej produktów i jej publikacja w kanałach sprzedaży. Jest to niezwykle ważny proces, od którego sprawnej realizacji zależy oferta, która jest wyświetlana na platformie e-commerce.

Opis procesu:

• realizował go 8-osobowy zespół, którego jednym z zadań była realizacja omawianego procesu,
• polegał na ręcznym pobieraniu, przenoszeniu i obróbce danych pochodzących z różnych źródeł po to, aby przygotować końcową cenę produktu do publikacji na stronie Westwing,
• obejmował wykonywanie skomplikowanych operacji w arkuszach kalkulacyjnych oraz narzędziach do wyliczania ceny, a także finalne zaimportowanie cen do systemu e-commerce,
• manualna realizacja każdej pojedynczej kalkulacji zajmowała od kilku do kilkunastu minut, a dzienna liczba operacji mogła dochodzić do kilkudziesięciu.

Bez ustalenia właściwej ceny końcowej, uwzględniającej wszystkie istotne dla firmy zmienne, oraz jej publikacji, nie byłoby możliwości sprzedaży produktów w platformach e-commerce, dlatego optymalizacja i automatyzacja tego procesu miała duże znaczenie biznesowe.

4. Zaproponowane rozwiązanie

Do projektu podeszliśmy wg klasycznego, 5-etapowego modelu implementacji RPA:

Zrealizowane przez nas w ramach poszczególnych faz implementacji działania obejmowały:

4.1. Identyfikacja procesu

Klient zgłosił się do nas, ze wstępnie zidentyfikowanym procesem do automatyzacji. Materiały dostarczone przez zespół Westwing stały na bardzo wysokim poziomie, co pokazało nam świadome i procesowe podejście do realizowanych przez Westwing operacji. Po przeprowadzeniu analizy zasadności biznesowej i oczekiwanych zwrotów z inwestycji oceniliśmy, że proces jest dobrym kandydatem do automatyzacji z wykorzystaniem RPA.

4.2. Ocena procesu

Po opracowaniu mapy procesu i analizie występujących wyjątków, uznaliśmy, iż najlepszym rozwiązaniem będzie zastosowanie technologii RPA dostarczanej przez UiPath.

Wzięliśmy pod uwagę uniwersalność i możliwość skalowania tej platformy do automatyzacji, odpowiadającej zarówno na potrzeby pilotażowego procesu, jak również wpisującej się w szerszy plan rozwoju automatyzacji w firmie Westwing.

Zaproponowaliśmy pilotażowe wdrożenie automatyzacji w formie Proof of Concept.

4.3. Budowa robota

Po stworzeniu listy (backlogu) zadań w oparciu o estymację oraz szczegółowego planu wdrożenia, przystąpiliśmy do stworzenia procesu dla pierwszego robota.

W ramach tej fazy opracowana została przez nas również kompletna dokumentacja projektu (Solution Design Document).

4.4. Faza testów akceptacyjnych

Przeprowadzone w środowisku klienta testy akceptacyjne w pełni potwierdziły założenia przyjęte przez nas na etapie identyfikacji i oceny procesu. Po pozytywnej weryfikacji bot został przeniesiony do środowiska produkcyjnego.

4.5. Uruchomienie

Wdrożony bot RPA pomaga pracownikom back office realizować proces ustalania ceny końcowej produktów i jej publikacji w kanałach sprzedaży. Jednocześnie bot zapewnia dalszy potencjał do wdrażania kolejnych automatyzacji procesów back office w przyszłości.

Po wdrożeniu zapewniamy firmie Westwing wsparcie techniczne, aby zagwarantować poprawne funkcjonowanie automatyzacji.

5. Efekty wdrożenia

Najważniejsze efekty automatyzacji, widoczne od pierwszego dnia działania bota są następujące:

• proces wykonywany przez człowieka nawet kilkadziesiąt razy dziennie zajmował między 5-10 minut, dzięki automatyzacji udało się skrócić go do 3 minut. Ponadto czas oczekiwania zespołu sprzedaży na realizację zadania skrócił się z kilku godzin do kilku minut.
• proces może być realizowany w tym momencie przez 24h/7 dni w tygodniu.
• wdrożenie RPA pozytywnie wpływa na proces strukturyzowania i układania danych w innych obszarach firmy.
• robot "wymusza" na zespole Westwing bardzo pożądany proces continues improvement - na podstawie wyjątków zgłaszanych przez robota zespół otrzymuje rekomendacje na temat poprawy danych wejściowych, które następnie wdraża, co z kolei zwiększa skuteczność pracy robota.

Wdrożony robot w przyszłości może być przydzielany do kolejnych procesów, które będą automatyzowane w dalszej kolejności. Pipeline takich procesów jest na bieżąco tworzony, tak aby Westwing mógł jak najszybciej wykorzystać pełen potencjał robota.

Sprawdź czy Ty również mógłbyś zatrudnić wirtualnego pracownika.

Jeśli chciałbyś zweryfikować czy w twoim e-commerce zastosowanie automatyzacji procesów biznesowych pozwoli osiągnąć znaczne korzyści, umów się z nami na bezpłatną, 30 minutową konsultację.

Po wypełnieniu formularza zaplanujemy rozmowę w dogodnym dla Ciebie terminie, w czasie której nasz konsultant oceni, które technologie przyniosą największe korzyści w obszarze rozwoju i standaryzacji procesów w Twojej firmie.