Wdrożenie systemu do obsługi planów długoterminowych w E.ON

O firmie E.ON

E.ON jest jednym z największych dostawców energii, infrastruktury energetycznej i innowacyjnych rozwiązań dla klientów w Europie. Z siedzibą w Essen w Niemczech i 72 tysiącami pracowników, grupa obsługuje ponad 51 milionów klientów na całym świecie, dostarczając i administrując ponad 1,6 miliona kilometrów sieci energetycznych.

Jako firma zaangażowana w dekarbonizację i zrównoważony rozwój, E.ON napędza transformację energetyczną w Europie dzięki ponad 900 tysiącom elektrowni wykorzystujących energię odnawialną i zobowiązuje się do osiągnięcia neutralności klimatycznej do 2040 roku.

Innowacyjne rozwiązania grupy, takie jak inteligentne elektrownie i sieci dystrybucyjne w połączeniu z cyfryzacją procesów, pozwalają konsumentom cieszyć się korzyściami płynącymi z energii elektrycznej i czystej energii.

Czynniki wpływające na potrzebę przejścia na profesjonalne oprogramowanie LTI

Jednym z głównych założeń strategii E.ON jest pełna cyfryzacja, automatyzacja i standaryzacja całego systemu, w tym sieci, produktów, interfejsów klienta i procesów wewnętrznych. W ramach procesów wewnętrznych taką potrzebą stało się obliczanie i administrowanie bonusami długoterminowymi za pomocą nowoczesnego oprogramowania.

Przed zakupem oprogramowania Beqom i nawiązaniem współpracy z GGS w celu jego wdrożenia, E.ON przetwarzał wszystkie obliczenia i zarządzał danymi za pomocą arkuszy Excel. Biorąc pod uwagę skalę i złożoność firmy, z około 400 obecnymi menedżerami oraz 1600 kolejnymi potencjalnymi, którzy dołączą do programu po zbliżającej się fuzji z Innogy, a także chęć otwarcia programu dla szerszej publiczności, zadanie to stało się po prostu niemożliwe do wykonania.

Długoterminowe plany motywacyjne, powszechnie znane jako LTIP, są formą odroczonego wynagrodzenia zmiennego opartego na wynikach. Obliczenia LTIP są dość skomplikowane. Aby uzyskać odpowiednią kwotę, należy wziąć pod uwagę szereg czynników, takich jak:

• zdarzenia nabycia uprawnień,
• kluczowe wskaźniki wydajności (KPI),
• okresy zapadalności,
• daty wypłaty lub przepadku,
• śledzenie akcji,
• konwersja akcji fantomowych na gotówkę.

Każdy z tych elementów jest inny dla każdego uczestnika programu.

Dodatkowo, E.ON, jako firma międzynarodowa, musiała zarządzać wypłatami w różnych walutach i z różnymi potrąceniami podatkowymi. Ręczne śledzenie wszystkich tych wskaźników i zmiennych w Excelu wymagało od E.ON nie tylko wykorzystania znacznej siły roboczej do wykonywania powtarzalnych zadań, ale było również podatne na błędy i pominięcia. Stało się to po prostu zbyt trudne.

Co więcej, przy tak dużej liczbie pracowników uczestniczących w planach LTI, E.ON potrzebował digitalizacji i uporządkowania całej dokumentacji. W przypadku arkuszy Excel trudno było również przedstawić informacje każdemu odbiorcy w spójny sposób i w jednym miejscu. Jako firma zaangażowana w cyfryzację i najnowocześniejsze rozwiązania, E.ON postanowił zastąpić przestarzały system i zapewnić odbiorcom LTI i zespołom zarządzającym doskonałą obsługę klienta w postaci spersonalizowanych pulpitów nawigacyjnych z hierarchicznym dostępem, przejrzystością i eliminacją błędów wynikających z ręcznych obliczeń.

Zaśmiecone Excele z danymi przechowywanymi w pośpiechu stanowiły również poważne zagrożenie w przypadku audytu. Możliwość zapewnienia wyraźnej ścieżki audytu dla firmy tej wielkości była jedną z najpilniejszych potrzeb przejścia na nowoczesne, bezpieczne oprogramowanie.

Nasz zespół wdrożeniowy, po zidentyfikowaniu wszystkich wyżej wymienionych potrzeb, rozpoczął przejście na profesjonalne oprogramowanie Beqom do zarządzania LTI. Nowa platforma spełniła wszystkie wymagania i umożliwiła współpracę online, wspólny dostęp, ścieżkę audytu i bezpieczeństwo, a także nowoczesne doświadczenie dla interesariuszy projektu. Był to po prostu konieczny wybór na drodze E.ON do pełnej cyfryzacji poprzez aktualizację technologiczną procesów HR i zarządzania wynagrodzeniami.

Identyfikacja wyzwań

Po zapoznaniu się z materiałami przygotowanymi przez klienta, wielogodzinnych sesjach odkrywczych i wizytach na miejscu, architekci rozwiązań GGS i konsultanci uzyskali pełną świadomość potrzeb i wyzwań związanych z projektem.

Jest to kluczowy krok w każdym przedsięwzięciu związanym z wdrażaniem oprogramowania na dużą skalę. Nasz zespół zawsze upewnia się, że obie strony w pełni rozumieją kompleksowy obraz, a także najdrobniejsze szczegóły i wyzwania związane z nadchodzącym przejściem.

W związku z tym zidentyfikowaliśmy następujące wyzwania związane z projektem wdrożeniowym w firmie E.ON:

1. Przejęcie i fuzja dużego przedsiębiorstwa

W czasie, gdy GGS rozpoczął prace nad wdrożeniem nowego oprogramowania do LTI - Beqom, dowiedzieliśmy się o zbliżającym się przejęciu Innogy przez E.ON. Ta firma użyteczności publicznej zatrudniająca ponad 42 000 osób, w tym 1600 uczestników LTIP, posiadała własne unikalne plany wynagrodzeń i specyficzne sposoby zarządzania nimi.

Aby wdrożyć takiego giganta w trakcie już rozwijającego się projektu, zespół GGS musiał upewnić się, że wszystkie dane i programy są kompatybilne. Dlatego też transformacja w E.ON z jednoczesnym włączeniem Innogy do projektu sprawiło, że cały proces był znacznie bardziej wymagający i wymagał ciągłej rozmowy między trzema podmiotami.

2. Czyszczenie i zarządzanie danymi

Dane przechowywane przez E.ON w arkuszach Excel do tego momentu nie były gotowe do przeniesienia do oprogramowania LTIP. Wcześniej wszystkie plany musiały zostać ponownie ocenione, a nieaktualne dane zaktualizowane.

Ponadto E.ON musiał zidentyfikować i naprawić wszystkie błędy oraz uporządkować i pogrupować oczyszczone już dane w klastry. Wszystko to wymagało znacznego nakładu pracy zarówno ze strony E.ON, jak i zespołu wdrożeniowego GGS.

3. Skomplikowane obliczenia LTIP

Skonfigurowaliśmy i uruchomiliśmy oprogramowanie Beqom z uwzględnieniem zawiłości związanych z projektowaniem i zarządzaniem LTIP.

Obejmowało to obliczenia skomplikowanych wskaźników KPI dla każdego odbiorcy, bieżące śledzenie wirtualnych akcji na giełdzie (tzw. akcje "fantomowe"), zatwierdzanie uprawnień, alokacje i obliczanie rozliczeń międzyokresowych, prognozowanie przyszłych kosztów oraz jednoczesne raportowanie zarówno do menedżerów, jak i odbiorców, by wymienić tylko kilka z nich.

Wszystkie dane i ich zmiany musiały być również łatwo śledzone dla celów audytu wewnętrznego i zewnętrznego.

4. Duża widoczność projektu w organizacji

Przejście na w pełni zdigitalizowane, najnowocześniejsze oprogramowanie LTIP było głośnym projektem w E.ON z dwóch powodów.

Po pierwsze, sukces lub porażka wdrożenia stawiała na szali pozycję lidera firmy w dziedzinie transformacji cyfrowej w całej Europie. Osiągnięcie zobowiązania E.ON do ochrony środowiska poprzez wydajne i oszczędne zarządzanie zasobami, w tym redukcję zużycia papieru i energii, a także stworzenie środowiska przyjaznego pracownikom w postaci redukcji pracy fizycznej zależało od pomyślnej realizacji tego projektu.

Po drugie, transformacja dotknęła praktycznie każdy z działów E.ON i Innogy, ponieważ łączna liczba osób powiadomionych o zmianie, przekroczyła 2000 osób, w tym kierownictwo najwyższego szczebla. Ponadto wielu menedżerów i pracowników HR, którzy do tej pory zarządzali LTIP w staromodny sposób, musiało zostać przygotowanych do działania w nowym systemie i współpracy z zespołem wsparcia GGS.

Rozwiązanie

Po zidentyfikowaniu wyzwań projektu byliśmy w stanie zaproponować odpowiednie rozwiązania. Nasz zespół kontynuował stałą komunikację z E.ON i Innogy, upewniając się, że propozycje są dobrze zrozumiane, zaakceptowane, a szczegóły wdrożenia dopracowane. Testerzy w GGS potwierdzili, że wszystkie aplikacje i programy działają.

Oto, jak przebiegał ten proces:

Wdrożenie oprogramowania Beqom

Współpracowaliśmy z E.ON nad wdrożeniem i przyjęciem opartej na chmurze platformy beqom do administrowania wszystkimi planami LTI.

Dzięki oprogramowaniu, E.ON jest teraz w stanie śledzić odroczone premie w postaci różnych instrumentów, takich jak akcje, udziały lub opcje w wielu profilach, śledzić wskaźniki KPI i okresy nabywania uprawnień (lata po przyznaniu nagrody), ustawiać wskaźniki wydajności i monitorować kwalifikowalność, alokacje i zatwierdzenia.

Co więcej, wybory walutowe i potrącenia podatkowe w odniesieniu do różnych krajów wymagają minimalnego nakładu pracy i nie są już podatne na pomyłki.

Przestarzałym i podatnym na błędy arkusze Excela odchodzą do lamusa, a E.ON powraca na ścieżkę cyfrowej transformacji!

Panele menadżerskie

Dzięki możliwościom oprogramowania Beqom, zespół GGS stworzył niestandardowy system pulpitu nawigacyjnego dla E.ON.

W ten sposób każdy ma teraz dostęp do spersonalizowanego pulpitu LTI, gdzie może znaleźć wszystkie informacje dotyczące nagrody w jednym miejscu. Nowoczesny, usprawniony wygląd platformy w połączeniu z łatwością nawigacji i przejrzystością znacznie poprawiają komfort użytkowania.

- Azure-based cloud solution

GGS proposed E.ON to implement the Azure-based cloud solution, powered by beqom, in order to easily manage access to the profiles with respect to seniority hierarchy. Additionally, the employees responsible for managing the LTIs are able to govern the grants, grant accruals, and track the forecasts.

The solution also supplies accurate foolproof calculations and hassle-free LTI reporting with detailed deferred bonus statements. In fact, now the information needed for audits is reliable and available within minutes!

And the all the grant letters and reports are prepared in advance.

- Flexible approach and ownership

Our architects and consultants advocated the idea of treating this solution as a tool that is flexible.

We explained how it can evolve with the company and adapt to dynamic circumstances and satisfy the changing needs. With proper preparation, a proactive attitude, and clearly outlined requirements, E.ON is now able to take ownership of the end product and administer the LTIPs, issue new grants, schedule the payouts and comfortably adjust the plans on the case by case basis.

All that with minimal but continued support from GGS’s side. And if the situation requires, our GGS support team and maintenance specialists are available to provide functional help (where to find such and such thing, how to set something up, etc.), debugging, and anything else, on the excellent service level any time!

- Agile Team and Scrum Project Management

At GGS, we believe in efficient project management.

Drawing upon the most current but dependable practices in the field, we kept in touch with E.ON on a sprint by sprint basis, making sure we deliver a valued product and exceptional service.

As avid practitioners of the Agile methodology, we leveraged collaboration, constant focus on business value, and attention to service quality to anticipate our client’s needs and exceed their expectations.

Achievement: Arriving at Success

Our GGS team’s dedicated effort and excellent communication skills as well as outstanding cooperation on E.ON and Innogy’s sides result in the project’s success!

Thanks to mutual effort, we made the transition as smooth as possible, even in the face of E.ON’s acquisition of Innogy. We cannot emphasize enough the importance of the partnership we have built with the E.ON and Innogy’s proactive Comp & Ben Executives, who, aware of the project’s high visibility, treated it as the top priority.

Thanks to that outstanding partnership and the implementation of the professional LTI beqom software we’re proud to share the following results:

• we saved 450 hours of manual work per year
• the end-user customer experience increased by whopping 200%,
• we increased the LTI administrators’ satisfaction by 35%,
• we reduced Comp & Ben department’s stress by 20%,
• the risk of inaccurate grants, payouts, accruals, and other errors dropped by 20%,
• we achieved 9/10 in overall satisfaction rating for the new LTI software as per surveyed E.ON and Innogy individuals,
• most importantly we accomplished E.ON’s strategic goal: the full digitalization of Comp & Ben department.

Here at GGS, we are proud that this 6-month journey we undertook with E.ON culminated in concrete and measurable effects.

The company not only achieved its strategic goal on the road to becoming the leader of progressive transformation but also significantly increased employee satisfaction both in the case of LTI recipients and admins responsible for LTIPs’ management. Equally importantly, E.ON doesn’t have to fear security breaches or audits-gone-wrong anymore. Now the calculations are done automatically, precisely, and securely.

This can also be your story! Schedule a consultation with GGS and learn about the benefits LTI software can bring to your particular company.