Wdrożenie Robotic Process Automation w firmie Flokk

O Flokk

Flokk jest liderem na europejskim rynku projektowania, rozwoju i produkcji mebli do pracy. W ramach grupy znaleźć można marki takie jak HÅG, RH, Giroflex, BMA, Offecct, RBM, Profim, 9to5 Seating czy Malmstolen. Grupa zatrudnia ponad 1800 pracowników i dostarcza swoje produkty do klientów z ponad 80 państw na świecie. Siedziba Flokk znajduje sie w Oslo, a ich zakłady produkcyjne znajdują się w Norwegii, Szwecji, Polsce oraz USA.

W naszym kraju Flokk działa w Turku, w środkowej Polsce. Produkowane są tam artykuły marki Profim - meble, które dzięki swojemu dopracowaniu, trwałości i funkcjonalności są niezbędnym i ulubionym elementem przestrzeni do pracy.

Potrzeba biznesowa

Analizując efektywność biznesową, zespół Flokk dostrzegł, że niektóre procesy, w ramach działu obsługi klienta, są bardzo czasochłonne, realizowane w dużej skali oraz przez dużą część zespołu. Jednocześnie procesy biznesowe realizowane w ramach zespołu obsługi klienta są na tyle dojrzałe, że nie było miejsca na kolejne usprawnienia z perspektywy manualnej realizacji tych operacji. Z tego powodu zespół zaczął zastanawiać się w jaki sposób można zwiększyć efektywność realizowanych procesów.

Jednym z rozważanych rozwiązań było wykorzystanie robotów programowych, które wsparłyby realizację procesów. Jednocześnie zasadność takiego podejścia została potwierdzona przez zrealizowane wcześniej wdrożenie pilotażowe, które potwierdziło, że technologia RPA z sukcesem może realizować procesy w firmie Flokk.

GGS IT Consulting został poproszony o wsparcie w analizie oraz zautomatyzowaniu procesu z wykorzystaniem technologii RPA.

Wyzwanie

Procesem, który jako pierwszy został wybrany do robotyzacji, był proces potwierdzania daty realizacji zamówień i przesyłanie owych potwierdzeń do klientów Flokk.

Proces ten polega na przygotowaniu terminu realizacji zamówienia, bazując na wewnętrznych procedurach i danych przedstawionych przez dział planowania produkcji. Następnie przygotowane potwierdzenie musi zostać wysłane do klienta w ściśle ustalonym terminie.

Powyższe zadania były realizowany przez 30-osobowy zespół. Każda z nich codziennie potwierdzała od kilku do kilkunastu zamówień, co zgodnie z wstępnymi szacunkami przekładało się na pracochłonność na poziomie 7200h rocznie.

Zaproponowane rozwiązanie

Na samym początku, bazując na naszych doświadczeniach, zaproponowaliśmy zespołowi Flokk klasyczne pięcioetapowe podejście implementacyjne.

Zrealizowane przez nas, w ramach poszczególnych faz implementacji, działania obejmowały:

1. Identyfikację procesu

Zespół Flokk dzięki dużemu doświadczeniu i wiedzy zdobytej podczas wdrożenia pilotażowego, był w stanie samodzielnie, wstępnie zidentyfikować proces, który miał zostać poddany automatyzacji i był to właśnie opisany wcześniej proces potwierdzania terminów zamówień.

2. Ocena procesu

W ramach pracy z managerem Zespołu Obsługi Klienta oraz specjalnie oddelegowanym specjalistą, przeprowadziliśmy głęboką analizę procesu. Polegała ona przede wszystkim na tym, aby zespół GGS odpowiedzialny za automatyzacje, zrozumiał założenia biznesowe, kroki realizowane w przebiegu oraz narzędzia informatyczne wykorzystywane do realizacji tego procesu.

Ocena była zrealizowana poprzez serię warsztatów online, podczas których wspólnie z zespołem Flokk przechodziliśmy przez poszczególne kroki wykonywane przez człowieka, zapoznając się z systemem ERP, w którym realizowany jest proces, oraz identyfikując potencjalne wyjątki, które mogą wystąpić podczas egzekucji procesu przez robota.

Rezultatem tego etapu była dokumentacja całego procesu oraz założeń dla robota, która po zatwierdzeniu przez Flokk była podstawą do dalszych prac.

Na tym etapie potwierdziliśmy też technologię RPA, która zostanie wykorzystana do automatyzacji procesu.

Flokk w wielu swoich obszarach bazuje na rozwiązaniach Microsoft. Podczas wdrożenia pilotażowego potwierdziliśmy, że najbardziej korzystnym wyborem dla firmy będzie wykorzystanie Microsoft PowerAutomate. Ponadto, ocena procesu potwierdziła wcześniejsze założenia i dlatego proces został zautomatyzowany z wykorzystaniem rozwiązania RPA właśnie od firmy Microsoft.

3. Budowa robota

Po zaakceptowaniu przez Flokk koncepcji zaproponowanej w poprzednim kroku, przystąpiliśmy do szczegółowego planowania pracy oraz programowania robota zgodnie z wcześniej przygotowanymi estymacjami.

Rezultatem tego etapu było powstanie robota realizującego założenia procesu w ramach środowiska testowego klienta.

4. Faza testów akceptacyjnych

Po stworzeniu robota przystąpiliśmy do testów akceptacyjnych (UAT - User Acceptance Testing).

Polegały one na kontrolowanym uruchamianiu robota na danych testowych, przy jednoczesnym monitorowaniu przez specjalistę Flokk poprawności realizacji zadań, które wykonywał robot.

Testy akceptacyjne pomagają zidentyfikować wyjątki, które mogą pojawić się podczas pracy robota, zanim ten zacznie działać w środowisku produkcyjnym. Tak taż było w tym przypadku. Dzięki testom UAT zidentyfikowaliśmy sytuacje, które należy poprawić zanim robot zostanie przekazany do działania produkcyjnego.

5. Uruchomienie produkcyjne

Uruchomienie produkcyjne zostało podzielone na kilka etapów.

W pierwszym z nich robot zaczął obsługiwać potwierdzanie zamówień tylko dla jednej osoby. Po upewnieniu się, że proces jest realizowany poprawnie, w kolejnych etapach sukcesywnie dołączaliśmy pozostałych członków zespołu, finalnie osiągając wcześniej zaplanowaną skalę.

Efekty wdrożenia

Efekty wdrożenia przełożyły się na realne oszczędności, które można policzyć i zmierzyć, ale także takie, które pojawiły się jako pozytywny sutek uboczny.

Można do nich zaliczyć:

• ponad 80% współczynnik automatyzacji - co oznacza, że na 100 zadań ponad 80 z nich jest realizowane automatycznie,
• około 5400 godzin rocznie zaoszczędzonych przez Zespół Obsługi Klienta Flokk,
• uniezależnienie realizacji procesu od obecności zespołu - proces może działać przez 365 dni w roku zgodnie z ustalonym harmonogramem,
• systemowa poprawa jakości procesu na poziomie logicznym i wyeliminowanie części wyjątków w procesie.

Sprawdź czy Ty również mógłbyś zatrudnić wirtualnego pracownika.

Jeśli chciałbyś zweryfikować czy w Twojej firmie zastosowanie automatyzacji procesów biznesowych pozwoli osiągnąć znaczne korzyści, umów się z nami na bezpłatną, 30 minutową konsultację.

Po wypełnieniu formularza zaplanujemy rozmowę w dogodnym dla Ciebie terminie, w czasie której nasz konsultant oceni, które technologie przyniosą największe korzyści w obszarze rozwoju i standaryzacji procesów w Twojej firmie.