Dlaczego robotyzacja procesów sprawdza się w finansach i księgowości?

Operacje finansowe i księgowe są w dużym stopniu oparte o reguły, bardzo manualne i właściwie w całości realizowane w systemach informatycznych. To czyni je idealnymi kandydatami do ich automatyzacji. Potwierdza to raport McKinsey z 2019 roku, pokazujący obszary firmy i ich potencjał w kontekście automatyzacji procesów biznesowych:

Źródło https://www.mckinsey.com

Które procesy w finansach i księgowości mogą być automatyzowane?

1. Rozliczanie zobowiązań

Prowadzenie rozliczeń z dostawcami jest procesem, który nadaje się do automatyzacji dlatego, że opiera się o powtarzalne czynności. Są one związane z całą ścieżką faktury od jej weryfikacji, przez wprowadzenie do systemu i płatności. Są to zadania, takie jak:

• Pobranie faktur przesłanych elektronicznie lub (wciąż jeszcze) w formie papierowej;
• Odczytywanie danych z faktur;
• Ręczne lub półautomatyczne (jeśli wykorzystujemy system workflow) przepisywanie danych do systemu finansowo-księgowego, np. SAP;
• Walidacja poprawności danych na dokumencie;
• Procesowanie płatności zgodnie z ustalonymi warunkami.

2. Rozliczanie należności

Z punktu widzenia automatyzacji procesów biznesowych rozliczanie należności jest zbliżone do rozliczania zobowiązań. Tutaj jednak pojawiają się zadania, takie jak:

• Wygenerowanie faktury w systemie ERP;
• Wysyłka faktury do kontrahenta;
• Weryfikacja płatności;
• Ewentualna windykacja należności w razie braku zapłaty, w tym wysłanie wezwań do zapłaty.

3. Księgowanie na kontach i uzgadnianie sald

Ten proces również jest powtarzalny i oparty o konkretne reguły. W dzisiejszych czasach może jednak opierać się o różne kroki, które mogą być trudne do wyspecyfikowania, ze względu na dwa obszary:

• Systemy finansowo księgowe mogą realizować je w inny, ale wciąż powtarzalny sposób. Na przykład transakcje księgowe w SAP wyglądają zupełnie inaczej, niż te realizowane w Microsoft AX czy IFS. Mimo to wciąż realizują dokładnie to samo zadanie. W samym SAP istnieje kilkadziesiąt różnych transakcji dopasowanych do specyfiki prowadzonej działalności i sposobów księgowania;
• W różnych branżach, ze względu na skomplikowane przepisy prawne, kroki związane z uzgodnieniami na kontach mogą się różnić.

Uzgodnienia kont to proces, który w dużej mierze opiera się o dane z różnych miejsc, jak pliki pdf, arkusze kalkulacyjne, faktury i inne podobne dokumenty. Narzędzia RPA (Robotic Process Automation) mogą to ułatwić dlatego, że doskonale rodzą sobie z wyszukiwaniem, pobieraniem i dopasowywaniem danych.

W procesie księgowania można zaleźć następujące zadania:

• Wprowadzanie danych do systemu ERP lub pośrednich narzędzi;
• Opisywanie wprowadzanych danych przez dodanie informacji, np. o numerze zamówienie czy miejscu powstania kosztu (MPK);
• Wprowadzenie elektronicznej formy dokumentu do systemu;
• Pobieranie lub dostarczanie informacji do innych systemów, np. kadrowo płacowego.

4. Bilanse zamknięcia

Któż z nas nie słyszał o ciężkich zamknięciach miesiąca, kwartału czy roku? Zdarza się, że księgowi pracują wtedy do późna w nocy. RPA może pomóc ustrukturyzować proces i wykonać jego część manualną.

Zamknięcia finansowe są procesami, które w dużej mierze zależą od tego, w jaki sposób są realizowane wcześniejsze procesy. Zawsze jednak jest to pewna sekwencja kroków. Można powiedzieć, że jest to po prostu lista zadań, która powtarza się przy każdym zamknięciu. Co więcej, zadania realizowane w tego rodzaju procesach są powtarzalne i realizowane właśnie pewnego rodzaju checklistą. Dlatego doskonale nadają się do automatyzacji z wykorzystaniem RPA.

5. Automatyzacja raportów

Do prowadzenia finansów i księgowości potrzebne są dane. Wraz z rozwojem technologii, ilości źródeł danych w firmach drastycznie się zwiększają. Bardzo często dane znajdują się w wielu różnych systemach. Szczególne znaczenie ma to dla controllingu i przygotowania raportów finansowych.

Automatyzacja takiego procesu biznesowego jest niezwykle prosta, ponieważ wystarczy nauczyć robota, jakie dane i z jakiego systemu ma probrać, jak te dane ma połączyć oraz do kogo i w jaki sposób ma je przekazać. Robot takie przygotowane raporty może codziennie wysyłać mailem do dyrektora finansowego.

5. Weryfikacja i wprowadzanie dostawców

W automatyzacji procesów finansowo-księgowych chodzi o obróbkę danych.

Obserwując współczesne procesy księgowe można stwierdzić, że coraz więcej w nich działań okołoksięgowych, a coraz mniej stricte księgowania. Wynika to z coraz większej ilości danych, które docierają do działów finansowo-księgowych, które muszą zostać wprowadzone i obrobione.

Właśnie dlatego roboty sprawdzają się doskonale w tym obszarze przedsiębiorstwa. Pomagają pobierać, wprowadzać i obrabiać dane po to, aby księgowi mieli czas wykorzystywać swoją kierunkową i specjalistyczną wiedzę.

Po co automatyzować księgowość i finanse?

Do automatyzacji procesów biznesowych w obszarze finansów i księgowości z wykorzystaniem RPA można podejść na kilka sposobów:

1. Spójność i poprawność danych - roboty nie popełniają ludzkich błędów. Dlatego w procesach, w których mamy do czynienia z dużą ilością przenoszonych i obrabianych danych roboty mogą zapewnić redukcję pomyłek.
2. Oszczędność czasu - czynności związane z wprowadzaniem i obróbką danych są czasochłonne i realizowane zazwyczaj w dużej skali. Roboty są w stanie realizować tego typu operacje znacznie szybciej niż ludzie.
3. Ciągłość działania - roboty mogą wykonywać swoją pracę 24 godziny 7 dni w tygodniu. Dzięki temu można zapewnić ciągłość realizacji kluczowych procesów.

Jak sprawdzić, czy moja firma jest gotowa na automatyzację procesów finansowo-księgowych?

W pierwszym kroku należy określić, jakie cele ma realizować wdrożenie RPA (czy ma to być po prostu oszczędność, czy może zapewnienie ciągłości dla procesu). Potem należy zastanowić się, czy nasze procesy są na tyle dojrzałe i strukturyzowane, aby można było je automatyzować. Jeśli tak jest, można przystąpić do wyszukiwania identyfikacji procesów - kandydatów do robotyzacji. Więcej o wyszukiwaniu pierwszego procesu dla RPA znajduje się TUTAJ.

Powyższe czynności można wykonywać samodzielnie lub szukać partnera, który ma doświadczenie z pogranicza biznesu i technologii i może pomóc ocenić procesy finansowo-księgowe.

Bezpłata konsultacja

W GGS IT Consulting zauważamy, że pierwsze kroki związane z identyfikacją potencjału dla RPA bywają trudne dla wielu firm, szczególnie w SMB. Dlatego przygotowaliśmy bezpłatną 30-minutową konsultację w tym obszarze.

Jest to niezobowiązująca rozmowa, podczas której nasz konsultant będzie w stanie podpowiedzieć, czy robotyzacja w Twojej organizacji ma sens i jakie kroki podjąć, aby odpowiednio układać procesy związane z finansami i księgowością.

Na bezpłatną konsultację możesz umówić się TUTAJ.