Czym jest proces biznesowy?

Zanim odpowiemy na pytanie, czym jest robotyzacja procesów biznesowych, warto najpierw zrozumieć, czym jest sam proces biznesowy. Proces biznesowy to seria powiązanych ze sobą czynności i zadań, wykonywanych w określonej kolejności, według określonych reguł i struktury. Ich realizacja służy określonemu celowi i ma prowadzić do wyznaczonego efektu.

American Productivity Quality Center, organizacja specjalizująca się w dziedzinie benchmarkingu, projektowaniu standardów i doskonaleniu wydajności, wyróżnia dwie grupy procesów biznesowych. Są nimi procesy operacyjne - kluczowe w działaniu przedsiębiorstwa oraz procesy wspomagające, które wspierają działanie tych pierwszych.

Do procesów operacyjnych zaliczamy:

• opracowanie wizji i strategii firmy,
• rozwój i zarządzanie produktami i usługami,
• marketing i sprzedaż produktów i usług,
• zaopatrzenie,
• realizację i dostawę produktów i usług,
• oraz zarządzanie obsługą klienta.

Wśród procesów wspomagających wyróżniamy:

• organizację i zarządzanie kapitałem ludzkim,
• zarządzanie technologią informatyczną,
• zarządzanie zasobami finansowymi,
• zarządzanie mieniem, ochroną środowiska oraz bezpieczeństwem pracy,
• zarządzanie relacjami zewnętrznymi
• oraz doskonalenie wiedzy.

Część z wyżej wymienionych procesów składa się z powtarzalnych zadań, które są dobrze zdefiniowane i oparte na określonych regułach, dzięki czemu są podatne na robotyzację procesów biznesowych, a większość z nich istnieje w przedsiębiorstwach niezależnie od branży. Wyznacznikiem będzie tutaj częstotliwość wykonywania danego procesu. Dla przykładu robotyzacja procesów sprzedaży nie będzie odpowiednia dla firmy robiącej kilka dużych transakcji w ciągu roku, natomiast firmie odbywającej ich tysiące prawdopodobnie przyniesie bardzo duży zwrot z inwestycji. Takich przykładów jak automatyczne rozliczenie zleceń produkcyjnych czy automatyczne wystawianie dokumentów można wymieniać w nieskończoność. Dlatego odsyłam Cię do naszego artykułu, w którym prezentujemy 10 procesów biznesowych, które możesz zrobotyzować wykorzystując RPA.

Co oznacza robotyzacja procesów biznesowych

Robotyzacja procesów biznesowych to jeden z rodzajów automatyzacji procesów. Odbywa się dzięki zastosowaniu bota, zaprojektowanego na potrzeby danego procesu. Jego zadaniem jest wykonywanie powtarzalnych, rutynowych czynności na komputerze, które dotychczas robił człowiek.

Odpowiednio stworzone roboty są w stanie działać pomiędzy wieloma aplikacjami, wykonywać obliczenia oraz podejmować ustalone decyzje, znacząco skracając czas poświęcany na dane procesy biznesowe.

W konsekwencji uwalniamy pracowników od monotonnych czynności i pozwalamy im skoncentrować się na obszarach działalności przedsiębiorstwa, które wymagają kreatywności i pracy twórczej.

Robotyzacja procesów biznesowych jest stosowana w wielu branżach, od IT, finansów i handlu, przez telekomunikację, administrację biurową, logistykę, po produkcję i turystykę.

Prostym przykładem, dobrze ilustrującym działanie RPA jest: odczytywanie faktur, następnie wprowadzanie odczytanych danych do arkusza Excel i na koniec automatyczne informowanie użytkowników z podsumowaniem tego procesu na dany dzień.

Czym jest robotic proces automation (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) zyskuje ogromną popularność w przedsiębiorstwach, ponieważ pozwala zadania wykonywane przez pracowników wiele godzin skrócić do automatycznych procesów trwających wielokrotnie krócej.

Czym jednak dokładnie jest RPA? To narzędzia służące do budowy botów programowych wykorzystywanych do automatyzacji działań. RPA działa na poziomie interfejsu użytkownika (GIU) naśladując pracę człowieka. Automatyzacja odbywa się za pomocą dedykowanych botów programowych, które zaprogramowane na wykonanie określonych zadań, według wcześniej zapisanych w programie komputerowym reguł i poleceń, zastępują pracę człowieka i wykonują powtarzalne, seryjne działania.

Możliwości RPA są nieograniczone, coraz częściej wykorzystują też elementy sztucznej inteligencji, a przedsiębiorstwa wykorzystują roboty zarówno do automatyzacji zadań front-office, jak i back-office.

Roboty pomagają uzupełniać rejestry i dokumenty, mogą być wykorzystywane przy:

• wysyłaniu automatycznych powiadomień,
• uzupełnianiu kalendarzy,
• przenoszeniu danych między systemami,
• tworzeniu dokumentów,
• raportowaniu,
• controllingu,
• czy zapewnieniu zgodności danych.

Wdrożenie RPA wymaga przygotowania

Zanim zdecydujemy się botami zastąpić pracę człowieka, należy przeanalizować model rozwoju i obszary, w których robotyzacja pozwoli zoptymalizować koszty i czas pracy i przyniesie oczekiwane rezultaty biznesowe. Z technicznego punktu widzenia, wdrażanie RPA wymaga odpowiednich technologii i integracji systemów IT. To z kolei oznacza nakłady inwestycyjne. Dlatego zanim postawimy w firmie na robotyzację części zadań, należy przeanalizować koszty posiadania narzędzi RPA.

Zachęcamy do kontaktu z naszym konsultantem, aby dowiedzieć się, w jaki sposób podejść do robotyzacji procesów biznesowych - zarezerwuj bezpłatną, 30 minutową konsultację.

Jakie są korzyści z robotyzacji procesów biznesowych

Dzięki zautomatyzowaniu czynności, które są w firmie wykonywane schematycznie i cyklicznie, oszczędzamy nie tylko czas, ale również pieniądze. Wiele procesów biznesowych wymaga wykorzystania różnych aplikacji i systemów, dlatego zastosowanie RPA jest często najlepszym rozwiązaniem - roboty działające na poziomie interfejsu użytkownika nie wymagają dużych nakładów pracy programistycznej przy wdrożeniu.

Najczęściej dostrzegane korzyści, jakie niesie robotyzacja procesów biznesowych w firmie to:

• wzrost dokładności i prawie całkowite wyeliminowanie tzw. „błędu ludzkiego”,
• krótszy czas realizacji procesu i możliwość pracy 24h/7 dni w tygodniu,
• identyfikacja i likwidacja “wąskich gardeł” w procesach,
• uwolnienie zasobów ludzkich poprzez automatyzację powtarzalnych zadań,
• możliwość przetwarzania dużej ilości danych i realizacji licznych procesów jednocześnie,
• redukcja kosztów, zwrot z inwestycji obserwowany już po kilku miesiącach od wdrożenia,
• podniesienie wydajności bez konieczności zmian w systemach IT,
• większa kontrola, dzięki możliwość zaplanowania i monitorowania każdego kroku realizowanego przez roboty,
• ograniczone wymagania techniczne, duża elastyczność w konfiguracji bez umiejętności programistycznych.

Geneza robotic process automation (RPA)

Eksperci branży IT nie mają wątpliwości, że automatyzacja i robotyzacja procesów biznesowych zrewolucjonizuje nie tylko rynek pracy, ale całą gospodarkę. Aby jednak zrozumieć mechanizmy automatyzacji procesów biznesowych, warto przyjrzeć się początkom RPA.

Gdyby szukać pierwszych haseł odnoszących się do automatyzacji procesów biznesowych, należałoby sięgnąć aż do lat 20-tych XX w., gdy pojawił się termin „workflow automation” - przepływ pracy, rozumiany jako przepływ informacji między pracownikami, działami zaangażowanymi w proces biznesowy. 30 lat później, w latach 50 -tych pojawiły się pojęcia „sztucznej inteligencji” (1956 r., artificial intelligence) jako zdolności systemów komputerowych do wykonywania zadań człowieka bez jego nadzoru oraz „uczenia maszynowego” (machine learning) jako praktycznego wdrażania oprogramowania i algorytmów wykorzystywanych w obszarze sztucznej inteligencji.

Robotic Process Automation miał swoje początki obszarze biznesu i technologii w latach 90-tych XX w. To właśnie wtedy pojawił się program „screen scraper” (dosłownie zeskrobywanie z ekranu), który umożliwia skanowanie baz danych, danych statystycznych z programów, stron internetowych i dokumentów w celu wyodrębnienia potrzebnych informacji. Był to duży krok w kierunku RPA. Kolejnym była automatyzacja przepływu pracy.

Pierwsze proste narzędzia RPA zostały wykorzystane do automatyzacji prostych, ale żmudnych działań manualnych, a przyczynkiem do tego było uświadomienie sobie, jak wiele czasu tracą pracownicy na wykonywaniu nudnych, powtarzalnych działań, które szybko ich dekoncentrują i demotywują prowadząc do błędów.

Pierwszą branżą, która postawiła na RPA był business outsourcing. Od tego czasu rynek RPA rozszerza się na kolejne branże, a ograniczone jeszcze pod koniec lat 90-tych możliwości RPA dziś czerpią coraz częściej i na większą skalę z dziedziny „artificial intelligence”. Wartość rynku RPA sięga dziś miliarda dolarów, a prognozy wskazują, że za pięć lat technologie automatyzacji mogą przekroczyć siedem miliardów dolarów. Także firmy, które inwestują w procesy automatyzacji mogą spać spokojnie zwrot z inwestycji w narzędzia RPA może sięgać od 30 do 200 proc. w pierwszym roku.

Zastanawiasz się, czy możesz zrobotyzować procesy w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, a podpowiemy czy to rozwiązanie może pomóc rozwijać się Twojej firmie.

Powiązane artykuły o robotyzacji procesów biznesowych

Zachęcamy do lektury naszych artykułów związanych z planowaniem i wdrażaniem robotyzacji procesów biznesowych w firmach:

Automatyzacja procesów biznesowych - finanse i księgowość

Automatyzacja procesów biznesowych w firmach budowlanych - sprawdź w jakich obszarach możesz zwiększyć efektywność back office

RPA Center of Excellence - czym jest i dlaczego warto je rozwijać?

Czym jest Robotic Process Automation? - Automation Talk #6