Co to jest RPA?

RPA, czyli Robotyzacja Procesów Biznesowych (ang. Robotic Process Automation), to nazwa oprogramowania komputerowego służącego do automatyzacji procesów biznesowych, czyli do wykonywania zadań na poziomie interfejsu użytkownika bez jego udziału. Mówiąc prościej, oznacza to, że wszystkie powtarzalne czynności, jakie wykonują Twoi pracownicy, mogą być realizowane automatycznie dzięki oprogramowaniu RPA.

Korzystając z narzędzi RPA, Twoja firma może skonfigurować oprogramowanie, zwane także “robotem programowym" i “zlecić” mu realizację żmudnych, powtarzalnych zadań, które do tej musiał wykonywać Twój pracownik. Czy “roboty” są często wykorzystywane w biznesie? Czy Robotyzacja Procesów Biznesowych jest powszechnie stosowana? Ponieważ oprogramowanie RPA pozwala zautomatyzować wszystkie monotonne czynności, takie jak np. przysłowiowe “ctrl+c, ctrl+v” oraz zadania realizowane w oparciu o zestaw powtarzalnych reguł, skutecznie usprawnia wiele procesów biznesowych. W jakich obszarach działalności firmy RPA znajduje praktycznie zastosowanie?

Przykłady najczęstszych zastosowań RPA:

• Proces weryfikacji klienta (ang. KYC - Know Your Customer, w języku polskim stosowane jest czasem nazewnictwo PSK - Poznaj Swojego Klienta)
• Proces realizacji zamówień klientów
• On-boarding nowych kontrahentów
• Przygotowywanie listy płac oraz inne procesy działu kadrowo-płacowego
• Pozyskiwanie danych
• Przesyłanie danych pomiędzy systemami i ich synchronizacja
• Tworzenie raportów
• Onboaridng i offboarding pracowników

Przykładów konkretnych zastosowań RPA w biznesie jest znacznie więcej. Należy pamiętać, że Robotic Process Automation wdraża się zawsze z myślą o konkretnych potrzebach biznesowych zarówno danej branży, jak i wybranego przedsiębiorstwa. Automatyzacja procesów biznesowych powstaje pod indywidualne zamówienie, co przekłada się na osiągnięcie przez firmy realnych korzyści.

Korzyści z wdrożenia RPA

RPA redukuje koszty zatrudnienia

Jedną z głównych korzyści wdrożenia oprogramowania RPA jest redukcja kosztów. Dzięki Robotyzacji Procesów Biznesowych przedsiębiorcy mogą zmniejszyć budżet na wynagrodzenia - zaoszczędzić setki godzin pracy pracowników poprzez zlecenie powtarzalnych zadań do wykonania “cyfrowym pracownikom”.

Narzędzia do automatyzacji, takie jak Robotic Process Automation, stały się coraz bardziej popularne i nie od dziś wspierają procesy biznesowe różnych przedsiębiorstw. Na przestrzeni lat technologia została tak zoptymalizowana, że wdrożenie i konfiguracja automatyzacji w firmie nie wymaga już dużych nakładów finansowych. Nawet przy ograniczonym budżecie dużo bardziej opłacalnym staje się “zatrudnienie robota” niż dodatkowych pracowników etatowych, którzy te same czynności wykonają z radykalnie niższą produktywnością.

Co więcej, jeśli pracownicy nie wykonują urozmaiconych zadań, tylko powtarzają te same, żmudne czynności, ich motywacja spada, stają się narażeni na chroniczny stres, co przyczynia się do powstania syndromu wypalenia zawodowego. To z kolei potrafi doprowadzić do rozwoju problemów ze zdrowiem psychicznym, a w konsekwencji do dłuższej nieobecności pracownika. Wykorzystanie RPA do wykonywania mało kreatywnych i monotonnych zadań może przełożyć się na wyższą produktywność pracowników, brak problemów z ich gotowością do świadczenia pracy, co dla firmy przełoży się na daleko idące oszczędności.

Case study: Bank o zasięgu globalnym

Jeden z wiodących banków o globalnym zasięgu wykorzystał technologię RPA do zautomatyzowania ponad połowy prac związanych z realizowaniem płatności przez dział Foreign Trade Finance.

Zanim zdecydowano się na automatyzację, procesy płacowe realizowali pracownicy korzystając z niestrukturalnych danych, tzn. takich, które nie były uporządkowane w architekturze danych i często nie miały zdefiniowanej, wspólnej lokalizacji. Co istotne, większość transakcji musiała być realizowana tego samego dnia, a z racji tego, że pracownicy korzystali z wielu różnych systemów, cały proces wydłużał się i był oparty o powtarzalne czynności. Dostrzeżono w tym potencjał do zastosowania RPA.

W wyniku wdrożenia robotyzacji połączonej z technologiami kognitywnymi bank zredukował liczbę pełnoetatowych pracowników potrzebnych w Foreign Trade Finance ze 110 do 47, zmniejszając tym samym budżet na wynagrodzenia dla tego działu o ponad 50%.

RPA zmniejsza margines błędu

Każde zadanie, które jest powierzone człowiekowi, będzie miało nieodłączny margines błędu. Pracownicy mogą niejednokrotnie zapomnieć o wprowadzeniu pewnych danych lub nie uwzględnić wszystkich informacji przy ich przetwarzaniu.

Nie wspominając już o tym, że w przeciwieństwie do komputerów, Twoi pracownicy mogą pójść na L4, czy stracić motywację i zapał do pracy, przez co ich produktywność będzie obniżona. W dobie dzisiejszych, częstych problemów ze zdrowiem psychicznym, mogą także cierpieć z powodu stresu. Jego nagromadzenie prowadzi do znacznego obniżenia zdolności poznawczych.

W przeciwieństwie do pracy wykonywanej przez człowieka, czynności zautomatyzowane z wykorzystaniem odpowiednio zaprogramowanego i wdrożonego “robota” są realizowane precyzyjniej, ze znikomym marginesem błędu.

Dzięki temu nie musimy tracić czasu ani pieniędzy na ponowne przetwarzanie danych i naprawianie błędów, co więcej, unikamy niepotrzebnych nieporozumień w kontakcie z klientami. Jesteśmy więc w stanie zwiększyć jakość obsługi i zyskać pozytywne rekomendacje.

Case study: Duży bank amerykański

Bank ze Stanów Zjednoczonych zdecydował się na wdrożenie Robotic Process Automation wzbogaconego o narzędzia uczenia się kognitywnego w celu optymalizacji swojego systemu billingowego po tym jak odkrył, że nietrafnie dopasowywane prowizje i opłaty skutkowały znaczną utratą przychodów. Wcześniej ich pobieraniem zajmowali się pracownicy, ponieważ warunki taryfowe były często sporządzane w wielu językach i przechowywano je zarówno w formie fizycznej, jak i cyfrowej. Wykonywanie tych powtarzalnych czynności przez pracowników kosztowało bank utratę 10% przychodów, a dzięki wdrożeniu RPA udało się tę stratę obniżyć do 3%.

Wdrożenie RPA nie wymaga wiedzy technicznej

W przeciwieństwie do innych sposobów na automatyzację procesów biznesowych, wdrożenie oprogramowania RPA nie wymaga posiadania wiedzy z zakresu kodowania, developmentu, czy uczenia maszynowego. Zazwyczaj wystarczy, że Twoi pracownicy odbędą szkolenie, w trakcie którego nauczą się jak używać “robotów programowych” do wykonywania zadań za które są odpowiedzialni.

W wielu przypadkach zaprogramowanie i uruchomienie “robota” wcale nie wymaga kodowania, co znacząco upraszcza proces automatyzacji w firmach. Łatwość implementacji przekłada się na rosnące zainteresowanie oprogramowaniem RPA. Intuicyjność tego rozwiązania jest szczególnie ceniona w przedsiębiorstwach lub branżach spoza świata IT i developmentu.

Warto podkreślić, że poprawnie wdrożony i w pełni zintegrowany software rzadko wymaga ponownej konfiguracji lub naprawy, dzięki czemu pozwala zachować ciągłość pracy. Brak przestojów w działaniu to oszczędność wielu roboczogodzin.

Jak RPA może zredukować godziny pracy pracowników i oszczędzić Twój budżet na wynagrodzenia?

Wyniki badania Gartnera z 2019 roku dowodzą, że dzięki wdrożeniu RPA działy finansowe mogą zaoszczędzić ponad 25 000 godzin pracy. W badaniu wzięło udział ponad 150 szefów księgowości, dyrektorów operacyjnych i kontrolerów finansowych.

Badanie wykazało, że w przypadku przeciętnego zespołu księgowego zatrudniającego 40 osób średnia ilość pracy, jaką można zredukować wynosi około 30% roboczogodzin pełnoetatowego pracownika, co przekłada się na około 25 000 godzin rocznie i koszt blisko 4 milionów złotych.

Oznacza to, że przy podobnych uwarunkowaniach przeciętna firma księgowa wdrażając RPA do wykonywania powtarzalnych zadań mogłaby zaoszczędzić na kosztach wynagrodzeń prawie 3 822 000 złotych rocznie. Jeśli weźmiemy pod uwagę przeciętne zarobki księgowych, to okaże się, że firma rachunkowa, która nie korzysta z RPA każdego roku marnuje równowartość pensji prawie 27 pełnych etatów pracowników księgowych.

Jeśli nie pracujesz w branży księgowej, prawdopodobnie zastanawiasz się właśnie nad tym, jak RPA może pomóc Twojej firmie. Zapewne przekonałeś się już o tym, że zmarnowany czas i przepalone finanse mogą być poważnym źródłem stresu i wpływać nie tylko na niebezpieczeństwo niedotrzymania terminów wobec klientów ale także opóźnienia w realizacji wynagrodzeń dla pracowników. Każdy właściciel firmy chciałby mieć pewność, że efektywnie zarządza budżetem, a jego pracownicy wykonują powierzone im zadania w sposób produktywny i z należytą starannością.

Autostradowa hipnoza

Zwykło się mówić, że nie popełnia błędów ten, kto nic nie robi. Jednak w przypadku wykonywania powtarzalnych czynności także łatwo o pomyłkę. W psychologii istnieje pojęcie "hipnoza autostradowa”, oznaczające stan umysłu osób, które w trakcie wykonywania zadania skupiają się na swoich wewnętrznych myślach. Zjawisko to, nazywane również “jazdą na autopilocie”, tłumaczy brak koncentracji przy realizacji powtarzających się, czyli dobrze nam znanych zadań. Najczęściej wykonujemy je bez należytego skupienia, mówimy nieraz “z automatu”.

Choć wydawać by się mogło, że wielokrotne wykonywanie tej samej czynności pozwala na osiągnięcie perfekcji i podnosi wartość pracownika, okazuje się, że jest zgoła przeciwnie - zautomatyzowany sposób pracy zwiększa ilość popełnianych błędów i rodzi frustrację.

Jak RPA rozwiązuje ten problem?

Ludzie po prostu nie potrafią zautomatyzować wykonywanych czynności z taką samą skutecznością, jak dobrze zaprojektowane i zoptymalizowane “roboty programowe”. Podobnie jak Ty możesz być w stanie hipnozy autostradowej przez 10 minut zanim zorientujesz się, że jedziesz złym pasem, tak Twoi pracownicy mogą popełniać błędy przy wykonywaniu powtarzalnych zadań, nie zdając sobie z tego sprawy. Jak już się pewnie domyślasz, prowadzi to do popełniania przez Twoich pracowników licznych, możliwych do uniknięcia błędów, spadku produktywności, a w konsekwencji do opóźnień w projektach i nadwyrężenia budżetu.

Odpowiednio wdrożony RPA pozwala radykalnie zredukować ilość błędów popełnianych w realizowanych procesach biznesowych. W dużej mierze dzieje się tak dlatego, że oprogramowanie analizuje i wykonuje każde pojedyncze zadanie po kolei, z taką samą dokładnością. Tymczasem pracownik w trakcie wykonywania powtarzalnych czynności myślami często jest już przy kolejnym etapie zadania, np. myśli o wysłaniu miesięcznego zestawienia finansowego, do którego dane właśnie bezrefleksyjnie wpisuje. Inaczej jest w przypadku RPA, kiedy to robot zaprogramowany jest tak, by wykonać zadanie krok po kroku, od wprowadzenia danych kontaktowych klienta po sprawdzenie, czy pozycje na fakturze są zgodne z danymi w zestawieniu. Choć w obu przypadkach możemy powiedzieć, że proces jest zautomatyzowany - zarówno człowiek, jak i robot pracują w sposób mechaniczny - to w przypadku RPA nie ma prawa wystąpić czynnik psychologiczny, a ten, jak wiemy, zwiększa margines błędu, a w konsekwencji podnosi koszty pracy.

Jak GGS IT Consulting może pomóc Ci wdrożyć RPA w firmie

Podsumowując, konieczność analizy wielu procesów biznesowych przed podjęciem decyzji o wdrożeniu w firmie Robotic Process Automation może wydawać się skomplikowanym zadaniem i tym samym działać zniechęcająco. Dlatego warto skorzystać z usług doświadczonych konsultantów i im powierzyć znalezienie najlepszego rozwiązania RPA. Eksperci z GGS IT Consulting nie tylko zaprojektują automatyzację dostosowaną do potrzeb Twojej firmy, ale także skutecznie wdrożą i zintegrują oprogramowanie RPA z funkcjonującymi w Twojej firmie systemami i przeszkolą Twoich pracowników w zakresie jego obsługi. A jeśli nie jesteś pewien, które procesy w Twojej firmie można zautomatyzować, to chętnie podpowiemy Ci, jak to sprawdzić w trakcie darmowej konsultacji. Zatem jeśli chcesz uzyskać bezpłatną rekomendację na temat wykorzystania RPA w Twojej firmie, wystarczy napisać do nas.