Co to RPA?

Jest to klasa narzędzi IT, służących do automatyzacji procesów biznesowych. Najczęściej wykorzystywana do powtarzalnych zadań wykonywanych przez pracownika, często wiernie go naśladując. Sama technologia RPA to środowisko, za pomocą którego tworzymy roboty programowe na potrzebę automatyzacji konkretnego zadania. Narzędzia tę często są wspierane z wykorzystaniem sztucznej inteligencji - aby lepiej podejmować decyzje lub z optycznego rozpoznawania znaków (OCR) - aby interpretować obrazy i przetważać je na użyteczne dane.

Jak działa oprogramowanie RPA?

• W platformach RPA (tj. UiPath) budujemy robota programowego, który zautomatyzuje powtarzalne zadania, dotychczas wykonywane przez człowieka.

• Boty RPA (tj. boty programowe) operują na poziomie interfejsu systemów informatycznych (GUI), na wzór działań człowieka. Innymi słowy robot porusza się tak jakby korzystał z kursora i klawiszy. Nie jest to jednak jedyny sposób działania bota.

• Wdrożenie robotic process automation nie wymaga ingerencji w procesy biznesowe. Jednak ich optymalizacja, bądź całkowita rekonstrukcja jest zalecana, aby jak najlepiej wykorzystać potencjał narzędzi RPA.

• Narzędzia RPA nie tworzą dodatkowych programów do wymiany danych między różnymi systemami. W takich przypadkach sam robot może zostać się odpowiedzialny za wymianę danych - interfejsy API również są opcją.

• Wdrożenie rozwiązania RPA nie wymaga od nas znajomości kodu źródłowego aplikacji po których robot będzie się poruszać.

Dlaczego firmy wybierają robotic process automation?

Według A. Sobczaka, eksperta w dziedzinie robotyzacji procesów biznesowych, najczęstszymi powodami dla których firmy wybierają RPA są:

• Obniżenie wydatków na realizację procesów biznesowych

• Zmniejszenie liczby błędów podczas wykonywania procesów

• Zwiększenie dochodów poprzez zwiększenie ilości operacji

• Redukcja negatywnych skutków wysokiej rotacji pracowników

• Szybsza możliwość wdrożenia zmian

Czym różni się zrobotyzowana automatyzacja procesów od klasycznej automatyzacji (BPA)?

Zarówno narzędzia RPA, jak i klasyczne metody automatyzacji procesów biznesowych (BPMS, Workflow) pozwalają nam: zwiększyć produktywność pracowników, niwelować błędy ludzkie czy minimalizować koszty realizacji procesów. Oba podejścia przez swoje podobieństwa w zakresie uzyskiwanych efektów, prowadzą do ich błędnego utożsamienia.

Jednakże te efekty są osiągane za pomocą zupełnie różnych metod.

Jakie są więc różnice w metodach wdrożenia tych technologii?

Wdrożenie rozwiązań typu BPA często wymaga wcześniejszego przeprojektowania procesów. Dodatkowo, późniejsze zmiany w tych procesach mogą wymagać interwencji programistycznej co zajmuje dużo czasu i wymaga specjalistycznej wiedzy.

Dla kontrastu technologia RPA działa, bez konieczności wcześniejszej przebudowy procesów. Co więcej, twórcy platform robotic process automation dążą do jak największej prostoty oraz intuicyjności ich rozwiązań, tak aby jednostki biznesowe mogły samodzielnie je obsługiwać. Nie można tego powiedzieć o rozwiązaniach BPA, których obsługa generuje duże koszty oraz wymaga wysokich kompetencji informatycznych.

Dzięki temu, że wdrożenie narzędzi robotic process automation nie wymaga zmian procesów oraz wymaga mniejszych kompetencji to możemy wymienić następujące cechy RPA:

• krótki czas implementacji,

• niskie koszty,

• małe ryzyko niepowodzenia.

Jeśli nie wiesz, które z tych podejść do automatyzacji bardziej odpowiada Twoim potrzebom. Przeczytaj o różnicach pomiędzy RPA, a BPA.

Jakiego zwrotu z inwestycji w RPA możemy oczekiwać?

Poprzez zrobotyzowaną automatyzację procesów jesteśmy w stanie kreować przewagę na wielu płaszczyznach. Jednak to oszczędność pieniędzy jest dla przedsiębiorstw głównym faktorem. Aby lepiej uzmysłowić jak duże korzyści finansowe możemy uzyskać dzięki RPA, przedstawię przykład pochodzący z Wyższej Szkoły Bankowej w Opolu, gdzie prowadzono badania nt. przydatności i opłacalności stosowania różnych robotów. Dane pochodzą z naukowego opracowania "Roboty softwarowe w automatyzacji procesów biznesowych".

Tabela przedstawia uśrednione dane dla 3 różnych scenariuszy. Porównuje ona czas wykonania zadania przez pracownika z czasem wykonania zadania przez robota software-owego.

Obliczenie ROI z inwestycji

W sumie w ciągu roku dla danych scenariuszy zaoszczędzamy 362,5 roboczogodzin. Dochodzą do tego: czas wykonania robota oraz licencjonowanie. Z uwagi na łatwość scenariuszy, czas stworzenia robotów wyniósł 5 godzin, a licencja na oprogramowanie wynosiła 100zł miesięcznie. Wyceniając godzinę pracy specjalisty RPA na 150zł oraz godzinę pracy pracownika biurowego na 40zł.

Po prostych obliczeniach:

362,5h * 40zł - 5h * 150zł - 12msc * 100zł = 12550zł

otrzymujemy roczną oszczędność na poziomie 12550zł

Porównując tą kwotę z kosztami, otrzymamy zwrot z inwestycji (ROI) równy około 600%.

Chociaż przykład pochodzi kontrolowanego, uniwersyteckiego środowiska to bardzo dobrze ilustruje opłacalność narzędzi RPA przy wykorzystaniu tylko 3 robotów.

Jak więc działa RPA w prawdziwym świecie?

Wdrożenie robota w warunkach biznesowych to bardziej złożony proces. Musimy przejść przez identyfikację procesu, jego ocenę, następnie wbudować wstępne roboty, które muszą przejść fazę testów, żeby na końcu je uruchomić na środowisku produkcyjnym.

Przykład z życia wzięty

Z racji, że proces wdrożenia w przedsiębiorstwie jest dłuższy niż w uniwersyteckim przykładzie to i większe są efekty. Dowodem tego jest firma FLOKK, która zaoszczędziła 5400 godzin w stali roku, dzięki zrobotyzowaniu 80% procesów w dziale obsługi klienta.

Szersze korzyści płynące z RPA

Chociaż RPA przynosi znaczne oszczędności w postaci czasu i pieniędzy, to nie są to jedyne korzyści płynące z jego zastosowania. Robotyzacja to odciążenie pracowników przy monotonnych czynnościach, dając im możliwość skupienia się na obszarach bardziej satysfakcjonujących. Dzięki temu wzrasta zadowolenie pracowników, motywując ich do rozwoju umiejętności, co w konsekwencji efektywniej wspiera rozwój firmy.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze RPA

RPA pełni kluczową rolę w digitalizacji firm, ale istnieje kilka czynników, które warto wziąć pod uwagę przed jej wdrożeniem.

Pierwszym aspektem jest to, że narzędzia te dodają kolejną warstwę złożoności do struktury organizacyjnej. W przypadku, gdy nie skoordynujemy zmian w systemach IT, po których operuje robot, doprowadzi to do nagłego zatrzymania jego pracy.

Kolejną kwestią jest to, że mogą one utrwalać istniejące, nieoptymalne rozwiązania zarówno w obszarze biznesowym, jak i informatycznym. Dzieje się tak, gdyż robotyzacja nie wymusza poprawy procesów przed wdrożeniem, utrudniając poprawę efektywności działania firmy w przyszłości - z tego powodu zaleca się optymalizację.

Ostatnią kwestią jest wąska zakres funkcjonalności wśród poszczególnych rozwiązań RPA. Zwiększa to trudność wyboru odpowiedniej platformy dla naszych potrzeb i problemów.

RPA w Twojej firmie

Zastanawiasz się które procesy mogą zostać zrobotyzowane w Twojej organizacji? Zapraszamy Cię na 30-minutową rozmowę. Podczas niej opowiesz nam o swoich potrzebach, a my przedstawimy potencjalne możliwości wsparcia Twojej firmy.