Jak zredukować zaległości w płatnościach nawet o 60%?

Finanse to obszar, z którym każda firma ma do czynienia i który każda firma chciałaby usprawnić, zwłaszcza gdy chodzi o ściągalność należności, które powinny zasilić firmowe konto.

Według serwisu PAP MediaRoom aż 94% firm w Polsce przynajmniej raz spotkało się z sytuacją, w której kontrahent nie opłacił faktury w terminie.

W tym artykule opisujemy, jak jeden z naszych klientów z branży produkcyjnej, dzięki automatyzacji procesu zmniejszył swoje zaległości w płatnościach aż o 60% – z 5 milionów do 2 milionów złotych.

Ukryty koszt ręcznej obsługi faktur

Wystawianie faktur - to jedno, ich monitorowanie i egzekwowanie płatności - to drugie. W wielu firmach ten proces jest obsługiwany ręcznie przez kilku pracowników, a czasem nawet przez całe zespoły.

U jednego z naszych klientów proces weryfikacji faktur wymagał solidnego uporządkowania. Brakowało nie tylko systematycznego monitorowania płatności, ale również podejmowania działań w przypadku opóźnień. W efekcie saldo należności, czyli tzw. Accounts Receivable, było stale wysokie.

Pieniądze, które powinny były zasilić budżet firmy, pozostawały „zamrożone” – nie wspierały inwestycji, nie pokrywały kosztów, nie pracowały na rozwój przedsiębiorstwa.

Wpływ automatyzacji monitorowania płatności na zmniejszenie zaległości

Pierwszą, intuicyjną odpowiedzią mogłoby być zatrudnienie kolejnych pracowników do obsługi zaległych faktur. Jednak to rozwiązanie generuje dodatkowe koszty – nie tylko finansowe, ale także organizacyjne (rekrutacja, szkolenia, budowa procesów).

Po rozmowie z klientem zaproponowaliśmy inne podejście: automatyzację procesu przy użyciu technologii RPA (Robotic Process Automation).

Stworzony przez nas algorytm działa w tle i automatycznie wykonuje wszystkie czynności, które dotychczas musieli realizować pracownicy:

• monitoruje faktury pod kątem terminów zapadalności,
• sortuje nieopłacone faktury do trzech grup w zależności od poziomu opóźnienia,
• uruchamia odpowiednie działania przypominające Klientom o konieczności dokonania płatności.

Na podstawie stopnia opóźnienia algorytm wykonuje następujące czynności:

• Grupa 1 – faktury po terminie: kontrahenci otrzymują powiadomienia e-mailowe i SMS-owe o konieczności uregulowania płatności.
• Grupa 2 – faktury z większym opóźnieniem: powiadomienia informują o możliwym wstrzymaniu dostaw w przypadku dalszego braku płatności.
• Grupa 3 – faktury znacznie przeterminowane: informacje trafiają bezpośrednio do Key Account Managera, który indywidualnie podejmuje działania windykacyjne.

Całość procesu jest przejrzysta dzięki prostemu systemowi raportowania, który umożliwia bieżące monitorowanie działań i statusów wszystkich zaległości.

Istotne jest także to, że w przypadku zastosowanej przez nas technologii algorytm można łatwo i szybko dostosować do aktualnych potrzeb i praktyk firmy.

Efekty wdrożenia - redukcja zaległości o 60% i odzyskany kapitał

Przed wdrożeniem automatyzacji nasz Klient co miesiąc raportował kwotę zaległych płatności w wysokości około 5 milionów złotych.

Wdrożenie automatyzacji spowodowało zmniejszenie tej kwoty do poziomu 2 milionów – czyli jej redukcję aż o 60% w stosunku do poziomu wyjściowego.

Innymi słowy, zmniejszyliśmy zapotrzebowanie na kapitał obrotowy u tego klienta aż o 3 miliony złotych. Te pieniądze mogą zostać przeznaczone na inwestycje i rozwój.

Ponieważ jest to relatywnie prosty robot, wskaźnik ROI dla tego rozwiązania znacznie przekroczył oczekiwania, a sam projekt spłacił się praktycznie już w momencie jego uruchomienia.

Automatyzacja należności – droga do poprawy płynności finansowej

Automatyzacja procesu monitorowania i odzyskiwania należności to skuteczny sposób na poprawę sytuacji finansowej firmy. Dzięki technologii RPA przedsiębiorstwa mogą zaoszczędzić czas pracowników, ale przede wszystkim znacznie zmniejszyć kwotę zaległych płatności – jak pokazuje przykład naszego Klienta, może to być poprawa nawet aż o 60%

Sprawdź, jak szybko możesz poprawić finanse dzięki automatyzacji

Chcesz dowiedzieć się, jakie procesy w Twojej firmie można zautomatyzować?

Zapisz się na konsultację z ekspertami GGS IT Consulting i sprawdź, jakie procesy można zautomatyzować w Twoim przedsiębiorstwie.