Finanse to obszar, z którym każda firma ma do czynienia i który każda firma chciałaby usprawnić, zwłaszcza gdy chodzi o ściągalność należności, które powinny zasilić firmowe konto.
Według serwisu PAP MediaRoom aż 94% firm w Polsce przynajmniej raz spotkało się z sytuacją, w której kontrahent nie opłacił faktury w terminie.
W tym artykule opisujemy, jak jeden z naszych klientów z branży produkcyjnej, dzięki automatyzacji procesu zmniejszył swoje zaległości w płatnościach aż o 60% – z 5 milionów do 2 milionów złotych.
Wystawianie faktur - to jedno, ich monitorowanie i egzekwowanie płatności - to drugie. W wielu firmach ten proces jest obsługiwany ręcznie przez kilku pracowników, a czasem nawet przez całe zespoły.
U jednego z naszych klientów proces weryfikacji faktur wymagał solidnego uporządkowania. Brakowało nie tylko systematycznego monitorowania płatności, ale również podejmowania działań w przypadku opóźnień. W efekcie saldo należności, czyli tzw. Accounts Receivable, było stale wysokie.
Pieniądze, które powinny były zasilić budżet firmy, pozostawały „zamrożone” – nie wspierały inwestycji, nie pokrywały kosztów, nie pracowały na rozwój przedsiębiorstwa.
Pierwszą, intuicyjną odpowiedzią mogłoby być zatrudnienie kolejnych pracowników do obsługi zaległych faktur. Jednak to rozwiązanie generuje dodatkowe koszty – nie tylko finansowe, ale także organizacyjne (rekrutacja, szkolenia, budowa procesów).
Po rozmowie z klientem zaproponowaliśmy inne podejście: automatyzację procesu przy użyciu technologii RPA (Robotic Process Automation).
Stworzony przez nas algorytm działa w tle i automatycznie wykonuje wszystkie czynności, które dotychczas musieli realizować pracownicy:
Na podstawie stopnia opóźnienia algorytm wykonuje następujące czynności:
Całość procesu jest przejrzysta dzięki prostemu systemowi raportowania, który umożliwia bieżące monitorowanie działań i statusów wszystkich zaległości.
Istotne jest także to, że w przypadku zastosowanej przez nas technologii algorytm można łatwo i szybko dostosować do aktualnych potrzeb i praktyk firmy.
Przed wdrożeniem automatyzacji nasz Klient co miesiąc raportował kwotę zaległych płatności w wysokości około 5 milionów złotych.
Wdrożenie automatyzacji spowodowało zmniejszenie tej kwoty do poziomu 2 milionów – czyli jej redukcję aż o 60% w stosunku do poziomu wyjściowego.
Innymi słowy, zmniejszyliśmy zapotrzebowanie na kapitał obrotowy u tego klienta aż o 3 miliony złotych. Te pieniądze mogą zostać przeznaczone na inwestycje i rozwój.
Ponieważ jest to relatywnie prosty robot, wskaźnik ROI dla tego rozwiązania znacznie przekroczył oczekiwania, a sam projekt spłacił się praktycznie już w momencie jego uruchomienia.
Automatyzacja procesu monitorowania i odzyskiwania należności to skuteczny sposób na poprawę sytuacji finansowej firmy. Dzięki technologii RPA przedsiębiorstwa mogą zaoszczędzić czas pracowników, ale przede wszystkim znacznie zmniejszyć kwotę zaległych płatności – jak pokazuje przykład naszego Klienta, może to być poprawa nawet aż o 60%
Chcesz dowiedzieć się, jakie procesy w Twojej firmie można zautomatyzować?
Zapisz się na konsultację z ekspertami GGS IT Consulting i sprawdź, jakie procesy można zautomatyzować w Twoim przedsiębiorstwie.