Microsoft Power Automate to platforma typu low code, z której mogą korzystać osoby nie posiadające zaawansowanej wiedzy technicznej. Jest ona częścią Power Platform, w którym znajdziemy także Power BI, Power Apps, oraz Power Virtual Agents. Dzięki prostemu interfejsowi użytkownika, pomagającemu szybko i intuicyjnie tworzyć automatyzacje procesów biznesowych w oparciu o model drag-and-drop jest to narzędzie szczególnie przydatne dla firm rozpoczynających swoją przygodę z automatyzacją.
W ostatnich latach usługa Power Automate szybko się rozwija, dlatego jest traktowana przez instytuty badawcze jako lider segmentu Robotic Process Automation, na równi z UiPath. W tym artykule postaramy się pokazać jakie korzyści może przynieść wykorzystanie usługi Power Automate w Twojej firmie.
Power Automate (wcześniej znana pod nazwą Microsoft Flow) to oprogramowanie w chmurze, dzięki któremu użytkownik może tworzyć zautomatyzowane procesy biznesowe obejmujące wiele aplikacji i usług oraz budować boty programowe (RPA).
Narzędzie to jest częścią Microsoft Power Platform (razem z Power BI, Power Apps oraz Power Virtual Agents), dzięki której można szybko i skutecznie tworzyć przepływy pracy automatyzujące procesy w swojej organizacji. W podstawowej, bezpłatnej wersji automatyzacje są dostępne w ramach środowiska Microsoft, zaś dzięki płatnym planom możliwe jest automatyzowanie również procesów w których wykorzystywane są aplikacje firm trzecich.
Power Automate został opracowany z myślą o dwóch grupach odbiorców. Jedni to osoby posiadające podstawową wiedzę techniczną, współpracujacy z działami IT, którzydzięki prostemu interfejsowi użytkownika mogą samodzielnie tworzyć automatyzacje. Pozwala to przenieść odpowiedzialność za rozwiązania bliżej samego biznesu. Druga grupa to decydenci w działach IT, którzy oddają partnerom biznesowym większą samodzielność w tworzeniu własnych rozwiązań, aby specjaliści mogli skoncentrować się na zaawansowanych narzędziach.
Wyposażenie go w wizualny kreator oraz moduł AI sprawia, iż w wielu firmach dopiero rozpoczynających swoją przygodę z Robotic Process Automation (RPA) narzędzie takie jak Power Automate może być dobrym wyborem.
Usługi Power Automate, podobnie jak inne tego typu rozwiązania automatyzacjące procesy biznesowe obejmujące wiele aplikacji i usług, została stworzona w celu automatyzowania powtarzalnych zadań, co pozwala między innymi oszczędzić czas pracowników i skierować ich do innych, bardziej konstruktywnych zadań.
Niektóre cechy Power Automate ułatwiające szybkie i intuicyjne tworzenie automatyzacji to:
Szybkość rozwoju Power Automate jako narzędzia RPA wpływa na dynamiczny wzrost jego udziału w rynku oprogramowania.Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi w grudniu 2021 r. i opublikowanymi w portalu Robonomika.pl, Power Automate zajmuje drugie miejsce pod względem popularności w Polsce:
Rosnąca popularność Power Automate wynika częściowo z niskiego progu wejścia dla organizacji posiadających Office 365, o czym wspominaliśmy wcześniej.
Kolejnym z czynników wpływających na szerokie zastosowanie Power Automate jest łatwa integracja z pozostałymi narzędziami firmy Microsoft, które wciąż są jednymi z najczęściej spotykanych w wielu firmach, począwszy od pakietów biurowych aż po duże rozwiązania bazodanowe.
Według badania The Total Economic Impact of Power Automate przeprowadzonego przez firmę Forrester, wykorzystanie przez firmy usługi Power Automate pozwoliło na skrócenie czasu niezbędnego na dostarczenie usługi o 33%, oraz umożliwiło zwrot z inwestycji w okresie 3 lat na poziomie 199%.
Wymienione zalety przemawiają za stosowaniem Power Automate szczególnie w firmach, które korzystają już z innych rozwiązań z rodziny Microsoft. Warto jednak pamiętać, iż równie wiele zalet mają inne dostępne na rynku rozwiązania, takie jak na przykład UiPath.
Osobom rozważającym wybór pomiędzy którymś z tych dwóch narzędzi polecamy lekturę naszego porównania - Power Automate vs UiPath - pełne porównanie, wady i zalety.
Wcześniej przytoczyliśmy zalety, które sprawiają iż warto jest zainteresować się platformą Microsoft Power Platform, a w szczególności jej elementem, którym jest Power Automate.
Analizując na ile inwestycja w usługę Power Automate może wspomóc inicjatywę automatyzacji procesów w Twojej firmie warto jednak wziąć również pod uwagę kilka wad, które dla niektórych przedsiębiorstw mogą przełożyć się na poważne utrudnienia we wdrożeniu.
Są to przede wszystkim:
W zależności od specyfiki procesów oraz skali wdrożenia nie wszystkie wady będą równie istotne dla każdego przedsiębiorstwa, ale ważne jest aby pamiętać o nich przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnego rozwiązania i odpowiednio ocenić ich wpływ.
Funkcjonalność RPA w wydaniu Microsoft ma nazwę Power Automate Desktop. Jest to moduł RPA, pozwalający tworzyć boty i realizować procesy biznesowe w podejściu zarówno nadzorowanym, jak też nienadzorowanym.
Oznacza to, że narzędzie można wykorzystać do automatyzacji procesów bezpośrednio na komputerach użytkowników (robot jest asystentem w realizowanych procesach) jak i tych, które w całości mogą być realizowane przez robota bez konieczności wywoływania przez pracowników.
Oba warianty automatyzacji mają swoje zalety, a wybór odpowiedniego powinien wynikać ze specyfiki procesu i stosowanych w nim aplikacji. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat przeczytaj nasz artykuł Roboty nadzorowane i nienadzorowane - czym się różnią.
W teorii Power Automate Desktop jest aplikacją darmową dla posiadaczy Windows 10, jednakże dostępne bezpłatnie funkcjonalności są tak ograniczone, iż aby budować bardziej zaawansowane automatyzacje niezbędna jest płatna licencja. Warto również pamiętać, iż w przypadku usługi Power Automate zarządzanie i monitoring robotów może odbywać się jedynie w chmurze Microsoft.
To, jaki typ automatyzacji będziemy mogli zastosować w naszej firmie z wykorzystaniem Power Automate i w jaki sposób będzie on realizowany w dużym stopniu uzależnione jest od dostępności integracji.
W zależności od tego, jakie aplikacje są wykorzystywane w ramach poszczególnych procesów, różne będą sposoby tworzenia automatyzacji.
W ten sposób można zautomatyzować proces szybciej, ale nie jest on zawsze dostępny - uzależniony jest od aktualnej ilości integracji pomiędzy Power Automate a innymi aplikacjami.
Jak już wspomnieliśmy, jedną z istotnych zalet usługi Power Automate jest duża biblioteka integracji, pozwalająca na bezproblemowe połączenie narzędzia z blisko 1000 aplikacji i systemów, obejmujących nie tylko produkty producenta, takie jak Microsoft Teams, ale też firm trzecich.
Pozwala to w wielu przypadkach na sprawne tworzenie automatyzacji bez konieczności dodatkowych prac programistycznych, często niezbędnych do konfiguracji wymiany danych w przypadku starszych aplikacji. Aktualna lista integracji dla usługi Microsoft Power Automate dostępna jest na stronie Microsoft.
Microsoft udostępnia Power Automate do bezpłatnego użytku, jednak wiąże się to z poważnymi ograniczeniami. Z usługi Power Automate darmowo korzystać mogą użytkownicy systemów Windows oraz użytkownicy biznesowych pakietów Office365.
Wszystkie te ograniczenia sprawiają, iż bezpłatne rozwiązania udostępniane przez Microsoft na pewnym etapie stają się niewystarczające dla firm poważnie podchodzących do automatyzacji i kładących nacisk na jej wydajność.
W końcu nie wszystkie procesy są tak nieskomplikowane, iż bezpłatne wersje oprogramowania będą wystarczające do ich zautomatyzowania.
W przypadku zdecydowanej większości przedsiębiorstw, wcześniej czy później konieczne staje się rozważenie zakupu licencji na Microsoft Power Automate, aby w pełni wykorzystać potencjał tej usługi.
Sposób, w jaki skonstruowany jest model licencjonowania Power Automate różni się znacząco od innych rozwiązań do robotyzacji procesów biznesowych dostępnych na rynku.
Z doświadczenia wiemy, że w momencie, gdy chcemy skalować automatyzację, objąć nią nowe procesy i dokładać kolejne roboty nienadzorowane, zrozumienie zasad licencjonowania Power Automate jest niezwykle skomplikowane.
Postaramy się przybliżyć to zagadnienie, a w przypadku bardziej zaawansowanych pytań zachęcamy dokontaktu z naszym konsultantem.
Licencje na użytkownika pozwalają uruchamiać dowolną ilość automatyzacji i procesów w ramach jednego nazwanego użytkownika, do którego przypisana jest licencja.
Warto pamiętać, że aby rozpocząć pracę z wykorzystywaniem mechanizmów AI osobno trzeba zadbać o dodatek AI Builder. Wszystkie licencje Microsoft Power Automate dostępne są w modelu miesięcznej subskrypcji, zaś dodatkowo w ramach licencji nr 2 i 3 można włączyć dodatek pozwalający uruchamiać nienadzorowane automatyzacje.
Określenie ostatecznej ceny wdrożenia danego narzędzia do automatyzacji bez przeanalizowania celów biznesowych oraz procesów, które mają być zautomatyzowane jest praktycznie niemożliwe.
Aby pokazać rząd kosztów, z jakimi należy się liczyć w przypadku Power Automate przygotowaliśmy kilka przykładowych scenariuszy wdrożeń.
Warto przy tym pamiętać, iż dokładniejsza analiza ceny zastosowania usługi Power Automate powinna również uwzględniać dodatkowe czynniki:
Licencja na usługę Power Automate User Plan z nadzorowanym robotem - 480 USD/rok. Koszt łączny: 480 USD/rok.
Zakup licencji dla 20 pracowników potrzebujących robota nadzorowanego (bez centralnego sterowania). Każdy robot działa na stacji roboczej użytkownika, który ma licencje, zaś pracownicy mogą udostępniać sobie nawzajem automatyzacje. 20x Licencja na usługę Power Automate User Plan z nadzorowanym robotem - 480 USD/rok. Koszt łączny: 9 600 USD/rok.
Korzystając z robotów nienadzorowanych możemy skorzystać z dwóch opcji licencjonowania:
Licencja Power Automate User Plan z nadzorowanym robotem - 480 USD/rok
Dodatek pozwalający uruchomić nienadzorowanego robota - 1 800 USD/rok
Łącznie: 2 280 USD/rok
Trzeba pamiętać, iż w tym przypadku nienadzorowane automatyzacje mogą odbywać się tylko w ramach jednego "technicznego" użytkownika Microsoft, do którego jest przypisana licencja. Dodatkowo jeśli chcielibyśmy stworzyć drugie środowisko testowe, musimy ponieść powyższy koszt drugi raz, aby takie środowisko zalicencjonować.
Power Automate per Flow Plan - 6 000 USD/rok
Dodatek pozwalający uruchomić nienadzorowanego robota - 1 800 USD/rok
Suma: 7 800 USD/rok
W przypadku automatyzacji na skalę enteprise trudno jest jednoznacznie ocenić koszty wdrożenia. Wynika to z faktu, iż w przypadku usługi Power Automate licencjonowanie nie opiera się na skalowaniu konkretnych rodzajów licencji, ale dobierania licencji do konkretnych scenariuszy.
Dodatkowo sytuację komplikuje fakt, iż w usłudze występują też licencje, które należy opłacać za zużycie. W tym przypadku kupujemy pakiet kredytów, który jest zużywany w trakcie pracy robota (jak np. licencja na AIBuilder, pozwalająca wykorzystywać zaawansowane funkcje sztucznej inteligencji).
W przypadku wdrożeń na skalę enterprise często najlepszym rozwiązaniem jest konsultacja z zewnętrznym partnerem, takim jak GGS IT Consulting, który ma doświadczenie w implementacji usługi Microsoft Power Automate w dużych organizacjach.
Jest to o tyle istotne, iż współpraca z takim partnerem często pozwala na dokładniejszą analizę kosztów, nie tylko w oparciu o ceny licencji, ale przede wszystkim o całkowity koszt wdrożenia RPA.
Analizując zasadność inwestycji w platformę RPA z naszymi Klientami często przypominamy, iż cena samych licencji to jedynie część całościowego kosztu (TCO - Total Cost of Ownership).
To jakie licencje wybierzemy determinuje pozostałe koszty związane z wdrożeniem takie jak koszty wdrożenia, koszty specjalistów czy utrzymanie.
Zgodnie z danymi z HFS Research koszt licencji w projektach RPA to około 25-30% całościowej inwestycji w tego typu projekty:
Usługa Power Automate jest przystosowana do działania w środowisku enterprise, jednak ze względu na to iż od początku była projektowana jako element dodany do platformy chmurowej Microsoft Power Platform zarządzanie Power Automate bardziej skupia się na zarządzaniu samą platformą niż zarządzaniu hiperautomatyzacją.
W konsekwencji zarządzanie usługą Power Automate jest łatwiejsze dla specjalistów i administratorów IT, zaś dla użytkowników biznesowych może okazać się skomplikowane i nieintuicyjne.
Trzeba również pamiętać, iż w przypadku Power Automate do zarządzania konieczny jest dostęp do co najmniej dwóch środowisk administracyjnych:
Aby lepiej zorientować się, jak wygląda interfejs Power Automate warto obejrzeć poniższe wideo:
Niezwykle ważnym aspektem przy realizacji projektów i programów automatyzująych procesy biznesowe jest łatwa dostępność do wiedzy i wsparcia dla wybranego narzędzia. Z tego powodu wybierając rozwiązanie do Robotic Process Automation warto zwrócić uwagę nie tylko na materiały szkoleniowe przygotowane przez producenta, ale również na dostęp do społeczności użytkowników, jej wielkość i aktywność.
W przypadku Microsoft nie ma w chwili obecnej oficjalnie wspieranej przez producenta społeczności specjalistów wspierających rozwój Power Automate. Microsoft udostępnia co prawda forum dla użytkowników, poświęcone usłudze Power Automate pod adresem (https://powerusers.microsoft.com)[https://powerusers.microsoft.com], jest to jednak jedyna oficjalna aktywność firmy zbliżona do próby tworzenia aktywnego “community”. Nie znaczy to, iż takie społeczności nie istnieją - są one jednak zdecydowanie bardziej rozproszone niż ma to miejsce w przypadku innych, wiodących na rynku RPA rozwiązań, jak choćby UiPath.
W zakresie wiedzy dostarczanej przez Microsoft użytkownicy mają dostęp do bogatej dokumentacji oraz mogą wykorzystać pakiet szkoleń przygotowany przez producenta:
Warto jednak wziąć pod uwagę, iż zakres szkoleń jest bardziej skoncentrowany na samym produkcie, jego możliwościach i funkcjonalnościach. Brakuje materiałów skoncentrowanych na biznesowych aspektach wdrażania automatyzacji.
Dzięki wypracowanej przez lata metodyce, potrafimy sprawnie przeanalizować, jak pracują poszczególne działy firmy, zidentyfikować czasochłonne zadania oraz wskazać mierzalne korzyści płynące z ich zautomatyzowania z wykorzystaniem usługi Power Automate, bądź zasugerować wykorzystanie innego systemu RPA.
Eksperci GSS IT Consulting mogą wesprzeć Twoją firmę w rozpoczęciu lub skalowaniu cyfrowej transformacji za pomocą Power Automate poprzez:
Jeśli zastanawiasz się, jak usprawnić proces wdrożenia automatyzacji w swojej organizacji, skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów. Możesz u nas zarezerwować bezpłatną 30-minutową konsultację, podczas której pomożemy Ci zidentyfikować Twoje potrzeby i dobrać odpowiednią technologię do Twoich wyzwań. Po wypełnieniu formularza umówimy się na rozmowę w dogodnym dla Ciebie terminie. Podczas rozmowy nasz konsultant podpowie jak podejść do inicjatywy wdrożenia oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych w Twojej firmie.