1. ROBOTIC PROCESS AUTOMATION (RPA) – CO TO JEST I JAK DZIAŁA?

RPA to automatyzacja procesów wykonywanych wcześniej przez pracowników, która odbywa się dzięki zastosowaniu robotów. Współdziałające z aplikacjami komputerowymi, odpowiednio zaprogramowane roboty wykonują powtarzalne, oparte na regułach zadania, wykonują obliczenia, podejmują ustalone decyzje. RPA znajduje zastosowanie w wielu branżach, od IT, finansów i handlu, przez telekomunikację, administrację biurową, logistykę, po produkcję i turystykę. Możliwości RPA są nieograniczone, a przedsiębiorstwa wykorzystują roboty zarówno do automatyzacji zadań front-office, jak i back-office. Roboty pomagają uzupełniać rejestry i dokumenty, mogą być wykorzystywane przy wysyłaniu automatycznych powiadomień, uzupełnianiu kalendarzy, przenoszeniu danych między systemami, tworzeniu dokumentów, raportowaniu, controllingu, czy zapewnieniu zgodności danych. Już dziś wartość rynku RPA przekracza 1 miliard dolarów, a firma badawcza Forrester szacuje, że w 2021 roku sięgnie niemal 3 miliardów dolarów. Dzieje się tak, ponieważ zastosowanie robotów jest kluczowe w usprawnianiu operacji biznesowych, umożliwia szybszą i bardziej precyzyjną pracę oraz pozwala zmniejszyć koszty przedsiębiorstwa. W zależności od potrzeb firmy i rodzaju czynności, które roboty mają do wykonania, wyróżnia się roboty nadzorowane (Bot Attended), nienadzorowane (Bot Unattended) i hybrydowe.

2. ROBOTY NADZOROWANE (ATTENDED BOT)

Attended Bots, czyli roboty nadzorowane są wykorzystywane do optymalizacji procesów i kosztów oraz do zadań, w których niemożliwa jest pełna automatyzacja. Aby wykonać zadanie muszą zostać uruchomione przez człowieka. Następnie samodzielnie wykonują określone działania, podczas gdy pracownik może podejmować strategiczne, kreatywne, wymagające przemyślenia decyzje. RPA nadzorowane są wykorzystywane najczęściej w procesach front - office, a współpraca z człowiekiem przypomina współpracę z asystentem, któremu pracownik przekazuje określone polecenia, by usprawnić swoje działania. Nadzorowane roboty, z racji współpracy z określonym człowiekiem, nie służą pracy na masową skalę w przedsiębiorstwie, lecz są dedykowane.

PRZYKŁADY ZASTOSOWANIA ROBOTÓW NADZOROWANYCH

Działy HR pozyskując nowych pracowników często korzystają z biznesowych serwisów społecznościowych. Po odnalezieniu grupy kandydatów spełniających ustalone przez pracodawcę kryteria wysyłają wiadomości do potencjalnych pracowników. Te zadania pracowników HR z powodzeniem mogą zastąpić roboty, które odpowiednio zaprogramowane, mogą wysyłać spersonalizowane wiadomości inicjujące kontakt do wyselekcjonowanych przez dział HR kandydatów.

Ile przepracowałeś godzin? - na to pytanie stawiane pracownikom odpowiadają najczęściej wewnętrzne systemy w firmach służące do zapisywania godzin pracy. Ale co w sytuacji, gdy to samo pytanie pracownikom branż usługowych stawiają klienci, dla których właśnie pracujemy? Co, gdy pracujemy nad projektami dla kilku klientów jednocześnie i każdy z nich wymaga zapisywania godzin pracy dla nich w różnych systemach? Wtedy z pomocą przychodzi RPA i attended bot, dzięki któremu pracownik zapisuje godziny pracy w jednym systemie, a następie aktywizuje pracę robota, który automatycznie kopiuje godziny pracy do innego systemu.

Pracując dla klienta, roboty pomagają oszczędzić czas pracownika nie tylko kopiując, np. godziny pracy między systemami, ale także mogą na podstawie wykonanych zadań i raportów tworzyć faktury za poszczególne elementy wykonanego projektu. Oszczędza to czas pracownika, który nie musi samodzielnie przygotowywać faktury, sprawdzać kolejnych danych i waluty (w której jest rozliczany projekt), ponieważ robot samodzielnie wprowadza niezbędne informacje i przelicza walutę, w której projekt jest rozliczany, zgodnie z przelicznikiem NBP z danego dnia.

Onboarding bot – narzędzie, które służy wszystkim pracownikom w firmie, wykorzystywane w komunikatorach internetowych (Slack), które ma za zadanie wysyłać wiadomości o nowo przyjętych pracownikach w firmie. Po wyszczególnieniu wszystkich niezbędnych informacji o pracowniku, zaktywizowany robot wysyła je do pozostałych członków zespołu.

3. ROBOTY NIENADZOROWANE (UNATTENDED BOT)

Roboty nienadzorowane, czyli Unattended Bot działają niezależnie, bez udziału człowieka, a ich wykorzystanie oznacza pełną automatyzacją procesu. Zadania wykonywane z wykorzystaniem robotów nienadzorowanych uruchamiane są automatycznie, a praca odbywa się w sposób ciągły 24 godziny na dobę, przez siedem dni w tygodniu, 365 dni w roku.

Unattended Bot są najczęściej zaprogramowane do procesów back-office i wykonują powtarzalne, przewidywalne, czasochłonne działania odbywające się według określonych schematów i kroków.

PRZYKŁADY ZASTOSOWANIA ROBOTÓW NIENADZOROWANYCH

Onboarding bot jest narzędziem, które w pierwszej fazie jest uruchamiane przez człowieka (odnośnik do: „przykłady zastosowania robotów nadzorowanych” - „onboarding bot”), a w dalszym etapie pozwala na automatyczne przesyłanie kluczowych wiadomości do zespołu. Korzystając ze zintegrowanego systemu kalendarza spotkań/eventów/konferencji skonfigurowany robot wysyła automatyczne wiadomości o terminie spotkań, linki, dokumenty, informacje o niezbędnych do przygotowania narzędziach. Dzięki temu pracownicy mogą osiągnąć pełną produktywność nie koncentrując się na nieustannym sprawdzaniu kalendarza, analizowaniu, co należy przygotować, czy o jakim spotkaniu zapomnieli.

Czasami zdarza się, że pracownik zapomni wpisać na bieżąco w systemie dane – roboczogodziny, urlopy, informacje o sprzęcie. Odpowiednio skonfigurowany robot na bieżąco sprawdza, czy wszystkie niezbędne w systemie dane są wpisane. Raz uruchomiony pracuje regularnie, bez przerwy analizując informacje zawarte na dowolnej platformie wykorzystywanej w firmie. Jeśli wychwyci brak informacji, automatycznie wysyła wiadomość na komunikatorze internetowym.

Bankowość i handel to branże, które bardzo często korzystają z narzędzi RPA. Roboty wykorzystywane są tu m.in. do automatycznego pobierania danych z jednego systemu, sprawdzania ich pod kątem spełnienia określonych kryteriów i wprowadzenia do innej bazy danych oraz wysyłania powiadomień o powodzeniu lub niepowodzeniu określonego działania. Roboty biorą udział np. w: analizie kwot limitów kredytowych, zdolności kredytowych, czy określaniu rabatów.

4. ROBOTY NADZOROWANE I NIENADZOROWANE. 10 RÓŻNIC

Robot nadzorowany

1. pełni rolę asystenta dla pracownika (software assistant)
2. wykorzystywany w prostych, rutynowych, żmudnych działaniach biurowych
3. uruchamiany najczęściej na komputerze danego pracownika
4. uruchamiany i sterowany przez konkretnego pracownika
5. pracuje w godzinach pracy pracownika
6. jego budowa jest prosta
7. możliwości rozszerzenia działania i rozbudowy ograniczone
8. koszt licencji na uruchomienie robota nadzorowanego jest niższy niż koszt licencji robota nienadzorowanego
9. jego zadaniowość jest określona w krótkiej perspektywie czasowej (np. do wykonania konkretnych działań)
10. wykorzystywany w działach i zadaniach front-office

Robot nienadzorowany

1. pracuje samodzielnie
2. realizuje różne, często złożone zadania procesu biznesowego
3. uruchamiany na serwerze, w chmurze
4. nie wymaga obecności pracownika do uruchomienia
5. jego działanie jest zaprogramowane, działa automatycznie
6. zwiększa efektywność procesu biznesowego
7. może pracować 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku
8. koszt licencji na uruchomienie robota nienadzorowanego jest kilkukrotnie wyższy niż robota nadzorowanego
9. wdrożenie wymaga reorganizacji pracy i procesów biznesowych
10. wykorzystywany w działach i zadaniach back-office