Narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych - jak dobrać je do swoich potrzeb?

Damian Andruszkiewicz
Narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych - jak dobrać je do swoich potrzeb?

Dobór odpowiednich narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych w firmie ma często zasadnicze znaczenie dla osiągnięcia zakładanych celów biznesowych. Zastosowane rozwiązanie powinno być odpowiednio dopasowane, uwzględniając zarówno specyfikę działalności przedsiębiorstwa, procesy jakie będziemy automatyzować, jak również opłacalność zastosowania danego rozwiązania. W tym artykule postaramy się przybliżyć jakie czynniki należy wziąć pod uwagę podejmując decyzję o zastosowaniu konkretnego rozwiązania w firmie.


Jak wybrać narzędzia do automatyzacji procesów - analiza potrzeb przedsiębiorstwa

Najważniejsze, o czym powinniśmy pamiętać, to aby nie rozpoczynać projektu automatyzacji procesów biznesowych od wyboru narzędzi.

Bardzo często dany proces można zautomatyzować zarówno stosując oprogramowanie do Robotyzacji Procesów Biznesowych (Robotic Process Automation - RPA), bądź Systemy do Zarządzania Procesami Biznesowymi (Business Process Management System - BPMS).

Nie powinniśmy jednak zapominać, iż każde z tych narzędzi zostało stworzone w określonym celu.

Aby poprawnie określić, które z nich będzie w naszej firmie najbardziej optymalne, najpierw powinniśmy zidentyfikować listę potencjalnych procesów biznesowych, które można zautomatyzować. 

Następnie trzeba spojrzeć na te procesy zarówno z perspektywy technologii, jak też celów biznesowych, które automatyzacja procesów biznesowych ma zapewnić. Dopiero wtedy powinniśmy zacząć zastanawiać się, jakie narzędzia pomogą nam osiągnąć zakładane cele, mając na uwadze zasadność biznesową automatyzacji oraz szacując zwrot z inwestycji.


Efektem analizy potrzeb przedsiębiorstwa powinien być opracowany Model Operacyjny Automatyzacji (Automation Operating Model - AOM). Uwzględnia on najczęściej odpowiedzi na następujące pytania:

  • jaka jest nasza strategia automatyzacji, 
  • jakie cele biznesowe staramy się osiągnąć poprzez wdrożenie, 
  • jak definiujemy ROI i w jaki sposób będzie on osiągany, 
  • jakie stopień zarządzania i kontroli nad procesem automatyzacji jest niezbędny do jego pomyślnego wdrożenia, 
  • jakie możliwości automatyzacji musi zapewniać wybrane rozwiązanie, aby zostać w pełni zaadoptowane w całym przedsiębiorstwie.


Przykłady celów biznesowych, które firma może chcieć osiągnąć dzięki wdrożeniu automatyzacji procesów:

  • redukcja kosztów obsługi procesu poprzez automatyzację, 
  • ograniczenie ilości czasu niezbędnego do zrealizowania procesów, co wpłynie na efektywność przedsiębiorstwa, 
  • zmniejszenie ilości błędów pojawiających się w czasie realizacji procesu i jego lepsza standaryzacja, 
  • optymalizacja sposobu realizacji procesów w firmie, a co za tym idzie usprawnienie współpracy między zespołami i działami.

Analizując cele biznesowe jakie chcemy osiągnąć, oraz ich zakładaną skalę możemy przystąpić do wyboru narzędzi, które w największym stopniu zagwarantują realizację założonych celów. Dla przykładu jeśli automatyzacja procesów biznesowych w firmie ma przynieść przede wszystkim oszczędności na wybranych procesach, dobrym wyborem może być oprogramowanie RPA. W przypadku zaś kiedy myślimy raczej o kompleksowej optymalizacji sposobu, w jaki realizowane jest wiele procesów, wykorzystanie platformy BPMS może być zasadniejsze.

Często na tym etapie pojawiają się pierwsze trudności i wiele firm, zamiast poszukiwać niezbędnej wiedzy samodzielnie, decyduje się na zaangażowanie zewnętrznego partnera, takiego jak GGS IT Consulting, który wesprze zespół w przeprowadzeniu analizy potrzeb.

korzyści z zaangażowania partnera wdrożeniowego RPA

Dzięki wypracowanej przez lata metodyce, potrafimy sprawnie przeanalizować, jak pracują poszczególne działy firmy, zidentyfikować czasochłonne zadania oraz wskazać mierzalne korzyści płynące z ich zautomatyzowania z wykorzystaniem RPA bądź BPMS.

Niejednokrotnie konieczne jest świeże spojrzenie na logikę przepływu pracy, ponieważ tak naprawdę wiele zadań można zoptymalizować. Po zmapowaniu procesu - kiedy dokładnie wiemy już, co i jak powinno być wykonywane oraz jak to obecnie funkcjonuje - możemy poszukać najlepszej metody optymalizacji, dzięki której zarządzanie procesami biznesowymi będzie sprawniejsze i bardziej efektywne.

W GGS IT Consulting zawsze staramy się zrozumieć cele, jakie przyświecają Klientom przy wdrażaniu systemów RPA oraz BPMS, aby przygotować rozwiązania gwarantujące, iż proces automatyzacji będzie efektywny kosztowo w każdym konkretnym przypadku.

Zachęcamy do kontaktu z naszym konsultantem, aby określić jakie narzędzia, bądź ich połączenia, będą najlepszym wyborem dla Twojej firmy, niezależnie czy działa na średnią bądź dużą skalę.

Po wypełnieniu formularza umówimy się na rozmowę w dogodnym dla Ciebie terminie. Podczas rozmowy nasz konsultant podpowie jak podejść do inicjatywy wdrożenia oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych w Twojej firmie.


Rodzaje narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych

Decyzja, którą technologię zdecydujemy się wykorzystać w procesie automatyzacji w naszej firmie będzie mieć zarówno konsekwencje organizacyjne, jak również finansowe, dlatego dobrze jest mieć świadomość wszystkich zalet i wad poszczególnych rozwiązań dostępnych na rynku.

Obecnie wybór oprogramowania do business process automation dokonywany jest najczęściej pomiędzy systemami do Robotyzacji Procesów Biznesowych (Robotic Process Automation - RPA), a Systemami do Zarządzania Procesami Biznesowymi (Business Process Management System - BPMS).

Decyzja o wyborze określonego rozwiązania powinna być oparta na analizie przedwdrożeniowej, określającej które procesy i zadania bardziej odpowiadają Robotic Process Automation (RPA), a do których zastosować inne narzędzia, takie jak BPMS. 

Warto jednak pamiętać, iż w większości organizacji znajdzie się miejsce dla obydwu tych technologii. Dopiero bowiem łącząc RPA i BPMS osiągniemy najlepsze rezultaty.


Automatyzacja procesów w firmie z wykorzystaniem RPA

Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA) to nazwa rodzaju oprogramowania mogącego wykonywać zadania na poziomie interfejsu użytkownika.

Mówiąc prościej, oznacza to, że wszystko, co robią pracownicy w ramach procesu biznesowego, określonego zestawem reguł, może być wykonane przez wirtualnego robota.

Korzystając z narzędzi RPA, firma może skonfigurować narzędzie, znane również jako “bot”, do wykonywania wysoce powtarzalnych zadań, które w innym przypadku musiałby wykonać pracownik.

Ponieważ oprogramowanie RPA doskonale nadaje się do automatyzacji monotonnych, powtarzalnych zadań, które muszą być realizowane zgodnie z ustalonymi zasadami, istnieje wiele branż i obszarów działalności w firmach, w których te roboty znajdują zastosowanie.


Automatyzacja procesów w firmie z wykorzystaniem BPMS

Automatyzacja procesów biznesowych w firmie

Systemami do Zarządzania Procesami Biznesowymi (BPMS) często nazywane są również systemami automatyzacji workflow (przepływ informacji, zadań i dokumentów w ramach procesu biznesowego realizowanego w firmie).

Wykorzystanie oprogramowania BPMS do automatyzacji pozwala nie tylko usprawnić realizację procesów, ale również je mierzyć i ustandaryzować w skali całej organizacji. Inaczej mówiąc, oprogramowanie workflow to sposób na uporządkowanie procesów w firmie.

Business Process Management System ma praktyczny potencjał wszędzie tam, gdzie możemy zidentyfikować złożone, powtarzalne procesy, które często wymagają współpracy wielu pracowników lub działów.


Różnica w podejściu do automatyzacji procesów pomiędzy RPA a BPMS

Głównym celem, który chcemy osiągnąć poprzez wprowadzenie automatyzacji, niezależnie od wykorzystanego narzędzia, jest szybsze i efektywniejsze realizowanie procesów biznesowych w ramach przedsiębiorstwa. 

Wybór konkretnego rozwiązania, ze względu na jego specyfikę, będzie determinował sposób w jaki podejdziemy do automatyzacji oraz cele, które będziemy mogli osiągnąć.


Największe różnice pomiędzy RPA a BPMS występują w kilku obszarach: 

  1. Różnice w podejściu do integracji - narzędzia do Robotic Process Automation (RPA) pracują z poziomu interfejsu użytkowników, nie wymagając najczęściej dodatkowych prac programistycznych. Natomiast oprogramowanie BPMS, łącząc poszczególne systemy wykorzystywane w ramach procesu biznesowego korzysta często z API do przesyłu danych między aplikacjami, co wymaga już dodatkowych nakładów pracy programistycznej.
  2. Różnice w podejściu do workflow - przy wykorzystaniu RPA proces jest mapowany, a cały workflow jest rejestrowany, i następnie odtwarzany przez zaprogramowanego robota. Z kolei w przypadku systemów BPMS wykorzystuje się jednolity model przetwarzania danych do stworzenia nowych, ustandaryzowanych przepływów pracy integrujących zróżnicowane systemy, wymuszając pomiędzy nimi wymianę danych, co jest bardziej kompleksowym podejściem.
  3. Różnice w modelach cenowych - koszt wdrożenia obu rozwiązań składa się z kilku elementów - najczęściej jest to koszt oprogramowania i usług wdrożeniowych, czasem dochodzą też koszty analizy przedwdrożeniowej. W przypadku systemów RPA należy liczyć się z rocznym kosztem licencji za każdego robota, którego zdecydujemy się wykorzystać (jeden robot = jeden proces). Z kolei w przypadku platformy BPMS koszt początkowy jest na ogół wyższy niż zakup jednego robota, pozwala ona jednak na automatyzację większej ilości procesów w oparciu o przyjęty model płatności.

Nie jest to koniec różnic, ale te są najistotniejsze z organizacyjnego punktu widzenia. Szersze porównanie narzędzi klasy RPA z BPMS można znaleźć w portalu Robonomika.pl, przygotowane przez dr. hab. Andrzeja Sobczaka.

Z doświadczenia wiemy, iż tak naprawdę bardzo ciężko jest zaplanować, jak docelowo miałaby wyglądać nasza idealnie zautomatyzowana firma. To dlatego, że automatyzacja procesów w firmie jest też procesem, a procesów musimy się nauczyć i nieustannie je poprawiać, dopasowując do naszego otoczenia biznesowego. Świadomość tego pozwoli nam spojrzeć na automatyzacje z różnych perspektyw i w kontekście różnych, często uzupełniających się technologii.

O tym jakie korzyści może dać połączenie różnych systemów RPA i BPMS można przeczytać więcej w naszym artykule Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA) i Zarządzanie Procesami Biznesowymi (BPMS) - dlaczego musisz je łączyć.


Najpopularniejsze narzędzia do Robotyzacji Procesów Biznesowych (RPA)

Na rynku narzędzi RPA działa obecnie co najmniej kilkunastu dużych dostawców, oraz o wiele więcej mniejszych firm, starających się dorównać czołówce. Dostępne oprogramowanie, mimo iż służy temu samemu celowi, różni się w wielu aspektach, nie tylko pod względem ceny, ale także oferowanych funkcjonalności.

Zgodnie z poglądowym badaniem dotyczącym popularności narzędzi do RPA w Polsce, przeprowadzonym przez profesora Andrzeja Sobczaka, dwa wiodące na naszym rynku rozwiązania to UiPath oraz PowerAutomate:

  • 52,2% UiPath
  • 27,8% PowerAutomate

uipath power automate najpopularniejsze narzędzia RPA


1. UiPath:

UiPath jest firmą powstałą w 2005 roku, notowaną na nowojorskiej giełdzie, zajmującą się początkowo dostarczaniem narzędzi do robotyzacji procesów biznesowych. Teraz UiPath pozycjonuje się bardziej jako firma dostarczająca całościową platformę wspierającą automatyzację procesów w firmach.

Zgodnie z raportami instytutów badawczych, jak Forrester czy Gartner, UiPath jest światowym liderem w dziedzinie rozwiązań klasy Robotic Process Automation.

Uipath pozwala swoim użytkownikom całościowo realizować automatyzację, dostarczając narzędzia do:

  • odkrywania i mapowania procesów,
  • budowania robotów,
  • zarządzania nimi (zarówno w chmurze, jak i on-premise)
  • zaawansowanego raportowania.

2. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate to rozwiązanie wspierające automatyzację procesów biznesowych dostarczane przez Microsoft. Obecny kształt platformy Power Automate to efekt transformacji pakietu Microsoft Flow oraz akwizycji przez Microsoft firmy Softmotive rozwijającej oprogramowanie WinAutomation.

Dzięki szybkiemu rozwojowi, rozwiązanie od Microsoft, tak jak UiPath, jest traktowany przez instytuty badawcze jako lider segmentu Robotic Process Automation.

Power Automate należy do szerszego pakietu rozwiązań, gdzie wraz z PowerBI, PowerApps oraz VirtualAgents tworzą Microsoft Power Platform. Dodatkowo rozwiązanie to działa w tak zwanym Common Data Model, co pozwala bardzo łatwo integrować się z innymi rozwiązaniami Microsoft takimi jak Office365, Dynamics365, Teams czy Azure.

Pełną analizę porównawczą obu narzędzi można znaleźć w naszym artykule pt. Power Automate vs UiPath - pełne porównanie, wady i zalety.

Porównanie uwzględnia między innymi takie czynniki jak typ architektury, koszty licencji, skalowalność oraz dostępność szkoleń: