Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA) i Zarządzanie Procesami Biznesowymi (BPMS) - dlaczego musisz je łączyć.

Mateusz Tajak

Wiele firm, w szczególności te, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z układaniem i automatyzowaniem procesów biznesowych, zastanawia się, czy skupić się na Robotyzacji Procesów Biznesowych (RPA), czy może wdrożeniu platformy workflow (BPMS). W efekcie firmy decydując się na jedną z tych technologii i z jej użyciem chcą obsłużyć jak najwięcej procesów. Bo skoro już inwestujemy w Robotic Process Automation, powinniśmy zrobotyzować wszystkie procesy w naszej firmie. Czy takie podejście jest słuszne? O tym w poniższym artykule, ale najpierw krótkie wyjaśnienie czym jest RPA i BPM.

Czym jest Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA)?

Gartner definiuje Robotic Process Automation (RPA) jako zestaw narzędzi zwiększające produktywność pozwalające konfigurować aplikacje, nazywane robotami programowymi, które mają za zadanie realizować zadania lub całe procesy biznesowe, tak jak robiłby to człowiek. Obejmuje to wykonywanie powtarzalnych i ustrukturyzowanych zadań, takich jak przenoszenie danych, wprowadzanie ich do oraz pomiędzy różnymi aplikacjami. Zwykle odbywa się to na poziomie interfejsu użytkownika, czyli mówiąc kolokwialnie na pulpicie naszego komputera i z wykorzystaniem aplikacji, które na tym komputerze są uruchamiane.

Czym jest Business Process Management (BPM)?

Business Process Management to ogół działań wspierających zarządzanie procesami biznesowymi w organizacjach. Obejmuje obszar identyfikacji, analizy, projektowania, optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. Platformy Business Process Management (BPMS) wykorzystuje się po to, aby ułatwić prowadzenie i zarządzanie powyższymi działaniami. Platformy tego typu najczęściej obejmują możliwości związane z:

  • graficznym modelowaniem procesów biznesowych
  • łatwym tworzeniem aplikacji odpowiadających procesom
  • tworzeniem workflow dla aplikacji.

"A może zrobotyzowalibyśmy jeszcze ten proces?"

Z tego typu pytaniem spotykamy się bardzo często u klientów, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z automatyzacją procesów biznesowych. Pytanie to dotyczy bardzo często procesów, które rzeczywiście są uciążliwe dla organizacji, a ich robotyzacja jest możliwa, ale nie jest jednocześnie najlepszym sposobem na ich automatyzację. Wynika to z podejścia, "że skoro inwestujemy w roboty, to wykorzystajmy je w jak największej ilości procesów".

"Skoro inwestujemy w roboty, to wykorzystajmy je w jak największej ilości procesów"

Takie podejście sprawia, że na sam koniec wdrożenia Robotic Process Automation nie przynoszą oczekiwanych zwrotów z inwestycji. Ale jest tak nie dlatego, że samo narzędzie jest złe, ale jest używane nie do tych celów, do których zostało stworzone. To trochę tak, jakby powiedzieć, że skoro mamy w firmie flotowego Opla Astrę to spróbujmy nim wozić towary do naszych klientów. Da się, ale czy będzie to najbardziej efektywna droga? GGS rpa bpms-02

Jak zatem podejść do automatyzacji procesów w firmie?

Przede wszystkim nie zaczynajmy projektu automatyzacji procesów od wyboru narzędzi. Najpierw zidentyfikujemy procesy, znajdźmy osobę wewnątrz, która je zrozumie i będzie w stanie spojrzeć z pogranicza technologii i celów biznesowych, które mają być realizowane przez tę automatyzację. Dopiero wtedy zaczniemy zastanawiać się, jakie narzędzia nam w tym pomogą. Dzięki temu określimy, czy nasze towary powinniśmy wozić dostawczakiem, czy może flotowym Oplem.

Wtedy zdecydowanie łatwiej będzie zdecydować, które procesy i zadania bardziej odpowiadają Robotic Process Automation, a do których zastosować inna narzędzia, takie jak BPMS. Z pewnością jednak, w większości organizacji, znajdzie się miejsce dla obydwu tych technologii.

Łącząc RPA i BPM osiągniemy najlepsze rezultaty.

Tak naprawdę bardzo ciężko zaplanować, jak docelowo miałaby wyglądać nasza idealnie zautomatyzowana firma. To dlatego, że automatyzacja procesów w firmie jest też procesem, a procesów musimy się nauczyć i nieustannie je poprawiać, dopasowując do naszego otoczenia biznesowego. Świadomość tego pozwoli nam spojrzeć na automatyzacje z różnych perspektyw i w kontekście różnych technologii.

Jakie zatem korzyści da łącznie różnych RPA i BPM:

1. Zarządzanie wyjątkami

Gdy robot RPA napotka przypadek, na który nie jest zaprogramowany, będzie wymagał interwencji człowieka poprzez ręczną weryfikację. BPM usprawnia ten proces, jasno definiując sposób obsługi i monitorowania wyjątków. Zwiększa to wydajność, zapewniając ciągły postęp procesów.

2. Akceptacje w procesach decyzyjnych

Nie wszystkie decyzje w procesach akceptacji można zautomatyzować. Roboty RPA mogą automatycznie podejmować mało istotne, biznesowe decyzje, eliminując ręczne procesy. Platforma BPM może odpowiadać za procesy akceptacyjne w istotnych procesach lub przypadkach, obsługując kierowanie takich decyzji do odpowiednich interesariuszy. Przykład: W procesie order-to-pay dla zamówień do kwoty x, robot akceptuje wszystkie wnioski, jeśli spełniają założone wymagania. Jeśli wartość zamówienia przekracza x, ścieżka akceptacji przechodzi przez system BPM.

3. Integracja ze starszymi aplikacjami

Często zdarza się sytuacja, że w firmie wykorzystywana jest aplikacja, która nie daje możliwości integracji z platformą BPM, ale ta integracja byłaby istotna z punktu widzenia automatyzacji procesu. W takiej sytuacji proces może być realizowany w ramach platformy BPM, a robot programowany zadbałby o wymianę informacji pomiędzy platformą BPM, a taką aplikacją.

4. Eliminacja wąskich gardeł

Wąskim gardłem w wielu procesach realizowanych z użyciem platformy BPM jest konieczność ręcznego wprowadzania do niej informacji. Ręczne wprowadzania takich informacji powoduje też możliwość powstawania błędów. Co więcej, sam proces wprowadzania tych informacji może być znaczącą częścią całego procesu. Dlatego warto rozważyć wykorzystanie bota RPA do wprowadzania danych do systemu BPM. Przykładem może być użycie Robota z OCR, który będzie wprowadzał dane z faktur do systemu obiegu tych faktur realizowanego przez platformę BPM.

Podsumowanie

Podchodząc do realizacji projektów związanych z automatyzacją procesów biznesowych, warto zacząć od spojrzenia na procesy w swojej firmie w oderwaniu od technologii. Warto zastanowić się jakie cele biznesowe ma spełnić ta automatyzacja. Dopiero wtedy odnieść to do technologii i znaleźć kogoś w firmie lub poza nią, kto na te procesy spojrzy przez pryzmat właśnie tych celów, a nie rozwiązań informatycznych. Jeśli zastanawiasz jak do tego tematu podejść w Twojej firmie, jedną z opcji jest skorzystanie z naszej bezpłatnej i niezobowiązującej konsultacji, podczas której nasz konsultant w trakcie około 30-minutowej rozmowy podpowie co najlepiej zrobić w Twojej indywidualnej sytuacji. Na konsultację możesz umówić się tutaj.