Przewodnik po procesach Compensation & Benefits: wszystko, co musisz wiedzieć o Total Compensation z perspektywy świata IT

Bartłomiej Podolski

Istnieje wiele sposobów wynagradzania ludzi za ich pracę. Te możliwości – nazwijmy je głównymi gałęziami płacy – można podzielić na dwie grupy: wynagrodzenie stałe i wynagrodzenie zmienne.

Do pierwszej grupy – wynagrodzenie stałe – zalicza się wszystkie elementy płacy, które są niezmienne, i nie zależą bezpośrednio i natychmiastowo od jakości pracy, wyników czy jakichkolwiek innych czynników.

Druga grupa - wynagrodzenie zmienne - jest z kolei bardziej ekscytująca. Znajdują się w niej wszystkie elementy, które nie są płatne “automatycznie”. Podlegają one uwarunkowaniom, które mogą, ale nie muszą być spełnione. Opierają się na wcześniej określonych założeniach, które są z reguły ustalone jako możliwe do osiągnięcia przez pracownika i są z reguły płatne zgodnie z ustalonymi z góry warunkami. Dlatego przy wynagrodzeniach zmiennych pojawia się zwykle konieczność śledzenia i rozliczania rozmaitych elementów na których oparta jest owa zmienność wynagrodzenia. Wynagrodznia zmienne są w związku z tym bardziej zmatematyzowane niż wynagrodzenia stałe a do ich naliczania tym bardziej przydają się systemy informatyczne.

Szczególnym przypadkiem wynagodzeń zmiennych są płatności uznaniowe. W tej grupie elementów wynagrodzenia, decyzja o przyznaniu dodatkowego wynagrodzenia jest całkowicie subiektywna, na podstawie oceny, czy dane zadanie zostało wykonane poprawnie.

Podstawowymi elementami wynagrodzenia stałego są wynagrodzenie podstawowe oraz dodatki (np. stażowy). Najbardziej popularnymi elementami wynagrodzenia zmiennego są premie, prowizje, zachęty długoterminowe, nagrody, premie odroczone czy udziały w zyskach.

Compensation Tree czyli jak obliczyć całkowite wynagrodzenie pracownika (Total Compensation)

Wynagrodzenie stałe oraz zmienne to dwie główne gałęzie tak zwanego drzewa wynagrodzeń. Pozostałe formy wynagrodzenia są odgałęzieniem jednej z tych dwóch grup.

Pojęcie drzewa wynagrodzeń pomaga zrozumieć, w jaki sposób poszczególne elementy płacy są od siebie zależne oraz jak wpływają na wynagrodzenie całkowite. Wdrożenie tak zwanego systemu drzewa wynagrodzeń (ang. Comp Tree in Comp & Ben system) może zdecydowanie ułatwić obliczanie wysokości poszczególnych wynagrodzeń dla pracowników, pomóc zweryfikować źródła zarobków i usprawnić tworzenie prawidłowych raportów. Taki system może być szczególnie pomocny w tworzeniu Total Remuneration Statements (TRS) - czyli corocznego podsumowania wszystkich elementów wynagrodzenia pracowniczego.

Drzewo wynagrodzeń jest elementem nadrzędnym dla wszystkich komponentów wynagrodzenia oraz procesów, za pomocą których określana jest płaca poszczególnych pracowników. Do efektywnego korzystania z drzewa wynagrodzeń niezbędne jest jednak jego zrozumienie oraz świadome wdrożenie go w systemie informatycznym.

Comp Round - czyli runda przeglądu wynagrodzeń

W systemach IT dedykowanych do Compensation & Benefits pomocne jest wprowadzenie pojęcia Comp Round - czyli okresu za który robimy przegląd czy też obliczenia wynagrodzeń i świadczeń.

Rundy przeglądu wynagrodzeń (Comp Rounds) pozwalają systemom informatycznym różnicować wartości parametrów wykorzystywanych w danym cyklu przeglądowym, ustalać ich nowe wartości i właściwie zarządzać poszczególnymi cyklami wynagrodzeń.
Przykładowo, runda przeglądu wynagrodzeń w 2022 roku może parametryzować budżet podwyżkowy na poziomie x%, podczas gdy w 2023 roku wynagrodzenia mogą wykorzystać budżet w wysokości x% + 1 punkt procentowy.

Najczęściej taka runda przeglądu wynagrodzeń pokrywa się z rokiem kalenarzowym, ale zdarza się również pokrycie z rokiem fiskalnym dla danego przedsiębiorstwa. Możliwy też jest krótszy okres trwania takiej rundy, na przykład półroczny lub kwartalny.

Dzięki pojęciu Comp Round - rundy wynagrodzeń, możliwe jest zatem oddzielanie kolejnych cykli od siebie, modyfikacje parametrów i raportowanie różnic pomiędzy cyklami.

Czym jest proces Total Compensation Review (przeglądu całkowitego wynagrodzenia)?

W organizacjach, w zasadzie każdej wielkości, powszechną praktyką jest dokonywanie przeglądu poziomu wynagrodzeń swoich pracowników. Zazwyczaj celem takiego procesu jest zweryfikowanie wyników i osiągnięć poszczególnych pracowników w określonym czasie, zestawienie ich z oczekiwaniami dotyczącymi przyszłości (również zweryfikowanie ich z potrzebami rynku), a następnie indywidualne ustalenie nowego poziomu wynagrodzenia. W dużych organizacjach proces ten zazwyczaj  jest zarządzany przez dział wynagrodzeń i świadczeń (Comp & Ben) we współpracy z menedżerami, działem HR oraz kadrą kierowniczą.

Doświadczenie pokazuje, że systemy IT dla Comp & Ben znacznie ułatwiają przegląd wynagrodzeń, zarówno na poziomie wynagrodzeń stałych (fixed pay) jak i zmiennych (variable pay). Znacznie redukują ryzyko związane z wpadnięciem niewłaściwych informacji w niepowołane ręce, ułatwiają monitorowanie budżetów oraz usprawniają obieg decyzji i informacji.

Elementy wynagrodzenia zwykle podlegające przeglądowi można podzielić na kilka obszarów:

  • przegląd wynagrodzenia podstawowego,
  • przegląd wysokości przyznawanych premii / przegląd premii odroczonych (STI/ Bonus / Deferred Comp),
  • zachęty długoterminowe (LTI),
  • awanse i zmiany obowiązków ,
  • nagrody za specjalne osiągnięcia / jednorazowe bonusy za szczególne osiągnięcia,
  • przegląd innych elementów wynagrodzenia

W większości firm przegląd wynagrodzenia jest procesem, który odbywa się raz do roku. W wyjątkowych sytuacjach rynkowych, takie działanie może odbywać się częściej.

Elementy wynagrodzenia, które są sprawdzane w trakcie procesu, różnią się w zależności od organizacji. Ogólna zasada jest jednak taka, że im większa organizacja, tym więcej elementów wynagrodzenia podlega weryfikacji.

Zazwyczaj proces przeglądu wynagrodzeń jest powiązany z oceną roczną, informacją zwrotną dla pracowników, budżetowaniem, benchmarkingiem rynkowym, obliczeniami kwartyli wynagrodzeń czy przygotowaniem merit matrix. Zwykle podczas procesu bierze się pod uwagę w jakim dziale dany pracownik pracuje, gdzie plasuje się w porównaniu do rynku (kwartyle, percentyle względem mediany), historię wynagradzania oraz prosi się kadrę kierowniczą o rekomendacje co do płac, z uwzględnieniem tegorocznego budżetu.

W prostej formie proces Total Compensation Review to po prostu przegląd płacy zasadniczej. Jednak częstą praktyką jest przegląd poziomu innych elementów wynagrodzenia: poziomu potencjalnej premii, nagród czy zachęt długoterminowych. Elementy składowe wynagrodzenia podlegające weryfikacji różnią się, w zależności od organizacji, wewnętrznej polityki, jej dojrzałości czy podjętych przez kadrę zarządzającą decyzji.

W większych organizacjach, zwłaszcza tych które są silnie regulowane, tak jak na przykład branża finansowa, powszechną praktyką jest odroczenie wypłacania części wynagrodzenia zmiennego. W takim przypadku dedykowany system Comp & Ben dzieli bonus na bonus natychmiastowy i odroczony - zgodnie z regułami biznesowymi obowiązującymi w danej branży i organizacji. Tak podzielone dane stanowią punkt wyjścia do tworzenia procesów związanych z wypłatą odroczonych wynagrodzeń (Deferred Comp) czy zachęt długoterminowych (LTI), jednak na tych mechanizmach skupimy się przy innej okazji.

Wisienką na torcie jest przygotowanie zestawienia o całkowitym wynagrodzeniu (Total Remuneration Statements, TRS), które bardzo często są kluczowym dokumentem w dziale wynagrodzeń Comp & Ben. Bez odpowiedniego oprogramowania, przygotowanie kompleksowego Total Remuneration Statement dla pracowników jest niezwykle pracochłonne i trudne. Dodatkowo istnieją uzasadnione obawy przed popełnieniem kardynalnego błędu, na przykład wysłaniem niewłaściwego listu TRS do niewłaściwej osoby, lub błędnych obliczeń i podsumowań. Wszak wystarczy że tylko jedna formuła w jendym arkuszu zmieni się niechcący, i kłopot gotowy. .

Proces przeglądu wynagrodzeń od kuchni

Według analiz World at Work, przeciętny budżet wykorzystywany na proces przeglądu wynagrodzeń w latach 2021-2022 będzie wynosić około 3% dla krajów rozwiniętych i ponad 5% dla gospodarek rozwijających się. Poniżej znajdują się przykładowe dane krajów rozwiniętych pochodzące z Work at Work:

World at Work salary increase budgets survey for years 2021/2022 Tabela 1 - Badanie dotyczące wzrostu budżetu przeznaczonego na przegląd  wynagrodzeń w latach 2021-2022, World at Work.

Powyższe dane sugerują, że mówimy o dużych kwotach, które zostaną przekazane pracownikom w najbliższych latach w formie podwyżek płacy zasadniczej. Jak zatem wygląda taki typowy prozes podwyżkowy?

Przyjrzyjmy się temu procesowi z perspektywy osób w niego zaangażowanych.

Proces podwyżkowy z perspektywy kadry zarządzającej

Nie jest niespodzianką, że menadżerowie często postrzegają proces przeglądu wynagrodzeń jako zło konieczne. Ich uwaga jest raczej skupiona na bieżącej pracy operacyjnej, a coroczne procesy podsumowujące uważają za niekonieczne i rozpraszające.

Jak sugeruje artykuł Harvard Business Review, tylko niewielka część menedżerów ma wystarczająco dużo zrozumienia i siły woli, aby "odłączyć się" od codziennych zadań i z bieżącego zamieszania, i zastanowić się nad bardziej strategicznymi tematami. Wydaje się zatem, że system informatyczny służący manadżerom do podwyżek i przeglądu wynagrodzeń powinien być przejrzysty, łatwy w obsłudze i spójny. Wtedy będzie sprzyjał długoterminowemu planowaniu i myśleniu. Dostarczone dane powinny zachęcić menadżerów do zastanowienie się nad obecnym sposobem funkcjonowania zespołu, celami, które ten zespół ma osiągnąć oraz weryfikacją, czy obecne wynagrodzenie zachęca pracowników do osiągania postawionych przed nimi zadań cyz raczej ich do tego zniechęcają (choćby przez ich nieosiągalność). 

Jeśli przyjmiemy opisaną wyżej perspektywę, wówczas zrozumiemy, że prosty formularz do wypełnienia danych nie wystarczy. Dla menedżerów bardziej pożądany będzie system informatyczny, który zarekomenduje poziom wyagnrodzeń w oparciu o dane rynkowe i logikę biznesową, oraz zawiera historię wynagradzania i łatwe do zrozumienia raporty. Taki system może stanowić dobrą podstawę do współpracy działu HR z menedżerami i kadrą kierowniczą. Dokładnie takiej sytuacji doświadczyłem w jednej z czołowych firm motoryzacyjnych w Niemczech, gdzie miałem zaszczyt i przyjemność wdrażać odpowiedni dla ich potrzeb system. Ta firma wykorzystała wdrażaną przez nas platformę jako podstawę do dyskusji pomiędzy działem Comp & Ben, HRBP oraz menedżerami na temat ich obecnych zespołów, a także ambicji firmy i strategii długoterminowej. I takie podejście - bez półśrodków i tymczasowych rozwiązań - działa.

Z perspektywy menadżerów, system informatyczny powinien zatem posiadać bezproblemowe logowanie się (z doświadczenia wiemy, że systemy ze skomplikowanymi loginami i hasłami zniechęcają do korzystania z platformy) i umożliwić następujące czynności:

  • sprawdzić aktualne i historyczne dane dotyczące wynagrodzenia,
  • dostarczyć dane umożliwiające ocenę obecnej sytuacji (benchmarking, budżety, inflacja, wydajność),
  • wpisać wartość podwyżki oraz nowy poziom innych elementów wynagrodzenia (zazwyczaj zgodnie z wytycznymi),
  • sprawdzić, czy poziomy wynagrodzeń mieszczą się w budżecie i czy nie ma ostrzeżeń i błędów,
  • wysyłać do zatwierdzenia (zwykle przez dział Comp & Ben jak i senior executives),
  • otrzymać zestawienie wynagrodzeń całkowitych lub inną formę oficjalnego potwierdzenia podjętych decyzji – tak, aby mogło ono stanowić podstawę do rozmowy z pracownikiem.

Proces przeglądu wynagrodzeń z perspektywy działu Comp & Ben

Tylko pracownicy Comp & Ben (i my ;) ) wiemy, ile wysiłku wymaga przygotowanie procesu weryfikacji wynagrodzeń.

Prace przygotowawcze zazwyczaj się złożone, pochłaniają dużą ilość czasu i energii oraz wymagają sporo przemyśleń.

Zadania Comp & Ben przed rundą przeglądu wynagrodzeń

Poniższa lista obejmuje kroki zwykle podejmowane przez Comp & Ben przed rozpoczęciem procesu:

  • zdefiniowanie i sprawdzenie, czy proces jest przygotowany prawidłowo (aby ludzie widzieli w systemie tylko to co powinni widzieć),
  • zdefiniowanie listy pracowników podlegających procesowi,
  • obliczenie budżetów,
  • ustalenie wytycznych budżetowych oraz stosownych limitów,
  • obliczenie stosownych wskaźników dla poszczególnych osób (według stanowisk, lat doświadczenia, ról, poziomów zaszeregowania lub pozycji w firmie),
  • konfigurowanie merit matrix,
  • konfiguracja przedziałów płacowych,
  • sprawdzenie zasad dotyczących przyznawania podwyżek (podwyżki obligatoryjne lub prawne, zasługi, awanse, ryczałty, itp.),
  • przypisanie nowych poziomów zaszeregowania, ról lub pozycji w przypadku awansów,
  • skoordynowanie approval workflow - czyli obiegu decyzji,
  • sprawdzenie profili pracowników oraz prawa dostępu do poszczególnych obszarów systemu,
  • przygotowanie planu komunikacji,
  • ustawienie kluczowych parametry i wartości,
  • wyeliminowanie wszelkich niespójności i przeszkód.

Zadania Comp & Ben w trakcie rundy przeglądu wynagrodzeń.

Obowiązki działu zajmującego się wynagrodzeniami oraz świadczeniami dodatkowymi dla pracowników są jeszcze większe w momencie, kiedy proces się rozpocznie. Typowe działania obejmują:

  • zainicjowanie procesu,
  • realizowanie założeń komunikacyjnych,
  • nadzorowanie postępów:

    • sprawdzanie ilości wykonanych przeglądów danych pracowników,
    • sprawdzanie wykorzystania budżetu,
    • reagowanie na różnego rodzaju uwagi, prośby czy potencjalne zagrożenia,
    • dokonywanie ostatecznych zatwierdzeń,
  • przygotowywanie plików płacowych oraz danych do systemów HCM (ang. Human Capital Management)
  • zweryfikowanie i dostarczanie Total Remuneration Statement
  • raportowanie wyników do kadry zarządzającej.

Poniższa wizualizacja przedstawia przykładowy "ekran" który pozwala menadżerom i działowi HR i Comp & Ben przejść bezboleśnie przez proces:

Salary Review Process From HR Perspective

Rysunek 1 - typowe zestawienie  przeglądu wynagrodzeń dla menedżerów.

Taki system, czy też "landing page" powinien być prosty w obsłudze i intuicyjny - tak aby jego obsługa nie wymagałą instrukcji czy szkoleń. Powinien przedstawiać podstawowe informacje w zakresie danych historycznych, analizę porównawczą, dane o wykorzystaniu budżetu i przewidywanych poziomach wzrostu wynagrodzeń. Oczywiście format i kształt takiego zestawienia jest dowolny, może zostać dostosowany do potrzeb danej organizacji.

Jeśli wydaje Ci się to interesujące, a nadal tkwisz w starych systemach IT, działasz na podstawie arkuszy kalkulacyjnych lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, być może jest to dobry moment, aby umówić się na bezpłatną konsultację z nami. Mogliśmy wtedy wspólnie ustalić, jak ulepszyć i usprawnić Comp & Ben w Twojej firmie.