Wdrożenie robotyzacji procesów biznesowych – krok po kroku

Sebastian Grzesik

Wielu właścicieli firm i członków kadry kierowniczej zwraca uwagę na robotyzację procesów biznesowych (znaną również jako RPA, Robotic Process Automation) jako pomocne narzędzie dla zespołów i pracowników. Narzędzia RPA mogą w znacznym stopniu uwolnić pracowników korporacji od żmudnych i powtarzalnych zadań, umożliwiając tym samym większą koncentrację na bardziej wartościową pracę, która wymaga ludzkiego podejścia.

RPA wymaga jednocześnie bardzo specyficznego projektowania i planowania, aby zapewnić, że jego wdrożenie i realizacja przebiegną bezproblemowo. Proces realizacji jest wręcz kluczowy.

Przed poczynieniem inwestycji w RPA ważne jest, aby dokładnie zrozumieć, jak działa ten proces biznesowy. W tym dogłębnym przewodniku zamierzamy dokładnie zbadać, czym jest robotyzacja procesów biznesowych i jak krok po kroku przebiega proces jej realizacji.

Czym jest RPA?

RPA pochodzi o angielskiego zwrotu robotic process automation i oznacza zastosowanie technologii robotycznej w celu automatyzacji procesów biznesowych. RPA rządzi się logiką biznesową oraz wysoce ustrukturyzowanymi i sformułowanymi danymi wejściowymi. Korzystając z tych narzędzi, firma może następnie stworzyć lub skonfigurować oprogramowanie (czy też – w tym przypadku – „robota”), umożliwiające przetwarzanie danych, a także komunikację z innymi systemami w celu uzyskania od nich odpowiedzi.

Istnieje mnóstwo narzędzi RPA, od prostych rozwiązań takich jak automatyczna wiadomość e-mail „poza biurem” aż po całe systemy botów.

Mówiąc prościej, RPA oznacza aplikacje lub oprogramowanie, które firma może wykorzystać do zautomatyzowania różnych drobnych, żmudnych i czasochłonnych zadań, zamiast pozostawiać tę pracę w rękach ludzi. Wdrożenie RPA może poprawić produktywność, usprawnić biznes, zmniejszyć straty czasu i zaoszczędzić przedsiębiorstwom mnóstwo pieniędzy.

Teraz, gdy wiemy już, czym właściwie jest RPA, przeanalizujmy krok po kroku proces realizacji i wdrożenia.

Proces realizacji RPA krok po kroku

Aby wdrożyć RPA do istniejących systemów, GGS IT Consulting wykona kilka kluczowych czynności:

Na początku szukamy procesu nadającego się do RPA. Wiąże się to z trwającym od jednej do trzech godzin spotkaniem, podczas którego przeprowadzamy burzę mózgów i identyfikujemy listę potencjalnych procesów, które można zoptymalizować za pomocą RPA. Następnie wspólnie z zespołem biznesowym klienta analizujemy proces, jego zasadność biznesową i oczekiwane zyski. Ocena procesu zajmie około trzech do pięciu dni. Nasz konsultant i programista RPA spotkają się z przedstawicielami firmy i szefem jej działu IT. Przygotujemy szacunki i ogólny zakres prac, a także przeanalizujemy wyjątki w procesach i przygotujemy mapę procesów w stanie obecnym. Następnie rozpoczną się prace programistyczne. Proces ten trwa od sześciu do dwudziestu jeden dni, w zależności od wielkości projektu. Będziemy utrzymywać kontakt z osobami prowadzącymi firmę w celach konsultacyjnych, a nasz programista RPA będzie ściśle współpracował z działem IT firmy. Od tego momentu tworzymy wykaz zadań, opracowujemy szczegółowy i dokładny plan wdrożenia, rozpoczynamy rozwój bota i przygotowujemy dokument projektowy rozwiązania (SDD). Na tym etapie klient akceptuje wdrożenie RPA, w przeciwnym razie nasz zespół ponownie przyjrzy się pilotażowi i odpowiednio poprawi błędy lub inne problemy. Następnie rozpoczniemy testy akceptacyjne użytkownika (User Acceptance Testing, UAT). Proces ten trwa od jednego do trzech dni i obejmuje całe przedsiębiorstwo, dział IT oraz naszego programistę RPA. Przeprowadzimy szereg testów akceptacyjnych w środowisku klienta. Następnie wdrożymy wszelkie niezbędne zmiany, aby zapewnić, że przejście jest tak płynne i przyjazne dla użytkownika, jak to tylko możliwe. Następnie zaczynamy działać! Ten ostatni etap realizacji zajmie od jednego do trzech dni. Przeniesiemy opracowanego, finalnego bota do środowiska produkcyjnego i rozpoczniemy szkolenie użytkowników końcowych. Po wdrożeniu, będziemy pracować nad wsparciem zespołu podczas transformacji i oferować rozwiązania oraz wsparcie techniczne w przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów.

Wdrożenie RPA powinno być w stanie zapewnić zyski w każdym aspekcie. Jeśli tak się nie dzieje, należy rozważyć kilka rzeczy. Zadanie, które zdecydowałeś się zautomatyzować, może być po prostu zbyt złożone i lepiej poradzą sobie z nim ludzie. Twój bot RPA może być również źle zaprojektowany lub niedopasowany do konkretnego procesu. W takim przypadku należy sporządzić od nowa listę kontrolną, z nowym procesem lub botem RPA.

Najlepszym sposobem na uniknięcie tego rodzaju sytuacji oraz opracowanie i wdrożenie silnego, przyszłościowego bota RPA jest skorzystanie z usług doświadczonych programistów i osób zorientowanych na biznes z firmy takiej jak GGS IT Consulting.

GGS IT Consulting w robotyzacji procesów biznesowych

GGS IT Consulting znamy wartość RPA. Kiedy RPA jest wprowadzane do firmy, wynika z tego wiele korzyści, od większej dostępności wiedzy, poprzez niższe koszty, aż po wyższą satysfakcję pracowników. RPA może mieć ogromny wpływ na jakość i wydajność Twojej firmy.

Czasochłonne, aczkolwiek proste zadania odchodzą w przeszłość. W przypadku wielu narzędzi RPA nie ma potrzeby monitorowania procesów, co oznacza, że działają one „bezzałogowo” czy też nadzoru człowieka. Twoje zespoły będą miały teraz wolny czas, aby skupić się na ważniejszych rzeczach w firmie.

Nie jesteś pewien, czy automatyzacja procesów jest odpowiednia dla Twojej firmy? Skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów już dziś. Przeanalizujemy, jak dobrze rozwiązania RPA pasują do Twojej branży i niszy oraz co dokładnie musisz zrobić na początku. Zarezerwuj BEZPŁATNĄ sesję konsultacyjną tutaj!

Jak podobał Ci się nasz przewodnik po automatyzacji procesów krok po kroku? Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak GGS IT Consulting może pomóc Ci przenieść Twoją firmę w przyszłość.