Compensation Management Software

Transform compensation management at your company

Transform the way you do compensation and benefits with modern software. Base your strategic decisions on accurate data held in one centralized and integrated system, and automate and optimize your processes. We’ll advise you on solutions tailored to your particular needs.

Contact us

We implemented compensation management software for 30+ enterprise-size clients worldwide

Our clients:

Manage the key processes at your company with professional compensation management software

Compensation management software workflow

You may need compensation management software consulting services if:

Excel spreadsheets mess

  • it’s difficult to track the history of changes
  • you don’t know which spreadsheet is the most updated version
  • you spend too much time on repetitive tasks and manual data filling
  • your data is held in multiple locations
  • multiple people can access the data (no access hierarchy)
  • you are calculating everything in Excel
  • you have a lot of Excel files for a multitude of purposes
  • mistakes in processes and calculations happen and are hard to spot
  • you keep track of budgeting and business rules manually
  • you perform analytics, reports, and audits manually
  • it’s difficult to plan and forecast various compensation scenarios
  • you have to calculate compensation across multiple populations and currencies manually
  • you worry about data security
  • you have trouble identifying pay gaps
  • you spend 16 hours a day at work during the comp round, and you promise yourself it will never happen again...

See what software solution is right for your company

Case studies

LTI software implementation at E.ON

Business type
Energy
Technology
beqom
Hours saved per year
450

Benefits of compensation management software

1. Managing Complexity

If you’re like a typical compensation and benefits professional, you spend most of your time managing complex calculations, juggling spreadsheets, merging and separating files, performing repetitive tasks, and putting out fires. Stop wasting your time! Trade your outdated and time-consuming methods for a modern system where you can gather, store, and make sense of data in a matter of minutes! Now, you’ll have plenty of time to focus on what you’re called to - people and strategy.

2. Central Platform

Have you ever wondered which spreadsheet version is the current one? Or how many more do you have to update once you make a small change? We know that if you store data in a couple of different systems, Excel sheets, Workday, or SAP, they will eventually differ. If you use professional compensation management software, all your data will be held in one centralized and unified platform. All updated and with a history of track changes. Stop juggling spreadsheets, start downloading data and performing people analytics effectively!

3. Budgeting

Have you ever set up the plan and then realized it’s over the budget? With modern software, you’ll never waste your time on such mistakes again. The program automatically calculates recommended salary raises, bonuses, and total compensation expenses as you enter the data. And in case you go over, you’ll get an automated notice right away.

Manage the headcount changes, compensation policies, and currency exchange rates across various divisions, countries, and currencies. Know your current staff costs and plan future scenarios based on past, current, and projected data. Make informed choices based on data-driven predictions, not assumptions!

4. Planning and Forecasting

How do you do planning if your data pops up in a bunch of separate sources scattered all over the place? With modern compensation management software solutions, with one click of a button, you can download all your data - accurate and up to date - directly from the platform. Next, you set up predictive models that let you easily configure various plans and forecasts. In a matter of seconds, you can modify the parameters to check out the alternative scenarios so that all your decisions are informed and based on facts, not guesswork! At the end, you just print the report ready to present to your management.

5. Benchmarking and Market Data

Don’t hire an external consultant! Now, with modern compensation management software, you can do the benchmarking yourself! It’s easy, effective, and always at your fingertips - whenever you need to check the current market state, whether for the yearly review, job postings preparations, or individual employee reviews. Just upload the data to the program, set up the parameters and comparator groups, and you’re good to analyze the results!

6. Hierarchy of Access

With professional compensation management software, you can set up vertical and horizontal access hierarchies to your data across teams, divisions, and countries, as well as analysts, managers, and directors. This gives you full control over data visibility. No longer need to worry about accidental data leakage or unauthorized people viewing data they don’t have permission for. And forget about separating, merging, and blocking rows in Excel - you’ll never have to do it again.

7. Pay Equity

Pay equity and transparency are no longer nice-to-haves. They are a must for every company competing for talent in today’s tight market. Get ahead of the competition and use professional software to analyze the compensation across gender, race, age, job grade, performance, tenure, and location. Create comparator peer groups, benchmark your employee data both internally and against external markets, identify the outliers, and benefit from models, which can help you find the root cause of pay differences, create remedial budgets, and predict and prevent future gaps. Our consultants will show you that ensuring fair and compliant compensation is easy!

8. Security

Have you ever heard of someone sending the wrong spreadsheet to the wrong person? Yup, we heard those stories as well. But in today’s world, the consequences of accidental data leakage could be dire. With the legal landscape becoming ever more complex, it’s hard to keep up with all the protection requirements. And spreadsheets no longer pass them.

We know that security is not an option - it’s a must. All the systems we implement have the highest security standards. We will advise you best options for cloud data hosts, their locations, and backup choices as well as access hierarchies and permissions.

9. People Analytics and Automated Reporting

Saying that people analytics in the compensation management context is complex is an understatement. Only those who handle it know what it takes to do it right. But with the proper software, you can easily access and analyze the performance, productivity, engagement, and perform the benchmarking and pay gaps for the internal grades as well as against external market data (available to you from several sources). Now, determining all sorts of bonuses and raises across myriads of positions, departments, divisions, and countries while adhering to local policies and guidelines can be done in a matter of minutes. And all the analysis is available at your fingertips in the form of custom reports to present to the management board or an individual employee. Finally, you can link performance to reward based on accurate data.

10. Accuracy and Error Reduction

We know that sinking feeling when you find out that your spreadsheets don’t match, or that you know something’s wrong with the final number, but are not sure what formula is wrong. With professional management software, you can forget this feeling for good. Say hello to the single platform with trackable changes and the history of logs. Here, all the calculations are done through formulas set up with our implementation team. And you have full control of making any changes.

11. Auditing and Compliance

Imagine you’ll get audited tomorrow. Are you ready? If you’re like a typical comp&ben, pulling all the records from all your spreadsheet sources is already giving you a headache. But not, if you use professional compensation management software. In a matter of minutes, you can print all the documentation needed for internal or external audits. Take advantage of a full audit trail, separation of duties, and trackable logs.

In addition, we will tailor the software to your company’s particular compliance requirements. And don’t forget - GGS IT and our partners are ISO and SOC-compliant, and the software we implement also adheres to GDPR standards. Worrying about data protection and costly regulatory fines (ASC 606, CRDIV, SEC)? It’s off your plate now.

12. Scalability

If your company experiences fast growth, it’s not easy to keep up with the compensation management done in spreadsheets. And what about an acquisition? All of a sudden, you need to manage compensation for a much larger group of people. This is not a problem if you use professional compensation management software. You’ll be able to add multiple profiles to your existing database right away. Need to add new types of compensation? Not a problem at all, you just add a new compensation path and the calculations are done automatically.

Let's talk about your project

5 steps to compensation management software implementation

CMS-ImplementationProcess - 600px

Compensation processes we focus on:

Bonusy krótkoterminowe

Bonusy krótkoterminowe (ang. STI)

Doradzimy Ci jak usprawnić i zoptymalizować rozliczanie wszelkiej maści bonusów krótkoterminowych (short-term incentives - STI). Pomożemy Ci wybrać i wdrożyć odpowiedni system automatyzujący budżetowanie, śledzenie metryk efektywności pracy i procent osiągniętych celów. Dzięki automatycznie generowanym raportom przedłożysz i wytłumaczysz indywidualnym pracownikom kryteria kwalifikacji oraz zasady według których granty są rozliczane, co wzmocni transparentność i zrozumienie filozofi wynagrodzeniowej w Twojej firmie.

Bonusy krótkoterminowe, obok podstawowego wynagrodzenia oraz bonusów długoterminowych, są podstawowym elementem wynagrodzeń i planów prowizyjnych dla pracowników średniego i wyższego szczebla. Już ponad 95% amerykańskich firm publicznych i prywatnych ma je w swojej ofercie. Bonusy krótkoterminowe motywują kluczowych pracowników do osiągniecia celów zgodnych z krótkoterminową strategią firmy.

Nie pozwól, aby brak odpowiedniej technologii uniemożliwiał Ci oferowanie kreatywnych i atrakcyjnych pakietów bonusowych!

Bonusy długoterminowe

Bonusy długoterminowe (ang. LTIPs)

Bonusy długoterminowe słyną z zawiłych i skomplikowanych formuł. Doradzimy Ci, który system do rozliczania wynagrodzeń będzie najbardziej odpowiedni do rozliczania bonusów i nagród odroczonych w Twojej firmie. Nowoczesne oprogramowanie do rozliczania wynagrodzeń pomoże Ci wyliczyć bonusy w wielu różnych planach z różniącymi się okresami kwalifikacji (ang. vesting period), metrykami mierzącymi efektywność pracy, formami wypłaty, oraz transzami. Poprzez symulowanie i wizualizację danych oraz naliczanie premii i śledzenie budżetu profesjonalny system do rozliczania wynagrodzeń pozwoli Ci mieć wszystko pod kontrolą oraz pracować zgodnie z założonym planem.

Bonusy dugoterminowe to obok podstawowego wynagrodzenia oraz premii krótkoterminowych, podstawowy element wynagrodzeń i planów prowizyjnych dla pracowników wyższego szczebla. Są one szczególnie ważne w ukierunkowywaniu motywacji kluczowych pracowników do osiągniecia celów strategicznych firmy. Bonusy długoterminowe pełnią także kluczową rolę w przyciąganiu i utrzymywaniu utalentowanych pracowników.

Nie pozwól, aby brak odpwiedniej technologi uniemożliwiał Ci oferowanie kreatywnych i atrakcyjnych bonusów długoterminowych!

Zarządanie wynagrodzeniami kadry kierowniczej

Zarządzanie wynagrodzeniami kadry kierowniczej

Ukierunkowywanie indywidualnych celi kadry kierowniczej tak, aby były zgodne ze strategią firmy oraz zapewnianie satysfakcji z pracy oraz retencję to główne czynniki determinujące atrakcyjny pakiet wynagrodzeniowy dla kadry kierowniczej.

Doradzimy Ci jak efektywnie rozliczać i zarządzać skomplikowanymi wynagrodzeniami kadry kierowniczej przy pomocy nowoczesnych systemów, tak aby dane były bezpieczne, aktualizowane na bierząco oraz indywidualne informacje dostępne w każdej chwili dla pracownika chcącego sprawdzić stan swojego wynagrodzenia.

Nie pozwól, aby brak odpowiedniej technologii uniemożliwił Ci oferowania atrakcyjnych pakietów wynagrodzeniowych dla kadry kierowniczej!

Przegląd wynagrodzeń

Przegląd wynagrodzeń

Coroczny przegląd wynagrodzeń praktycznie dla wszystkich pracowników działów HR jest okresem niezwykle wytężonej pracy, często po godzinach. Zbieranie danych z różnych źródeł, mierzenie efektywności, produktywności, i zaangażowania oraz rozliczanie wszelkich bonusów i podwyżek dla różnych krajów, regionów, działów i indywidualnych osób może być po prostu przytłaczające. Wyobraź sobie, że z odpowiednio dobranym oprogramowaniem, to wszystko może być zautomatyzowane i zarządzane w czasie rzeczywistym. Wszystkie informacje zebrane i przechowywane w jednym miejscu dostępne wraz z aktualnymi danymi rynkowymi do wartościowania. Z profesjonalnym oprogramowaniem do rozliczania wynagrodzeń możesz przeprowadzać przegląd płac nawet kilka razy do roku!

Pomożemy Ci zoptymalizować przegląd wynagrodzeń tak, abyś mogła skoncentrować się na kreatywnym aspekcie procesu zamiast na żmudnych operacjach!

Plany prowizyjne

Plany prowizyjne (ang. SIP)

Okresowe rozliczanie planów prowizyjnych jest szczególnie dużym przedsięwzięciem. Wskaźniki osiągnięć, krzywe wypłat, cele, metryki i wiele innych zmiennych... czy nadal obliczasz to wszystko w arkuszach?

Systemy do rozliczania wynagrodzeń, które wdrażamy, nie tylko wyeliminują te żmudne kalkulacje, ale również dostarczą aktualne raporty z danymi dotyczącymi sprzedaży, celów i efektywności. Wykorzystasz zaawansowaną analitykę do symulowania różnych scenariuszy i wszystkie zadania ukończysz na czas, wiedząc, że wszystko jest wyliczone poprawnie, a Twoi handlowcy będą mogli skupić się na sprzedaży zamiast kwestionować wielkość prowizji.

Razem wybierzmy odpowiedni system do rozliczania Twoich planów prowizyjnych!

Zarządzanie bonusami i nagrodami

Zarządzanie bonusami

Pomożemy Ci wprowadzić, zdefiniować, zasymulować oraz rozliczyć wszystkie typy bonusów w Twojej firmie. Zoptymalizuj procesy dzięki kontroli budżetowej, rozlicz bonusy za zasługi, śledź metryki mierzące efektywność pracy i zautomatyzuj zarządzanie wszelkimi typami jednorazowych lub cyklicznych nagród w różnych regionach i działach Twojej firmy. Dostarcz swoim pracownikom spersonalizowane raporty oraz informacje na temat aktualnych procedur i regulacji obowiązujących w firmie oraz regionie, aby zapewnić jasne i przejrzyste praktyki wynagradzania.

Nie pozwól, aby brak odpowiedniej technologii uniemożliwił Ci oferowanie atrakcyjnych i kreatywnych pakietów bonusowych!

Budżetowanie

Budżetowanie i planowanie

Zmiany w ilości zatrudnionych pracowników, polityce kompensacyjnej, wymogach prawnych, oraz walutach znacząco wpływają na zarządzanie wynagrodzeniami. Doradzimy Ci który system do zarządzania wynagrodzeniami pozwoli Ci najefektywniej zintegrować planowanie, prognozowanie i budżetowanie w różnych krajach, oddziałach i walutach. Teraz z łatwością zarządnisz kosztami personelu, będziesz wiedzieć, że zbliżasz się do końca budżetu, lub zaplanujesz i zaprognozujesz scenariusze w opraciu o przeszłe, aktualne, i prognozowane dane. A aktualne dane dla działu finansowego będziesz mieć na wyciągnięcie ręki.

Oprzyj swoje decyzje na twardych danych a nie domysłach!

Wewnętrzna spójność wynagrodzeń

Wewnętrzna spójność wynagrodzeń

Jak upewnisz się, że wynagrodzenia w Twojej firmie są wewnętrznie spójne? Jak zaradzisz różnicom, które udało Ci się już zidentyfikować? Oraz jak ustrzeżesz się przed kolejnymi niespójnościami? Profesjonalne systemy do rozliczania wynagrodzeń pomogą Ci przeanalizować wynagrodzenia pod względem płci, wieku, rasy, stanowiska, efektywności lub stażu pracy, oraz lokalizacji. Z takim systemem będziesz w stanie stworzyć grupy porównawcze, przeprowadzać wartościowanie zarówno wewnątrz jak i z rynkiem zewnętrznym, identyfikować osoby, które znacząco odstają od średniej oraz przyczyny różnic, a także tworzyć budżety naprawcze i prognozować potencjalne ryzyko przyszłych niespójności. Nasi konsulatanci pokażą Ci, że zapewnienie równego traktowania przy zatrudnianiu jest naprawdę proste!

Zidentyfikuj ryzyko zanim stanie się problemem i zapewnij swoim pracownikom równe traktowanie w zatrudnieniu!

Jednostkowe planowanie i raportowanie wynagrodzeń

Planowanie i raportowanie wynagrodzeń dla indywidualnych pracowników

Programy do rozliczania wynagrodzeń, które wdrażamy, pozwolą Ci spojrzeć całościowo na indywidualnego pracownika poprzez pryzmat historii wynagrodzenia, efektywności pracy, oraz wartościowania, tak, abyś mogła stworzyć spersonalizowany plan motywacyjny, dostosowany do strategii Twojej firmy. Wykorzystaj zaawansowane systemy analityczne do prognozowania scenariuszy oraz rekomandacji i bądź przygotowana na bierząco do ewentualnych rozmów na temat wynagrodzenia.

Chcę system do automatycznego raportowania i planowania wynagrodzeń.

Architektura stanowisk i wartościowanie

Architektura stanowisk i wartościowanie

Z nowoczesnym systemem do rozliczania wynagrodzeń już nie musisz polegać na konsultantach zewnętrznych, aby ustalić architekturę stanowisk - będziesz w stanie wszystko zaprojektować sama. Tego typu oprogramowanie pozwoli Ci z łatwością załadować dane do wartościowania z różnych źródeł, przeanalizować je, tak aby ustalić strukturę stanowisk, pogrupować oraz przygotować siatkę płac. I to wszystko zrobisz w kilka dni, nie miesięcy! Następnie ustawisz parametry do analizy porównawczej i już możesz zacząć wartościowanie wewnątrz firmy jak i również z rynkiem zewnętrznym.

Uniknij kłopotów związanych z zatrudnieniem zewnętrznego konsultanta i oszczędź kilka miesięcy czasu przygotowując samemu architekturę stanowisk dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu!

What is Compensation Management?

Compensation management focuses on structuring and determining the appropriate pay and employee benefits in order to attract and retain your workforce. It's a critical domain for talent management in today's competitive market. Progressive compensation managers skillfully use direct and indirect compensation, such as health insurance, profit sharing, retirement benefits, wellness incentive programs, and other fringe benefits, to encourage employee motivation and keep them engaged.

Compensation management processes require the analysis of large sets of data across multiple profiles, positions, departments, and regions to:

  • determine fair direct compensation and employee salaries and bonuses
  • calculate fixed and variable pay
  • track the performance and evaluate the employee
  • determine pay equity and identify any possible pay gaps
  • assure legal compliance with company guidelines and local governmental policies
  • boost employee retention and attract new talent
  • control budgeting and plan the compensation management program accordingly

Effective compensation management plays a crucial role in determining a company's success. An appreciated and engaged workforce won't hesitate to give back through increased performance and a positive atmosphere that benefits both the employer and the employees.

Compensation management

What our clients are saying:

Excellent services!

GGS IT Consulting team has been working with LocalTapiola-group HR Sales Compensation team from early 2019 and has been providing Sales Compensation process design, solution architecture, data integration and implementation services. I am confident about the services of GGS IT Consulting team and I can surely recommend the services.

Jari Collan
Director Compensation and Benefits

Highly recommendable!

GGS IT Consulting has supported E.ON in setting up and running the LTI of the compensation and benefits application. We've got to know them as a very professional, proactive, and trusted partner who always delivers on their promise. They are not only technically very capable, but also understand the business context. We are very satisfied with GGS IT Consulting and I highly recommend them.

Juan Brea Piket
Head of Reward&Global Mobility E.ON SE

Great experience

After several months of cooperation in the area of process automation and data, we can confirm that GGS is a professional IT company, helpful in managing our Business Process Automation Platform. GGS team is efficient and reliable, always ready to offer support, and we can recommend them as a business partner.

Michał Gulewicz
IT Manager at Saint-Gobain

Request a demo

Our Partners:

Dlaczego warto współpracować z GGS IT Consulting?

01
Projekty międzynarodowe. Zaufały nam zarówno firmy rodzime wywądzce się z Polski, jak również zagraniczni giganci. Wiele firm z Europy, Ameryki, i Azji jest naszymi stałymi klientami.
02
Zróżnicowany profil klienta. Pracujemy z klientami z różnych branż, w tym ze średnimi jak również przedsiębiorstwami typu enterprise. Pomożemy dobrać Ci rozwiązania skrojone do aktualnego etapu rozwoju Twojej firmy, jej wielkości oraz przyjętej strategii.
03
Wyjątkowe podejście. W GGS wierzymy w efektywne zarządzanie projektami. Wykorzystujemy współprace, otwartą komunikację, koncentrację na wartości biznesowej i dbałość o jakość usług, aby przewidywać potrzeby naszych klientów i przekraczać ich oczekiwania.
04
Duże doświadczenie. Jako firma istniejemy już od 2016 roku, ale również wcześniej przez lata pracowaliśmy w firmach o podobnym profilu. Jako GGS pomogliśmy już ponad 30 międzynarodowym klientom zdigitalizować ponad 200 procesów ze 100% sukcesem wdrożeń.
45
Dostarczonych projektów skali enterprise
100%
Projektów zakończonych sukcesem
300 000+
Godzin zaoszczędzonych dla naszych klientów
550 000+
Pracowników korzysta z implementacji przeprowadzonych przez naszą firmę

Compensation management software consulting FAQ

When can we start with compensation management software consulting?

Any time is good to start the compensation management software consulting. Whether you are considering a new implementation, thinking of re-implementation, or just optimization of the current processes, we are ready to help at any stage. We can work with your compensation calendar to accommodate your timeliness. Just contact us and tell us about your project.

How much do your consulting services cost?

Each project is unique, and therefore, it deserves a uniquely tailored approach. Our team will help you select the most cost-effective option based on your particular needs.

In general, we observed that the cost of not having the professional software solutions is larger than the cost of the system’s implementation and support. Think about the cost of new hirers needed to replace unsatisfied employees, going overbudget, the costly mistakes easy to make in a spreadsheet, or data leakage and the risk of associated lawsuits.

Contact us and we'll discuss the most cost effective option for your company.

How long does it take to implement compensation management software?

Each project is different and depends on the company size, the scale and complexity of the project as well as selected services. Typically, it takes around a month to a couple of months for our team to finish the implementation.

My processes are very unique, will you be able to help me?

The software solutions we implement are highly customizable. Tell us about your situation - we’re up for the challenge!

Is this software difficult to use?

We only implement modern and professional software solutions. These systems are designed to be user-friendly and intuitional. Each system also comes with a set of trainings and our company provides continued support in the post-implementation phase.

Is this software secure and compliant?

We only implement systems with the highest security standards. Our consultants advise best options for cloud data hosts, their locations, and backup choices as well as access hierarchies and permissions.

GGS IT and our partners are ISO and SOC-compliant, and the software we implement also adheres to GDPR standards.

Is my company too small for this project?

The professional compensation management software is designed to manage the more complex processes usually found at the middle to enterprise-size companies. If you are not sure whether that applies to your case, contact us and during a 15 minute conversation we'll tell you if implementation of such software at your company makes sense.

Talk to our experts

Lets work togetherMateusz TajakBusiness Development Manager
+48 511 986 775

Zaufali nam