Automatyzacja i robotyzacja procesów biznesowych z wykorzystaniem Office 365 i Power Automate.

Mateusz Tajak

Sporym wyzwaniem związanym z rozpoczęciem w firmie projektów robotyzacji i automatyzacji procesów biznesowych jest bariera technologiczna. Nie wiadomo, jaką platformę wybrać, jaka będzie wielkość inwestycji, i jakie procesy będziemy automatyzować. Dodatkowo pojawiają się kwestie samego wdrażania automatyzacji oraz tego, czy robić to własnymi siłami, czy wykorzystując partnera zewnętrznego.

Część z tych wyzwań zależy od specyfiki danej firmy i procesów. Jednak w wielu firmach aspekt technologiczny jest zdecydowanie mniej problematyczny. Jest tak, ponieważ coraz więcej firm wykorzystuje Office 365 jako podstawowe narzędzie komunikacji i współpracy pomiędzy pracownikami.

Niewiele osób jednak zdaję sobie sprawę, jakie możliwości dają wbudowane funkcjonalności, które dostępne są w ramach platformy Office 365. Mowa o Microsoft Power Automate.

Czym jest Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate (dawniej Microsoft Flow), jest aplikacją dostępną w ramach platformy Office 365, która pozwala budować automatyzacje dla procesów biznesowych. W podstawowej wersji Power Automate umożliwia użytkownikowi budowanie prostych automatyzacji dla zadań, które wykonywane są w ramach pakietu Office 365.

Aby uruchomić Power Automate, wystarczy wejść na swoje konto office 365 i przejść do samej aplikacji:

https://mlodyhandlowiec.pl/wp-content/uploads/2021/07/image-1024x699.png

Po uruchomieniu aplikacji Power Automate mamy możliwość automatyzacji zadań zrealizowanych pomiędzy aplikacjami dostępnymi w Office 365. Oto kilka prostych przykładów widocznych po uruchomieniu Power Automate:

https://mlodyhandlowiec.pl/wp-content/uploads/2021/07/image-1-1024x356.png

Microsoft Power Automate jako platforma workflow

Powyżej pobiedziliśmy sobie o podstawowych możliwościach Power Automate. Są one dość ograniczone w momencie, gdy podchodzimy do automatyzacji bardziej kompleksowo, a automatyzacje chcemy wdrażać z perspektywy całej organizacji.

Tutaj z pomocą przychodzą płatne plany Microsoft Power Automate, które pozwalają budować zdecydowanie bardziej zaawansowane przepływy. Działają one z punktu widzenia całej organizacji oraz mogą integrować się z danymi spoza Office 365. Dodatkowo mogą posiadać bardziej skomplikowaną logikę biznesową.

Mowa o wszelkiego rodzaju procesach akceptacyjnych, procesach wymiany informacji czy po prostu automatycznej integracji różnych aplikacji. Działanie Power Automate doskonale pokazuje poniższa animacja:

Power Automate jako platforma RPA

Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA) to technologia, która za pomocą wcześniej zaprogramowanych robotów pomaga automatyzować powtarzalne i czasochłonne procesy biznesowe. O RPA więcej przeczytasz w poniższym artykule: Czym jest Robotyzacja Procesów Biznesowych(RPA)

Funkcjonalność RPA w wydaniu Microsot ma nazwę Power Automate Desktop. Jest to stosunkowo nowa funkcjonalność w ramach platformy Power Automate, wcześniej znana jako WinAutomation.

Tutaj do budowania automatyzacji wymagane jest zainstalowanie aplikacji. Zgodnie z marketingiem Microsoft Power Automate Dekstop jest aplikacją darmową dla posiadaczy Windows 10. W rzeczywistości darmowe funkcjonalności są dość ograniczone i aby budować bardziej zaawansowane automatyzacje, potrzebna jest płatna licencja.

Co ważne, Power Automate Desktop daje możliwość działania w formie nadzorowanej i nienadzorowanej. Daje to szerokie możliwości automatyzacji procesów, począwszy od tych realizowanych bezpośrednio na komputerach pracowników, po te działające niezależnie od realizujących je osób.

Microsoft Power Automate - wady i zalety

Platforma automatyzacji procesów dostarczana przez Microsoft nie jest idealna. Pośród swoich zalet ma też wady. Warto zaznaczyć jednak, że w obszarze automatyzacji procesów biznesowych wady i zalety nie są zero-jedynkowe. Coś, co jest wadą dla jednej organizacji, wcale nie musi być wadą dla drugiej. Dlatego warto zwrócić uwagę na kilka punktów, które pomogą odpowiedzieć sobie na pytanie, czy Microsoft Power Automate jest dobrą platformą.

  • Próg wejścia dla organizacji korzystających już z Office 365 jest bardzo mały. W takiej sytuacji Power Automate właściwie zaimplementowany, wymaga jedynie konfiguracji. Jeśli podstawowe licencje nie będą wystarczające, wystarczy dokupić dodatkowe pakiety, a wtedy od razu można przejść do budowania automatyzacji.
  • Szerokie możliwości integracji z narzędziami Microsoft. Narzędzia Microsoft, począwszy od prostych pakietów biurowych Office, po duże rozwiązania bazodanowe, wciąż są jednymi z najczęściej spotykanych w wielu firmach. Power Automate z łatwością integruje się z nimi i pozwala łatwo wymieniać dane.
  • Cała automatyzacja w jednym miejscu. Rozwiązania Microsoftu pozwalają w jednym miejscu realizować zarówno RPA, Workflow, Business Intelligence, jak i przechowywać dokumentacje.
  • Niezbyt przyjemny interfejs. User experience z korzystania z Power Automate pozostawia sporo do życzenia. Dedykowane platformy workflow, które rozwijane są zdecydowanie dłużej, posiadają znacznie większe możliwości. Począwszy od intuicyjności na poziomie konfiguracyjnym, po zdecydowanie ładniejszy interfejs dla użytkownika biznesowego.
  • Poziom zaawansowania platformy RPA jest dość niski. Oczywiście wciąż możemy realizować zaawansowane automatyzacje, jednak konkurencja w postaci UiPath, AutomationAnywhere czy BluePrism oferuje znacznie więcej w kwestii całościowego zarządzania robotyzacją w firmie. Dlatego PowerAutomate raczej nie sprawdzi się w bardzo dużych organizacjach, realizujących kompleksowe programy automatyzacji procesów.
  • Skomplikowane licencjonowanie. Power Automate, jak wiele innych produktów, posiada skomplikowany model licencjonowania, który dodatkowo często się zmienia. To może utrudnić zarządzanie i przewidywanie kosztów.

Microsoft Power Automate - podsumowanie

Microsoft Power Automate jest świetną platformą dla firm wykorzystujących już Office 365. W takiej sytuacji próg wejścia w projekty automatyzacji i robotyzacji procesów biznesowych będzie naprawdę niski w stosunku do konkurencyjnych rozwiązań. Dodatkowo adaptacja w organizacji jest łatwiejsza, bo wszystko dzieje się w obrębie już działającego Office 365. Z drugiej strony mniejsze firmy ze względu na swoją zwinność dużo szybciej rozwijają swoje produkty i dają dużo większe możliwości.

Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji i dowiedz się, czy Power Automate będzie dobrym wyborem dla Twojej firmy.

W GGS IT Consulting zajmujemy się wdrażaniem rozwiązań z zakresu Automatyzacji i Robotyzacja Procesów Biznesowych. Microsoft Power Automate jest jednym z rozwiązań, w których wspieramy naszych klientów.

Jeśli myślisz o automatyzacji i robotyzacji procesów w swojej firmie, możesz umówić się na bezpłatną konsultację. Wtedy w krótkiej 15-30 minutowej rozmowie nasz konsultant podpowie czy PowerAutomate będzie dobrym wyporem dla Twojej firmy.

Na bezpłatną konsultację możesz umówić się, klikając w poniższy link: https://ggsitc.com/pl/consultation