W tym artykule odpowiemy nie tylko na pytania czym jest automatyzacja, w jaki sposób, oraz jakie procesy biznesowe warto automatyzować, ale również obiektywnie ocenimy kiedy taka inwestycja będzie opłacalna.

Czym jest i na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?

Wspierając przedsiębiorstwa w realizacji cyfrowej transformacji często zaczynamy od rozwiania niejasności związanych ze stosowanymi w branży pojęciami. Dla wielu osób dopiero zgłębiających temat, automatyzacja kojarzy się raczej z halą produkcyjną pełną robotów, niż z oprogramowaniem wspierającym na przykład pracę back office.

Automatyzację procesów biznesowych można opisać jako odpowiednio zaplanowane, częściowe lub całkowite zastąpienie udziału człowieka w ramach określonego procesu realizowanego przez przedsiębiorstwo, dzięki wykorzystaniu dedykowanego oprogramowania komputerowego.

Prawidłowo realizowana automatyzacja procesów biznesowych polega na zaplanowaniu, wdrożeniu i monitorowaniu szeregu działań, które umożliwią ulepszenie oraz przyspieszenie pracy wykonywanej przez człowieka.

Czasem będzie to oznaczało realizację przez specjalne oprogramowanie wybranych czynności, a w innym przypadku może udać się zautomatyzować cały proces, ograniczając rolę pracowników do wyrywkowej kontroli.

Dzięki zastosowaniu odpowiedniego oprogramowania, realizującego powtarzalne, monotonne zadania za pracowników, możliwe jest wykorzystanie zaoszczędzonego czasu na realizację czynności wymagających samodzielności i krytycznego myślenia. To z kolei przekłada się między innymi na wzrost efektywności codziennej pracy.

Skala zmian, które wniesie automatyzacja w codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw jest ogromna - dla przykładu firma analityczna Gartner szacuje, iż 69% rutynowej pracy wykonywanej obecnie przez menedżerów będzie w pełni zautomatyzowane do 2024 r.

Najważniejsze korzyści osiągane dzięki automatyzacji procesów biznesowych

Sprawne funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa w znacznym stopniu uzależnione jest od efektywności zarządzania zachodzącymi w nim procesami biznesowymi.

Wprowadzenie automatyzacji tych procesów przynosi wymierne korzyści niezależnie od branży - oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych wdrażane jest na szeroką skalę między innymi przez podmioty zajmujące się finansami, telekomunikacją, energetyką, spedycją, handlem detalicznym, e-commerce, produkcją oraz w wielu innych sektorach.

Na poziomie ogólnym, korzyści osiągane przez firmy dzięki automatyzacji procesów biznesowych powinny przekładać się na wzrost efektywności przedsiębiorstwa.

Ale co dokładnie i w jaki sposób można osiągnąć dzięki automatyzacji?

Najczęściej obserwowane korzyści z zastosowania automatyzacji procesów biznesowych:

• obniżenie kosztów działalności - automatyzacja procesów pozwala na efektywniejsze wykorzystanie czasu pracowników, co przekłada się na przykład na większą ilość obsłużonych klientów lub przetworzonych danych. Możliwość wykonania większej ilości pracy bez konieczności tworzenia dodatkowych etatów przekłada się bezpośrednio na efektywność i konkurencyjność,

• usprawnienie zarządzania danymi i dokumentami - zbieranie oraz magazynowanie danych i dokumentów (zwłaszcza papierowych) może być nie tylko trudne i czasochłonne, ale również skutkować dużą ilością błędów, oraz utrudnionym dostępem do niezbędnych informacji. Poprzez wdrożenie automatyzacji procesów można odpowiednio uprościć i usprawnić przyjmowanie, przesyłanie i zarządzanie dokumentami. Dodatkowo, stosując technologie takie jak wdrażane przez nas systemy OCR (pozwalające na automatyczne i inteligentne rozpoznawanie znaków z dowolnych dokumentów w celu ich cyfrowego przetworzenia) można w dużym stopniu ograniczyć ilość dokumentów w wersji papierowej,

• lepsza przejrzystość procesów i sprawniejsze raportowanie - automatyzacja procesów biznesowych jest w pełni konfigurowalna i realizowana z wykorzystaniem oprogramowania pozwalającego na śledzenie wydajności każdego z etapów wykonywanych zadań. Dzięki temu kierownictwo może lepiej zrozumieć etapy procesu, śledzić jego realizację oraz zakończenie, a także sprawdzać ustalone kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) dla każdego procesu. Dzięki zdefiniowanym raportom dostępnym dla określonych użytkowników dostęp do danych pozwalających na ocenę efektywności jest praktycznie natychmiastowy,

• wydajniejsza obsługa Klienta, a co za tym idzie jego większa satysfakcja - procesy biznesowe związane z doświadczeniami Klientów mogą być znacząco usprawnione dzięki zastosowaniu automatyzacji. Poprzez standaryzację procesów firmy dbają o utrzymanie stałego poziomu usług, zaś wykorzystanie automatyzacji pozwala uniknąć opóźnień, dostarczyć produktu lub usługi na czas, a także szybko reagować na zapytania Klientów. Dodatkowo, wykorzystanie takich narzędzi jak np. chatboty pozwala firmom na wykorzystanie sztucznej inteligencji do szybkiego identyfikowania i rozwiązywania problemów Klientów, odpowiedzi na ich zapytania i wiadomości, często bez konieczności angażowania pracowników,

• większa zgodność z przepisami oraz kontrola - wiele branż jest mocno uregulowanych, zarówno na poziomie krajowym, jak też międzynarodowym. Częste zmiany regulacji wymagają od organizacji monitorowania zgodności i szybkiego reagowania, aby uniknąć konsekwencji finansowych. Odpowiednio zautomatyzowany proces jest wykonywany za każdym razem tak samo, zgodnie z obowiązującymi normami. Oprogramowanie rejestruje również każdą swoją aktywność, co jest niezwykle przydatne w późniejszych audytach,

• redukcja ilości występujących błędów - procesy biznesowe realizowane przez ludzi są podatne na błędy. Nierzadko pomyłka użytkownika we wprowadzaniu danych, wynikająca na przykład ze zmęczenia monotonią pracy, może mieć poważne skutki dla organizacji jako całości. Dzięki automatyzacji procesów biznesowych możliwe jest zredukowanie, a w wielu przypadkach całkowite wyeliminowanie błędów. Unikanie błędów dzięki automatyzacji jest również widoczne w większej skali - poprzez usprawnienie gromadzenia danych oraz dostęp do raportów kadra zarządzająca może eliminować również błędy popełnione na etapie planowania procesów, a nie tylko ich wykonania, eliminując ich słabe strony,

• wzrost zadowolenia pracowników - ważną i często podkreślaną korzyścią, jaką daje automatyzacja procesów biznesowych jest zwiększenie satysfakcji pracowników z wykonywanej pracy. Poprzez znaczne ograniczenie lub wyeliminowanie ręcznych, powtarzalnych, czasochłonnych zadań, które łatwo nudzą i frustrują pracowników organizacja wpływa na ich morale, uwalniając cenny czas, który może być wykorzystany bardziej konstruktywnie, a co za tym idzie w sposób dający większą satysfakcję,

• usprawniona współpraca w ramach zespołów i między działami - odpowiednie zastosowanie narzędzi do automatyzacji procesów pozwala na lepsze śledzenie postępów projektów, umożliwia szybkie dzielenie się informacjami, wysyłanie przypomnień i monitorowanie stopnia wykonania zadań. Dzięki temu praca postępuje szybciej, łatwiej unika się opóźnień i szybciej rozwiązuje ewentualnie pojawiające się problemy,

• łatwiejsza standaryzacja i lepsza jakość danych - cyfrowa transformacja często zaczyna się od automatyzacji procesów, która wymaga odpowiedniego mapowania procesu, aby mógł on być zrealizowany przez oprogramowanie. Na dalszych etapach często okazuje się, iż doświadczenia uzyskane przy pierwszych automatyzacjach przekładają się na lepszą standaryzację workflow w skali całej organizacji, ograniczając nieefektywne i powtarzalne zadania, ujednolicając dane i usprawniając współpracę między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi,

• łatwiejsza skalowalność procesów biznesowych - ogromną zaletą automatyzacji, dającą znaczącą przewagę konkurencyjną jest jej skalowalność. Jeśli firma rozwija się szybciej przy korzystnej koniunkturze i wzrasta ilość realizowanych w niej procesów, ich automatyczne wykonanie nie wiąże się ze wzrostem kosztów personalnych. Automatyzację można szybko skalować w górę lub w dół, w zależności od czynników wpływających na wielkość działalności, takich jak na przykład sezonowość lub zmiana trendów,

• wzrost produktywności - jedną z najbardziej widocznych korzyści związanych z automatyzacją procesów biznesowych jest zwiększenie produktywności poprzez realizację procesów szybciej niż zrobiłby to człowiek oraz przez dowolnie długi czas, nawet przez całą dobę jeśli jest to konieczne. Automatyzacja rozwiązuje również coraz częściej pojawiający się problem, gdy więcej technologii spowalnia realizację procesów - pracownicy muszący korzystać z kilku aplikacji lub programów tracą czas na ich naukę, przełączanie się między nimi, przenoszenie danych itp. Dzięki automatyzacji ten problem ograniczający produktywność zostaje wyeliminowany.

Zastosowanie automatyzacji procesów biznesowych może przynieść każdej firmie wiele korzyści, pod warunkiem iż zostanie odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone.

Jeśli chcesz dowiedzieć się jakie korzyści możesz osiągnąć w swojej firmie dzięki automatyzacji, umów się z nami na bezpłatną 30 minutową konsultację.

Podczas takiej niezobowiązującej rozmowy nasz konsultant podpowie od jakich działań warto zacząć automatyzacje w Twoim konkretnym przypadku.

W jakich obszarach działalności firmy może być wykorzystywana automatyzacja procesów biznesowych?

W jakich obszarach działalności firmy może być wykorzystywana automatyzacja procesów biznesowych?

Efektywne zarządzanie procesami biznesowymi powinno być celem kadry zarządzającej w każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości. Jako konsultanci wiemy, iż nie każde narzędzie do automatyzacji sprawdzi się równie dobrze w przypadku każdej firmy.

Część procesów i obszarów, w których można zastosować automatyzację będzie taka sama niezależnie od branży, w której organizacja działa, zaś część będzie unikalna, co pociąga za sobą szczególne wyzwania stojące przed zespołem wdrożeniowym. 

Najczęściej jednak firmy rozpoczynające swoją drogę do pełnej transformacji cyfrowej decydują się na zastosowanie automatyzacji w jednym z następujących, obecnych w praktycznie każdej działalności obszarów:

• zarządzanie zasobami ludzkimi (HR),
• księgowość i finanse,
• administracja,
• controlling,
• dział IT,
• sprzedaż i dystrybucja,
• produkcja.

Jak szerokie jest pole do wdrożenia automatyzacji obrazuje choćby przykład operacji finansowych i księgowych. Są one w dużym stopniu oparte o reguły, bardzo manualne i właściwie w całości realizowane w systemach informatycznych. To czyni je idealnymi kandydatami do ich automatyzacji.

Potwierdza to raport McKinsey z 2019 roku, pokazujący obszary firmy i ich potencjał w kontekście automatyzacji procesów biznesowych:

To jedynie kilka przykładów obszarów, w których można najczęściej znaleźć procesy biznesowe nadające się do automatyzacji. W przypadku poszczególnych branż można zidentyfikować wiele innych, specyficznych obszarów mających duży potencjał do automatyzacji.

Kilkadziesiąt przykładów takich procesów biznesowych można znaleźć w jednym z naszych artykułów - 10 nieoczywistych branż, które mogą skorzystać dzięki RPA.

Automatyzacja procesów biznesowych w firmie – od czego zacząć jej wdrażanie?

Potencjalnie wprowadzenie automatyzacji procesów w przedsiębiorstwie może przynieść liczne korzyści, to stopień ich osiągnięcia zależny jest od sposobu, w jaki zaplanowane i przeprowadzone zostanie wdrożenie.

Ważna jest poprawna identyfikacja procesów, które najlepiej nadają się do automatyzacji, dobór odpowiednich rozwiązań, mapowanie procesu, wdrożenie, testy oraz uruchomienie pierwszych automatyzacji i reagowanie na ewentualne błędy.

Często doradzamy naszym Klientom, aby wdrażanie automatyzacji w firmie rozpocząć od dogłębnej analizy i konsultacji, aby uniknąć pomyłek na dalszym etapie, które mogą skutkować mniejszą skutecznością automatyzacji.

Już sam dobór narzędzi do automatyzacji będzie determinował przebieg procesu wdrożenia - inaczej wygląda on w przypadku systemów Robotic Process Automation (RPA), a inaczej przy zastosowaniu platformy BPMS.

Etapy automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem platformy BPMS

1. Analiza procesów biznesowych - identyfikujemy listę potencjalnych procesów biznesowych, które można zautomatyzować. Następnie analizujemy zasadność biznesową takiej automatyzacji i szacujemy zwrot z inwestycji,
2. Weryfikacja analizy we współpracy z Klientem - omawiamy z klientem wyniki analizy i modyfikujemy założenia zgodnie z sugestiami Klienta,
3. Wybór platformy BPMS - pomagamy Klientom wybrać taki system do zarządzania procesami biznesowymi, który najlepiej spełni ich potrzeby, będzie zgodny z oczekiwaniami i wymaganiami budżetowymi,
4. Wdrożenie BPMS - w celu zapewnienia najlepszych rezultatów wdrażamy systemy BPMS we współpracy z wewnętrznym zespołem Klienta,
5. Wsparcie techniczne i dalsze automatyzacje - pomagamy naszym Klientom w modyfikowaniu istniejących automatyzacji oraz w tworzeniu kolejnych.

Etapy wdrożenia oprogramowania do Robotyzacji Procesów Biznesowych (RPA)

1. Identyfikacja procesu - przeprowadzamy analizę i identyfikujemy listę potencjalnych procesów do automatyzacji z wykorzystaniem RPA. Następnie analizujemy zasadność biznesową i oczekiwane zwroty z inwestycji,
2. Ocena procesu - przygotowujemy kosztorys i zakres prac. Analizujemy również wyjątki w ramach procesu i przygotowujemy mapę procesu w stanie obecnym,
3. Budowa robota - tworzymy backlog zadań w oparciu o estymację, szczegółowy plan wdrożenia, rozpoczynamy budowę bota, przygotowujemy kompletną dokumentację projektu (Solution Design Document),
4. Faza testów akceptacyjnych - przeprowadzamy testy akceptacyjne w środowisku klienta i wdrażamy niezbędne zmiany,
5. Uruchomienie - przenosimy bota do środowiska produkcyjnego i szkolimy użytkowników końcowych. Następnie wspieramy i ulepszamy rozwiązanie.

Jak widać na tych dwóch przykładach wdrożeń, sposób w jaki trzeba podejść do implementacji automatyzacji procesów w firmie determinowany jest w dużym stopniu przez wybrane narzędzia realizujące automatyzację.

Jak wybrać odpowiednie narzędzie do automatyzacji procesów biznesowych?

Jak już wspomnieliśmy, dobór narzędzi do automatyzacji będzie determinował przebieg procesu wdrożenia. Decyzja, którą technologię zdecydujemy się wykorzystać będzie mieć również konsekwencje finansowe, dlatego dobrze jest mieć świadomość wszystkich zalet i wad poszczególnych rozwiązań dostępnych na rynku.

Najczęściej wybór dokonywany jest pomiędzy systemami do Robotyzacji Procesów Biznesowych (Robotic Process Automation - RPA), a Systemami do Zarządzania Procesami Biznesowymi (Business Process Management System - BPMS).

Cześcią przedwdrożeniowej analizy powinno być określenie, które procesy i zadania bardziej odpowiadają Robotic Process Automation (RPA), a do których zastosować inne narzędzia, takie jak BPMS. Z pewnością jednak, w większości organizacji, znajdzie się miejsce dla obydwu tych technologii. Dopiero bowiem łącząc RPA i BPMS osiągniemy najlepsze rezultaty.

Automatyzacja procesów w firmie z wykorzystaniem RPA

Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA) to nazwa rodzaju oprogramowania mogącego wykonywać zadania na poziomie interfejsu użytkownika.

Mówiąc prościej, oznacza to, że wszystko, co robią pracownicy w ramach procesu biznesowego, określonego zestawem reguł, może być wykonane przez wirtualnego robota.

Korzystając z narzędzi RPA, firma może skonfigurować narzędzie, znane również jako “bot”, do wykonywania wysoce powtarzalnych zadań, które w innym przypadku musiałby wykonać pracownik.

Ponieważ oprogramowanie RPA doskonale nadaje się do automatyzacji monotonnych, powtarzalnych zadań, które muszą być realizowane zgodnie z ustalonymi zasadami, istnieje wiele branż i obszarów działalności w firmach, w których te roboty znajdują zastosowanie.

Automatyzacja procesów w firmie z wykorzystaniem BPMS

Systemami do Zarządzania Procesami Biznesowymi (BPMS) często nazywane są również systemami automatyzacji workflow (przepływ informacji, zadań i dokumentów w ramach procesu biznesowego realizowanego w firmie).

Wykorzystanie oprogramowania BPMS do automatyzacji pozwala nie tylko usprawnić realizację procesów, ale również je mierzyć i ustandaryzować w skali całej organizacji. Inaczej mówiąc, oprogramowanie workflow to sposób na uporządkowanie procesów w firmie.

Business Process Management System ma praktyczny potencjał wszędzie tam, gdzie możemy zidentyfikować złożone, powtarzalne procesy, które często wymagają współpracy wielu pracowników lub działów.

Różnica w podejściu do automatyzacji procesów pomiędzy RPA a BPMS

Głównym celem niezależnie od wykorzystanego narzędzia jest szybsze i efektywniejsze realizowanie procesów biznesowych w ramach przedsiębiorstwa. 

Największe różnice występują w trzech obszarach - sposobie integracji, podejściu do workflow oraz modelu cenowym:

1. Różnice w podejściu do integracji - narzędzia do Robotic Process Automation (RPA) pracują z poziomu interfejsu użytkowników, nie wymagając najczęściej dodatkowych prac programistycznych. Natomiast oprogramowanie BPMS, łącząc poszczególne systemy wykorzystywane w ramach procesu biznesowego korzysta często z API do przesyłu danych między aplikacjami, co wymaga już dodatkowych nakładów pracy programistycznej.
2. Różnice w podejściu do workflow - przy wykorzystaniu RPA proces jest mapowany, a cały workflow jest rejestrowany, i następnie odtwarzany przez zaprogramowanego robota. Z kolei w przypadku systemów BPMS wykorzystuje się jednolity model przetwarzania danych do stworzenia nowych, ustandaryzowanych przepływów pracy integrujących zróżnicowane systemy, wymuszając pomiędzy nimi wymianę danych, co jest bardziej kompleksowym podejściem.
3. Różnice w modelach cenowych - koszt wdrożenia obu rozwiązań składa się z kilku elementów - najczęściej jest to koszt oprogramowania i usług wdrożeniowych, czasem dochodzą też koszty analizy przedwdrożeniowej. W przypadku systemów RPA należy liczyć się z rocznym kosztem licencji za każdego robota, którego zdecydujemy się wykorzystać (jeden robot = jeden proces). Z kolei w przypadku platformy BPMS koszt początkowy jest na ogół wyższy niż zakup jednego robota, pozwala ona jednak na automatyzację większej ilości procesów w oparciu o przyjęty model płatności.

W GGS IT Consulting zawsze staramy się zrozumieć cele, jakie przyświecają Klientom przy wdrażaniu systemów RPA oraz BPMS, aby przygotować rozwiązania gwarantujące, iż proces automatyzacji będzie efektywny kosztowo w każdym konkretnym przypadku.

Zachęcamy do kontaktu z naszym konsultantem, aby określić jakie narzędzia, bądź ich połaczenia, będą najlepszym wyborem dla Twojej firmy, niezależnie czy działa na średnią bądź dużą skalę.

Z doświadczenia wiemy, iż tak naprawdę bardzo ciężko jest zaplanować, jak docelowo miałaby wyglądać nasza idealnie zautomatyzowana firma. To dlatego, że automatyzacja procesów w firmie jest też procesem, a procesów musimy się nauczyć i nieustannie je poprawiać, dopasowując do naszego otoczenia biznesowego. Świadomość tego pozwoli nam spojrzeć na automatyzacje z różnych perspektyw i w kontekście różnych, często uzupełniających się technologii.

O tym jakie korzyści może dać połączenie różnych systemów RPA i BPMS można przeczytać więcej w naszym artykule Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA) i Zarządzanie Procesami Biznesowymi (BPMS) - dlaczego musisz je łączyć.

Czy opłaca się automatyzować procesy biznesowe?

Zdobywane przez wiele lat doświadczenia pozwalają nam zdecydowanie potwierdzić, iż automatyzacja procesów w firmie jest opłacalna, pod warunkiem iż odpowiedni wysiłek zostanie włożony w jej przygotowanie.

Dobry przykładem opłacalności automatyzacji znaleźć można w wynikach badania przeprowadzonego na ponad 25000 respondentów przez SalesForce - jasno widać w nim jak duży odsetek wskazuje na oszczędność czasu i redukcję kosztów osiągniętą dzięki automatyzacji:

Kluczowe znaczenie ma podejście zorientowane zidentyfikowanie odpowiednich procesów, analiza zasadności biznesowej oraz określenie szacowanego zwrotu z inwestycji. Mając takie dane można określić, na ile opłacalna w danej organizacji jest konkretna propozycja automatyzacji.

Wielu Klientów kontaktuje się z nami mając już wybrany proces do automatyzacji - w ramach naszej usługi pomagamy sprawdzić, czy jest to na pewno kandydat najlepszy, nierzadko pomagając znaleźć bardziej opłacalne alternatywy.

Dane zebrane na całym świecie jasno wskazują na potencjał zysków i oszczędności, jakie niesie ze sobą automatyzacja procesów biznesowych - poniżej kilka przykładów:

• 73% liderów branży IT twierdzi, że dzięki sukcesowi automatyzacji pracownicy oszczędzają od 10 do 50% czasu, który wcześniej spędzali na manualnym wykonywaniu zadań (raport Salesforce "IT Leaders Fueling Productivity With Process Automation"),
• 78% liderów biznesu uważa, że automatyzacja zadań w organizacji zwiększa produktywność wszystkich zaangażowanych osób (raport WorkMarket "What AI & Automation Really Mean For Work"),
• 66% firm badanych firm potwierdziło zwiększenie przychodów dzięki zastosowaniu technologii AI w automatyzacji procesów (badanie "The state of AI in 2020 McKinsey Global Survey"),
• 90% dużych organizacji na całym świecie wdroży jakąś formę robotyzacji procesów biznesowych do 2022 r. (szacunki firmy analitycznej Gartner).

O czym pamiętać planując projekty z zakresu process automation?

Wierzymy, że tylko dzięki automatyzacji pracownicy mogą uwolnić swój pełny potencjał, nie tracąc niepotrzebnie czasu na ręczne wykonywanie żmudnych, powtarzalnych czynności, a zamiast tego skupić się na poprawie jakości obsługi klientów.

Automatyzacja to wzrost efektywności przedsiębiorstwa - o ile jest odpowiednio zaplanowana i wdrożona.

Zgodnie z wynikami badania "Get ready for robots" przeprowadzonego przez Ernst & Young, od 30% do 50% projektów automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem RPA na całym świecie, kończy się niepowodzeniem.

Co jest w takim razie ważne w planowaniu i o czym pamiętać, przystępując do automatyzacji?

1. Sukces projektu automatyzacji uzależniony jest od znajomości i wzięcia pod uwagę kluczowych czynników biznesowych - identyfikując dla naszych Klientów grupę potencjalnych procesów biznesowych, które można zautomatyzować zawsze analizujemy zasadność biznesową takiej automatyzacji. Tylko biorąc pod uwagę sposób funkcjonowania firmy i realizowane przez nią cele możemy wskazać najważniejsze obszary wymagające poprawy, w których automatyzacja przyniesie największe rezultaty.

2. Powodzenie wdrożenia uzależnione jest od koordynacji potrzeb biznesowych i informatycznych - nie jest możliwe optymalne przeprowadzenie wdrożenia rozwiązań do automatyzacji bez udziału doświadczonych w tym zakresie pracowników działu IT (bądź zewnętrznych konsultantów). Dzięki ich wkładowi już na początku można zweryfikować, czy zakładane koszty, harmonogramy i zakres projektu są realistyczne, a także uniknąć zakupu rozwiązania nie dopasowanego najlepiej do potrzeb firmy.

3. Wszystkie projekty automatyzacji nie powinny być wdrażane jednorazowo, tylko podzielone na fazy i rozłożone w czasie - próba zbyt szybkiej realizacji wszystkich celów w obszarze automatyzacji procesów jako jednego dużego wdrożenia często prowadzi do poważnych problemów. Dzięki pilotażowemu projektowi zespół ma szansę zdobyć doświadczenia, eksperymentować i kolejne automatyzacje wprowadzać już z uwzględnieniem sprawdzonych w danej firmie mechanizmów.

4. Rozbudowane pakiety oprogramowania nie zawsze są najbardziej optymalnym rozwiązaniem - często reklamowane jako kompletne rozwiązania do automatyzacji, pakiety oprogramowania mogą być przydatne do rozwiązania niektórych problemów, ale trudności pojawiają się, kiedy próbujemy zastosować je również do automatyzacji procesów, do których się nie nadają.

5. Przed pierwszym wdrożeniem warto poświęcić jak najwięcej czasu na analizę, przewidując możliwy zakres automatyzacji - ilość procesów, które będziemy chcieli zautomatyzować, oraz stopień ich złożoności często determinuje zastosowane rozwiązanie. Często po przeprowadzonym pierwszym wdrożeniu widać wyraźnie, iż kolejne trzy lub cztery procesy, wcześniej nie brane pod uwagę, a powiązane z pilotażowym procesem są również kandydatami do automatyzacji.

6. Wdrożona automatyzacja jest na tyle niezawodna, na ile jest monitorowana i ulepszana - analizując proces biznesowy często nie da się przewidzieć wszystkich wyjątków, również po wdrożeniu automatyzacji powinno się być otwartym na jej modyfikacje w miarę zmian wprowadzanych w samym procesie. Konieczność testowania i wprowadzania zmian nie jest dowodem na porażkę inicjatywy - wspieranie i ulepszanie automatyzacji w przyszłości powinno być od początku przewidziane jako jeden z etapów wdrożenia. 

Prawidłowo wdrożony system do zarządzania procesami biznesowymi potrafi zrewolucjonizować procesy zachodzące w firmie i stanowi ważny krok na drodze do pełnej transformacji cyfrowej.

Wykorzystanie odpowiedniej, specjalistycznej wiedzy stwarza wysoką szansę na powodzenie takiej inicjatywy. W sytuacji, gdy w zespole brak jest osób z takim doświadczeniem, warto skorzystać z usług ekspertów w dziedzinie konsultingu RPA oraz BPMS, takich jak GGS IT Consulting, i zwieńczyć sukcesem automatyzację w swoim przedsiębiorstwie.

Możliwości wsparcia przez GGS IT Consulting automatyzacji procesów w Twojej firmie

Dzięki naszemu doświadczeniu w pracy nad złożonymi projektami, jesteśmy w stanie przeprowadzić Twoją firmę przez cały proces automatyzacji, od stworzenia strategii, odkrywania procesów, projektowania optymalnej konfiguracji, testowania, aż do pełnego wykorzystania i monitorowania efektywności.

Eksperci GSS IT Consulting mogą wspierać średnie i duże przedsiębiorstwa w rozpoczęciu lub skalowaniu cyfrowej transformacji poprzez:

• określenie strategii,
• analizowanie, rozumienie i dokumentowanie procesów biznesowych,
• konfigurowanie modeli operacyjnych,
• identyfikację wymagań infrastruktury technicznej do wdrażania rozwiązań z zakresu automatyzacji,
• szkolenie pracowników i pomoc w tworzeniu środowiska „przyjaznego automatyzacji”, w którym każdy członek zespołu szuka kolejnych możliwości automatyzacji wspierających transformację firmy,
• tworzenie i dokumentowanie scenariuszy i procedur testowych w celu zapewnienia optymalnej konfiguracji,
• szkolenie naszych klientów w zakresie budowy, obsługi i utrzymania rozwiązań automatyzacji,
• pomoc w rozwiązywaniu problemów pojawiających się w codziennej pracy z oprogramowaniem,
• dalsza pomoc we wdrażaniu przez firmę wszelkiego rodzaju technologii automatyzacji procesów biznesowych.

Jeśli zastanawiasz się, jak usprawnić proces wdrożenia automatyzacji w swojej firmie, skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów. Możesz u nas zarezerwować bezpłatną 30-minutową konsultację, podczas której pomożemy Ci zidentyfikować Twoje potrzeby i dobrać odpowiednią technologię do Twoich wyzwań.

Po wypełnieniu formularza umówimy się na rozmowę w dogodnym dla Ciebie terminie. Podczas rozmowy nasz konsultant podpowie jak podejść do inicjatywy wdrożenia oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych w Twojej firmie.