Warto jednak pamiętać, że specyfika każdej organizacji jest na tyle unikalna, iż potrzeby klientów w zakresie wymagań, jakie powinno spełniać oprogramowanie RPA mogą się drastycznie różnić.To, że UiPath jest jednym z najczęściej wybieranych rozwiązań nie znaczy, iż będzie to idealne narzędzie również dla Twojej firmy.

W tym artykule postaramy się w pełni omówić najważniejsze aspekty na jakie trzeba zwrócić uwagę przed podjęciem decyzji o wykorzystaniu UiPath jako platformy do automatyzacji procesów biznesowych.

Co zawiera nasz przewodnik po platformie UiPath RPA??

Ponieważ rynek oprogramowania do Robotic Process Automation (RPA) jest tak rozwinięty, często trudno jest określić, które rozwiązanie będzie w pełni dopasowane do potrzeb firmy.

Nie zawsze informacje o tym, jakie czynniki czynniki należy wziąć pod uwagę podejmując decyzję o zastosowaniu konkretnych rozwiązań RPA w przedsiębiorstwie są łatwe do znalezienia i przeanalizowania. 

Z tego powodu przygotowaliśmy ten rozbudowany przewodnik po platformie UiPath, z myślą o organizacjach rozważających wykorzystanie tego narzędzia do business automation.

Uwzględniliśmy w nim najważniejsze aspekty, które trzeba wziąć pod uwagę analizując zasadność wdrożenia platformy UiPath, takie jak:

• popularność platformy UiPath na tle innych rozwiązań do Robotic Process Automation,
• stopień wsparcia hiperautomatyzacji,
• architekturę systemu UiPath,
• dostępne integracje i partnerstwa, 
• wbudowane rozwiązania wspierające automatyzację kognitywną,
• łatwość użytkowania i administrowania platformą UiPath,
• bezpieczeństwo danych, 
• możliwości skalowania automatyzacji,
• dostępność wiedzy i wsparcia dla użytkowników, 
• możliwość w pełni bezpłatnego wykorzystania UiPath,
• koszty zakupu licencji i użytkowania platformy w zależności od skali wdrożenia,
• największe zalety i wady platformy UiPath.

Zawarta w artykule wiedza merytoryczna na temat specyfiki platformy UiPath powinna pomóc w określeniu, na ile to narzędzie wpisuje się w cele i potrzeby Twojej firmy.

Co to jest UiPath?

Firma UiPath działa od 2005, początkowo skupiając się na dostarczaniu narzędzi do Robotyzacji Procesów Biznesowych (Robotic Process Automation - RPA). Obecnie pozycjonuje się jako dostawca oferujący platformę w pełni wspierającą automatyzację procesów w firmach różnej wielkości na całym świecie. 

Od wielu lat branżowe raporty instytutów badawczych takich jak Forrester czy Gartner wymieniają UiPath jako lidera segmentu Robotic Process Automation.

Według danych udostępnianych przez UiPath, z platformy w połowie 2022 roku korzystało ponad 10.000 klientów, zarówno korporacji o zasięgu globalnym, jak też agencji rządowych.

Brak jest dokładnych danych dotyczących wielkości firm, używających UiPath, jednak wg badań ankietowych przeprowadzonych przez enlyft.com na grupie 3706 klientów przeważają przedsiębiorstwa zatrudniające ponad 1.000 osób (46,64%):

Jako sukcesywnie rozwijana platforma do rozwiązań RPA UiPath w pełni umożliwia użytkownikom realizację automatyzacji, dostarczając między innymi narzędzia i usługi do:

• odkrywania i mapowania procesów,
• budowania robotów, 
• zarządzania automatyzacjami (zarówno w modelu cloud jak i on-premise),
• zaawansowanego raportowania.

Popularność platformy UiPath oraz opinie użytkowników

O skali popularności UiPath RPA jako rozwiązania do Robotic Process Automation (RPA) jasno świadczy poglądowe badanie przeprowadzone przez profesora Andrzeja Sobczaka i opublikowane w portalu Robonimika.pl.

Wynika z nich iż ponad połowa firm korzystających z RPA w Polsce wybrała UiPath:

• 52,2% UiPath,
• 27,8% PowerAutomate,
• 16,7% BluePrism,
• 7,0% AutomationAnywhere,
• 5,4% Nice,
• 2,7% G1Ant,
• 1% Wizlink.

Równie istotnym wskaźnikiem, świadczącym o wysokiej jakości customer experience narzędzia do Robotic Process Automation (RPA) są opinie Klientów, którzy już z niego korzystają - w tym celu można posłużyć się rankingiem PeerSpot. Pokazuje on popularność rozwiązań, biorąc pod uwagę ilość opinii, wyświetleń i kilku innych parametrów zależnych od aktywności użytkowników:

Wysokie oceny użytkowników i utrzymywana od lat pozycja lidera na rynku rozwiązań RPA z pewnością powinny mieć znaczenie w procesie wyboru narzędzi do automatyzacj. Nie są to jednak zdecydowanie czynniki decydujące. Dowiedz się na jakie aspekty w takim razie zwrócić również uwagę. 

Wsparcie dla hiperautomatyzacji przez UiPath

Według definicji firmy Gartner “hiperautomatyzacja to ukierunkowane na biznes, zdyscyplinowane podejście, którego organizacje używają do szybkiego identyfikowania, sprawdzania i automatyzacji jak największej liczby procesów biznesowych i informatycznych”.

Hiperautomatyzacja obejmuje wykorzystanie wielu technologii, narzędzi lub platform takich jak sztuczna inteligencja (artificial intelligence - AI), uczenie maszynowe (ML), Robotic Process Automation (RPA), zarządzanie procesami biznesowymi (Business Process Management - BPM), narzędzia low-code oraz no-code oraz inne typy narzędzi do automatyzacji procesów i zadań.

Wybierając narzędzie do automatyzacji trzeba brać pod uwagę, iż jego wdrożenie wpływa na wiele obszarów organizacji:

• od Biznesu, oczekującego konkretnych zwrotów z inwestycji,
• poprzez działy IT, odpowiedzialne za dostarczenie rozwiązania,
• po końcowych użytkowników, na co dzień korzystających ze zautomatyzowanych procesów.  

W tym aspekcie UiPath jako rozwiązanie platformowe jest w stanie wspierać automatyzację na każdym etapie procesu jej wdrażania, dając możliwość realizacji rozbudowanych programów:

Kompleksowość UiPath wynika z faktu, iż wykorzystane w tej platformie Robotic Process Automation (RPA) rozwiązania od początku są tworzone z myślą o szeroko pojętej automatyzacji procesów w organizacji. Z tego też powodu kolejne funkcjonalności i rozwiązania wspierają to podejście i są dobrze pod tym kątem przemyślane. Oprogramowanie, które automatyzuje procesy ma szeroką gamę zastosowań. Boty UiPath:

• wprowadzają nowe aplikacje
• przenoszą pliki i foldery
• wczytują i pobierają informacjie z bazy danych
• wykonują obliczenia
• wyodrębniają zawartość z dokumentów, plików PDF, wiadomości e mail
• usuwają dane
• otwierają wiadomości e mail oraz załączniki

Ważnym czynnikiem charakteryzującym UiPath jest również wspomniane wcześniej dostosowanie elementów platformy do stanowisk, na których pracuje dany użytkownik, uwzględniające między innymi:

• Osoby nietechniczne występujących w procesach - dzięki Action Center osoby bez wiedzy specjalistycznej o narzędziach Robotic Process Automation (RPA), zaangażowane w automatyzowany proces mogą łatwo wchodzić w interakcje z robotem,
• Citizen Deweloperzy - dedykowane studio pozwala zaawansowanym użytkownikom biznesowym samodzielnie tworzyć automatyzacje,
• Deweloperzy RPA - mogą wykorzystać pełne możliwości budowanych robotów dzięki zaawansowanym opcjom konfiguracji automatyzacji, 
• Analitycy procesów - mają dostęp do zaawansowanych narzędzi wspierających odkrywanie i mapowanie procesów do automatyzacji, 
• Osoby biznesowe - w skład platformy wchodzą również rozbudowane moduły raportowe, pozwalające śledzić ROI w ramach programów automatyzacji.

Opisane powyżej rozwiązania, mimo iż adresowane do różnych grup użytkowników są ze sobą powiązane i istnieje możliwość intuicyjnego zarządzania nimi w ramach UiPath Cloud.

Ze względu na tak kompleksowe podejście do automatyzacji UiPath jest dobrym rozwiązaniem do Robotic Process Automation w firmach, które rozpatrują wdrożenie tego typu narzędzi jako element szerszej transformacji cyfrowej całego biznesu. 

Architektura systemu UiPath

Platforma UiPath RPA jest mocno rozbudowana i obejmuje komponenty umożliwiające tworzenie robotów zarówno nadzorowanych, jak i nienadzorowanych:

Dzięki temu narzędzie jest łatwe w obsłudze i może być wykorzystane w ramach process automation w przy różnym stopniu zaangażowania pracowników: -z robotem jako asystentem wykonującym zaplanowane procesy, gdy automatyzacja realizowana jest na komputerze użytkownika i przez niego inicjowana,

• bez konieczności wywoływania przez pracowników, kiedy procesy są w całości realizowane przez robota.

Więcej informacji na temat obu typów robotów można znaleźć w naszym artykule "Roboty nadzorowane i nienadzorowane - czym się różnią".

Dużą elastyczność w stosowaniu różnych typów robotów umożliwia rozbudowana architektura systemu, obejmująca elementy takie jak:

• UiPath Studio - to narzędzie do tworzenia botów RPA w modelu drag and drop, zawierające setki gotowych szablonów, dzięki którym można szybko i łatwo automatyzować wybrane procesy,
• UiPath Orchestrator - jest to intuicyjne w obsłudze centrum zarządzania automatyzacjami w ramach całej organizacji, pozwalające na ich łatwe udostępnianie, modyfikowanie i skalowanie,
• UiPath Robot - służy do uruchamiania automatyzacji w modelu nadzorowanym lub nienadzorowanym.

Ważnym z punktu widzenia Klientów czynnikiem, powiązanym z architekturą systemu, jest również aspekt sposobu zarządzania i uruchamiania robotów, które może odbywać się zarówno w ramach środowiska klienta (on-premise), jak również za pośrednictwem usługi UiPath Cloud.  

Dostępne integracje i partnerstwa ułatwiające wdrożenie UiPath do robotyzacji procesów

Standardem automatyzacji za pomocą narzędzi Robotic Process Automation (RPA) jest interakcja z aplikacjami za pomocą interfejsu użytkownika. Jest ona jednak coraz rzadziej stosowana, dlatego ważne jest aby wybrane narzędzie zapewniało jak najszersze możliwości łączenia z aplikacjami poprzez interfejs API. Nie jest to tak oczywiste w przypadku producentów oprogramowania RPA - ilość gotowych konektorów udostępnionych dla klientów, pozwalających łatwo integrować się z nowszymi aplikacjami może się drastycznie różnić.

W tym aspekcie UiPath zdecydowanie wyróżnia się na tle konkurencji. Ze względu na swoje wieloletnie doświadczenie i obecność w branży firma opracowała dużą bazę integracji, konektorów i szablonów, które dostępne są dla użytkowników w ramach UiPath Marketplace. Warto też podkreślić, że UiPath daje możliwość tworzenia własnych pluginów.

Kolejnym krokiem, dzięki któremu znacząco poszerzyły się możliwości integracyjne UiPath było przejęcie w 2021 roku firmy Cloud Elements, skupiającej się na integracji danych na poziomie API. Od tego momentu UiPath pozwala na zaawansowane automatyzacje łączące interfejs użytkownika z automatyzacją na poziomie API.

Przykładowe integracje dostępne w UiPath (łącznie jest ich ponad 1400, a baza wciąż się rozwija) obejmują aplikacje takich firm jak:

• AWS - zapewnia prostą integrację z blisko 200 usługami i funkcjami dostępnymi za pośrednictwem chmury Amazon Web Services,
• Microsoft - UiPath zawiera blisko 80 konektorów do wszystkich najpopularniejszych produktów Microsoft, obejmujących m.in. Office365, Azure czy systemy operacyjne Windows,
• Oracle - pozwala na automatyzację procesów i zadań w takich aplikacjach biznesowych Oracle jak Siebel CRM, PeopleSoft, E-Business Suite oraz w usługach w chmurze, obejmujących Oracle NetSuite, Oracle ERP Cloud, Oracle HCM Cloud i Oracle CX Cloud,
• SalesForce - umożliwia automatyzację zadań w ramach wsparcia sprzedaży, obsługi klienta oraz marketingu za pomocą Salesforce. Przykładowe efekty wdrożenia obejmują skrócenie czasu koniecznego na wykonanie procesów o: 43% dla przygotowania ofert, 50% przy zarządzaniu zamówieniami oraz 40% w przypadku aktywności posprzedażowych,
• SAP - UiPath od wielu lat ma status Srebrnego Partnera w programie SAP PartnerEdge®, jest też pierwszym dostawcą RPA, który zdobył pełne certyfikaty w zakresie automatyzacji i integracji SAP UI i SAP API z SAP Solution Manager®,
• Adobe - konektory obejmują wszystkie produkty udostępniane przez Adobe, pozwalając na automatyczne tworzenie dokumentów lub umów, pozyskiwanie danych, zbieranie podpisów elektronicznych, dystrybucję i uzupełnianie dokumentów, a następnie przypisywanie ich do wymaganych procesów biznesowych.

Intensywny rozwój platformy UiPath przekłada się na ciągły wzrost ilości integracji, konektorów i szablonów, gotowych do wykorzystania przez klientów.

Firma UiPath wśród swoich strategicznych partnerów wymienia również przedsiębiorstwa dostarczające istotne z punktu widzenia rozwoju platformy narzędzia:

• Sisense - platforma analityczna wspierająca oprogramowanie Robotic Process Automation (RPA) zaawansowanymi narzędziami analitycznymi, lider wśród oprogramowania klasy BI (business intelligence),
• ABBYY - przedsiębiorstwo specjalizujące się w rozwoju AI, uczenia maszynowego oraz technologii OCR. Dzięki zastosowaniu tych rozwiązań software RPA może automatycznie klasyfikować typy dokumentów oraz uzyskiwać z nich dane (zarówno z wersji elektronicznych, jak również papierowych).

Szczególnie warte odnotowania jest partnerstwo z ABBYY i uzyskana dzięki niemu możliwość wykorzystania inteligentnych systemów OCR. Jest to jedna z technologii umożliwiających wykorzystanie UiPath również do automatyzacji kognitywnej.

Poniższe wideo przedstawia możliwości jakie daje ta integracja:

Zintegrowane z UiPath rozwiązania wspierające automatyzację kognitywną (intelligent automation)

W powiązaniu z integracjami i konektorami dostępnymi dla użytkowników UiPath warto wspomnieć również o możliwościach wykorzystania efektów partnerstw w skalowaniu automatyzacji, dzięki zastosowaniu również automatyzacji kognitywnej. 

Zgodnie z definicją opracowaną przez dr. hab. Andrzeja Sobczaka jest to “automatyzacja zdolna do skutecznego działania w sytuacjach nieprzewidywalnych i niepewnych. Oznacza to, że narzędzie (oprogramowanie) do automatyzacji ma możliwość wykorzystania posiadanej przez nie informacji w sposób podobny do rozumowania ludzkiego.”

W tym kierunku również rozwijana jest platforma UiPath, która już teraz z powodzeniem może zostać wykorzystana do automatyzacji procesów bardziej złożonych i mniej opartych na regułach, dzięki wykorzystaniu technologii takich jak:

• uczenie maszynowe (ML - machine learning),
• przetwarzanie języka naturalnego (NLP - natural language processing),
• sztuczna inteligencja (AI - artificial intelligence)
• optyczne rozpoznawanie znaków (OCR - optical character recognition),
• rozpoznawanie obrazów z wykorzystaniem AI (CV - computer vision).

Zintegrowanie takich rozwiązań z platformą UiPath jest o tyle istotne, iż wszystkie dostępne na rynku narzędzia Robotic Process Automation (RPA) doskonale radzą sobie z danymi ustrukturyzowanymi.

Tym co wyróżnia liderów branży stają się rozwijające się funkcje kognitywne (poznawcze), umożliwiające również skuteczne automatyzowanie procesów, w których wykorzystywane są dane nieustrukturyzowane, pochodzące ze źródeł takich jak na przykład:

• skany dokumentów,
• e-maile,
• listy,
• nagrania.

Zintegrowane z platformą UiPath narzędzia, które umożliwiają stosowanie automatyzacji kognitywnej w tym ujęciu obejmują między innymi:

• Google Text Analysis and Google Text Translate - poza automatycznym tłumaczeniem tekstu pozwala na analizę składni, klasyfikację zawartości, określenie wymowy emocjonalnej i typu danych zawartych w tekście,
• IBM Watson NLU Text Analysis - pozwala na do wyodrębniania znaczenia i metadanych z nieustrukturyzowanych danych tekstowych. Analiza tekstu pozwala wyodrębnić kategorie, słowa kluczowe, sentyment, emocje i składnię,
• Microsoft Text Analysis - umożliwia analizę tekstu m.in pod kątem kluczowych fraz i jednostek, takich jak ludzie, miejsca i organizacje, aby zrozumieć wspólne tematy i trendy; jest wyspecjalizowane również w analizie nieustrukturyzowanych danych medycznych,
• StanfordNLP Text Analysis / Get Components / Get OpenIE Relations / Get Sentence Sentiment - obejmuje pakiet narzędzi NLP (Natural Language Processing), w tym statystyczne NLP, wersje deep-learning oraz narzędzia NLP oparte na regułach, służące do rozwiązywania głównych problemów lingwistyki obliczeniowej.

W analizach poświęconych ewolucji rozwiązań Robotic Process Automation (RPA) ostatnim, 4 etapem rozwoju tej technologii jest dojście do poziomu pełnego intelligent automation czyli "cognitive RPA" - w chwili obecnej najbliżej osiągnięcia tego etapu jest z pewnością UiPath:

Analizując z biznesowego punktu widzenia zasadność wyboru UiPath jako platformy do automatyzacji w naszej firmie warto wziąć pod uwagę dalsze perspektywy rozwoju oprogramowania w kierunku cognitive RPA.

Również wspomniana już duża dostępność gotowych do użytku integracji, konektorów i szablonów to jeden z ważnych aspektów przemawiających na korzyść UiPath.

Jednocześnie z punktu widzenia Klienta ważna jest nie tylko ilość funkcji dostępnych dzięki platformie oraz wbudowanych w nią integracji. Istotna jest również łatwość ich wykorzystania, a następnie administrowania i użytkowania automatyzacji stworzonych z ich zastosowaniem. 

Administracja i łatwość użytkowania UiPath w robotic process automation

UiPath RPA to rozwiązanie przystosowane do działania w środowiskach enterprise, które w przeciwieństwie do niektórych konkurencyjnych narzędzi (jak np. Power Automate) od samego początku projektowane było do automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem RPA. 

W konsekwencji, podejście do administracji platformą rozwijało się równolegle z dodawaniem kolejnych funkcjonalności. 

W efekcie UiPath posiada centralne miejsce do zarządzania automatyzacjami, którym jest platforma Orchestrator (zarówno w przypadku rozwiązania on-premise jak i cloud).

UiPath Orchestrator pozwala między innymi na:

• łączenie wszystkich wykupionych licencji, 
• konfigurację botów i ich wdrożenie, 
• nadawanie uprawnień użytkownikom, 
• monitorowanie i archiwizowanie danych o aktywności użytkowników,
• zarządzanie bezpieczeństwem.

Dzięki temu narzędziu z jednego miejsca możemy korzystać ze wszystkich funkcji wspierających zarządzanie i administrowanie automatyzacją.

Funkcjonalności oferowane przez UiPath Orchestrator przedstawia poniższy firm:

Wśród wymienionych wcześniej funkcjonalności UiPath Orchestrator jedną istotniejszych jest zarządzanie bezpieczeństwem. Jego znaczenie rośnie proporcjonalnie wraz ze skalowaniem automatyzacji, dlatego postanowiliśmy tę kwestię omówić szerzej.

Bezpieczeństwo automatyzacji w UiPath

Proces wdrożenia oprogramowania RPA powinien zawsze obejmować również opracowanie strategii zarządzania ryzykiem oraz bezpieczeństwa danych, adekwatnej do wielkości i specyfiki przedsiębiorstwa. 

Ma to tak duże znaczenie z uwagi na fakt, iż boty są wykorzystywane często do pracy z wrażliwymi danymi, obejmującymi m.in. informacje o pracownikach, Klientach lub produktach.

O ile samo narzędzie UiPath jest odpowiednio zabezpieczone, o tyle trzeba wziąć pod uwagę, iż dane są z jego pomocą pobierane i przenoszone między innymi, nie zawsze równie bezpiecznymi aplikacjami, które są niezbędne aby zautomatyzować wybrane procesy.

Dodatkowo należy w miarę możliwości zabezpieczyć się również przed konsekwencjami celowych nadużyć pracowników bądź osób trzecich, które mogłyby chcieć uzyskać nieautoryzowany dostęp do wrażliwych danych na którymś z etapów realizowanego przez Robotic Process Automation (RPA) procesu biznesowego. 

Firma badawcza Gartner poświęciła uwagę zagadnieniu bezpieczeństwa RPA, typując cztery elementy kluczowe w tym aspekcie::

Jak już wspomnieliśmy samo narzędzie UiPath jest odpowiednio zabezpieczone, między innymi poprzez:

• szyfrowanie danych w chmurze w czasie przesyłu (z wykorzystaniem Transport Layer Security (TLS) 1.2+) oraz przy magazynowaniu (za pomocą szyfru blokowego AES - Advanced Encryption Standard),
• wszystkie elementy platformy do wymiany danych wykorzystują tylko protokół TLS, 
• hasła dostępu do robotów oraz aplikacji szyfrowane są przy pomocy najdłuższego dostępnego, 256 bitowego klucza AES.

Oprócz zabezpieczeń uzyskanych poprzez zastosowanie odpowiednich protokołów i szyfrowania, UiPath jest również dostosowany pod względem data security compliance do wymagań określonych w najważniejszych rozporządzeniach i normach, takich jak ISO, GDPR, AICPA/SOC:

Pozycja lidera rynku oprogramowania RPA wymusza również na UiPath szybkie reagowanie na wszelkie zmiany przepisów bądź pojawiające się nowe regulacje w zakresie bezpieczeństwa danych, dlatego wybierając to rozwiązanie można mieć pewność, iż pozostanie ono aktualne, niezależnie od tempa zmian przepisów. 

Aspekt skalowalności automatyzacji z wykorzystaniem UiPath

Planując w firmie proces wdrożenia RPA i tworząc strategię automatyzacji trzeba pamiętać również o kwestii skalowalności. To, czy wybrane przez nas oprogramowanie będzie miało potencjał, aby posłużyć do automatyzowania procesów w naszej firmie na dużą skalę, powinno być nam wiadome jeszcze przed podjęciem decyzji o jego zakupie. 

W tym aspekcie platforma UiPath jest bezpiecznym wyborem - każda stworzona automatyzacja może być udostępniana innym użytkownikom, wykorzystywana i modyfikowana przez nich w zakresie dopuszczalnym przez strategię automatyzacji. 

Dodatkowym wsparciem w skalowaniu automatyzacji jest UiPath Marketplace, w którym dla Klientów firmy dostępne są bezpłatnie setki gotowych do wykorzystania pakietów i szablonów dla najpopularniejszych aplikacji i wykonywanych w nich zadań. 

Pakiety tworzone są zarówno przez firmę UiPath, jej biznesowych i technologicznych partnerów, niezależnych twórców oraz innych użytkowników, określanych jako “community contributors”. 

Niektóre przykłady najpopularniejszych pakietów dostępnych w UiPath Marketplace, w zależności od wspieranej aplikacji lub branży obejmują: 

Oprócz dużej dostępności gotowych pakietów, ważnym czynnikiem wpływającym na potencjał skalowania automatyzacji procesów biznesowych jest wspomniana wcześniej łatwość administrowania platformą i zarządzania automatyzacjami RPA poprzez UiPath Orchestrator.

Praktyczne ograniczenia w skalowaniu automatyzacji z wykorzystaniem UiPath wynikają z:

• ilości licencji które przedsiębiorstwo zakupi, 
• ograniczeń technicznych, limitujących ilość botów, które mogą jednocześnie pracować w ramach istniejącej infrastruktury. 

Z tego powodu tworząc strategię wdrażania business process automation krytyczne znaczenie będzie mieć myślenie perspektywiczne zarówno o ilości procesów, jakie będziemy automatyzować, jak również realistyczna ocena możliwości technicznych, które mogą blokować zwiększanie skali automatyzacji bez dodatkowych inwestycji w sprzęt. 

Zanim przejdziemy do analizy kosztów związanych z wdrożeniem platformy UiPath, warto wspomnieć jeszcze o dwóch istotnych aspektach, a mianowicie wsparciu technicznym dostępnym dla Klientów oraz dostępności wiedzy, zarówno w źródłach oficjalnych, jak też poprzez społeczność użytkowników.

Wsparcie i wiedza dostępna dla użytkowników UiPath

Przy realizacji projektów i programów automatyzacji procesów biznesowych niezwykle istotna jest dostępność odpowiednio szczegółowej wiedzy oraz wsparcia, nie tylko udzielanego przez producenta, ale również przez aktywne społeczności użytkowników, wspierających rozwój danego narzędzia. 

Na stronach producentów rozwiązań RPA dostępne są za darmo kursy oraz dokumentacja, ale w różna może być ich ilość. W przypadku UiPath, dzięki wieloletniej obecności na rynku opracowane i udostępnione są liczne materiały. Firma wspiera również aktywną społeczność użytkowników na całym świecie.

Szkolenia dla użytkowników UiPath

Użytkownicy platformy mają dostęp do blisko 200 szkoleń w ramach UiPath Academy, gdzie bezpłatnie mogą pozyskać wiedzę na temat produktu, jego implementacji i aspektów biznesowych związanych z wdrażaniem automatyzacji z wykorzystaniem Robotic Process Automation (RPA) w firmach z różnych branż. 

Jest to aktualnie największa baza szkoleń udostępniana przez producenta oprogramowania RPA na całym świecie.

Dodatkowo akademia daje możliwość zdobycia certyfikatów potwierdzających odbycie szkoleń.

Dostępność dokumentacji produktu

W ramach portalu UiPath Documentation producent udostępnia bogatą dokumentację opisującą wszystkie dostępne funkcje i elementy platformy, obejmujące narzędzia do odkrywania procesów (process mining), budowy i uruchamiania botów oraz zarządzania automatyzacjami.

W ramach dokumentacji dostępne są materiały o różnym stopniu zaawansowania technicznego, przygotowane z myślą odrębnie o użytkownikach biznesowych oraz deweloperach. Dodatkowo dołączone są tam liczne tutoriale oraz informacje o najczęściej pojawiających się problemach, wraz z opisem sposobów ich rozwiązania. 

Wsparcie techniczne producenta

Oprócz udostępniania rozległej bazy wiedzy dotyczącej platformy UiPath, firma oferuje dla swoich Klientów również możliwość skorzystania ze wsparcia jej pracowników w ramach jednego bezpłatnego oraz dwóch płatnych wariantów:

• Standard Support - bezpłatny plan dostępny dla wszystkich posiadaczy licencji UiPath, pracownicy odpowiadają na pytania o kwestie techniczne, przesłane za pomocą dedykowanej podstrony, 
• Premium Support - płatny plan gwarantujący szybszą reakcję supportu, pomoc w instalowaniu oraz aktualizacjach oprogramowania, a także możliwość bezpośredniego kontaktu z centrum pomocy, 
• Premium Support Plus - za dodatkową opłatą firma otrzymuje przypisanego Technical Account Managera (TAM), dbającego o wszelkie aspekty techniczne związane z wdrożeniem i korzystaniem z platformy UiPath. 

Społeczność użytkowników UiPath

Producent angażuje się we wspieranie oraz moderowanie społeczności i udostępnianie jej przestrzeni, w której może ona aktywnie działać na rzecz wsparcia innych użytkowników, a także pomóc w rozwoju samego narzędzia RPA. 

Z doświadczenia wiemy, iż aspekt aktywnej społeczności użytkowników jest bardzo ważny, gdyż często ułatwia szybkie i bezpłatne znalezienie rozwiązania problemów, na jakie pracownicy mogą natrafić korzystając na co dzień z narzędzi RPA.

Społeczność użytkowników UiPath skupia się wokół kilku obszarów:

• forum użytkowników,
• bloga tworzonego przez członków społeczności,
• bezpośrednich spotkań społeczności.

Oprócz treści tworzonych przez społeczność użytkowników pojawiają się tam również liczne treści od UiPath. Dla przykładu, od kilku lat na forum, pod hasłem "Już czas na automatyzację. Dołącz do nas na żywo", publikowane są zapowiedzi zbliżających webcastów UiPath Live, a następnie ich nagrania.

Omówiona do tej pory kompleksowość platformy UiPath, dostępność integracji, łatwość administracji, bezpieczeństwo czy też wielkość bazy wiedzy są czynnikami, które pomogły zdobyć, ugruntować i od lat utrzymać pozycję lidera rynku oprogramowania do Robotic Process Automation. 

Wszystkie te aspekty są ważne na etapie analizy dostępnych rozwiązań i powinny być brane pod uwagę przed dokonaniem ostatecznego wyboru, ale zdajemy sobie sprawę, iż równie istotnym dla wielu firm czynnikiem jest koszt użytkowania narzędzia Robotic Process Automation (RPA). 

Z tego powodu poświęciliśmy więcej uwagi aspektowi kosztów wdrożenia i utrzymania platformy UiPath.

Możliwość bezpłatnego wykorzystania UiPath

Producent dał możliwość bezpłatnego wykorzystania pełni możliwości robotów jeśli zaakceptujemy pewne ograniczenia funkcjonalności i spełniamy określone warunki biznesowe. 

W przypadku innych podmiotów konieczne będzie zakupienie płatnej licencji na użytkowanie platformy UiPath. 

Z pełnym tekstem Community Agreement można zapoznać się na stronie UiPath. 

Koszty zakupu licencji i użytkowania platformy UiPath

Jako platforma pozwalająca realizować wiele zadań w ramach business process automation, UiPath dostępny jest dla użytkowników w ramach różnych typów licencji. 

Najczytelniejsze będzie spojrzenie na dostępne licencje w ramach 3 grup:

• Licencje na użytkownika - są to wszystkie licencje przeznaczone dla użytkowników, w zależności od pełnionej roli, obejmujące zarówno Citizen Developerów, Programistów RPA, jak też użytkowników odpowiedzialnych za Process Mining.
• Licencje na roboty - obejmują wszystkie licencje pozwalające używać robotów - zarówno botów testowych, produkcyjnych, jak również Chatbotów i Robotów AI.
• Licencje na zarządzanie i utrzymanie produktu - to umowy licencyjne pozwalające zarządzać automatyzacją w przedsiębiorstwie, obejmujące UiPath Orchestrator, aplikacje do Task Miningu czy też platformę raportową. 

Wszystkie licencje UiPath oferowane są w formie rocznej subskrypcji.

Odpowiadając na częste pytanie o ilość potrzebnych licencji, w dużym uproszczeniu możemy powiedzieć, iż do zbudowania środowiska automatyzacji UiPath potrzebujemy po jednej licencji w ramach każdej kategorii.

Uproszczenie w tym przypadku związane jest z faktem, iż niektóre z oferowanych produktów zawarte są w ramach więcej niż jednej licencji.

Koszty licencji UiPath w zależności od skali wdrożenia

Określenie ostatecznej ceny wdrożenia danego narzędzia do automatyzacji bez przeanalizowania celów biznesowych oraz procesów, które mają być zautomatyzowane jest praktycznie niemożliwe.

Możemy jednak pokazać rząd kosztów, z jakimi należy się liczyć w przypadku wdrożenia platformy UiPath - w tym celu kilka przykładowych scenariuszy wdrożeń.

Scenariusz 1 - robot nadzorowany (najmniejsza, ale zasadna biznesowo instalacja, przewidująca jednego robota nadzorowanego na jednego pracownika):

Robot nadzorowany, 1 x licencja z zarządzaniem w UiPath Cloud - 1 600 EUR/rok

Licencja na UiPath Studio (narzędzie do tworzenia robotów) z zarządzaniem w UiPath Cloud - 4 400 EUR/rok

Łącznie: 6 000 EUR/ rok

Ponosząc ten koszt mamy dostęp do pełnej funkcjonalności platformy UiPath i możemy zautomatyzować dowolne procesy, które będą uruchamiane ręcznie w ramach jednego użytkownika. 

W ramach licencji na UiPath Studio uwględniony jest również jeden robot, którego możemy wykorzystywać jako bota testowego.

Scenariusz 2 - skalowanie automatyzacji dla większej ilości pracowników:

Przyjmując takie same założenia jak w scenariuszu 1 przeliczyliśmy koszty związane z udostępnieniem robota nadzorowanego dla zespołu 20 pracowników, bez ograniczenia liczby automatyzowanych procesów. 

Robot nadzorowany, 20 x licencja z zarządzaniem w UiPath Cloud - 1 600 EUR/rok

Licencja na UiPath Studio (narzędzie do tworzenia robotów) z zarządzaniem w UiPath Cloud - 4 400 EUR/rok

Łącznie: 36 400 EUR/ rok

Scenariusz 3 - robot nienadzorowany:

W ramach tej licencji możemy automatyzować dowolną ilość procesów back office, które nie muszą być uruchamiane przez człowieka oraz wykorzystać jedno stanowisko developerskie do tworzenia robotów.

Robot nienadzorowany, 1 x licencja z zarządzaniem w UiPath Cloud - 10 000 EUR/rok

Licencja na narzędzia deweloperskie z zarządzaniem w UiPath Cloud - 4 400 EUR/rok

Łącznie: 14 400 EUR/rok

Scenariusz 4 - wdrożenie automatyzacji w skali enterprise:

UiPath to rozwiązanie rozwijane i pozycjonowane głównie z myślą o Klientach enterprise, a wielkości wdrożeń w takim przypadku są dopasowane do konkretnej specyfiki dużego przedsiębiorstwa. 

W dużym uproszczeniu można przyjąć, że w przypadku UiPath skalowanie odbywa się poprzez zmianę ilości licencji, opisanych we wcześniejszych przykładach:

• ilością stanowisk deweloperskich,
• ilością robotów nadzorowanych,
• ilością robotów nienadzorowanych.

Musimy podkreślić raz jeszcze, iż jest to duże uproszczenie, pozwalające jednak na poczynienie pewnych szacunków. 

Określając całkowity koszt wdrożenia platformy UiPath należy wziąć pod uwagę wiele czynników, mając w pamięci iż narzędzie posiada dodatkowe licencja na funkcjonalności związane z Process Miningiem, OCR czy zaawansowaną analityką.

Ze względu na ilość opcji wpływających na cenę końcową i stopień skomplikowania modeli licencyjnych na etapie kalkulacji TCO może być warto rozważyć zatrudnienie zewnętrznego partnera wdrożeniowego, takim jak GGS IT Consulting, który pomoże pomóc wybrać najlepszy model licencyjny i oszacować koszty.

Jeśli zastanawiasz się, jaki może być koszt wdrożenia narzędzi Robotic Process Automation w Twojej firmie, skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów.

Cena licencji, a całkowity koszt wdrożenia narzędzi RPA

Rozważając inwestycję w platformę RPA takiej klasy jak UiPath należy pamiętać, że cena samych licencji to jedynie część całościowego kosztu (TCO - Total Cost of Ownership). 

To, jakie licencje wybierzemy determinuje pozostałe koszty związane z wdrożeniem takie jak koszty wdrożenia, zatrudnienie specjalistów czy stworzenie odpowiedniej infrastruktury oraz dalsze utrzymanie automatyzacji. 

Aby uświadomić sobie, z jakimi proporcjami mamy do czynienia w tym aspekcie warto przeanalizować wyniki analiz HFS Research - zgodnie z udostępnionymi przez firmę danymi koszt licencji w projektach RPA to około 25-30% całościowej inwestycji w tego typu inicjatywy, zaś resztę stanowią inne koszty i usługi:

Jak widać na przykładach tych kilku scenariuszy wdrożeń, już sam koszt licencji, szczególnie w przypadku małych przedsiębiorstw może być czynnikiem utrudniającym wybór UiPath jako narzędzia RPA, mimo iż pod względem funkcjonalności mogłoby to być rozwiązanie w pełni gwarantujące osiągnięcie zakładanych celów biznesowych. 

Więcej informacji na temat wyceny projektów RPA i zarządzania ich budżetem można znaleźć w naszym śledząc nasz podcast Automation Talks. Zagadnieniu temu poświęciliśmy cały 12 odcinek. Dołącz do nas na Spotify, Apple Podcasts, Google Podcasts lub Spreaker i dowiedz się, w jaki na co zwrócić uwagę planując budżet projektu RPA.

Podsumowując zatem, rozważmy jakie czynniki przemawiają za lub przeciwko wykorzystaniu UiPath jako narzędzia do Robotic Process Automation w firmie.

Największe zalety i wady platformy UiPath

Tak jak wspomnieliśmy na początku artykułu, specyfika każdej organizacji jest na tyle unikalna, iż potrzeby w zakresie wymagań, jakie powinno spełniać oprogramowanie Robotic Process Automation (RPA) będą się drastycznie różnić. 

Z tego powodu to co dla jednej firmy może być wadą, w przypadku innego wdrożenia będzie zaletą.

Udało nam się jednak wybrać kilka czynników przemawiających za oraz przeciwko wykorzystaniu UiPath niezależnie od wielkości i typu organizacji - dowiedz się jakie.

Najważniejsze zalety UiPath:

• rozwiązanie od początku dedykowane jest automatyzacji i robotyzacji procesów biznesowych,
• wsparcie dla automatyzacji dostępne jest na każdym etapie - począwszy od odkrywania procesów, po pomiar i centralne zarządzanie,
• duża społeczność użytkowników wspierana przez producenta, 
• duża ilość integracji zewnętrznych i partnerów technologicznych,
• rozbudowany system szkoleń i certyfikacji,
• obecność producenta w Polsce, 
• łatwość skalowania automatyzacji. 

Najistotniejsze wady UiPath:

• dość wysoki próg wejścia w rozwiązanie,
• skomplikowane licencjonowanie z wieloma pozycjami w cenniku,
• nakierowanie głównie na klienta enterprise.

Profesjonalne usługi w ramach wdrożenia platformy UiPath w Twojej firmie

Dzięki wypracowanej przez lata metodyce, potrafimy sprawnie przeanalizować, jak pracują poszczególne działy firmy. Wspieramy naszych Klientów, identyfikując czasochłonne zadania oraz wskazując mierzalne korzyści płynące z ich zautomatyzowania z wykorzystaniem platformy UiPath, bądź sugerując wykorzystanie innego systemu RPA.

Eksperci GSS IT Consulting mogą wesprzeć Twoją firmę w rozpoczęciu lub skalowaniu cyfrowej transformacji za pomocą Robotic Process Automation poprzez usługi:

• określenie strategii wdrożenia usługi,
• process mining,
• analizowanie, rozumienie i dokumentowanie procesów biznesowych,
• konfigurowanie modeli operacyjnych,
• identyfikację wymagań infrastruktury technicznej do wdrażania rozwiązań z zakresu automatyzacji,
• szkolenie pracowników i pomoc w tworzeniu środowiska „przyjaznego automatyzacji”, w którym każdy członek zespołu szuka kolejnych możliwości automatyzacji wspierających transformację firmy,
• szkolenie w zakresie budowy, obsługi i utrzymania rozwiązań automatyzacji,
• pomoc w rozwiązywaniu problemów pojawiających się w codziennej pracy z oprogramowaniem.

Jeśli zastanawiasz się, jak w pełni usprawnić proces wdrożenia automatyzacji w swojej organizacji, skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów.

Możesz u nas zarezerwować bezpłatną, 30-minutową konsultację, podczas której pomożemy Ci zidentyfikować Twoje potrzeby i dobrać rozwiązania odpowiednie do wyzwań w Twojej organizacji.

Po wypełnieniu formularza umówimy się na rozmowę w dogodnym dla Ciebie terminie.

Podczas rozmowy nasz konsultant podpowie jak podejść do inicjatywy wdrożenia aby najskuteczniej zautomatyzować procesy biznesowe w Twojej firmie.