Automatyzacja procesów w firmie: jak sprawnie wdrożyć i zmaksymalizować potencjał?

Skomplikowane i czasochłonne procesy, wymagające często zaangażowania wielu działów i wykonania dziesiątek zadań każdego dnia to codzienność każdej firmy. Te często powtarzalne i żmudne czynności sprawiają, że operacje wewnątrz organizacji mogą wydawać się chaotyczne i przeciążone. Tutaj z pomocą przychodzi automatyzacja, która oferuje rozwiązanae pozwalające na uporządkowanie i zracjonalizowanie procesów.

Dzięki automatyzacji, pracownicy mogą skupić się na bardziej kreatywnych i innowacyjnych zadaniach, co nie tylko zwiększa ich satysfakcję z pracy, ale również przyczynia się do wzrostu produktywności. Roboty i systemy automatyczne przejmują na siebie ciężar powtarzalnych zadań, zapewniając ich terminowe i bezbłędne wykonanie. Automatyzacja przynosi zatem korzyści na wielu poziomach – od przedsiębiorców, przez pracowników, aż po klientów, którzy korzystają z wyższej jakości obsługi.

W tym artykule opowiemy o tym jakie procesy automatyzować, jak zacząć oraz jak najlepiej wykorzystać potencjał automatyzacji, aby przyniosła ona najwięcej korzyści Twojej firmie.

Co to jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja Procesów Biznesowych (Business Process Automation - BPA) to działanie mające na celu zwiększenie wydajności operacyjnej firm. Jest to strategia biznesowa przekraczająca tradycyjne metody zarządzania informacjami i dokumentacją, opierając się na wykorzystaniu nowoczesnych technologii. Jak podkreśla Gartner, cel ten koncentruje się na efektywnym prowadzeniu biznesu, a nie tylko na jego monitorowaniu. Automatyzację procesów biznesowych aplikujemy do fundamentalnych i krytycznych procesów organizacji, dostosowując je do ewoluujących potrzeb i strategii. 

Automatyzacja procesów biznesowych firmy porządkuje i usprawnia procesy oraz zadania poprzez minimalizację lub całkowite usunięcie pracy manualnej. 

Może być ona realizowana na wiele sposobów i opierać się na różnych technologiach, często łącząc je ze sobą. Automatyzacja procesów w firmie obejmuje działania zarówno o charakterze strategicznym, jak i taktycznym, skupiając się przede wszystkim na obszarach, gdzie możliwe jest zastosowanie określonych technologii.

Jakich technologii używamy do automatyzacji procesów biznesowych?

Mnogość oraz różnorodność technologii do automatyzacji procesów biznesowych daje nam ogromne możliwości co do automatyzacji procesów w firmie. Oto kilka najważniejszych:

• Platformy low-code: pozwolą nam na szybkie budowanie dodatkowych funkcjonalności, budowę prostych jak i złożonych aplikacji oraz wprowadzanie zmian i udoskonaleń jak tylko zajdzie potrzeba

• Systemy Business Intelligence: służą do automatyzacji raportowania oraz budowy wszelkiego rodzaju dashboardów

• Robotyzacja Procesów Biznesowych (Robotic Process Automation - RPA): pozwala na eliminację powtarzalnych czynności i czasochłonnych zadań poprzez zastąpienie pracy wykonywanej ręcznie przez człowieka robotem

• Systemy workflow: automatyzaują business process management oraz zarządzanie obiegiem dokumentów i wniosków poprzez uporządkowanie i ustrukturyzowanie przepływów pracy

• Optyczne Rozpoznawanie Znaków (Optical Character Recognition - OCR): służy do cyfryzacji dokumentów oraz ich inteligentnego procesowania 

A jakie konkretnie procesy biznesowe w swojej firmie możemy automatyzować dzięki tym technologiom?

• Tworzenie i przetwarzanie dokumentów

• Cyfryzacja dokumentów

• Tworzenie kopii zapasowych i przywracanie danych

• Raportowanie, analiza danych, oraz prognozowanie

• Archiwizowanie dokumentów i plików

• Identyfikacja trendów i zależności

• Testowanie

• Monitorowanie np. Czasu pracy, obecności, stanów magazynowych itp

• Informowanie pracowników o ważnych wydarzeniach np. deadline’ach, terminach itp.

• Obsługa klienta: obsługa czatu, odpisywanie na maila, wysyłanie potwierdzeń itp.

• Rezerwacje, zlecenia, obsługa płatności

• Zarządanie pracownikami: on i offboarding, urlopy, zwolnienia lekarskie

• Integracje z oprogramowaniem ERP

Spójrzmy też na automatyzację z perspektywy konkretnych działów. Jakie procesy można zautomatyzować, aby praca przebiegała sprawniej?

• HR:  rozliczanie wynagrodzeń, monitoring i obliczanie luki płacowej, oceny pracownicze, wynagrodzenia zmienne, nieobecności oraz urlopy, a także aktualizacja danych i rekrutacja

• Finanse i księgowość: przetwarzanie faktur, zarządanie podatkami, budżetowanie, cyfryzacja dokumentów, tworzenie raportów oraz obsługa płatności 

• Produkcja: zarządzanie łańcuchem dostaw, planowanie produkcji i przetwarzanie zamówień

• Logistyka: fakutrowanie, rozliczanie, śledzenie przesyłek, zarządzanie magazynami i monitorowanie stanów zapasowych

• Sprzedaż i obsługa klienta: kwalifikacja leadów, przetwarzanie zapytań, wysyłanie powiadomień, weryfikacje i autoryzacje, czatboty, przetwarzanie zwrotów i reklamacji

• Marketing: wysyłanie spersonalizowanych wiadomości zależnie od segmentu, prowadzenie kampanii, analizy, planowanie, zarządzanie i dystrybucja treści

Wymienione wyżej przykłady nie pokrywają całkowicie możliwości zastosowania automatyzacji. Praktycznie każdy przepływ pracy w różnych działach da się automatyzować na swój sposób, dając szanse na zwiększenie efektywności operacji. 

Od czego zacząć automatyzację procesów biznesowych?

Automatyzację możemy podzielić na trzy stopnie w zależności od trudności: automatyzację zadań, procesów, i przepływów pracy.

Jeżeli dopiero rozpoczynasz swoją przygodę z automatyzacją warto zacząć od prostych rutynowych zadań. Są to pojedyncze czynności lub krótkie sekwencje akcji wykonywane zazwyczaj w obrębie jednego działu. Automatyzując proste zadania zrobisz to relatywnie szybko, a efekty będą widoczne od razu. 

Więcej o automatyzacji zadań, procesów i przepływów pracy piszemy naszym poradniku strategicznym o Automatyzacji Procesów Biznesowych

Spójrzmy na przykładowy projekt: potwierdzanie zamówienia.

Automatyzacja procesów w firmie: potwierdzanie zamówienia

Wyzwanie: 

Proces potwierdzania zamówienia jest stosunkowo prosty, ale wymaga wykonania serii czynności, które muszą być wielokrotnie powtórzone. Dodatkowo jest to proces czasochłonny, obarczony dużym ryzykiem błędu, przestojami, oraz wymagający udziału i koordynacji kilku osób.

Niezautomatyzowany proces potwierdzania zamówienia wygląda następująco:

Otrzymanie zamówienia: Klient składa zamówienie przez telefon, e-mail lub poprzez formularz na stronie internetowej. Pracownik musi ręcznie przejrzeć zamówienie i wprowadzić je do systemu.

2. Sprawdzenie dostępności produktu: Pracownik sprawdza w systemie magazynowym lub fizycznie w magazynie, czy zamówione produkty są dostępne.

3. Przygotowanie zamówienia: Po potwierdzeniu dostępności pracownik przygotowuje produkty do wysyłki, pakując je i etykietując.

4. Wystawienie faktury: Pracownik ręcznie tworzy fakturę na podstawie zamówienia, korzystając z szablonu faktury i wpisując szczegóły zamówienia.

5. Potwierdzenie zamówienia: Pracownik wysyła do klienta e-mail z potwierdzeniem zamówienia i szczegółami dotyczącymi płatności oraz przewidywanym czasem dostawy.

6. Aktualizacja statusu zamówienia: Status zamówienia jest aktualizowany w systemie ręcznie przez pracownika po każdym etapie procesu.

Porównajmy, jak taki proces biznesowy wygląda już po automatyzacji:  

Rozwiązanie: automatyzacja procesu potwierdzania zamówień

1. Składanie zamówienia: Klient składa zamówienie za pomocą zintegrowanego systemu e-commerce na stronie internetowej. System automatycznie rejestruje zamówienie w bazie danych.

2. Sprawdzenie dostępności produktu: Bot automatycznie sprawdza dostępność produktu w magazynie w czasie rzeczywistym i aktualizuje status zamówienia oraz stan magazynowy.

3. Przygotowanie zamówienia: Bot generuje listę pakowania dla pracowników magazynu.

4. Wystawienie faktury: System automatycznie generuje fakturę na podstawie danych zamówienia i wysyła ją elektronicznie do klienta.

5. Potwierdzenie zamówienia i informacje o wysyłce: Klient otrzymuje automatycznie wygenerowany e-mail lub SMS z potwierdzeniem zamówienia, fakturą oraz linkiem do śledzenia przesyłki, co umożliwia monitorowanie statusu dostawy.

6.  Aktualizacja statusu zamówienia: System automatycznie aktualizuje status zamówienia na każdym etapie, od złożenia zamówienia po dostawę, co umożliwia klientowi śledzenie postępu zamówienia w czasie rzeczywistym.

Automatyzacja eliminuje ludzkie błędy oraz przestoje - wszystko odbywa się bez opóźnień, bez pomyłek, a klient otrzymuje korespondencję w najszybszym możliwym czasie. 

Powyższy przykład pokazuje tylko jeden z wariantów jakie oferuje automatyzacja procesów biznesowych. Wszystkie działania możemy kształtować, modyfikować oraz rozbudowywać dostosowując do konrentego procesu w firmie i indywidualnych wymagań. 

Jakie korzyści przyniesie automatyzacja procesów w firmie?

Automatyzacja procesów biznesowych to nowoczesny sposób zarządzania firmą. Otwiera ona drogę do szybkiej poprawy wyników przedsiębiorstwa przy relatywnie niskich nakładach czasowych i finansowych.

Wprowadzenie automatyzacji procesów biznesowych pozwoli Ci na:

• eliminację wąskich gardeł i przestojów: zaprogramowany robot od razu przejdzie do wykonywania danej czynności, niezależnie od danej zmiany czy kalendarza pracowniczego. Bot może pracować 24/7 a także, natychmiastowo po zainicjowaniu akcji w przypadkach kiedy wymagana jest decyzja człowieka

• przyspieszenie operacji: każde zadanie jest wykonywane natychmiastowo, w najszybszym możliwym czasie, bez przerw

• minimalizację błędów: eliminujemy ryzyko popełnienia błędu przy wprowadzaniu danych czy wysyłaniu korespondencji

• szybkie dostosowywanie się do zmian: większość technologii do automatyzacji procesów działa na bazie no-code i low-code dzięki czemu w bardzo krótkim czasie jesteś w stanie wprowadzić zmiany dostosowując się do warunków rynkowych i aktualnych potrzeb

• skalowalność: zautomatyzowane i uporządkowane procesy łatwiej rozbudowywać i modyfikować w miarę rozwoju firmy bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zasobów ludzkich

• polepszenie jakości obsługi: krótszy czas realizacji zamówień, lepsza jakość usług, mniejsza liczba błędów i lepsza dostępność informacji odpowiadają na potrzeby klientów przyczyniając się do poprawy ogólnego doświadczenia, co przekłada się na większą lojalność i wyższe przychody

• zwiększenie zaangażowania pracowników: odciążeni pracownicy mogący skupić się na twórczych i strategicznych aspektach, czerpią większą satysfakcję z wykonywanej pracy i są bardziej zaangażowani, co otwiera im nowe możliwości dla rozwoju osobistego i zawodowego. Ponad to dzięki automatyzacji zadań wewnątrz firmy wpływasz pozytywnie na usprawnienie komunikacji i zarządzanie zasobami ludzkimi, co również przyczynia się do poprawy jakości pracy.

Automatyzacja procesów biznesowych: samemu czy z firmą partnerską?

Wiele organizacji rozumie, że automatyzacja procesów w firmie w znaczący sposób wpływa na poprawę efektywności zwiększając konkurencyjność. Natomiast niepewność od czego zacząć, które procesy automatyzować oraz z jakich technologii korzystać skutecznie powstrzymuje je przed wdrożeniem. Dlatego też, najlepiej jest powierzyć to zadanie firmie specjalizującej się w automatyzacji, która dzięki swojemu doświadczeniu może zaoferować nowoczesne rozwiązania technologiczne, dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji.

Doświadczeni specjaliści pomogą uniknąć błędów a także podpowiedzą, od których procesów warto rozpocząć i jak je uporządkować, tak aby zmaksymalizować potencjał automatyzacji. W przypadku, kiedy chcemy automatyzować bardziej skomplikowane procesy lub całościowe przepływy pracy taka współpraca to konieczność.

Jak zautomatyzować procesy w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami a nasz specjalista na podstawie Twoich potrzeb zaoferuje najefektywniejsze rozwiązania dopasowane do procesów biznesowych w Twojej firmie.