Automatyzacja procesów biznesowych - wprowadzenie

Głównym celem tego ebooka jest dostarczenie Wam, kadrze kierowniczej średnich i dużych przedsiębiorstw, wiedzy na temat tego, w jaki sposób wykorzystać automatyzację procesów do wspierania modelu biznesowego Waszej organizacji.

Jako zarządzający na pewno spotkaliście się z licznymi publikacjami, które spłycają temat automatyzacji, mówiąc że jest prosta, nieskomplikowana. Znajdują się w nich jedynie słuszne metody, które w magiczny sposób sprawią, że w przeciągu dwóch miesięcy cała organizacja zostanie zautomatyzowana. Wiele takich publikacji zapewnia, że możliwe jest osiągnięcie tego celu za pomocą jednego czy dwóch programów czy zatrudnieniem firmy, która zrobi za Was wszystko. My wiemy, że są to obietnice bez pokrycia.

Jako GGS IT Consulting, zrealizowaliśmy już ponad 50 projektów automatyzacji procesów biznesowych w różnorodnych przedsiębiorstwach - od średniej wielkości polskich firm po międzynarodowe korporacje. Z naszego doświadczenia jasno wynika, że automatyzacja procesów biznesowych ani nie jest prosta ani szybko implementowalna. 

W związku z tym powstał niniejszy e-book, w którym nie upraszczamy tego tematu, a podkreślamy jego złożoność oraz wartość dla każdej organizacji. Dla firm pragnących się skalować, rozwijać i wzrastać, wdrażanie procesów automatyzacji jest istotną częścią strategii. Automatyzacja to nie tylko roboty dające oszczędności w postaci czasu czy kosztów. To bezprecedensowe wsparcie decyzyjności, zwiększenie efektywności na ogromną skalę, czy głębsze zrozumienie klienta. Pytanie nie brzmi czy warto, ale kiedy i jak? 

 Dlatego też tutaj znajdziesz informacje o różnych aspektach związanych z automatyzacją, jej wdrożeniem oraz przygotowaniem długoterminowego planu, który sprawi, że stanie się ona narzędziem wspierającym model biznesowy Twojej organizacji. 

Poznasz:

• jak wykorzystać szanse jakie daje automatyzacja procesów biznesowych w budowaniu przewagi konkurencyjnej na dzisiejszym rynku,
• jak radzić sobie z wyzwaniami z nią związanymi oraz
• ograniczyć ryzyko obarczone tego typu zmianami.

Omawiając stan aktualny automatyzacji na polskim rynku, globalne trendy, oraz przykładowe wdrożenia,  chcemy zainspirować Cię do podejmowania nowych działań oraz pokazać jak Business Process Automation może wspierać aktualne cele biznesowe stanowiące podstawę strategii Twojej firmy.  

Znaczenie Business Process Automation- zwiększenie zdolności instytucjonalnych 

W dziedzinie transformacji cyfrowych wielokrotnie obserwowaliśmy jak efektywne wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych (ang. BPA - Business Process Automation) wpływa na rozwój przedsiębiorstw - począwszy od przychodu po wykreowanie nowej propozycji wartości dla klientów i pracowników, a przede wszystkim zwiększenia zdolności instytucjonalnych organizacji. 

Zdolności instytucjonalne firmy to kluczowe elementy determinujące jej siłę. Jest to termin ukłuty przez partnerów McKinsey and Company do określania uzyskania wyjątkowej biegłości, przewagi i efektywności w wybranym obszarze. McKinsey definiuje je jako zintegrowany zespół ludzi, procesów i technologii, które dostarczają wartość poprzez podejmowanie działań konsekwentnie lepszych niż u konkurencji. Podstawą utrzymania i rozwoju zdolności instytucjonalnych przedsiębiorstw jest technologia, i to właśnie tym tematem zajmujemy się w poniższej publikacji. 

Według Gartnera 70% organizacji wdroży automatyzacje przed 2025. Ze względu na aktualne warunki gospodarcze optymalizacja procesów stała się istotnym środkiem redukcji kosztów oraz poprawy wydajności dla przedsiębiorstw. Doprowadziło to do istotnego poszerzenia oferty narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych oraz ich możliwości, w szczególności w zakresie:

• low code,
• robotyzacji procesów biznesowych (RPA),
• inteligentnego przetwarzania dokumentów czy
• analizy i eksploracji procesów (proces mining).

Coraz częściej wykorzystuje się też platformy BPA do budowania wierzchniej warstwy orkiestracji na istniejących już aplikacjach korporacyjnych, szczególnie ERP-ach, oraz innych systemach przeznaczonych do zarządzania konkretnym działem. Bez wątpienia więc, znaczenie automatyzacji procesów biznesowych będzie rosnąć, stając się jednym z głównych wyznaczników konkurencyjności.

Jak ten e-book wesprze Cię w osiągnięciu celów biznesowych? 

Ten ebook został napisany z myślą o trzecim elemencie składowym zdolności instytucjonalnej - technologii, a w szczególności automatyzacji procesów biznesowych związanych z szeroko pojętym back office. Jest to obszar często zaniedbywany i pomijany, jeden z ostatnich, o których udoskonalaniu myślimy. Jest to błąd. Działania back-office są bardzo rozległe, kompleksowe i mające wpływ na praktycznie każdy inny oddział organizacji. To właśnie usprawnienia tych procesów przyniosą nam największe korzyści - nie tylko w postaci automatyzacji prostych tasków, ale transformacji cyfrowej całego przedsiębiorstwa, poprzez:

• Zwiększoną efektywność

• poprawę przepustowości

• obniżenie kosztów 

• umożliwienie skalowania 

• zwiększenie szybkości podejmowania decyzji 

• zwinność 

• umiejętność rozszyfrowania informacji prowadzące do rozpoznawania wzorców w procesach biznesowych

• krótszy czas wprowadzania rozwiązań na rynek

• krótsze cykle aktualizacji. 

Dlatego to właśnie automatyzacją procesów biznesowych back-office warto się zająć w pierwszej kolejności. 

Jak podaje raport McKinsey Stan Organizacji na rok 2023, 90% firm biorących udział w ankiecie uważa, że zwiększanie zdolności instytucjonalnych to coś czym muszą się zająć teraz lub w niedalekiej przyszłości. Natomiast tylko 5% uważa, że ma je już rozwinięte. Widać więc ogromną różnicę pomiędzy teraźniejszym a docelowym stanem organizacji ocenianych w raporcie. Co jest tego przyczyną? Zdolności instytucjonalne firmy wynikają ze strategii, i już na tym punkcie polega wiele organizacji - głównie tych, które strategii cyfryzacji nie posiadają lub nie spisały jej w postaci dokumentu. Powodem są też niewystarczające zasoby, a także brak konsekwencji i zaangażowania w projekt automatyzacji procesów biznesowych. Optymizmem napawa fakt, że ankietowani widzą tę lukę i chcą jej przeciwdziałać - według Gartnera inteligentna automatyzacja to najszybciej rosnący obszar inwestycji w technologie dla przedsiębiorstw. 

W dobie dynamicznie zmieniających się warunków ekonomicznych trudno wyobrazić sobie firmę, która działa poza obszarem nowych technologii - bez analityki danych, AI, czy automatyzacji. Większość organizacji wdraża i operuje, ale niewiele potrafi robić to na tyle dobrze, aby wykorzystać pełen potencjał wypływający z automatyzacji procesów. Brakuje też opracowań, które pomagałyby przez ten proces przeprowadzać. 

Automatyzacja Procesów Biznesowych w Polsce - stan obecny

Stan cyfryzacji polskich przedsiębiorstw jest niezadowalający. W corocznym rankingu DESI (Digital Economy and Society Index) Komisji Europejskiej zajmujemy 4 miejsce od końca. Za nami są tylko Rumunia, Bułgaria i Grecja. Podobnie wypadamy w rankingu Monitor Transformacji Cyfrowej Biznesu KPMG, z tymże w 2023 zanotowaliśmy spadek z poziomu 4.8 na 4.4 w skali 10. 

Pandemia była katalizatorem, który zainicjował transformację cyfrową firm na niespotykaną wcześniej skalę, a kolejne wyzwania - zawirowania rynkowe, przerwane globalne łańcuchy dostaw, hybrydowy tryb pracy czy braki kadrowe - tylko potwierdziły to zapotrzebowanie. Wydaje się więc, że każdy zdaje sobie sprawę z tego, że od automatyzacji nie ma ucieczki, pytanie raczej brzmi kiedy i w jaki sposób. 

Natomiast, jak ukazują dane, dla większości polskich firm cyfryzacja nadal nie jest priorytetem. Według raportu KPMG tylko 14% polskich firm planuje zwiększyć budżet przeznaczony na tego typu działania, w tym tylko 5% na dużą lub bardzo dużą skalę. To o 7% mniej niż w roku poprzednim. Musimy zadowolić się tym, że większość (78%) planuje utrzymać tegoroczny budżet na dotychczasowym poziomie. 

W pewnym sensie, jest to trend globalny. Jak podaje Światowe Forum Ekonomiczne w Future of Jobs na 2023, firmy automatyzują procesy biznesowe wolniej niż oczekiwano. W poprzedniej ankiecie respondenci antycypowali, że w 2023 roku już 47% czynności biznesowych będzie wykonywanych przez roboty - znacząco mniej niż wynosi aktualna ocena, która jest na poziomie 34%. Jest to prawdopodobnie spowodowane spowolnieniem gospodarczym we wszystkich sektorach, czego rezultatem jest niechęć do inwestowania w obszary niezwiązane bezpośrednio z generowaniem przychodu. 

Niestety polskie przedsiębiorstwa mają dużo do nadrobienia. Co gorsza, zwalnianie tempa transformacji cyfrowej nie napawa nadzieją na podniesienie rankingu naszego kraju w nadchodzących latach. W większości tego typu zestawień zajmujemy miejsce poniżej średniej EU. Tymczasem aż 29% polskich firm w tym roku nie zainwestuje w cyfryzację w ogóle - to o 18% więcej niż w poprzednim. 

Co ciekawe, pomimo tego, że automatyzacja procesów biznesowych kojarzy nam się w pierwszej kolejności z wielkimi organizacjami, w Polsce w dziedzinie digitalizacji lepiej radzą sobie małe i średnie przedsiębiorstwa (50-249 osób). To mniejsze firmy częściej podejmują się wdrożenia nowych technologii pomimo niesprzyjających warunków gospodarczych i geopolitycznych. One również częściej tworzą strategię automatyzacji, lepiej realizują jej potencjał, oraz efektywniej zarządzają całym projektem.  

Dużo zależy również od kategorii oraz sektora. Według rankingu DESI UE, najgorzej radzimy sobie z integracją technologii cyfrowych, natomiast całkiem nieźle, bo powyżej średniej wypadamy w rankingu  National Cyber Security Index (NCSI) - na 11 miejscu na świecie jeśli chodzi o gotowość do odpierania ataków cybernetycznych i zarządzania cyber incydentami. 

Natomiast, jeśli przyjrzymy się poszczególnym branżom, zauważymy ogromne różnice w podejściu do automatyzacji procesów biznesowych wewnątrz organizacji. I tak, najlepiej wypada sektor farmaceutyczno-biotechnologiczny, gdzie prawie połowa polskich firm będzie w najbliższym czasie inwestować w cyfryzację back-office. W przeciwieństwie do transportu, budowlanki i nieruchomości, motoryzacji oraz dóbr konsumenckich, których przytłaczająca większość nie planuje inwestycji związanych z automatyzacją tego obszaru.  

Martwiące jest również to, że 62% polskich organizacji przyznało, że nie posiada narzędzi do mierzenia efektywności wdrożonych rozwiązań. Jest to spory problem, ponieważ, bez tego typu pomiarów nie jesteśmy w stanie oszacować ROI ani ocenić czy automatyzacja procesów biznesowych została przeprowadzona w sposób efektywny. Bez zmierzonych efektów trudno również zdecydować się na dalsze działania lub przekonać do ich potrzeby decydentów, którzy jeszcze nie postrzegają ich jako istotne. 

Istotnym elementem efektywnej automatyzacji procesów biznesowych jest dokument strategii cyfryzacji - to właśnie tam wytyczone są ramy projektu, plan, oraz oczekiwania z nim związane. Niestety większość firm na dzień dzisiejszy takowego nie posiada ani nie planuje utworzyć. A według badań, to właśnie organizacje posiadające spisaną strategię automatyzacji procesów radzą sobie lepiej - 89% regularnie przeznacza środki na ten cel. Jeżeli chcemy liczyć na poprawę, warto więc, aby taki dokument pojawił się w każdej organizacji.  

Pomimo tego, że przytoczone powyżej statystyki nie napawają optymizmem, prezentują one w pewnym sensie szansę dla organizacji, które podejmą się wyzwania jakim jest automatyzacja procesów biznesowych i zrobią to efektywnie. Bez wątpienia dobrze przeprowadzona transformacja zasadniczo poprawi zdolności instytucjonalne firmy oraz wzmocni jej odporność i konkurencyjność w dobie dynamicznie zmieniających się warunków makroekonomicznych.