Czym więc jest robotyzacja procesów biznesowych (RPA)?

Jest to klasa narzędzi IT, której zadaniem jest tworzenie programów komputerowych zwanych robotami lub botami, mających zastąpić człowieka w powtarzalnych, manualnych czynnościach przed komputerem. Roboty mają postać software-u, który jest tworzony na potrzebę automatyzacji pojedynczego, powtarzalnego zadania. Ich działanie najczęściej koncentruje się na interfejsie, naśladując pracę człowieka. W dużym uproszczeniu tworzymy robota, który wykonuje monotonną czynność za pracownika. 

A czym jest automatyzacja procesów biznesowych (BPA)?

BPA reprezentuje bardziej kompleksowe podejście do automatyzacji. Oprogramowanie BPA zostało stworzone z myślą o zwiększeniu szybkości i dokładności wykonywanych zadań oraz procesów, ale jego funkcjonalności wykraczają poza samo zarządzanie automatyzacją. W skład narzędzi BPA wchodzą możliwości modelowania i koordynacji procesów, a także funkcje wspierające współpracę i analizę danych. W ten sposób BPA nie ogranicza się jedynie do roli narzędzia do automatyzacji, lecz stanowi cały zestaw rozwiązań do tworzenia, optymalizacji i monitorowania różnorodnych procesów i przepływów pracy.

Podobieństwo pomiędzy BPA, a RPA

Dlaczego więc RPA i BPA są często ze sobą mylone? Oba zagadnienia są strategiami, wykorzystującymi technologie w celu osiągnięcia biznesowych korzyści poprzez optymalizację procesów biznesowych. Ich głównym celem jest wdrożenie oprogramowania, które pomoże nam zwiększyć efektywność, zredukować koszty, poprawić jakość czy zwiększyć konkurencyjność firmy. 

Przez to, że oba obszary przynoszą podobne rezultaty, ale na różną skalę, utarło się że RPA jest podzbiorem BPA. Jednak my definiujemy je jako osobne obszary, gdyż najważniejszą wytyczną w ich doborze jest rodzaj procesu, który chcemy zautomatyzować. O samych procesach opowiemy w dalszej części artykułu.

RPA vs BPA - porównanie

Zakres działania:

• RPA: skupienie na krótkie pojedyncze, często powtarzane zadania. Nie wymagające skomplikowanych procesów decyzyjnych, z małą liczbą sytuacji awaryjnych. Nie oznacza to, że nie można ich stosować na dużą skalę - np. 100 robotów wykonujących drobne zadania.

• BPA: zorientowane na całe procesy, zazwyczaj wykorzystywane do kompleksowej automatyzacji na przestrzeni całej organizacji.

Technologia:

• RPA: Wykorzystujemy platformy do programowania botów, których zadaniem jest wykonywanie rutynowych zadań

• BPA: Korzystamy z platform służących do projektowania kompleksowych, strategicznych rozwiązań, poprzez automatyzację i integrację danych.

Przykłady platform:

• RPA: UiPath, Power Automate

• BPA: PMG, Nintex

Implementacja:

• RPA: Aby zastosować RPA, nie jest wymagana duża ingerencja w procesy. Często takich procesów nie opłaca się w ogóle zmieniać, tylko stworzyć robota pod już istniejący proces. Wdrożenia są wykonywane w małych zespołach i trwają od kilku dni do kilku tygodni.

• BPA: Zastosowanie automatyzacji procesów biznesowych należy rozpocząć od określenia wizji takiego projektu. Jest to długi proces, zaczynający się od konsultacji, mapowania i analizy obecnych procesów w celu dostosowania ich do oprogramowania BPA. Wdrożenie tej technologii wymaga dużych zmian organizacyjnych, a czas całej implementacji może trwać kilka miesięcy.

Rezultaty:

• RPA: Inwestycji w robota zaczyna przynosić zwrot od razu po jego uruchomieniu, bez relatywnie dużych kosztów. Również samo działanie robota jest natychmiastowe, więc zrobotyzowane działanie jest efektywniejsze. 

• BPA: Automatyzacja przynosi znacznie większe zwroty, dzięki swojemu globalnemu działaniu na organizacje. Jednak osiągniecie takiego stanu rzeczy wymaga odpowiedniego zarządzania zmianą.

Kiedy korzystać z RPA a kiedy z BPA?

Robotic process automation

Korzystanie z Robotyzacji Procesów Biznesowych (RPA) może być uzasadnione w przypadku, gdy inne podejścia, takie jak narzędzia BPMS, workflow lub API, nie są dostępne lub nie są wykonalne ze względu na różnorodne czynniki, takie jak brak wolnych zasobów w dziale IT, wysoki koszt budowy interfejsów między systemami, ograniczenia formalne wynikające z umów licencyjnych aplikacji, lub potrzeba szybkiego wdrożenia pomysłu biznesowego bez dużych nakładów finansowych. RPA jest szczególnie korzystne w przypadku prostych i nieskomplikowanych zadań, które wymagają automatyzacji oraz automatyzacji pracy nie powiązanej z bardziej złożonymi procesami. Wykorzystując RPA w tych sytuacjach, organizacja może efektywnie optymalizować procesy, usprawnić działanie i osiągnąć znaczące oszczędności czasu, umożliwiając jednocześnie pracownikom skoncentrowanie się na bardziej strategicznych zadaniach.

Przykład

Wykorzystanie RPA w branży logistycznej do automatyzacji generowania dokumentów do zamówienia transportu. Pozwalało to na automatyczne identyfikowanie szczegołów zamówienia i generowanie niezbędnych dokumenów, takich jak listy przewozowe czy faktury. Wszystko to łącząc ze sobą zewnętrzne systemy, umożliwiając śledzenie statusów w czasie rzeczywistym.

Więcej o robotyzacji procesów biznesowych w logistyce.

Business process automation

BPA jest dobrym wyborem jeśli chcesz zoptymalizować i usprawnić złożone zadania i procesy oraz szukasz oszczędności w kosztach firmowych. Jeśli skalujesz firmę, ale nie chcesz zatrudniać nowych pracowników, automatyzacja może być odpowiednim rozwiązaniem. Ponadto, jeśli zależy Ci na poprawie komunikacji i satysfakcji Twojego zespołu, BPA może okazać się wartościowym narzędziem. Potrzebujesz customowej aplikacji, gdyż gotowe rozwiązania nie spełniają Twoich wymagań? W takim przypadku BPA może być odpowiednim rozwiązaniem. Ponadto, jeśli uważasz, że Twoi pracownicy tracą za dużo czasu na mało znaczące i monotonne zadania, BPA może pomóc w automatyzacji tych procesów. Biorąc pod uwagę, że dany proces często się zmienia i może wymagać dostosowywania, BPA może zapewnić elastyczność i skalowalność. Wreszcie, jeśli w Twoich procesach występuje wiele różnych czynników, BPA może ułatwić integrację i zarządzanie tymi danymi.

Przykład

Implementacja BPA umożliwiająca obsługę wiadomości e-mail dla 20000 pracowników, przy jednoczesnej eliminacji pojedynczych i przestarzałych rozwiązań, zastępując je jednym systemem workflow. Wszystko to przy uwzględnieniu warunków, hierarchii oraz spełniając standardy prestiżowej organizacji IT.

Więcej o tym konkretnym przykładzie BPA.

Która technologię wybrać?

Wybór odpowiedniej technologii może być kłopotliwy dla osoby, która nie jest specjalistą od automatyzacji. Wiąże się to z koniecznością rozpatrywania wielu czynników, co może być przytłaczające. Dlatego ważne jest skorzystanie z pomocy eksperta w dziedzinie automatyzacji procesów. Konsultacja z naszym specjalistą może pomóc w zrozumieniu specyfiki zarówno RPA, jak i BPA, oraz w podjęciu świadomej decyzji, która najlepiej odpowiada potrzebom i celom organizacji. Dlatego zachęcamy do 30 minutowej, darmowej rozmowy, w której odpowiemy na zagadnienia związane z automatyzacją i robotyzacją.