Największe wyzwanie dla wielu organizacji stanowi stworzenie przejrzystej i usystematyzowanej polityki wynagrodzeń oraz adekwatnego podziału stanowisk. Jest to szczególnie trudne dla firm, które do tej pory nie operowały jasno określonymi widełkami płacowymi. Te zmiany są odpowiedzią na europejską dyrektywę, której celem jest zmniejszenie luki płacowej między kobietami a mężczyznami w UE – obecnie wynoszącej około 14% – i wzmocnienie mechanizmów egzekwowania, które w wielu krajach już funkcjonują.

Przedsiębiorstwa, które nie dostosują się do nowych przepisów, mogą spotkać się z surowymi sankcjami, podkreślając tym samym wagę szybkiego i efektywnego przystosowania się do nadchodzących regulacji.

Jak się przygotować? Co należy więc zrobić? Poniżej opisuję wszystkie fakty i implikacje wynikające z dyrektywy oraz szczegóły na które warto zwrócić uwagę.

Unijna dyrektywa o jawności wynagrodzeń: podstawowe fakty

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego 2023/970 o jawności wynagrodzeń weszła w życie w czerwcu 2023 roku. Pomimo tego, że wiele krajów posiada już podobne regulacje stanowi ona przełomowy krok w dążeniu do równości płac kobiet i mężczyzn w Europie. 

Państwa członkowskie Unii Europejskiej muszą wdrożyć przepisy dyrektywy do krajowych systemów prawnych najpóźniej do 7 czerwca 2026 roku. 

Czyli co dokładnie należy zrobić? Zgodnie z zasadą równości wynagrodzeń pracodawcy mają obowiązek wprowadzenia jasnych mechanizmów wynagradzania. Wymóg ten dotyczy pracodawców niezależnie od sektora, w którym działają. Lukę płacową ze względu na płeć ujawniać muszą zarówno firmy publiczne jaki i  prywatne, a także organizacje pozarządowe będące pracodawcami. 

Kogo obowiązuje dyrektywa i od kiedy? Tabela poniżej przedstawia częstotliwość raportowania oraz rok pierwszego raportowania w zależności od wielkości firmy. Obowiązek pierwszego zaraportowania przypada na 2027 za rok poprzedni.

Jakie są główne założenia dyrektywy?

• Definicja wynagrodzenia: 

W art. 3 dyrektywy wynagrodzenie zostało zdefiniowane szeroko, uwzględniając nie tylko podstawową pensję, ale także wszelkiego rodzaju dodatki – stałe i zmienne, w tym premie i nagrody, zarówno w formie pieniężnej, jak i rzeczowej.

• Jawność wynagrodzeń: 

Dyrektywa parlamentu europejskiego i rady obliguje pracodawców do informowania kandydatów do pracy o widełkach płacowych obowiązujących na oferowanym stanowisku. Co więcej, każdy pracownik uzyska prawo do informacji o średnim poziomie płac (z podziałem na płeć) osób pracujących na analogicznym stanowisku lub wykonujących pracę o takiej samej wartości w stosunku do jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia.

• Neutralne płciowo kryteria płacowe: 

Zasada równości wynagrodzeń zobowiązuje pracodawców do ustalenia i udostępnienia pracownikom neutralnych płciowo kryteriów dotyczących podejmowania decyzji o wynagrodzeniach, w tym o podwyżkach i premiach. 

Jaki jest cel dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń?

Cel dyrektywy unijnej jest dwutorowy. 

1. Po pierwsze, za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń ma ona na celu zmniejszenie różnic w wynagrodzeniach między kobietami a mężczyznami wykonującymi pracę o takiej samej wartości. Czyli docelowo zamknięcie luki płacowej.

2. Po drugie, dyrektywa dąży do wprowadzenia większej przejrzystości i jawności w zakresie wynagrodzeń dla wszystkich pracowników, niezależnie od płci. Zasadniczym założeniem jest, że osoby wykonujące tę samą pracę lub pracę o takiej samej wartości powinny otrzymywać równe wynagrodzenie.

Czy dyrektywa ma na celu ujednolicenie pensji?

Nie. Ważne jest, aby zrozumieć, że stosowanie zasady równości wynagrodzeń nie dąży do stworzenia identycznych pensji dla wszystkich pracowników na tych samych stanowiskach bez względu na inne czynniki, takie jak doświadczenie zawodowe czy umiejętności. Chodzi raczej o to, aby wszelkie różnice w wynagrodzeniach były uzasadnione obiektywnymi kryteriami, które są niezależne od płci pracownika. Takie podejście ma zapewnić, że różnice w płacach są sprawiedliwe i łatwe do zrozumienia dla wszystkich zainteresowanych stron.

Praca tej samej wartości

Dyrektywa często operuje pojęciem "praca tej samej wartości". Oznacza to pracę, którą ocenia się jako równoważną z inną pracą na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów. 

Jakie są to kryteria?

• umiejętności, 

• wysiłek, 

• zakres odpowiedzialności 

• warunki pracy

• oraz inne ważne czynniki, które mają znaczenie w danym miejscu pracy lub na danym stanowisku

Pracodawcy mają obowiązek kształtować struktury wynagrodzeń w sposób, który zapewni równość płac za pracę tej samej wartości. Muszą oni także regularnie monitorować i oceniać, czy w ich systemach wynagrodzeń nie dochodzi do dyskryminacji płacowej.

Celem dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń jest nie tylko walka z nierównościami płacowymi między płciami. To także promocja otwartości i sprawiedliwości płacowej w miejscu pracy - coś czego w polskiej kulturze pracy doświadczamy zdecydowanie zbyt rzadko.  Jest to krok w kierunku eliminacji dyskryminacji płacowej i budowania rynku pracy, na którym równość płac jest normą, a wynagrodzenia są ustalane na podstawie jasnych i sprawiedliwych zasad.

Luka płacowa skorygowana i nieskorygowana w Polsce

W Polsce, najnowsze dane na temat luki płacowej mogą wydawać się zastanawiające, zwłaszcza w kontekście różnicy między luką skorygowaną a nieskorygowaną. 

Luka płacowa nieskorygowana odnosi się do ogólnej różnicy w średnim wynagrodzeniu brutto kobiet i mężczyzn w gospodarce, bez uwzględnienia czynników takich jak sektor zatrudnienia, poziom wykształcenia, doświadczenie zawodowe, czy rodzaj wykonywanej pracy. Tymczasem luka płacowa skorygowana uwzględnia te wszystkie czynniki, próbując ocenić różnicę w wynagrodzeniach za pracę o takiej samej wartości.

Tradycyjnie, oczekiwałoby się, że po uwzględnieniu różnic w kwalifikacjach, doświadczeniu, i typie pracy, luka płacowa skorygowana powinna być mniejsza niż nieskorygowana. I tak też jest w większości krajów UE.  Jednakże w naszym kraju, sytuacja wygląda inaczej - luka skorygowana jest większa niż nieskorygowana.

Dane z 2023 roku pokazują, że luka płacowa nieskorygowana w Polsce wynosi około 7-8%. To oznacza, że, kobiety ogólnie zarabiają średnio o 7-8% mniej niż mężczyźni. Jednak po skorygowaniu danych, uwzględniając podobne stanowiska, kwalifikacje i doświadczenie, okazuje się, że różnica w wynagrodzeniu kobiet za taką samą pracę wzrasta do 12%, co jest zjawiskiem dość nietypowym na tle europejskim.

Z czego to wynika?

Istnieje kilka potencjalnych wyjaśnień tej sytuacji. Po pierwsze, może to wskazywać na istnienie silnych stereotypów płciowych i segregację zawodową, która wpływa na wartościowanie pracy wykonywanej przez kobiety. Mimo podobnych kwalifikacji i doświadczenia, praca w sektorach lub na stanowiskach zdominowanych przez kobiety może być systematycznie niedowartościowana.

Po drugie, większa luka płacowa skorygowana może również sugerować, że kobiety w Polsce, nawet pracując na podobnych stanowiskach co mężczyźni, rzadziej osiągają wyższe pozycje w hierarchii firmy, co wiąże się z niższymi zarobkami.

Najnowsze badania wskazują, że wbrew popularnemu przekonaniu, kobiety faktycznie często negocjują podwyżki. Natomiast, kwoty, o które walczą, są zazwyczaj niższe niż te, o które starają się mężczyźni. Co więcej, kobiety znacznie częściej spotykają się z odmową, lub otrzymują podwyżki mniejsze niż ich męscy koledzy. 

Możliwe również, że systemy premiowania i oceny pracowników w niektórych organizacjach mogą być nieświadomie stronnicze, preferując styl pracy i kompetencje częściej kojarzone z mężczyznami. Badania naukowców z uniwersytetu George’a Mason’a oraz Stanforda pokazały, że kobiety o męskich cechach są z jednej strony postrzegane jako bardziej kompetentne niż pozostałe kobiety, przez co mają większe szanse na podwyżkę, ale z drugiej są przez to mniej lubiane, płacąc za to społeczną cenę.

Zrozumienie i zniwelowanie różnicy płac oraz stereotypowego postrzegania wymaga dalszych badań i działań zarówno ze strony przedsiębiorstw, jak i polityków. Niewątpliwie najważniejsze będzie dążenie do równości w ocenie pracy i umiejętności, niezależnie od płci. Dlatego też tak ważna jest przejrzystość wynagrodzeń oraz prawa pracowników z niej wynikające.

Prawa pracowników po wprowadzeniu dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń

Dyrektywa unijna o przejrzystości wynagrodzeń znacząco rozszerza prawa pracowników w zakresie dostępu do informacji o wynagrodzeniach, w tym:

Prawo do informacji o wynagrodzeniach: Pracownicy nabywają prawo do uzyskania informacji na temat własnego indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, z uwzględnieniem podziału na płeć, dla osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. 

Pisemne sprawozdania: W przypadku zapytania pracownika o wynagrodzenia, pracodawca jest zobowiązany dostarczyć odpowiedzi w formie pisemnej. To zapewnia oficjalny i możliwy do zweryfikowania zapis udzielonych informacji.

Prawo do reprezentacji: Pracownicy mogą korzystać z pomocy swoich przedstawicieli, takich jak związki zawodowe czy organy ds. równości, zarówno w procesie ubiegania się o informacje, jak i w przypadku konieczności domagania się dodatkowych wyjaśnień czy uzasadnień w razie otrzymania niekompletnych bądź niedokładnych danych. Przedstawiciele pracowników mają prawo do informacji na poziomie identycznym z pracownikiem, który o reprezentację prosi.

Obowiązek udzielenia odpowiedzi przez pracodawcę: Gdy pracownicy lub ich przedstawiciele wniosą o dodatkowe wyjaśnienia, pracodawca ma obowiązek udzielić merytorycznej odpowiedzi w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania zapytania.

Neutralne płciowo kryteria wynagrodzeń: Pracodawcy są zobowiązani do określenia i udostępnienia pracownikom neutralnych płciowo kryteriów dotyczących wynagrodzeń. Ma to zapewnić sprawiedliwość i przejrzystość w procesie decyzyjnym dotyczącym podwyżek i ustalania wynagrodzeń.

Dowolność w kwestii ujawniania wynagrodzenia: Pracodawcy nie mogą zabraniać pracownikom ujawniania wysokości wynagrodzenia w kontekście egzekwowania zasady równości wynagrodzeń. Ponadto, dyrektywa eliminuje klauzule poufności dotyczące wynagrodzeń, umożliwiając pracownikom swobodę w dzieleniu się informacjami o swoich zarobkach.

Obowiązki pracodawcy po wejściu w życie dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń

Przejrzysta polityka płacowa

Na mocy art. 6 dyrektywy o transparentności wynagrodzeń, pracodawcy są zobowiązani do stworzenia przejrzystej polityki płacowej. To oznacza, że pracownicy mają dostęp do obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów, które firma stosuje do ustalania wynagrodzeń, poziomów oraz progresji płac. Dyrektywa pozwala państwom członkowskim na zwolnienie z tego obowiązku pracodawców zatrudniających mniej niż 50 osób, aby chronić mniejsze przedsiębiorstwa przed nadmiernym obciążeniem.

Co w praktyce oznacza jawność wynagrodzeń? Dla wielu firm duże zmiany. Bardzo duże rozbieżności w wynagrodzeniach pracowników na tych samych stanowiskach są często spotykanym zjawiskiem w naszym kraju. Chcąc dostosować się do nowych przepisów będzie można albo starać się stopniowo je wyrównać, albo stworzyć dokładny system tłumaczący z czego wynikają takie różnice. 

Sprawozdanie

Zgodnie z zasadą równości wynagrodzeń pracodawcy są również zobligowani do raportowania szczegółowych informacji na temat luki płacowej ze względu na płeć do wyznaczonego organu. Te przepisy mają na celu ułatwienie identyfikacji wszelkich niesprawiedliwości płacowych i dotyczą nie tylko pracowników etatowych, ale także stażystów, praktykantów, pracowników zatrudnionych na część etatu, na czas określony, czy za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej.

Ujawnianie informacji

Pracownicy mogą zwrócić się do pracodawcy z prośbą o informację dotyczącą ich indywidualnych wynagrodzeń oraz średnich wynagrodzeń (z podziałem na płeć) w odniesieniu do pracowników wykonujących tę samą pracę lub pracę o zbliżonej wartości. Jeśli otrzymają niekompletne lub niedokładne informacje mają prawo do dalszego dochodzenia sprawy. Ponad to, to pracodawca ma co roku informować pracowników o możliwości skorzystania z tego prawa.

Co w przypadku kiedy nie ma pracowników danej płci do porównania? 

Autorzy dyrektywy o jawności płac zadbali również o te specyficzne sytuacje, kiedy na danym stanowisku brakuje pracowników danej płci. Gdy w danej firmie na określonym stanowisku nie ma kobiet lub mężczyzn, pracodawcy powinni skorzystać ze statystyk i dostępnych danych, aby stworzyć modelowego pracownika innej płci. Model ten ma służyć jako punkt odniesienia w ocenie, czy praktyki płacowe są sprawiedliwe i nie dyskryminują ze względu na płeć.

Czy wynagrodzenie współpracowników będzie jawne?

Chociaż dyrektywa zwiększa przejrzystość w zakresie wynagrodzeń, nie wprowadza automatycznej pełnej jawności wszystkich wynagrodzeń pracowników w firmie. Czyli ujawnienie wynagrodzenia konkretnego pracownika nie będzie możliwe. Zamiast tego, skupia się na zapewnieniu dostępu do informacji dla osób, które mają uzasadnione powody, by dowiedzieć się więcej o polityce płacowej i sprawdzić, czy nie są ofiarami dyskryminacji płacowej.

Możliwe przypadki ujawnienia danych osobowych

Istnieje jednak sytuacja, w której udzielanie informacji na podstawie dyrektywy może nieumyślnie ujawnić wynagrodzenie konkretnego pracownika. Może się to zdarzyć, gdy na danym stanowisku pracuje niewiele osób, co sprawia, że łatwo zidentyfikować ich zarobki. W takim przypadku, zastosowanie znajduje art. 12 dyrektywy, który podkreśla, że wszelkie przekazywane informacje, wiążące się z przetwarzaniem danych osobowych, muszą być zgodne z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). Zgodnie z tym przepisem, dane osobowe, które są przetwarzane w celu promowania zasady równości wynagrodzeń, nie mogą być wykorzystywane do innych celów.

Rola przedstawicieli pracowników i organów nadzorczych

Dyrektywa pozostawia państwom członkowskim decyzję, czy w przypadkach potencjalnego ujawnienia danych osobowych pracownika, dostęp do informacji mają mieć wyłącznie przedstawiciele pracowników, inspektorat pracy lub organy ds. równości. Te podmioty mogą działać jako doradcy dla pracowników, pomagając im w ewentualnym dochodzeniu roszczeń na podstawie przepisów dyrektywy, nie ujawniając przy tym rzeczywistych poziomów wynagrodzenia poszczególnych osób.

Zatem, chociaż dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń znacząco zwiększa dostępność informacji o zarobkach, robi to w sposób, który równoważy potrzebę promowania równości płac i przejrzystości z koniecznością ochrony danych osobowych pracowników. Wprowadzenie jasnych ram prawnych dla przetwarzania tych informacji ma na celu zapewnienie, że wszelkie działania podejmowane w celu realizacji zasady równości wynagrodzeń są zgodne z zasadami ochrony prywatności i danych osobowych.

Zakaz klauzuli poufności

Zgodnie z dyrektywą pracodawcy nie mogą wprowadzać do umów klauzuli poufności dotyczącej wynagrodzenia. To oznacza, że pracownicy mogą swobodnie ujawniać informacje o swoich zarobkach w celu egzekwowania zasady równości wynagrodzeń. Pracodawca może jedynie wymagać, by informacje o płacach innych pracowników, uzyskane w ramach dochodzenia prawa do równego wynagrodzenia, były wykorzystywane tylko do tego celu.

Te zmiany wymagają od pracodawców dostosowania polityk płacowych i praktyk zarządzania w celu zapewnienia większej przejrzystości i sprawiedliwości. Obejmuje to zarówno przegląd istniejących struktur wynagrodzeń, jak i sposób komunikacji z pracownikami w kwestiach płacowych. 

Czy pracodawca będzie musiał określać widełki płacowe?

Wprowadzenie dyrektywy o transparentności wynagrodzeń wpłynie na proces rekrutacyjny i sposób prezentowania ofert pracy przez pracodawców. Istotnym elementem jest kwestia widełek płacowych, czyli zakresu wynagrodzenia przewidywanego dla danego stanowiska.

Oto, co warto wiedzieć:

Jawność na etapie rekrutacji:

Informacja o wynagrodzeniu już na początkowym etapie rekrutacji buduje zaufanie kandydatów do pracodawcy i pozwala na efektywniejszą selekcję aplikacji. Dzięki temu, osoby aplikujące mają jasność co do warunków finansowych i mogą ocenić, czy oferta jest dla nich atrakcyjna.

Widełki płacowe a proces aplikacyjny:

Umieszczenie widełek płacowych w ogłoszeniu o pracę usprawnia proces rekrutacyjny, zwiększając liczbę aplikacji od kandydatów, których oczekiwania finansowe pokrywają się z ofertą pracodawcy. Takie podejście oszczędza czas obu stronom i umożliwia bardziej świadome podejmowanie decyzji o aplikowaniu. 

Natomiast sama dyrektywa do publikacji widełek w ogłoszeniu nie zobowiązuje - pracodawca ma obowiązek poinformować o wynagrodzeniu przed rozmową kwalifikacyjną. Informacja ta może zostać przekazana na różne sposoby, na przykład podczas rozmowy telefonicznej czy w e-mailu, niezależnie od tego, czy kandydat zapyta o zarobki czy nie.

Niemniej jednak, publikacja widełek płacowych może znacząco przyciągnąć potencjalnych kandydatów i jest postrzegana jako praktyka budująca pozytywny wizerunek pracodawcy. 

Jeśli publikować to jakie widełki?

Dobrą praktyką jest utrzymywanie nie większej niż 20% różnicy pomiędzy dolną a górną granicą widełek płacowych. Taka praktyka zapewnia przejrzystość i ułatwia negocjacje wynagrodzenia, dając obu stronom jasne ramy do rozmów oraz wzbudzając zaufanie.

Co muszą wiedzieć rekruterzy w kontekście nowych przepisów o transparentności wynagrodzeń

Dyrektywa unijna o transparentności wynagrodzeń wprowadza zmiany w procesie rekrutacji.

Upewnij się, że Twoi rekruterzy:

• Nie pytają o poprzednie wynagrodzenie: Najważniejszą zmianą jest, że rekruterom nie wolno pytać kandydatów o wysokość ich poprzedniego lub aktualnego wynagrodzenia. Ten przepis ma na celu zapobieganie utrwalaniu dyskryminacji płacowej oraz zapewnienie, że negocjacje dotyczące płacy opierają się na kwalifikacjach i odpowiedzialnościach związanych z danym stanowiskiem, a nie na poprzednich zarobkach.

• Informują o wysokości wynagrodzenia: Upewnij się, że kandydaci są informowani o widełkach wynagrodzeń oferowanych na danym stanowisku jeszcze przed podpisaniem umowy. Można to zrobić już na etapie ogłoszenia lub przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną. To zapewnia transparentność i pozwala kandydatom na świadome podjęcie decyzji o aplikowaniu.

• Negocjują uczciwie: Kandydaci, zgodnie z dyrektywą, mają zyskać prawo do uczciwych negocjacji wynagrodzeń, nawet poza widełkami wskazanymi przez pracodawcę. Celem jest umożliwienie kandydatom negocjowania wynagrodzenia opartego na ich kwalifikacjach i wartości, jaką wniosą na danym stanowisku, niezależnie od ich poprzednich zarobków.

• Podają informacje w sposób dostępny dla osób z niepełnosprawnościami: wszystkie przekazywane kandydatom informacje muszą mieć format przystępny dla osób z niepełnosprawnościami.

Są to poważne zmiany wymagające nowego podejścia i adaptacji ze strony pracodawców i samych rekruterów. Rozmowa na temat wynagrodzenia już na etapie pierwszego kontaktu to nowość. Zazwyczaj tego typu negocjacje odbywały się na końcowych etapach i często były prowadzone już przez inne osoby. Z tego powodu wielu rekruterów nie ma doświadczenia w prowadzeniu rozmów na temat płacy i będą wymagali oni jasnych instrukcji a także specjalnych szkoleń.

Jakie kary grożą za niedostosowanie się do dyrektywy?

W obliczu nowej dyrektywy o jawności wynagrodzeń, firmy nieprzystosowujące się do jej wymogów mogą spotkać się z surowymi konsekwencjami.

Za brak uzasadnienia różnic w wynagrodzeniach między płciami osób wykonujących pracę takiej samej wartości przy użyciu obiektywnych kryteriów, bądź niepodjęcie działań naprawczych w przypadku stwierdzenia nieuzasadnionych dysproporcji, może grozić:

• wspólna ocena wynagrodzeń: pracodawca wraz z przedstawicielami pracowników musi zidentyfikować różnice w wynagrodzeniach pracowników płci żeńskiej i męskiej, które nie są uzasadnione kryteriami innymi niż płeć oraz wspólnie podjąć akcje mające na celu redukcję nierówności płac .

• Sankcjami finansowymi:  te mogą obejmować nie tylko kary pieniężne, ale również wykluczenie z otrzymania publicznych dotacji czy korzystania z ulg finansowych lub kredytowych. 

• Odszkodowaniami i sądem: pracownicy doznający dyskryminacji płacowej ze względu na płeć mają prawo do dochodzenia odszkodowania przed sądem, a ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy. Zadośćucznienie ma obejmować nie tylko odzyskanie utraconego wynagrodzenia, ale też związanych z nim premii, świadczeń rzeczowych, utraconych szans a także rekompensaty strat niematerialnych. Wysokość odszkodowania ma nie tylko rekompensować straty, ale również odstraszać od przyszłych naruszeń.

Przejrzystość wynagrodzeń: nie ma czasu do stracenia

Dlatego też przybliżając się do terminu wdrożenia dyrektywy, firmy stoją przed nieuniknioną koniecznością przeprowadzenia dogłębnych zmian w swoich politykach płacowych, aby zapewnić równość i przejrzystość wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn. Działać należy już teraz, ponieważ wiele kroków przygotowujących do zgodności wymaga czasu oraz przemyślanej polityki płacowej. To problem dla firm, które do tej pory nie miały jasnej struktury stanowisk a także tych, które borykają się dużymi rozbieżnościami - będą musiały stworzyć ją od podstaw a także jak najszybciej niwelować różnice.

Jeśli nie wiesz od czego zacząć i chcesz skonsultować swoją sytuację zachęcamy do kontaktu z naszą firmą. Odpowiemy na Twoje pytania i pomożemy Ci w przygotowaniach do wdrożenia założeń dyrektywy w Twojej organizacji.