Jak planować produkcję, gdy rynek nie czeka?

Przez lata firmy produkcyjne konkurowały jakością i wolumenem. To się zmieniło. Dziś wygrywa ten, kto szybciej odpowiada na potrzeby rynku – kto potrafi w godzinę powiedzieć klientowi "tak, dowieziemy", zamiast "odezwiemy się jutro".

Firmy, które potrafią zsynchronizować produkcję z działem handlowym, zabierają kontrakty. Te, które potrzebują tygodnia na zmianę planu, zostają w tyle.

Problem w tym, że w wielu firmach dział produkcji stał się wąskim gardłem tej szybkości. Nie dlatego, że ludzie pracują wolno. Dlatego, że narzędzia, których używają do planowania, nie były zaprojektowane do szybkich zmian.

Jak wygląda planowanie produkcji w większości firm

Większość firm ma system ERP z modułem planowania. I większość firm planuje produkcję w Excelu. To nie sprzeczność – ERP dostarcza dane, ale samo układanie harmonogramu dzieje się w arkuszach.

Proces wygląda podobnie wszędzie: planista ściąga raporty, otwiera kilka plików, zestawia prognozy ze stanami magazynowymi, sprawdza moce maszyn i ręcznie układa plan. Jeśli firma ma kilka wydziałów, każdy ma swój arkusz. Synchronizacja – ręczna.

To działa, dopóki nie trzeba nic zmieniać.

Gdy wpada pilne zamówienie albo brakuje surowca, planista musi zebrać aktualne dane z kilku źródeł, zaktualizować arkusze, przeliczyć, sprawdzić wpływ na inne wydziały. Decyzja, która powinna zająć minuty, zajmuje godziny. Czasem pół dnia.

Jeden z dyrektorów produkcji ujął to tak:

Mamy bardzo dużo danych, którymi jest nam bardzo trudno zarządzać na bieżąco. Każda zmiana musi być poprzedzona małą inwenturą.

To jest prawdziwy koszt planowania w Excelu – widać go w czasie reakcji na potrzeby rynku.

Czego potrzebuje planista, żeby reagować szybciej

To co firmy, które reagują szybko, mają wspólne to: jedno źródło prawdy połączone z systemem ERP w czasie rzeczywistym.

Zamiast rozproszonych arkuszy – centralny moduł planistyczny. Zamiast ręcznych eksportów – automatyczna synchronizacja. Zamiast "małej inwentury" przed każdą decyzją – aktualne dane na wyciągnięcie ręki.

Integracja zamiast eksportu

W tradycyjnym modelu dane z ERP-u trafiają do Excela raz dziennie (albo rzadziej). W momencie eksportu zaczynają się starzeć.

W nowoczesnym podejściu moduł planistyczny jest połączony z systemem ERP na żywo. Gdy zmienia się stan magazynu – planista widzi to od razu. Gdy wpada zamówienie – pojawia się natychmiast. Bez ręcznego odświeżania, bez pytania magazynu "czy to na pewno aktualne".

Jeden widok dla wszystkich

Kierownik produkcji, magazyn, planista, dyrektor – wszyscy patrzą na te same dane w tym samym miejscu. Koniec z pytaniami "która wersja pliku jest aktualna". Koniec z synchronizowaniem arkuszy między wydziałami.

Zmiana w planie pakowania automatycznie pokazuje się w kontekście planu produkcji i obróbki. Nie trzeba dzwonić, nie trzeba sprawdzać – widać od razu, czy się spina.

Scenariusze "co jeśli" w minuty

Tradycyjnie sprawdzenie, czy da się wcisnąć pilne zamówienie, wymaga godzin analiz. W zintegrowanym systemie planista może w kilka minut przesunąć zlecenia, zobaczyć wpływ na resztę harmonogramu i podjąć decyzję.

To zmienia rozmowy z klientami. Zamiast "muszę to sprawdzić, zadzwonię jutro" – "tak, możemy to zrobić, jeśli przesuniemy dostawę X o dwa dni".

Widoczność w czasie rzeczywistym

Excel pokazuje stan na moment eksportu – to archiwum. Zintegrowany system pokazuje żywy obraz produkcji: co jest w toku, gdzie są opóźnienia, jakie moce są dostępne teraz, nie wczoraj.

To pozwala reagować proaktywnie – zauważyć problem, zanim stanie się kryzysem.

Przykład planowania w praktyce

ZPM Biernacki to jeden z największych producentów wołowiny w Europie – eksport do ponad 60 krajów, ponad 2000 produktów w ofercie.

Ich wcześniejsza rutyna: każdego ranka zespół planowania ściągał ponad 70 raportów z różnych systemów. Dane trafiały do arkuszy, były zestawiane, porównywane, przeliczane. System działał, ale każda zmiana wymagała powtórzenia całego procesu.

Co zrobili? Zamiast wymieniać ERP, zbudowali osobny moduł planistyczny zintegrowany z istniejącymi systemami. Jedno miejsce, które automatycznie zbiera dane z magazynu, produkcji i systemu ERP.

Efekt:

• 75% mniej czasu na przetwarzanie danych,
• Zamiast 70 raportów każdego ranka – jeden system,
• Zamiast "małej inwentury" przed zmianą – bezpośrednia edycja planu,
• Wdrożenie zajęło 3 miesiące.

Przeczytaj pełne case study - Od 70+ raportów do systemu planowania w 3 miesiące

Od czego zacząć

Zmiana nie musi być rewolucją.

Nie trzeba wymieniać systemu ERP. Moduł planistyczny może działać obok niego, korzystając z tych samych danych. Wiele firm woli rozwijać możliwości obecnego systemu – i to jest możliwe.

Można zacząć od jednego obszaru – harmonogramowanie dla jednej linii produktowej. Zobaczyć różnicę. Potem rozszerzać.

Warto zadać sobie kilka pytań:

• Ile czasu zajmuje mi dziś zmiana planu produkcji?
• Z ilu źródeł muszę zebrać dane, żeby podjąć decyzję?
• Ile czasu zespół spędza na przepisywaniu danych między systemami?
• Czy mój ERP ma możliwości, których nie wykorzystuję?

Jeśli odpowiedzi niepokoją – warto przyjrzeć się tematowi bliżej. Konkretne koszty, czas wdrożenia i technikalia integracji omawiamy w artykule 5 pytań, które dyrektorzy planowania zadają przed automatyzacją.

Podsumowanie

Konkurencja na rynku produkcyjnym coraz rzadziej rozstrzyga się na jakości i wolumenie. Coraz częściej wygrywa ten, kto szybciej reaguje.

Planowanie w Excelu działa – dopóki nie trzeba nic zmieniać. W momencie, gdy wpada pilne zamówienie albo coś idzie nie tak, okazuje się, że „mała inwentura" przed każdą decyzją to za długo.

Rozwiązaniem nie jest praca do późna ani zatrudnienie kolejnego planisty. Rozwiązaniem jest jedno miejsce z aktualnymi danymi, połączone z ERP-em, dostępne dla każdego, kto potrzebuje podjąć decyzję.

Można zacząć od małego kroku. Bez rewolucji, bez wymiany systemów. Od jednego procesu, który dziś boli najbardziej.

Bo rynek nie będzie czekał.