Jak usprawnić i zautomatyzować procesy oraz obieg dokumentów w firmie

Mateusz Tajak

Elektronicznemu obiegowi dokumentów uległo wiele firm, wdrażając tego typu oprogramowanie bez odpowiedniego przemyślenia. Dlatego do dzisiaj można spotkać firmy borykające się z dziwnymi i zawiłymi procesami, które są realizowane w jeszcze dziwniejszy i bardziej zawiły sposób. Wynika to z pewnego boomu na digitalizację, jaki zaczął się na dobre kilkanaście lat temu.

Wtedy pierwotnym pomysłem na wprowadzenie usprawnień w back office było: Wdróżmy elektroniczny obieg dokumentów.

I najczęściej była to świetna decyzja. Często też przez brak świadomości w takich wdrożeniach, to firma i jej procesy musiała się dostosować do systemu obiegu dokumentów, a tak naprawdę powinno być na odwrót.

W efekcie istnieje sporo firm, które mają wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów, ale ma on niewiele wspólnego z usprawnieniem działania procesów w firmie.

Po co automatyzować procesy i obieg dokumentów w firmie

Z założenia wdrożenia systemów informatycznych, mają spełniać określoną rolę. Nie inaczej jest w przypadku systemów obiegu dokumentów, które mogą realizować wiele różnych zadań takich jak:

  • Zwiększenie efektywności realizacji procesów obiegu dokumentów
  • Eliminacja czynnika ludzkiego z procesu obiegu dokumentów
  • Zapewnienie kontroli nad realizacją procesów obiegu dokumentów
  • Redukcja błędów
  • Zapewnienia centralnego miejsca do składowania dokumentów
  • Poukładanie w chaotyczny i niestrukturyzowany sposób realizowanych procesów obiegu dokumentów.

Dlatego przed rozpoczęciem projektu automatyzacji lub digitalizacji warto odpowiedzieć sobie na pytanie; co jest naszym nadrzędnym celem i co sprawia, że w ogóle rozważamy wdrożenie tego typu rozwiązania. Już na tym etapie warto też mieć w głowie i w ogólnym zarysie potencjalne procesy, które chcemy poddać digitalizacji/automatyzacji.

Kroki do sukcesu w automatyzacji obiegu dokumentów i procesów w firmie

Kiedy podjęliśmy decyzję o realizacji automatyzacji procesów biznesowych i obiegu dokumentów oraz wiemy, jakie cele ma realizować ta automatyzacja, możemy podejść do zaplanowania takiego wdrożenia.

W tym celu należy dobrze przemyśleć kilka obszarów:

  1. Stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów, które mają zostać zdigitalizowane i zautomatyzowane.
  2. Określić procesy i obiegi dokumentów do digitalizacji.
  3. Określić wymagania w stosunku do oprogramowania służącego do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych(Business Process Automation Platform, Business Process Management Platform)
  4. Wybrać oprogramowanie do wspierające automatyzację procesów zgodnie z ustalonymi wcześniej wymaganiami.
  5. Określić KPI, aby móc mierzyć poziom realizacji określonych wcześniej celów digitalizacji
  6. Uruchomić wdrożenie pilotażowego procesu biznesowego lub obiegu dokumentów
  7. Wdrażać, monitorować i usprawniać kolejne procesy biznesowe

Zagłębmy się zatem w powyższe punkty.

1. Stworzenie map procesów biznesowych i obiegu dokumentów.

Aby dobrze zautomatyzować procesy i obiegi dokumentów w firmie, musimy przede wszystkim dobrze je rozumieć. Będąc w tym miejscu, mamy już wstępną wizję procesów i obiegów, które chcemy zautomatyzować lub zdigitalizować. Dlatego na początku należy nieco bardziej sprecyzować te procesy.

Pomaga w tym mapowanie procesów biznesowych. Jest to zadanie, w którym osoby biznesowe i niekonieczne techniczne są w stanie w wizualny sposób przedstawić to, jak przebiegają procesy biznesowe. Istnieje wiele sposobów, aby to osiągnąć. Począwszy od tekstowego opisu, przez graficzną wizualizację, po zaawansowane narzędzia pomagające identyfikować i wizualizować.

Jednym z bardziej popularnych sposobów na mapowanie, wizualizację procesów i wszelkiego rodzaju obiegów jest notacja BPMN (Business Process Model and Notation). Pozwala ona czytelnie pokazać, jak przebiega nawet bardzo skomplikowany proces.

Poniżej przykładowy wykres BPMN pokazujący proces akceptacji sprzedaży i weryfikacji limitów kredytowych.

https://mlodyhandlowiec.pl/wp-content/uploads/2021/06/rpa-w-finansach-1024x512.jpeg

Nieco więcej na ten temat przeczytasz w innym naszym wpisie:https://ggsitc.com/pl/blog/zarzadzanie-procesami-biznesowymi-jak-robic-to-skutecznie

Ten krok jest niezwykle ważny, ponieważ będzie rzutował na nasze kolejne działania. Dlatego warto włożyć tutaj nieco więcej energii. Warto zadbać o to, aby osoba zajmująca się tym tematem wewnątrz organizacji miała szerokie spojrzenie na przekrój procesów w firmie oraz była w stanie analitycznie podejść do tematu. Można też wesprzeć się firmą consultingową, która pomoże zidentyfikować i zmapować procesy oraz obiegi zgodnie z ustalonymi wcześniej celami i założeniami.

2. Wybór procesów do digitalizacji i automatyzacji

Jeśli poprawnie wykonaliśmy zadania z pierwszego punktu, mamy opisy oraz mapy procesów, należy zastanowić się, który z procesów będzie najlepszym kandydatem do przeprowadzenia pilotażowego wdrożenia.

Dlaczego to ważne? Ponieważ wprowadzanie zmian w sposobie realizacji procesów w organizacji to spore wyzwanie. Nie tyle z punktu widzenia technologicznego, a ludzkiego. Należy pamiętać, że ludzki mózg nie lubi zmian i zdecydowana większość osób, których zmiana będzie dotyczyć, po prostu będzie się jej sprzeciwiać.

Pokazuje to, że digitalizacja procesów biznesowych to również proces. I aby odnieść na polu digitalizacji i automatyzacji procesów w firmie, należy do tego podchodzić w sposób ewolucyjny, a nie rewolucyjny.

Jaki zatem powinien być dobry kandydat na pilotażowy proces do automatyzacji?

  • Powinien posiadać widoczne rezultaty - zdarza się, że niektóre procesy biznesowe muszą się wydarzać, ale nie za bardzo widzimy ich efekty w skali organizacji. Warto szukać takich procesów, które będą miały szeroko widoczne rezultaty.
  • Proces powinien mieć prosty przebieg i mało wyjątków - to pomoże szybko pokazać korzyści i ułatwienia wynikające ze wdrożenia. W efekcie łatwiej będzie wprowadzać zmianę w bardziej skomplikowanych procesach.
  • Proces powinien korespondować i pokazywać realizację celów, jakie postawiliśmy sobie przed wdrożeniem automatyzacji i digitalizacji.

3. Określenie wymagań co do oprogramowania wspierającego automatyzację i digitalizację procesów.

Jeśli określiliśmy i zmapowaliśmy procesy oraz wybraliśmy pilotażowy proces, należy przejść na informatyczną stronę i zdecydować jakie oprogramowanie lub zestaw aplikacji wesprze nas w digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.

Aby o tym zdecydować, warto określić swoje wymagania w stosunku do tego typu platform. Problem w tym, że tych wymagań może być bardzo dużo, a cześć z nich może być nieuświadomiona. Często też chcielibyśmy wszystko, co jest możliwe do wzięcia, ale to powoduję, że koszt znacznie przewyższa nasze możliwości i cele.

Jest wiele sposobów na określanie wymagań. Jedną z nich jest podejście MoSCoW (nie mylić ze stolicą Rosji🙂). Polega ona na podzieleniu wymagań na 4 kategorie:

https://mlodyhandlowiec.pl/wp-content/uploads/2021/06/moscow-1024x512.jpeg

Wyjaśnienie:

  • Must have - rozwiązanie musi mieć konkretną funkcjonalność, ponieważ jest ona kluczowa dla skutecznej realizacji digitalizacji i automatyzacji określonych wcześniej procesów. Przykład: w firmie wykorzystujemy ERP SAP, wiec rozwiązanie musi mieć możliwość integracji z SAP. Jeśli jakieś rozwiązanie nie ma takiej funkcjonalności, nie bierzemy go pod uwagę.
  • Should have - rozwiązanie powinno mieć daną funkcjonalność, ale nie jest ona potrzebna w tym momencie. Innymi słowy, w tej chwili nie będziemy danej funkcji potrzebować, ale musimy mieć możliwość dodania jej w przyszłości. Przykład: w przyszłości planujemy wdrożyć system OCR do automatycznego rozpoznawania tekstu. Dlatego też rozważane rozwiązanie powinno mieć moduł dostępny do dokupienia lub powinno integrować się z jedną z platform OCR.
  • Could have - dobrze byłoby, gdyby rozwiązanie miało daną funkcjonalność, ale nie jest ona krytyczna. Przykład: mamy pomysł na aplikację mobilną do samoobsługi pracowniczej w przyszłości, ale nie jest to istotne z punktu widzenia celów digitalizacji. Dlatego dobrze jeśli rozwiązanie miałoby taką funkcjonalność, ale jesteśmy w stanie z niej zrezygnować
  • Won't have - są to wymagania najmniej istotne, z których łatwo możemy zrezygnować, ponieważ nie wnoszą szczególnej wartości. Przykład: rozwiązanie oferuje możliwość realizacji elektronicznego podpisu, jednak jeśli mamy w firmie już wdrożony taki system, to dana funkcjonalność zupełnie nie jest dla nas istotna.

4. Wybór platformy do automatyzacji procesów i obiegu dokumentów w firmie.

Na rynku jest ogromnie dużo platform do automatyzacji procesów biznesowych. Poniżej link do strony G2.com pokazująca globalny ranking tego typu systemów: Best Process Automation Software.

Jeśli skupiamy się na platformach do automatyzacji procesów biznesowych i elektronicznego obiegu dokumentów, poza wymaganiami określonymi wcześniej, warto zwrócić uwagę, aby platforma taka:

  • Dawała możliwość odwzorowywania wewnętrznych procesów własny z wykorzystaniem np. podejścia lowcode,
  • Posiadała przyjazny, blokowy interfejs graficzny do tworzenia i zarządzania procesami,
  • Posiadała szerokie możliwości integracji nie tylko z wewnętrznymi systemami, ale także z innymi narzędziami do automatyzacji procesów jak RPA.

Przykładowe platformy workflow do zarządzania, automatyzacji i digitalizacji procesów biznesowych: Nintex, Microsoft Power Automate, PMG. Jeśli zastanawiasz się jaka platforma byłaby najlepsza dla Twojego biznesu, możesz wykorzystać 30 minut na bezpłatną rozmowę z naszym konsultantem, który porze Ci zdecydować, w którym kierunku pójść. Na konsultację możesz umówić się TUTAJ.

5. Określenie KPI dla pomiarów określonych wcześniej celów digitalizacji.

KPI (ang. Key Performance Indicators), czyli kluczowe wskaźniki efektywności są miarami pozwalającymi ocenić czy digitalizowane i automatyzowane procesy realizują określone wcześniej cele. Innymi słowy, pozwalają stwierdzić czy nasze automatyzacje cokolwiek dają. Jest to bardzo indywidualna sprawa natomiast poniżej kilka przykładów wskaźników, na które można zwracać uwagę.

  • Czas realizacji pojedynczego przebiegu procesu lub obiegu przez ścieżkę akceptacji dla dokumentu.
  • Ilość błędów w stosunku do wszystkich realizowanych zadań
  • Koszt realizacji procesu

Warto mieć na uwadze, że z procesami jest trochę jak z górą lodową. Większość kosztów i korzyści płynących z ich realizacji, trudno policzyć i wskazać na samym początku, ponieważ są one ukryte lub niewidoczne tak jak część góry lodowej znajdującej się pod wodą.

https://mlodyhandlowiec.pl/wp-content/uploads/2021/06/icegerg-1024x512.jpeg

6. Uruchomienie pilotażowego procesu lub obiegu dokumentów.

Kiedy określiliśmy wszystkie wcześniejsze wymagania, możemy przejść do uruchomienia pierwszych procesów. Zazwyczaj pierwszy automatyzowany lub digitalizowany proces nazywany jest pilotem, lub PoC (Proff-of-Concpet). Oznacza to nic innego jak, pewnego rodzaju weryfikację czy przyjęte wcześniej założenia są słuszne.

Na przykład jeśli założyliśmy, że wdrożenie elektronicznego procesu obiegu i akceptacji faktur kosztowych przyśpieszy realizację tego procesu o połowę, to pilotażowe wdrożenie pozwoli nam sprawdzić, czy rzeczywiście tak jest i czy po drodze nie pojawią się wyzwania, których wcześniej nie przewidzieliśmy. Dzięki takim testom możemy też wprowadzić zmiany w założeniach, które mogą jeszcze bardziej usprawnić proces.

Dlatego za każdym razem, tego typu proces powinien być uruchomiony testowo. Oznacza to, że na tym etapie nie powinien mieć wpływu na działanie biznesu, a osoby odpowiedzialne za jego realizację powinny być świadome, że testują proces i mogą mieć realny wpływ na jego finalny kształt i efektywność.

Po pozytywnym przeprowadzeniem testów możemy przekazać proces lub obieg informacji na tak zwaną produkcje, czyli zacząć opierać działania o nowy system.

7. Rozwój i monitoring i usprawnianie.

Jak już pisałem wcześniej, wdrażanie automatyzacji i digitalizacji procesów oraz obiegu dokumentów w firmie to również proces. Jeśli na poważnie podchodzimy do realizacji transformacji cyfrowej, to należy tym tematem nieustannie się zajmować, wyszukiwać procesów do automatyzacji i niezmiennie poprawiać już zautomatyzowane.

Dlatego warto z czasem budować w firmie kulturę związaną z digitalizacją procesów i systematycznym ich usprawnianiem. W nowoczesnych firmach powstają zespoły skupiające się na rozwoju automatyzacji i budowaniu tej kultury. Zespoły te nazywane noszą nazwę CoE, czyli Center of Excellence.

Podsumowanie - Jak usprawnić i zautomatyzować procesy i obieg dokumentów w firmie.

Skupienie na cyfryzacji i automatyzacji procesów w dzisiejszym świecie może stanowić o przyszłych przewagach konkurencyjnych. Z drugiej strony efektywność i skuteczność realizacji cyfrowej transformacji w dużym stopniu zależy od stworzonego planu i właściwie zdefiniowanej strategii.

Wielu z tych obszarów nie można oddelegować na zewnątrz. Czasem wręcz potrzeba jest mocnego zaangażowania, nawet kilku osób współpracujących ze sobą w funkcjonalnej strukturze.

Są też obszary, szczególnie techniczne, w których śmiało można korzystać z zasobów zewnętrznych, jako wsparcia kompetencji wewnętrznego zespołu. Warto wtedy szukać partnerów, którzy szeroko patrzą na aspekt automatyzacji procesów i łączą wiedzę zarówno procesową, jak i technologiczną.

Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób rozpocząć lub usprawnić realizacje automatyzacji i digitalizacji procesów oraz obiegu dokumentów w firmie możesz skorzystać z darmowej konsultacji. Konsultacja jest niezobowiązująca, a podczas niej nasz konsultant, bazując na Twojej sytuacji, przekaże rekomendację, na czym warto skupić się w pierwszej kolejności.

Na konsultację możesz umówić się TUTAJ.