Gotowe aplikacje czy dedykowane rozwiązania – co wybrać?

Gdy pojawia się pomysł na usprawnienie procesu to często pojawia się jakieś ograniczenie. Może być ono związane z budżetem - wdrożenie dedykowanych aplikacji wiąże się z bardzo wysokimi kosztami. Z kolei budowa dedykowanej aplikacji ciągnie się miesiącami. Ograniczenia mogą wiązać się również z technologią - dostępne na rynku aplikacje, choć są dużo tańsze to ich dostosowanie pod potrzeby organizacji zwykle okazuje się niemożliwe. Jest jeszcze element związany z motywacją. Motywacja bardzo spada, kiedy jesteś osobą, która widzi przestrzeń na usprawniania i masz ciekawe pomysły biznesowe na ich wdrożenie w organizację, ale ciągle słyszysz: “nie ma na to budżetu”, “może później”, “raczej się to nie uda”. Niestety prowadzi to do sytuacji, w której ciągle korzysta się ze skomplikowanych formularzy Excel, które zna i umie używać ledwie kilka osób, lub na ciągłym korzystaniu z papierowych formularzy i przepisywaniu danych do systemu ERP.

Chyba możemy zgodzić się, że system ERP jest potrzebny i bardzo dobry w przechowywaniu danych, ale to, w jaki sposób zespoły pracują z nim nie jest wystarczająco dobre. Wystarczy spojrzeć na takie procesy jak wprowadzanie danych z faktur, przygotowywanie ofert sprzedażowych, gdy musimy skoordynować pracę sprzedaży, magazynu i logistyki, czy obsługa procesu reklamacji. Wszystkie te procesy wymagają ręcznego sprawdzania i wprowadzania danych, czyli żmudnej, ręcznej pracy.

Chcąc zatem usprawnić pracę zespołów i procesy, które te zespoły obsługują najczęściej firmy stają przed dylematem wyboru spośród gotowych aplikacji. Te rzadko jednak odpowiadają na specyficzne potrzeby. Kolejną możliwością jest stworzenie dedykowanych aplikacji, które idealnie wpiszą się w ich procesy.

Co jednak w sytuacji, gdy zależy nam na usprawnieniu pracy zespołu, ale wyczerpaliśmy pomysły na to, jak to zrobić? Gotowe aplikacje nie spełniają wymagań, a dedykowane rozwiązania są zbyt kosztowne? Trzecią możliwością, o której może nie słyszałeś, jest tworzenie aplikacji low-code, które cechuje:

• Niski koszt stworzenia rozwiązania,
• Krótszy czas developmentu,
• Szybkość wdrożenia.

Low-code to podejście, które pozwala drastycznie obniżyć koszty tworzenia aplikacji i w krótkim czasie osiągać te same wyniki jak te związane z tworzeniem aplikacji dostosowanej do potrzeb organizacji. Od strony technologicznej jest to podejście, dzięki któremy możemy tworzyć aplikacje bez wykorzystania, bądź z bardzo małym wykorzystaniem, umiejętności programowania. Wyobraź sobie, że chcesz stworzyć stronę internetową. Oczywiście możesz rozpocząć współpracę z programistą lub software house lub wykorzystać gotowe rozwiązania, takiej jak WordPress, dzięki, którym bez umiejętności programowania stworzysz stronę. Podobnie możesz wykorzystać rozwiązania low-code do tworzenia aplikacji, które usprawnią procesy pracy z systemem ERP. Niektóre z systemów ERP, tak jak w przypadku Impuls EVO, masz dostępne i nie musisz za nie dodatkowo płacić.

Więcej szczegółów przeczytasz w artykule o zaletach rozwiązań low-code.

Low-code: Trzecia droga, o której warto wiedzieć

Czy istnieje rozwiązanie, które łączy elastyczność dedykowanych aplikacji z szybkością wdrożenia gotowych narzędzi? Tak - rozwiązaniem tym są aplikacje typu low-code. To narzędzia umożliwiające tworzenie systemów przy minimalnym kodowaniu, co sprawia, że są bardziej dostępne, tańsze i szybsze w realizacji.

Dzięki wykorzystaniu low-code:

• Stworzysz aplikację 20 razy szybciej niż tradycyjne programowanie!
• Zrobisz to taniej.
• Nie potrzebujesz do tego zaawansowanej znajomości technologii.

Przykładami popularnych narzędzi low-code jest Microsoft Power Apps, Mendix oraz Oracle APEX. Twórcy tych aplikacji przygotowali gotowe komponenty pozwalające na samodzielne dostosowanie aplikacji do potrzeb użytkowników. Za ich pomocą możesz zautomatyzować procesy i zintegrować różne systemy, co czyni je szczególnie atrakcyjnym wyborem dla firm korzystających z systemów ERP.

Zalety low-code z perspektywy wykorzystania ERP

Praca na tych samych danych

Jeśli pracujesz na bazie danych Oracle, np. na systemie Impuls EVO, z pewnością docenisz bezpośrednią integrację rozwiązań low-code z Impulsem. W praktyce oznacza to, że każda zmiana w aplikacji i wprowadzone dane są automatycznie zapisywane w bazie danych systemu ERP. Nie musisz więc płacić za dodatkowe aplikacje - pracujesz na jednym środowisku!

Wyobraź sobie, że zamiast wypełniać papierowy formularz i ręcznie przenosić z niego dane, tworzysz dedykowany formularz w aplikacji, w którym od razu wprowadzasz potrzebne informacje. Dane te trafiają bezpośrednio do systemu ERP i mogą uruchamiać kolejne akcje - na przykład mogą sprawdzać stan magazynu lub powiadamiać odpowiednie osoby.

Oczywiście systemy ERP mogą działać na różnych bazach danych - nie tylko na bazie Oracle, w zależności od ich architektury, dostawcy, oraz wymagań użytkownika. Jeśli pracujesz na systemie ERP, który działa na innej bazie danych niż Oracle, najczęściej możesz połączyć dane poprzez API (Application Programming Interface).

Oracle APEX: Darmowe narzędzie low-code, które już masz w ERP Impuls

Warto tu wspomnieć, że większość klientów pracujących na ERP Impuls niestety nie wie, że istnieje sposób na obsługę procesów przy użyciu narzędzia, z którego już korzystają. Niewielu zdaje sobie sprawę, że ERP Impuls, oparty na bazie danych Oracle, posiada wbudowane narzędzie low-code o nazwie APEX (Application Express). Pozwala ono łatwo tworzyć aplikacje dostosowane do specyficznych potrzeb, bez konieczności inwestowania w dodatkowe, nierzadko kosztowne rozwiązania.

Jeśli więc korzystasz z ERP Impuls i chcesz ułatwić swoją pracę, nie musisz inwestować w dodatkowe aplikacje. Dzięki Oracle APEX do systemu ERP Impuls możesz dodać nowe, dostosowane do Twoich potrzeb funkcjonalności.

Nieograniczone możliwości dodawania nowych funkcjonalności

Brakuje Ci w systemie ERP stworzenia własnego formularza, dzięki któremu wprowadzisz dane bezpośrednio do systemu? Chcesz dostosować formularz - wybrać odpowiednie pola, ich rodzaj i kolejność dokładnie pod swoje potrzeby? Potrzebujesz przygotować raporty poszczególnych działów? To żaden problem! W narzędziu low-code te i wiele innych problemów możesz rozwiązać za pomocą tworzenia aplikacji wykorzystując gotowe moduły.

Jakie procesy możesz zautomatyzować?

Platformy low-code umożliwiają tworzenie dowolnej liczby aplikacji - od prostych aplikacji takich jak elektroniczne formularze, po bardziej złożone, które usprawniają wprowadzanie i obieg dokumentów pomiędzy działami i bardzo skomplikowane jak budowa całego Manufacturing Execution System (MES).

Aby zobaczyć możliwości, spójrz na listę przykładów zastosowania aplikacji stworzonych za pomocą narzędzi low-code:

• Procesy administracyjne: obieg dokumentów (WZ, PZ, PO i innych), faktur, czy wniosków urlopowych.
• Księgowość i Finanse: Automatyczne generowanie zbiorczego zestawienia wpływów na konto bankowe i ilości środków pieniężnych w drodze na konto bankowe, Automatyczne weryfikowanie kontrahentów, raporty, Order to Cash, i wiele więcej
• Dział Handlowy: rejestracja i obsługa reklamacji, kompletacja dokumentacji do każdego zamówienia, przygotowanie ofert z uwzględnieniem stocków magazynowych, itd.
• Procesy produkcyjne: Manufacturing Execution System (MES), zarządzanie magazynem.
• Procesy finansowe: weryfikacja kontrahentów, obsługa salda.
• Procesy sprzedażowe i logistyczne: współpraca pomiędzy działami przy kompletowaniu dokumentacji, zamówień, ofert, czy wdrożenie CRM
• i wiele, wiele innych!

Jak wygląda wdrożenie takiego rozwiązania?

Proces budowy aplikacji może różnić się w zależności od sposobu pracy firmy wdrożeniowej. Niektóre z modułów już istnieją i są możliwe do dostosowania i wdrożenia co znacząco skraca cały proces. W GGS IT Consulting mamy kilka takich gotowych modułów jak np. CRM, weryfikacja sankcji, itp.

W przypadku budowy modułów od podstaw pewne etapy są stałe:

1. Wybór procesu - pierwszym krokiem jest wybranie procesu, którego optymalizacja jest priorytetowa i przynosi największe korzyści.
2. Warsztat mapowania procesu - na tym etapie analizujemy szczegółowo wybrany proces, tworzymy jego mapę, rekomendujemy technologie i obliczamy potencjalny zwrot z inwestycji (ROI).
3. Budowa aplikacji - po akceptacji przechodzimy do tworzenia aplikacji, wykorzystując moduły low-code.
4. Testy aplikacji - testujemy aplikację na rzeczywistych danych, wprowadzamy niezbędne poprawki i dostosowujemy ją potrzebnych zmian.
5. Wdrożenie aplikacji - gotową aplikację wdrażamy do codziennej pracy, zapewniając wsparcie i szkolenia dla pracowników.

W GGS IT Consulting cały proces rozpoczynamy od niezobowiązującego spotkania, podczas którego poznajemy sytuację firmy. Na podstawie wspólnych rozmów doradzamy i przedstawiamy możliwe rozwiązania, czy inspirujemy przykładami naszych wdrożeń. Od pierwszych spotkań rozpoczynamy mapowanie potrzeb klienta i problemy biznesowe zgłaszane przez poszczególne działy. Dzięki temu możemy zarekomendować pierwszy proces do automatyzacji.

Następnym etapem jest warsztat mapowania procesu. To kluczowy etap przygotowań do usprawnień i automatyzacji. Podczas warsztatu skupiamy się na jednym procesie, analizując go krok po kroku wspólnie z osobami, które na co dzień zaangażowane są w jego realizację. Dzięki ich wiedzy możemy dokładnie odwzorować przebieg działań i zidentyfikować obszary wymagające usprawnień.

Jaki jest rezultat i co wpływa na koszty?

Warsztat mapowania procesu

Warsztat pozwala dokładnie zrozumieć potrzeby, zmapować procesy i oszacować zakres pracy. To kluczowy moment, podczas którego tworzymy podstawę dla wyceny automatyzacji. Dzięki temu cały proces jest przejrzysty i dostosowany do indywidualnych potrzeb klienta.

Rezultatem warsztatu jest szczegółowa dokumentacja - dokument, który nazywa się Requirements Analysis and Design Definition, która zawiera:

• Mapy procesów w notacji BPMN, z uwzględnieniem wyjątków.
• Rekomendacje dotyczące usprawnień i automatyzacji - które procesy warto wdrożyć, a które nie przyniosą oczekiwanych korzyści.
• Analizę ROI dla każdego procesu, pozwalającą oszacować oszczędności i korzyści.
• Plan wdrożenia w formie harmonogramu z rolami po stronie klienta i naszego zespołu.
• Model współpracy i wdrożenia – najczęściej oparty na Scrum.

Warsztat kończy się gotowym planem działania, który klient może wykorzystać we współpracy z nami, swoim wewnętrznym działem IT lub innym dostawcą. To warsztat, który nie tylko wskazuje najlepsze kierunki automatyzacji, ale również pozwala podejmować świadome decyzje co do dalszych kroków.

Co wpływa na cenę warsztatu:

1. Stopień złożoności procesu

Im bardziej złożony proces, tym więcej czasu potrzeba, aby omówić i zmapować wszystkie kroki, przeanalizować potencjalne możliwości usprawnień i przygotować rekomendację automatyzacji.

2. Liczba procesów do przeanalizowania

Każdy proces jest analizowany oddzielnie, zatem każdy proces, który musimy przeanalizować to dodatkowych czas Państwa i naszych specjalistów na spotkaniu i przygotowaniu dokumentacji i rekomendacji.

3. Liczba zaangażowanych specjalistów

Bardziej skomplikowane procesy wymagają zastosowania różnych form i technologii usprawnień i automatyzacji. W takich przypadkach w warsztat angażujemy specjalistów poszczególnych technologii tj. Low-code, RPA, Oracle APEX.

Wdrożenie

Wiemy, że cena jest jednym z najważniejszych czynników, jakie bierzesz pod uwagę podejmując ważną decyzję biznesową. Wszyscy chcemy znać cenę i wszyscy chcemy mieć pewność, że podejmujemy dobrą decyzję zanim postanowimy zainwestować.

Oczywiście trudno jest podać jeden koszt, który odpowiadałby na różne potrzeby różnych organizacji.

Chcą jednak nie zostawiać Cię z niczym, chętnie spotkamy się z Tobą - podczas niezobowiązującej rozmowy będziemy mogli poznać Twoje potrzeby, doradzić na bazie naszego doświadczenia i na tej podstawie podać szacunkowy koszt. Wysraczy, że napiszesz lub zadzwonisz do nas.

Podsumowanie

Jeśli nieodłącznym elementem Twojej pracy są systemy ERP to wiesz, że za dużo czasu poświęca się na mrówczą pracę związaną z przenoszeniem danych, czy wspomaganiem się innymi narzędziami, by móc rozwiązać swój problem. Na szczęście pracę Twoją i Twojego zespołu możemy znacznie ułatwić. Wystarczy, że opowiesz nam o problemie, z którym borykasz się, a my zaproponujemy dedykowane rozwiązanie. Dzięki wykorzystaniu technologii low-code stworzymy je szybko i zaopiekujemy się bezpiecznym wdrożeniem go do systemu, z którego korzystasz.

Gotowy, aby zacząć?

Zarezerwuj bezpłatną konsultację i sprawdź, w jaki sposób aplikacje low-code mogą usprawnić pracę Twoich zespołów z systemem ERP.