Firmy budowlane i deweloperskie muszą stawić czoła wielu wyzwaniom wynikającym ze specyfiki branży, która jest ściśle regulowana i wymaga  działalności zgodnie z normami, regulacjami oraz stosowanymi praktykami. Udało nam się jednak zidentyfikować wiele powtarzalnych, czasochłonnych i podatnych na błędy obszarów związanych z zarządzaniem dokumentami, w których z dość dużym powodzeniem jest możliwe wdrożenie RPA. Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć potencjał wykorzystania procesów automatyzacji oraz określi korzyści wynikające z takiego działania w Twojej firmie.

Czym jest Robotyzacja Procesów Biznesowych i jak może być wykorzystywany w procesie zarządzania dokumentami?

Robotyzacja Procesów Biznesowych (ang. Robotic Process Automation, RPA) pozwala przekierować powtarzalne i monotonne zadania, które zazwyczaj pochłaniają wiele godzin pracowników, do systemu, w którym są one automatycznie procesowane w znacznie krótszym czasie. Dzięki przekierowaniu określonych zadań do automatyzacji przez dedykowane boty programowe, pracownicy, którzy mieli do czynienia z powtarzalnymi zadaniami, teraz mają więcej czasu, aby skupić się na pracy kreatywnej.

Bez potrzeby integracji konkretnego systemu czy tworzenia skomplikowanego oprogramowania, roboty mogą pomóc w wypełnianiu dokumentów czy ewidencji,  przenoszeniu danych między systemami i tworzeniu dokumentów. Służą one również do raportowania, kontroli czy zapewnienia zgodności danych.

Automatyzacja ma ogromny potencjał w zakresie poprawy wydajności firmy – według szacunków McKinsey Global Institute, 69% przetwarzanych danych i 64% działań związanych z gromadzeniem danych jest możliwe do zautomatyzowania w każdej firmie.

Firmy budowlane muszą przygotować wiele różnych dokumentów, w tym:

• plany,
• rysunki,
• pozwolenia,
• umowy,
• specyfikacje,

oraz pozostałe dokumenty związane z projektem budowlanym.

Jeśli do powyższej listy zostaną dodane działania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, kadrami i księgowością, to tworzy się ogromna szansa na  wprowadzenie RPA i usprawnienie procesów.

Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA) to oprogramowania, które mogą służyć nie tylko do pracy z danymi, które już są przechowywane. Dzięki połączeniu botów (np. UiPath) z optycznym rozpoznawaniem znaków (ang. optical character recognition, OCR) umożliwiającym konwersję tekstu drukowanego oraz pisanego odręcznie na tekst zakodowany maszynowo, większość danych w dokumentach można w łatwy sposób zdigitalizować, odpowiednio przechowywać i efektywnie wykorzystać.

RPA jako element strategii automatyzacji procesów i systemów przepływu pracy w firmie budowlanej

W tym artykule skupiamy się na niewielkiej części strategii automatyzacji, jaką jest wykorzystanie oprogramowania RPA do optymalizacji procesów wykonywanych przez pracowników biurowych oraz takich, które są podatne na błędy. Koncentrujemy się też na tych procesach, które można łatwo zidentyfikować i powiązać ze wszystkimi fazami projektu budowlanego.

W dzisiejszych czasach raczej trudno znaleźć firmę budowlaną, która jeszcze nie wdrożyła elektronicznego obiegu dokumentów. Przy wszystkich zmianach, jakie zachodzą w tej branży, ważne jednak jest to, aby tego typu systemy obiegu dokumentów nadal właściwie służyły swoim celom, którymi przede wszystkim są:

• wyeliminowanie błędu ludzkiego z procesu obiegu dokumentów,
• zapewnienie kontroli nad procesem obiegu dokumentów,
• utworzenie centralnego repozytorium dokumentów,
• uporządkowanie niechlujnych i nieustrukturyzowanych procesów.

Wiele firm wdrożyło elektroniczny obieg dokumentów bez wcześniejszego przemyślenia i przygotowania się do zmiany. Dlatego nawet dziś możemy znaleźć firmy, które zmagają się z dziwnymi i zawiłymi procesami realizowanymi w jeszcze bardziej kuriozalny sposób.

Jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej o czym firmy powinny pomyśleć, aby być pewnym, że automatyzacja jest wdrażana i wykorzystywana w najbardziej efektywny sposób, to zapraszamy do zapoznania się z naszym szczegółowym przewodnikiem Jak usprawnić i zautomatyzować procesy oraz obieg dokumentów w firmie.

Jeśli natomiast zastanawiasz się, jak rozpocząć proces lub usprawnić wdrożenie automatyzacji i cyfryzacji procesów oraz obiegu dokumentów w Twojej firmie, skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów. Możesz u nas zarezerwować bezpłatną 30-minutową konsultację, podczas której pomożemy zidentyfikować Twoje potrzeby i dobrać odpowiednią technologię do Twoich potrzeb.

Przykłady wykorzystania oprogramowania RPA w procesie zarządzania dokumentami w firmach budowlanych

Jako proces, zarządzanie dokumentami służy do gromadzenia, śledzenia i przechowywania dokumentów elektronicznych, zapewniając:

• wysoki poziom bezpieczeństwa,
• kontrolę dostępu,
• scentralizowane przechowywanie,
• ścieżki audytu,
• usprawnione wyszukiwanie i pobieranie.

Podczas gdy wiele firm budowlanych zaczyna korzystać z procesów automatyzacji, McKinsey Global Institute wciąż twierdzi, że „branża budowlana jest jednym z najmniej zdigitalizowanych sektorów”.

Według raportu FMI Big Data: „95% wszystkich danych zebranych w branży budowlanej i inżynieryjnej jest niewykorzystanych”, natomiast prawie 28% przedstawicieli brytyjskich firm budowlanych twierdzi, że brak informacji potrzebnych na placu budowy jest największym czynnikiem wpływającym na wydajność w pracy (przez JBKnowledge).

Oto kilka przykładów obrazujących, w jaki sposób branża budowlana może skorzystać ze zrobotyzowanej automatyzacji procesów w zarządzaniu dokumentami.

Wsparcie procesu kontroli dokumentów w projektach budowlanych za pomocą RPA

W ramach zarządzania dokumentami kontrolę dokumentów definiuje się jako proces przechwytywania informacji w spójny, ustrukturyzowany sposób dla każdego rodzaju dokumentu.

Zasadniczo proces kontroli dokumentów gwarantuje, że każdy, kto ma odpowiedni dostęp, może nie tylko odnaleźć najnowszą wersję dokumentów, ale też  zarządzać wcześniejszymi wersjami, komentować, nanosić poprawki, akceptować zmiany czy przeglądać archiwalne wersje. Korzystanie z RPA może być szczególnie przydatne dla firm budowlanych, które używają różnych rodzajów oprogramowania, w tym starszych systemów, nowszych rozwiązań opartych na chmurze, a czasami także arkuszy kalkulacyjnych.

Wykorzystanie zrobotyzowanej automatyzacji procesów może obejmować:

• zapewnienie prawidłowego importu i przechowywania wszystkich wersji dokumentów,
• umożliwienie zautomatyzowanej digitalizacji wszystkich dokumentów poprzez połączenie oprogramowania RPA i OCR,
• wspieranie procesów obiegu, przeglądu i zatwierdzenia dokumentów tak, aby mieć pewność, że dokument został przeglądnięty przez wszystkie zainteresowane strony,
• zautomatyzowanie procesu dystrybucji dokumentów do wszystkich, którzy powinni zostać uwzględnieni w procesie obiegu dokumentu, a także ograniczenie ryzyk niedostarczenia dokumentu zainteresowanym lub przypadkowego wykluczenia,
• konfigurowanie powiadomień informujących o tym, że dokument jest aktualizowany, przeglądany lub zatwierdzony.

Posługując się uproszczonym przykładem, można pokazać, ile kroków i interakcji jest wymaganych w procesie budowy. Co ważne, każdy z poniższych kroków może być częściowo zautomatyzowany za pomocą RPA, co może zapewnić szybszą i dokładniejszą wymianę informacji:

1. Architekt tworzy projekt, który jest następnie przesyłany do inżynierów konstrukcyjnych, mechanicznych, elektrycznych i hydraulicznych oraz do wszystkich pozostałych podwykonawców zaangażowanych w budowę.
2. Inżynierowie wspólnie tworzą projekty, które będą wykorzystywane przez wykonawców na etapie budowy, przechodząc przez następujące etapy:
   1. projekt schematyczny (ang, schematic design, SD),
   2. opracowanie projektu (ang. design development, DD),
   3. dokumentacja budowlana (ang. construction documents CD).
3. Rysunki są przesyłane do weryfikacji w celu potwierdzenia, że plany są zgodne ze standardami np. federalnymi, stanowymi i miejskimi. Po otrzymaniu stosownych pozwoleń, plany wchodzą w fazę zarządzania budową (ang. construction administration, CA).
4. W procesie podwykonawcy zgłaszają również zapytania o informacje (ang. request for information, RFI), za pomocą których wyjaśniają wątpliwości w informacjach przekazywanych przez inżynierów.

Każdą z tych interakcji można zautomatyzować, zapewniając efektywny przepływ informacji i eliminację wszelkich możliwych wąskich gardeł.

RPA wspiera proces zgodności projektu budowlanego z normami, regulacjami oraz stosowanymi praktykami.

Istnieje wiele sposobów na weryfikację i walidację danych oraz wymianę dokumentów po to, aby zapewnić zgodność nie tylko z wymaganymi regulacyjnymi, ale także z innymi firmami i kontrolerami, którzy muszą zatwierdzać projekty.

Wszyscy pracownicy firmy budowlanej, także menedżerowie lub podwykonawcy działający w imieniu danej firmy, muszą mieć pewność, że spełniane są wszystkie wymagania. Takie potwierdzenia mogą być uzyskane poprzez pozyskanie informacji:

• z agencji rządowych,
• od notariuszy,
• z ksiąg wieczystych,
• z ewidencji gruntów i budynków,
• od firmy publicznej,
• od inspektorów publicznych.

Oprogramowanie RPA może wspierać pracowników firm budowlanych w takich czynnościach tak: komunikacja, przesyłanie powiadomień o terminach, przekazywanie informacji o potrzebie kolejnych kontroli w celu złożenia prawidłowych dokumentów czy też pomocy w szybkim odnalezieniu i przygotowaniu zbiorczego raportu właściwych informacji.  Warto też jednak mieć na uwadze to, że coraz więcej agencji rządowych i lokalnych gmin także stawia na cyfryzację i zaczyna korzystać na przykład z automatycznych systemów zatwierdzania planów budynków (ang. Automated Building Plan Approval Systems, ABPAS).

Powyższy trend z pewnością będzie się nasilał, w związku z zauważalną oszczędnością czasu i poprawą efektywności przy udanym wdrożeniu oprogramowania klasy ABPAS. Jako przykład możemy spojrzeć na osiągniętą poprawę efektywności dla Wydziału Administracji Miejskiej i Rozwoju w Indiach:

Źródło: www.onlineasdma.assam.gov.in

Warto tutaj podkreślić, że dla większych firm, pracujących w wielu krajach i wymagających przestrzegania różnych przepisów, stosowanie zautomatyzowanego systemu jest po prostu niezbędne.

Lepsza gotowość do audytu dzięki zrobotyzowanej automatyzacji procesów

Każdy projekt budowlany będzie przechodził wiele audytów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Wyszukiwanie i przygotowanie niezbędnych dokumentów dla audytorów jest czasochłonne i może być częściowo zautomatyzowane, szczególnie wtedy, kiedy kontrole się często powtarzają.

Przykład usprawnienia za pomocą automatyzacją został opisany w artykule w College and University Auditor Journal, gdzie przedstawiono, w jaki sposób firmy budowlane gromadzą dane za pomocą GPS, dzięki którym mają możliwość śledzenia dokładnej lokalizacji na przykład: ciężkiego sprzętu, godzin pracy, materiałów eksploatacyjnych czy warunków środowiskowych. Takie dane mogą być wykorzystane podczas audytów budowlanych, pozwalających na przykład sprawdzić, czy ilości rozliczone za wywóz ziemi, zakup kruszywa czy wynajem ciężkiego sprzętu są reprezentatywne dla prowadzonej działalności.

Weryfikacja powyższych informacji wymagałaby od audytora zebrania i porównania takich informacji jak:

• ilość wywrotek, które wydarzyły się na miejscu,
• przejazdy wykonane poszczególnymi ciężarówkami,
• waga przewożonego produktu,
• czas spędzony na załadunku i rozładunku.

Na podstawie dostarczonych danych audytor może obliczyć odległości pozwalające odpowiednio rozliczyć rachunek za transport. Poprawnie  skonfigurowane oprogramowanie RPA pozwala na tworzenie takich raportów automatycznie w dowolnym momencie, z dodanymi notyfikacjami w przypadku, gdy któraś z metryk przekroczy zdefiniowane wcześniej wartości.

RPA w zarządzaniu dokumentami jako krok do cyfrowej transformacji

Z naszego doświadczenia wynika, że wdrożenie oprogramowania do zrobotyzowanej automatyzacji procesów jest często pierwszym krokiem do pełnej cyfrowej transformacji firmy. Prawidłowe wdrożenie tego etapu może zatem mieć ogromny wpływ na ogólną efektywność działań.

Główne korzyści z zastosowania automatyzacji procesów biznesowych zgłaszane przez naszych Klientów to:

• oszczędność czasu pracowników – dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań pracownicy nie muszą już poświęcać czasu na nieefektywną pracę,
• redukcja kosztów - prawidłowo wdrożona automatyzacja procesów biznesowych może obniżyć koszty o 25 - 60%,
• wzrost produktywności - procesy przebiegają szybciej, a ich skuteczność można dokładnie zmierzyć,
• redukcja błędów - zwłaszcza gdy monotonne, podatne na błędy zadania są zautomatyzowane,
• zwiększona satysfakcja pracowników - redukcja zadań prozaicznych i powtarzalnych ma bezpośredni i natychmiastowy wpływ na satysfakcję pracowników.

Stworzenie odpowiedniej strategii wdrożenia procesów automatyzacji i jej realizacja może być wyzwaniem. Bardzo często wymagana jest integracja różnych technologii, koncepcji i podejścia. Wdrażając transformację cyfrową warto zatem poszukać partnera, który posiada szeroką perspektywę i potrafi zrozumieć potrzeby biznesowe, które później łączy z technologiami, które pomagają dokonywać zmian w firmie.

Jeśli chciałbyś wiedzieć jak podejść do optymalizacji procesów biznesowych w Twojej firmie skontaktuj się z nami i umów 30-minutową bezpłatną konsultację. Pomożemy Ci ocenić, które technologie przyniosą największe korzyści w obszarze automatyzacji i standaryzacji procesów w Twojej firmie.