Zarówno branża budowlana, jak i deweloperska opierają się głównie na pracy fizycznej na budowie. Największe wyzwania tych sektorów są związane z niedoborem siły roboczej, zapewnieniem bezpieczeństwa i odpowiedniej higieny pracy oraz wydajnością. Zmieniające się regulacje prawne i rosnące wyzwania w zarządzaniu firmą powodują też wzrost kosztów obsługi zadań biurowych. Firmy muszą wtedy nie tylko zapewnić płynną organizację codziennych zadań, ale także możliwie najlepiej zarządzać obsługą klienta. Jak oprogramowanie z obszaru Robotyzacji Procesów Biznesowych(RPA) może w tym pomóc?
Firmy budowlane i deweloperskie muszą stawić czoła wielu wyzwaniom wynikającym ze specyfiki branży, która jest ściśle regulowana i wymaga działalności zgodnie z normami, regulacjami oraz stosowanymi praktykami. Udało nam się jednak zidentyfikować wiele powtarzalnych, czasochłonnych i podatnych na błędy obszarów związanych z zarządzaniem dokumentami, w których z dość dużym powodzeniem jest możliwe wdrożenie RPA. Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć potencjał wykorzystania procesów automatyzacji oraz określi korzyści wynikające z takiego działania w Twojej firmie.
Robotyzacja Procesów Biznesowych (ang. Robotic Process Automation, RPA) pozwala przekierować powtarzalne i monotonne zadania, które zazwyczaj pochłaniają wiele godzin pracowników, do systemu, w którym są one automatycznie procesowane w znacznie krótszym czasie. Dzięki przekierowaniu określonych zadań do automatyzacji przez dedykowane boty programowe, pracownicy, którzy mieli do czynienia z powtarzalnymi zadaniami, teraz mają więcej czasu, aby skupić się na pracy kreatywnej.
Bez potrzeby integracji konkretnego systemu czy tworzenia skomplikowanego oprogramowania, roboty mogą pomóc w wypełnianiu dokumentów czy ewidencji, przenoszeniu danych między systemami i tworzeniu dokumentów. Służą one również do raportowania, kontroli czy zapewnienia zgodności danych.
Automatyzacja ma ogromny potencjał w zakresie poprawy wydajności firmy – według szacunków McKinsey Global Institute, 69% przetwarzanych danych i 64% działań związanych z gromadzeniem danych jest możliwe do zautomatyzowania w każdej firmie.
Firmy budowlane muszą przygotować wiele różnych dokumentów, w tym:
oraz pozostałe dokumenty związane z projektem budowlanym.
Jeśli do powyższej listy zostaną dodane działania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, kadrami i księgowością, to tworzy się ogromna szansa na wprowadzenie RPA i usprawnienie procesów.
Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA) to oprogramowania, które mogą służyć nie tylko do pracy z danymi, które już są przechowywane. Dzięki połączeniu botów (np. UiPath) z optycznym rozpoznawaniem znaków (ang. optical character recognition, OCR) umożliwiającym konwersję tekstu drukowanego oraz pisanego odręcznie na tekst zakodowany maszynowo, większość danych w dokumentach można w łatwy sposób zdigitalizować, odpowiednio przechowywać i efektywnie wykorzystać.
W tym artykule skupiamy się na niewielkiej części strategii automatyzacji, jaką jest wykorzystanie oprogramowania RPA do optymalizacji procesów wykonywanych przez pracowników biurowych oraz takich, które są podatne na błędy. Koncentrujemy się też na tych procesach, które można łatwo zidentyfikować i powiązać ze wszystkimi fazami projektu budowlanego.
W dzisiejszych czasach raczej trudno znaleźć firmę budowlaną, która jeszcze nie wdrożyła elektronicznego obiegu dokumentów. Przy wszystkich zmianach, jakie zachodzą w tej branży, ważne jednak jest to, aby tego typu systemy obiegu dokumentów nadal właściwie służyły swoim celom, którymi przede wszystkim są:
Wiele firm wdrożyło elektroniczny obieg dokumentów bez wcześniejszego przemyślenia i przygotowania się do zmiany. Dlatego nawet dziś możemy znaleźć firmy, które zmagają się z dziwnymi i zawiłymi procesami realizowanymi w jeszcze bardziej kuriozalny sposób.
Jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej o czym firmy powinny pomyśleć, aby być pewnym, że automatyzacja jest wdrażana i wykorzystywana w najbardziej efektywny sposób, to zapraszamy do zapoznania się z naszym szczegółowym przewodnikiem Jak usprawnić i zautomatyzować procesy oraz obieg dokumentów w firmie.
Jeśli natomiast zastanawiasz się, jak rozpocząć proces lub usprawnić wdrożenie automatyzacji i cyfryzacji procesów oraz obiegu dokumentów w Twojej firmie, skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów. Możesz u nas zarezerwować bezpłatną 30-minutową konsultację, podczas której pomożemy zidentyfikować Twoje potrzeby i dobrać odpowiednią technologię do Twoich potrzeb.
Jako proces, zarządzanie dokumentami służy do gromadzenia, śledzenia i przechowywania dokumentów elektronicznych, zapewniając:
Podczas gdy wiele firm budowlanych zaczyna korzystać z procesów automatyzacji, McKinsey Global Institute wciąż twierdzi, że „branża budowlana jest jednym z najmniej zdigitalizowanych sektorów”.
Według raportu FMI Big Data: „95% wszystkich danych zebranych w branży budowlanej i inżynieryjnej jest niewykorzystanych”, natomiast prawie 28% przedstawicieli brytyjskich firm budowlanych twierdzi, że brak informacji potrzebnych na placu budowy jest największym czynnikiem wpływającym na wydajność w pracy (przez JBKnowledge).
Oto kilka przykładów obrazujących, w jaki sposób branża budowlana może skorzystać ze zrobotyzowanej automatyzacji procesów w zarządzaniu dokumentami.
W ramach zarządzania dokumentami kontrolę dokumentów definiuje się jako proces przechwytywania informacji w spójny, ustrukturyzowany sposób dla każdego rodzaju dokumentu.
Zasadniczo proces kontroli dokumentów gwarantuje, że każdy, kto ma odpowiedni dostęp, może nie tylko odnaleźć najnowszą wersję dokumentów, ale też zarządzać wcześniejszymi wersjami, komentować, nanosić poprawki, akceptować zmiany czy przeglądać archiwalne wersje. Korzystanie z RPA może być szczególnie przydatne dla firm budowlanych, które używają różnych rodzajów oprogramowania, w tym starszych systemów, nowszych rozwiązań opartych na chmurze, a czasami także arkuszy kalkulacyjnych.
Wykorzystanie zrobotyzowanej automatyzacji procesów może obejmować:
Posługując się uproszczonym przykładem, można pokazać, ile kroków i interakcji jest wymaganych w procesie budowy. Co ważne, każdy z poniższych kroków może być częściowo zautomatyzowany za pomocą RPA, co może zapewnić szybszą i dokładniejszą wymianę informacji:
Każdą z tych interakcji można zautomatyzować, zapewniając efektywny przepływ informacji i eliminację wszelkich możliwych wąskich gardeł.
Istnieje wiele sposobów na weryfikację i walidację danych oraz wymianę dokumentów po to, aby zapewnić zgodność nie tylko z wymaganymi regulacyjnymi, ale także z innymi firmami i kontrolerami, którzy muszą zatwierdzać projekty.
Wszyscy pracownicy firmy budowlanej, także menedżerowie lub podwykonawcy działający w imieniu danej firmy, muszą mieć pewność, że spełniane są wszystkie wymagania. Takie potwierdzenia mogą być uzyskane poprzez pozyskanie informacji:
Oprogramowanie RPA może wspierać pracowników firm budowlanych w takich czynnościach tak: komunikacja, przesyłanie powiadomień o terminach, przekazywanie informacji o potrzebie kolejnych kontroli w celu złożenia prawidłowych dokumentów czy też pomocy w szybkim odnalezieniu i przygotowaniu zbiorczego raportu właściwych informacji. Warto też jednak mieć na uwadze to, że coraz więcej agencji rządowych i lokalnych gmin także stawia na cyfryzację i zaczyna korzystać na przykład z automatycznych systemów zatwierdzania planów budynków (ang. Automated Building Plan Approval Systems, ABPAS).
Powyższy trend z pewnością będzie się nasilał, w związku z zauważalną oszczędnością czasu i poprawą efektywności przy udanym wdrożeniu oprogramowania klasy ABPAS. Jako przykład możemy spojrzeć na osiągniętą poprawę efektywności dla Wydziału Administracji Miejskiej i Rozwoju w Indiach:
Źródło: www.onlineasdma.assam.gov.in
Warto tutaj podkreślić, że dla większych firm, pracujących w wielu krajach i wymagających przestrzegania różnych przepisów, stosowanie zautomatyzowanego systemu jest po prostu niezbędne.
Każdy projekt budowlany będzie przechodził wiele audytów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Wyszukiwanie i przygotowanie niezbędnych dokumentów dla audytorów jest czasochłonne i może być częściowo zautomatyzowane, szczególnie wtedy, kiedy kontrole się często powtarzają.
Przykład usprawnienia za pomocą automatyzacją został opisany w artykule w College and University Auditor Journal, gdzie przedstawiono, w jaki sposób firmy budowlane gromadzą dane za pomocą GPS, dzięki którym mają możliwość śledzenia dokładnej lokalizacji na przykład: ciężkiego sprzętu, godzin pracy, materiałów eksploatacyjnych czy warunków środowiskowych. Takie dane mogą być wykorzystane podczas audytów budowlanych, pozwalających na przykład sprawdzić, czy ilości rozliczone za wywóz ziemi, zakup kruszywa czy wynajem ciężkiego sprzętu są reprezentatywne dla prowadzonej działalności.
Weryfikacja powyższych informacji wymagałaby od audytora zebrania i porównania takich informacji jak:
Na podstawie dostarczonych danych audytor może obliczyć odległości pozwalające odpowiednio rozliczyć rachunek za transport. Poprawnie skonfigurowane oprogramowanie RPA pozwala na tworzenie takich raportów automatycznie w dowolnym momencie, z dodanymi notyfikacjami w przypadku, gdy któraś z metryk przekroczy zdefiniowane wcześniej wartości.
Z naszego doświadczenia wynika, że wdrożenie oprogramowania do zrobotyzowanej automatyzacji procesów jest często pierwszym krokiem do pełnej cyfrowej transformacji firmy. Prawidłowe wdrożenie tego etapu może zatem mieć ogromny wpływ na ogólną efektywność działań.
Główne korzyści z zastosowania automatyzacji procesów biznesowych zgłaszane przez naszych Klientów to:
Stworzenie odpowiedniej strategii wdrożenia procesów automatyzacji i jej realizacja może być wyzwaniem. Bardzo często wymagana jest integracja różnych technologii, koncepcji i podejścia. Wdrażając transformację cyfrową warto zatem poszukać partnera, który posiada szeroką perspektywę i potrafi zrozumieć potrzeby biznesowe, które później łączy z technologiami, które pomagają dokonywać zmian w firmie.
Jeśli chciałbyś wiedzieć jak podejść do optymalizacji procesów biznesowych w Twojej firmie skontaktuj się z nami i umów 30-minutową bezpłatną konsultację. Pomożemy Ci ocenić, które technologie przyniosą największe korzyści w obszarze automatyzacji i standaryzacji procesów w Twojej firmie.