Europejski lider meblowy skraca czas procesów o 95%

/ Cele i wyzwania

Automatyzacja procesów operacyjnych

1. Przyzwyczajenie organizacji do automatyzacji

Rozpoczęliśmy od procesów, które są stosunkowo proste i ustandaryzowane, aby zespoły mogły przyzwyczaić się do pracy z robotami. W ten sposób stworzyliśmy również bazę dla przyszłych inicjatyw obejmujących zastosowanie AI.

2. Uwolnienie pracowników od rutyny

Przekazanie powtarzalnych zadań robotom pozwala specjalistom skupić się na analizie, decyzjach i relacjach – obszarach przynoszących większą wartość biznesową.

3. Nadążanie za trendami rynkowymi

Automatyzacja procesów to świadome i zrównoważone uczestnictwo w cyfryzacji firm – wspiera konkurencyjność i przygotowuje organizację na technologie AI.

4. Budowanie kompetencji wewnętrznych

Model współtworzenia (co-creation) pozwolił klientowi rozwijać umiejętności wewnętrzne – zespół IT potrafi dziś samodzielnie replikować roboty w kolejnych procesach i krajach.

5. Zmiana podejścia do rekrutacji

Zamiast zatrudniać nowych pracowników do powtarzalnych zadań (np. kontroli list sankcyjnych), klient wdraża rozwiązania, które wykonują je szybciej i bez kosztów operacyjnych.

6. Upraszczanie struktury procesów

Uproszczenie i odchudzenie struktury procesów poprzez wdrożenie najlepszych praktyk, zamiast dokładania warstw kontroli i dokumentów.

W biznesie dużo mówi się o zastosowaniach AI, a znacznie mniej o tym, że sama automatyzacja procesów już dziś przynosi efekty. Od początku zakładałem, że najpierw zrobotyzujemy powtarzalne zadania, budując praktykę pracy z automatyzacją, a dopiero potem zmierzymy korzyści. Na tak uporządkowanym fundamencie planujemy kolejne kroki – w tym projekty oparte na AI.

Waldemar Gabruś

CFO i Członek Zarządu, Flokk

/ Kontekst współpracy

Na początku automatyzacja, następnie AI: strategiczna transformacja lidera mebli biurowych

W 2021 roku Flokk – europejski producent mebli biurowych z dziesięcioma fabrykami i sprzedażą w ponad 80 krajach – zdecydował się rozpocząć automatyzację swoich procesów back-office.

Flokk uznał, że przed wdrożeniem zaawansowanych rozwiązań AI musi najpierw usprawnić i zautomatyzować istniejące procesy. Poszukiwali partnera IT wystarczająco dużego, by budził zaufanie, a jednocześnie na tyle elastycznego, by dopasować się do ich stylu pracy.

Pierwszy robot – automatyczne przypomnienia o zaległych płatnościach – powstał w ciągu kilku tygodni i natychmiast poprawił płynność finansową organizacji.

Dziś już ponad 40 robotów w chmurze bezbłędnie obsługuje faktury, dokumenty CMR, czy listy sankcyjne Flokk.

/ Rozwiązanie

Przykłady automatyzacji

1. Wezwania do zapłaty

Robot pobiera z systemu ERP zaległe faktury i generuje spersonalizowane przypomnienia w imieniu działu finansów. Od momentu uruchomienia automatyzacji płynność finansowa firmy wzrosła, a liczba opóźnionych płatności stale spada.

2. Potwierdzenia terminów dostaw

Raz dziennie robot pobiera nowe zamówienia z systemu ERP, weryfikuje ich status i wysyła klientom potwierdzenia prosto z systemu. Zespoły sprzedażowe mogą skupić się na obsłudze klienta zamiast ręcznie tworzyć PDF-y.

3. Powiadomienia o dostawie

Robot odczytuje listy załadunkowe, tworzy powiadomienia i przekazuje klientom daty oraz dane kontaktowe kuriera. Logika automatyzacji różni się między międzynarodowymi rynkami, ale efekt jest ten sam – setki wysłanych powiadomień dziennie bez udziału człowieka.

4. Weryfikacja list sankcyjnych

Formularz dla pracowników i automatyczna weryfikacja dziesiątek tysięcy kontrahentów – proces, który wcześniej wymagał pracy zespołu, teraz zajmuje minuty i tworzy pełną historię kontroli.

5. Powiązanie faktur z dokumentami transportowymi (CMR)

Robot pobiera faktury i skany dokumentów CMR, a dzięki technologii OCR przypisuje dokument transportowy do odpowiedniej faktury. Pracownicy mają dostęp do systemu z pełnym zestawem dokumentów, a dział finansowy unika ryzyka utraty prawa do odliczenia VAT.

6. Synchronizacja dokumentacji technicznej

Za każdym razem, gdy dokumentacja techniczna zostaje zapisana w systemie projektowym, robot eksportuje plik i jego metadane do ERP. Dzięki temu dane są zawsze aktualne, a pracownicy nie tracą czasu na przepisywanie indeksów.

/ Efekty wdrożenia

Ponad 40 automatyzacji

1. Skalowalne portfolio automatyzacji

W ciągu czterech lat opracowano ponad 40 robotów, które działają 24/7 na sześciu europejskich rynkach.

2. Łączenie dokumentów CMR: z 3 dni do 10 minut

Zautomatyzowane dopasowywanie faktur i dokumentów transportowych – bez ryzyka utraty prawa do zastosowania stawki VAT 0%.

3. 60% szybsze odzyskiwanie należności

Robot automatycznie wysyła przypomnienia o płatnościach, przyspieszając wpływy i poprawiając płynność finansową – bez angażowania zespołu finansowego.

4. Zgodność w 15 minut

Weryfikacja dziesiątek tysięcy kontrahentów z list sankcyjnych odbywa się teraz w ciągu kilku minut, zastępując ręczną pracę dwóch osób.

5. Stabilność i niskie koszty utrzymania

Roboty działają miesiącami bez poważnych awarii, wymagając jedynie okazjonalnych zmian i dostosowań logiki biznesowej.

6. Rozwój kompetencji RPA w zespole klienta

Po przekazaniu 80% kluczowej wiedzy zespół Flokk jest w stanie samodzielnie replikować automatyzacje na kolejne rynki wewnątrz organizacji.

7. Fundament dla projektów AI

Uproszczone i zrobotyzowane procesy back-office umożliwiły rozpoczęcie testów automatycznego wprowadzania zamówień opartego na AI, zaplanowanych na 2025 rok.

Zaczęliśmy od jednego bota wysyłającego przypomnienia o płatnościach, stworzonego wspólnie z GGS – dziś mamy ponad 40 automatyzacji działających w sześciu krajach. Dzięki temu poprawiliśmy płynność, skróciliśmy obsługę dokumentów z dni do minut, a zespoły same zgłaszają kolejne pomysły na roboty. Jesteśmy gotowi na wdrożenia z wykorzystaniem AI.

Przemysław Fernówka

IT Manager, Flokk