Co to jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja Procesów Biznesowych (Business Process Automation - BPA) ma na celu podniesienie efektywności operacyjnej przedsiębiorstw przez zastosowanie zaawansowanych technologii. Stanowi ona nowoczesną strategię biznesową, która wykracza poza tradycyjne podejścia do zarządzania informacjami i dokumentami. Automatyzacja procesów biznesowych optymalizuje i automatyzuje przepływ pracy, minimalizując zakres wykonywany ręcznie a także usprawniając procesy i zwiększając wydajność. Innymi słowy, zastępujemy powtarzalne czynności wykonywane ręcznie schematami działań, sterowanymi przy użyciu zaawansowanych systemów informatycznych. Zautomatyzowane i poukładane procesy łatwiej dostosować do zmieniających się wymagań rynkowych i wytyczonych kierunków strategii.

Realizacja automatyzacji może przybierać różne formy i opierać się na wielu technologiach, często łącząc je, aby uzyskać najlepsze efekty. Proces ten obejmuje zarówno działania strategiczne, jak i taktyczne, koncentrując się głównie na tych obszarach działalności, gdzie istnieje możliwość wykorzystania odpowiednich technologii.

Jakich technologii używamy do automatyzacji procesów biznesowych?

Zróżnicowanie dostępnych technologii znacząco poszerza obszary, które możemy automatyzować w firmie. Stosowane indywidualnie lub w kombinacji, następujące technologie znacząco usprawniają procesy biznesowe jednocześnie podnosząc jakość oferowanych usług:

• Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA): eliminuje potrzebę wykonywania monotonnych i powtarzalnych zadań przez człowieka zastępując ich pracę robotami.

• Systemy zarządzania przepływem pracy (Workflow Management Systems): automatyzują zarządzanie procesami biznesowymi i obieg dokumentów, usprawniając i porządkując przepływy pracy w organizacji poprzez eliminację wąskich gardeł i przestojów.

• Optyczne Rozpoznawanie Znaków (OCR): Pozwala na cyfryzację i automatyczne przetwarzanie dokumentów papierowych, ułatwiając ich analizę i archiwizację.

• Narzędzia Business Intelligence (BI): Ułatwiają automatyczne generowanie raportów i tworzenie zaawansowanych dashboardów, wspierając podejmowanie decyzji na podstawie danych.

• Uczenie Maszynowe (ML) i Sztuczna Inteligencja (AI): Umożliwiają analizy danych na dużych zbiorach i automatyczne podejmowanie decyzji, optymalizując proces biznesowy i personalizując ofertę dla klientów.

• Blockchain: Zapewnia bezpieczeństwo transakcji i danych dzięki zdecentralizowanemu rejestrowi, znajdując zastosowanie w automatyzacji umów, procesów logistycznych i weryfikacji autentyczności informacji.

• Interfejsy programowania aplikacji (API): Ułatwiają integrację różnych systemów i aplikacji, umożliwiając automatyczną wymianę danych między nimi, co znacząco przyspiesza i ułatwia procesy biznesowe.

Czy automatyzacja procesów biznesowych to to samo co robotyzacja procesów biznesowych?

Nie. Robotyzacja procesów biznesowych (Robotic process automation - RPA) to klasa narzędzi do tworzenia robotów programowych wyręczających człowieka od powtarzalnych czynności przed komputerem. Działanie botów koncentruje się na interfejsie i naśladuje czynności wykonywane przez pracownika. W ten sposób boty mają odciążyć pracowników w codziennej pracy wykonując pojedyńcze nie wymagające skomplikowanych procesów decyzyjnych zadania. Zrobotyzowana automatyzacja procesów biznesowych zazwyczaj nie wymaga ingerencji w procesy a implementacja automatyzacji jest relatywnie prosta i szybka.

Natomiast automatyzacja procesów biznesowych (Business process automation - BPA) jest podejściem całościowym i kompleksowym, które, poza automatyzacją, zawiera również w sobie optymalizację samych procesów. BPA często wymaga wcześniejszego przygotowania procesów - uporządkowania, mapowania, uproszczenia. Cały proces trwa również dużo dłużej i dotyka wielu obszarów przedsiębiorstwa.

Dowiedz się więcej o BPA vs RPA w naszym artykule.

Czy automatyzacja procesów biznesowych to to samo co orkiestracja procesów biznesowych?

Też nie. Oba pojęcia odnoszą się do różnych askpektów zarządzania procesami w firmie. Różnica między orkiestracją a automatyzacją procesów biznesowych leży więc w ich zakresie i celu.

Orkiestracja dotyczy zarządzania i koordynacji między zautomatyzowanymi procesami na szeroką skalę, zapewniając płynność i efektywność na poziomie organizacyjnym. Chodzi głównie o zapewnienie jak najwyższej efektywności poprzez właściwe wykorzystanie zasobów, upłynnienie przepływów pracy i integracje.

Automatyzacja natomiast koncentruje się na optymalizacji poszczególnych zadań lub procesów, redukując potrzebę ręcznego wykonania pracy. Automatyzacja procesów biznesowych firmy skupia się głównie na aspekcie zastępowania i wspierania pracy ludzkiej poprzez wykorzystanie oprogramowania, narzędzi lub technologii. Celem automatyzacji procesów biznesowych jest przyspieszenie realizacji zadań, obniżenie kosztów operacyjnych i umożliwienie łatwego skalowania.

Czym się różni BPM (Business Process Management) od automatyzacji procesów biznesowych?

Zarówno automatyzacja procesów biznesowych jak i BPM dotyczą aspektów optymalizacji i zarządzania procesami w organizacji.

BPM obejmuje szerokie podejście do zarządzania wszystimi procesami organizacyjnymi. Nie ogranicza się tylko do ich automatyzacji (BPA), ale także do ich analizy, projektowania, wdrażania, monitorowania i optymalizacji na bieżąco. Ma ono na celu poprawę całkowitej wydajności organizacji poprzez zarządzanie i doskonalenie procesów biznesowych na wszystkich poziomach. BPM skupia się na ciągłym doskonaleniu procesów.

Jakie korzyści przynosi automatyzacja procesów biznesowych firmy?

Według raportu State of Process Orchestration 96% respondentów uznaje automatyzację procesów biznesowych jako krytyczny czynnik w osiągnięciu celów cyfrowej transformacji a 91% planuje zwiększyć inwestycje w automatyzację procesów w najbliższych dwóch latach. Te dane nie dziwią, ponieważ automatyzacja procesów biznesowych firmy przynosi wiele korzyści, takich jak:

• Usunięcie przeszkód operacyjnych i zastojów: Roboty programowane automatycznie przystępują do realizacji zadań bez względu na czas pracy. Mogą one funkcjonować nieprzerwanie przez 24/7, a także reagować bez opóźnień w sytuacjach, które wymagają interwencji ludzkiej.

• Zwiększenie szybkości procesów: Zadania są realizowane bez zwłoki, co maksymalizuje efektywność operacyjną.

• Redukcja pomyłek: Automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów we wprowadzaniu danych lub w komunikacji.

• Elastyczność w adaptacji: Dzięki zastosowaniu rozwiązań no-code i low-code, zmiany w procesach można wprowadzać szybko, dostosowując się do bieżących wymagań rynku.

• Możliwość skalowania: Zautomatyzowane i uporządkowane procesy ułatwiają rozwój firmy bez potrzeby proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.

• Poprawa obsługi klienta: Krótsze terminy realizacji, wyższa jakość świadczonych usług, mniejsza ilość błędów i lepszy dostęp do informacji zwiększają satysfakcję klientów, co przekłada się na ich lojalność i wzrost przychodów.

• Większe zaangażowanie pracowników: gdy eliminujemy powtarzalne zadania pracownicy mogą skoncentrować się na pracy wymagającej kreatywnego myślenia, co przynosi im większą satysfakcję i otwiera nowe ścieżki rozwoju zawodowego. Automatyzacja wpływa również pozytywnie na komunikację wewnętrzną i zarządzanie zasobami ludzkimi, co z kolei podnosi jakość pracy w organizacji.

• Zwiększenie zysków przedsiębiorstwa: dzięki automatyzacji procesów wszystkie zadania wykonywane są szybciej przez ten sam zespół. Dodatkowo odciążeni pracownicy mogą zająć się innymi pracami niwelując potrzebę rekrutacji nowych osób co prowadzi do redukcji kosztów.

Podsumowanie: automatyzacja procesów biznesowych

Podsumowując, automatyzacja procesów biznesowych jest nie tylko koniecznością w dzisiejszym środowisku biznesowym, ale także kluczowym elementem strategii firm dążących do efektywności, innowacyjności i zrównoważonego rozwoju. Wprowadzenie BPA pozwala organizacjom na szybką adaptację do zmieniających się warunków rynkowych, zwiększając ich konkurencyjność.

Zastosowanie zaawansowanych technologii w procesach biznesowych nie tylko usprawnia działania operacyjne, ale także otwiera nowe możliwości dla rozwoju i innowacji. 95% frim w raporcie State of Orchestration notuje, że automatyzacja procesów w firmie zwiększyła ich produktywność biznesową. W związku z tym, inwestycje w automatyzację procesów biznesowych stają się nie tyle opcją, co koniecznością dla firm, które chcą utrzymać swoją pozycję na rynku i dążyć do ciągłego rozwoju.

Nie wiesz jak zacząć automatyzować swoją firmę? Sprawdź nasz kompletny przewodnik po Automatyzacji Procesów Biznesowych.