Microsoft Power Automate jako platforma Robotic Process Automation - korzyści i funkcje

Mateusz Tajak

Dla coraz większej ilości firm automatyzacja procesów biznesowych stała się największym priorytetem. Automatyzacja procesów niesie za sobą bowiem ogromny lewar do obniżenia kosztów operacyjnych, redukcji błędów w procesach czy zwiększenia ich efektywności. Jednym ze sposobów na automatyzację procesów biznesowych jest zastosowanie technologii Robotic Process Automation dostępnej w ramach platformy Microsoft Power Automate.

Jednym z najszybciej rozwijających się liderów rynku Robotic Process Automation (według raportu The Forrester Wave: Robotic Process Automation, Q1 2021) jest platforma Microsoft Power Automate. W podstawowej wersji Power Automate można znaleźć w popularnym Office 365.

Co to jest Microsoft Power Automate

Power Automate, wcześniej znany jako Microsoft Flow, to narzędzie do automatyzacji procesów biznesowych i budowania botów programowych(RPA). Jest to oprogramowanie oparte na chmurze i jest częścią Microsoft Power Platfrorm, która oprócz Power Automate obejmuje trzy inne narzędzia — mianowicie Power BI, Power Apps i Power Virtual Agents. Usługa Power Automate umożliwia łatwą i szybką automatyzację procesów biznesowych w ramach środowiska Microsoft oraz aplikacji firm trzecich.

Power Automate to platforma typu LowCode, dlatego może być wykorzystywana przez osoby posiadające podstawową wiedzę techniczną. Posiada prosty interfejs użytkownika, który pomaga szybko i intuicyjnie tworzyć i automatyzować procesy biznesowe. Tworzenie automatyzacji w rozwiązaniu od Microsoft odbywa się w podejściu Drag-And-Drop. W połączeniu z wizualnym kreatorem i modułem AI może okazać się świetnym narzędziem dla firm, które rozpoczynają swoją przygodę z RPA.

https://mlodyhandlowiec.pl/wp-content/uploads/2021/12/image-1024x510.png

Jakie są kluczowe cechy Microsoft Power Automate

Platforma Microsoft Power Automate ma celu pomóc użytkownikowi automatyzować jego powtarzalne zadania. Dzięki temu użytkownik zając się pracą wymagającą specyficznej wiedzy i podejmowania decyzji. Niektóre kluczowe funkcje Microsoft Power Automate, które pozwalają to osiągnąć to:

  • Prosta integracja z ponad 400 aplikacjami.
  • Interfejs typu LowCode oraz ogromna biblioteka gotowych gotowych szablonów.
  • Ujednolicony interfejs zbliżony do tego znanego z pozostałych produktów Microsoft.
  • Gotowe do implementacji modele Sztucznej inteligencji dostępne w ramach AI Builder.
  • Dostęp z poziomu komputerów stacjonarnych, urządzeń przenośnych, przeglądarki internetowej i aplikacji Teams.
  • Łatwa integracja z modułem RPA, zarówno w podejściu nadzorowanym i nienadzorowanym.
  • Tworzenie i zarządzanie automatyzacją w ramach całych zespołów i organizacji.
  • Możliwość akceptowania i reagowania na zdarzenia z poziomu MS Teams.

Integracje Microsoft Power Automate

Jedną z największych zalet usługi Power Automate jest spora biblioteka integracji. Power Automate może łączyć się z ponad 400 aplikacjami oraz systemami, zarówno tymi dostarczanymi przez Microsoft jak i firmy trzecie. Taka ilość integracji sprawia, że bez konieczności programowania można skonfigurować wymianę danych między różnymi systemami. Dobrym przykładem może być połączenie systemu ERP oraz CRM. W tym konkretnym przypadku dane o sprzedaży pojawiające się w systemie ERP mogą automatycznie pojawiać się w CRM. Dzięki temu taka integracja może pomagać zespołowy handlowemu podejmować lepsze decyzje.

https://mlodyhandlowiec.pl/wp-content/uploads/2021/12/image-1-1024x541.png

W Microsoft Power Automate istnieją trzy różne typy automatyzacji: Cloud Flows, Desktop Flows oraz Business Process Flows.

Cloud Flows

Cloud Flows są automatyzacjami działającymi zgodnie z ustalonym harmonogramem lub na podstawie określonych zdarzeń i uruchamiającymi się w chmurze. Ten typ automatyzacji stosuje się wtedy kiedy automatyzacja ma się odbyć bez udziału człowieka.

Przykładem może być sytuacja gdy jednym z naszych zadań jest codzienne generowanie raportu o sprzedaży. Dzięki Cloud Flows taki raport może generować się automatycznie wcześnie rano gdy nie ma nas jeszcze w pracy. Następnie może być przesłany na nasz adres email, aby był gotowy do odczytania.

Desktop Flows

Power Automate Desktop Flows jest to rodzaj automatyzacji działającej bezpośrednio na naszym komputerze. Do realizacji tego typu automatyzacjo służy Power Automate Desktop. Jest to typowe narzędzie RPA. Taka automatyzacja może za nas wykonać sekwencję działań między różnymi aplikacjami bez naszego udziału.

Business Process Flows

Power Automate Business Process Flows to automatyzacja zapewniająca przepływa informacji na przestrzeni całego procesu i w ramach wielu osób. Na przykład jeśli w firmie występuje proces akceptacji faktur, taki proces można zaprogramować w Power Automate w ramach Business Process Flow. Dzięki temu system będzie automatycznie wysyłał powiadomienia do odpowiednich osób, pilnował zdefiniowanych terminów i realizacji zadań.

RPA w Microsoft Power Automate

RPA(Robotic Process Automation) to jeden z najpopularniejszych trendów transformacji cyfrowej, który pomaga przekazać wirtualnym robotom czasochłonne i żmudne zadania wykonywane ręcznie przez człowieka.

W ramach Power Automate dostępny jest moduł RPA, który pozwala realizować procesy w podejściu nadzorowanym i nienadzorowanym. Nadzorowane RPA pomaga zautomatyzować ręczne i indywidualne zadania pracownika oraz poprawić efektywność działania poprzez inicjowanie automatyzacji zadań na żądanie bezpośrednio z poziomu pulpitu komputera. Z drugiej strony nienadzorowane RPA automatyzuje duże ilości żmudnych zadań, które mogą być wykonywane niezależnie od człowieka.

W odróżnieniu od np. makr w excelu RPA jest w stanie w ramach jednego procesu działać na wielu różnych aplikacjach. Na przykład księgować faktury w systemie ERP korzystając jednocześnie z dokumentów w formacie PDF).

Dzięki wbudowaniu RPA w Power Automate, Microsoft pracuje nad zapewnieniem jednej platformy, która pozwali automatyzować procesy biznesowe w ramach całej organizacji i na różnych jej poziomach. W tym artykule przeczytasz, dlaczego łączenie RPA i platform Business Process Automation jest takie ważne.

Pięć najważniejszych zalet Microsoft Power Automate

Według badania The Total Economic Impact of Power Automate przeprowadzonego przez firmę Forrester, usługa Power Automate pomogła firmom osiągnąć zwrot z inwestycji na poziomie 199% w ciągu trzech lat. Firmy, które brały udział w badaniu, stwierdziły, że były w stanie skrócić czas dostarczania swoich usług o około 33%. Firmy korzystające z usługi Power Automate były w stanie obniżyć koszty operacyjne, poprawić bezpieczeństwo i zwiększyć wydajność.

https://mlodyhandlowiec.pl/wp-content/uploads/2021/12/Kontrola-dokumentów-w-branży-budowlanej-ze-wsparciem-RPA-1024x512.jpeg

Przyjrzyjmy się teraz niektórym zaletom usługi Power Automate.

Łatwa integracja z innymi aplikacjami

Jednym z największych wyzwań wdrażania automatyzacji jest integracja narzędzi do automatyzacji z posiadanymi w firmie aplikacjami. Microsoft Power Automate zapewnia elastyczne możliwości automatyzacji, dzięki ponad 400 integracjom.

Co więcej, Power Automate bardzo dobrze współpracuje z popularnymi produktami i usługami Microsoft takimi jak Azure, Sharepoint czy aplikacjami dostępnymi w ramach popularnego pakietu Office 365.

Elastyczność

Istotną zaletą Power Automate jest elastyczność, zarówno w przypadku RPA, jak i budowania i automatyzacji workflow. W poprzednich sekcjach opisywałem różne typy automatyzacji dostępne do realizacji różnych celów biznesowych, począwszy do prostych automatyzacji zadań na komputerze do skomplikowane workflow akceptacyjne. Power Automate został również zaprojektowany z myślą o łatwości użytkowania dla różnych typów użytkowników. Takich jak użytkownicy biznesowi, specjaliści IT, programiści – każdy może wykorzystać zalety tego narzędzia.

Obniżenie kosztów operacyjne

Nie od dziś wiadomo, że automatyzacja pomaga obniżyć koszty funkcjonowania organizacji. Ale Power Automate ma tę dodatkową zaletę, że jest tańszy niż inne narzędzia RPA. Co więcej, dzięki pełnemu wykorzystaniu narzędzi ekosystemu Microsoft, można jeszcze bardziej obniżyć koszty operacyjne, nie korzystając z narzędzi firm trzecich. Niezależnie od tego, czy chcesz korzystać z nowych funkcji pakietu Microsoft Office 365, czy potrzebujesz danych analitycznych z usługi Power BI, możesz to osiągnąć w ramach jednego środowiska.

Usprawnienie codzienne zadań

Ważnym czynnikiem wpływającym na produktywność i efektywność pracowników jest to, jak łatwo potrafią usprawnić swoje codzienne zadania. Power Automate pomaga im to osiągnąć, dzięki wspólnemu ekosystemowi. Interakcje z robotem mogą odbywać się przez MS Teams, z którego pracownicy korzystają do codziennej komunikacji. Znacznie ułatwia to adopcję automatyzacji w firmie. Dzięki temu pracownicy sami zaczynają dostrzegać pola do automatyzacji w swojej codziennej pracy.

Biblioteka predefiniowanych szablonów

Aby uprościć tworzenie automatyzacji, Microsoft udostępnia bibliotekę wstępnie zdefiniowanych szablonów, które pomagają użytkownikom tworzyć wybrane przydatne automatyzacje. Za pomocą szablonów można łatwo automatyzować zadania, takie jak akceptowanie różnego rodzaju wniosków czy powiadomienia o ważnych zdarzeniach.

Czy Power Automate jest dla Ciebie

Power Automate to tylko jedno z narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych. W przypadku wielu firm sprawdzi się doskonale, u innych sprawdzą się inne narzędzia jak na przykład UiPath. Jedno jest pewnie, automatyzacja to coś, co stanowi przyszłość konkurencyjności dla wielu organizacji. Automatyzacja pozwala znacznie obniżać koszty operacyjne, przez co możemy świadczyć usługi taniej i efektywniej.

Dlatego zastanawiając się nad automatyzacją, warto szukać partnera, który dzięki swojemu doświadczeniu doradzi czy Power Automate to najlepsza droga. Taki partner podpowie też, w jaki sposób osadzić tego typu rozwiązania w organizacji.

Jeśli zastanawiasz się, czy Microsoft Power Automate to rozwiązanie dla Ciebie możesz skorzystać z 30-minutowej bezpłatnej konsultacji. W jej trakcie nasz konsultant na podstawie przedstawionej przez Ciebie sytuacji biznesowej podpowie jak najbardziej podejść do wyboru właściwego rozwiązania.

Na konsultację możesz umówić się tutaj:

Bezpłatna 30-minutowe konsultacja.

Robotyzacja Procesów Biznesowych

We implement Robotic Process Automation

Learn more