Czym jest robotyzacja procesów biznesowych (RPA) i w jaki sposób mogą ją wykorzystać firmy z branży farmaceutycznej?

Oprogramowanie do robotyzacji procesów biznesowych (RPA) jest wykorzystywane do współpracy z aplikacjami komputerowymi w celu wykonywania powtarzalnych zadań, przeprowadzania obliczeń i podejmowania decyzji z wykorzystaniem AI. Automatyzacja odbywa się za pomocą dedykowanych botów programowych, które zostały zaprogramowane do wykonywania określonych zadań zgodnie z regułami i poleceniami zapisanymi wcześniej w programie komputerowym.

Potencjał RPA dla firm farmaceutycznych jest nieograniczony, ponieważ roboty mogą być wykorzystywane do automatyzacji zadań zarówno front-office, jak i back-office. Roboty pomagają w wypełnianiu ewidencji i dokumentów, a także mogą być używane do wysyłania automatycznych powiadomień, dokonywania wpisów do harmonogramów, przenoszenia danych między systemami, tworzenia dokumentów, a także do raportowania, audytów czy zapewniania zgodności danych. Według badania McKinsey, prawie 45% wykonywanych przez nas zadań może zostać zautomatyzowanych, co stwarza ogromny potencjał do redukcji kosztów i poprawy efektywności.

Co można znaleźć w tym artykule?

Obszary przemysłu farmaceutycznego, które mogą odnieść korzyści z RPA. Sposoby włączenia RPA do strategii zarządzania procesami biznesowymi w firmie. Przykłady, w jaki sposób można wykorzystać RPA:

• zarządzanie badaniami klinicznymi,
• spełnienie wymagań prawnych i regulacyjnych,
• zarządzanie łańcuchem dostaw i stanami magazynowymi,
• dokładne prognozowanie sprzedaży leków,
• optymalizacja procesu poszukiwania i wdrażania nowych dostawców,
• przetwarzanie refundacji i zwrotów.

Inne popularne zastosowania oprogramowania RPA w firmach farmaceutycznych. Znaczenie strategii wdrożenia RPA dla firmy farmaceutycznej. Przyszłość automatyzacji w przemyśle farmaceutycznym.

Jakie obszary przemysłu farmaceutycznego mogą odnieść korzyści z robotyzacji procesów biznesowych?**

Na pewnym etapie rozwoju każda firma farmaceutyczna może zidentyfikować dziesiątki, a czasem nawet setki powtarzalnych, czasochłonnych procesów, które można zautomatyzować za pomocą oprogramowania RPA. Wraz z rozwojem firmy zwiększa się również ilość zadań wykonywanych ręcznie.

Aby zwiększyć wydajność, firmy zaczynają korzystać z systemów opartych na chmurze, a w wielu przypadkach starsze systemy informatyczne (tzw. legacy systems) nie są z nimi kompatybilne. Jest to doskonały obszar do poprawy przez roboty, ponieważ mogą one pozyskiwać i wymieniać dane pomiędzy różnymi systemami bez potrzeby tworzenia dodatkowych interfejsów programistycznych, umożliwiając łatwą integrację i oszczędzając czas pracowników.

Przypadki użycia dla firm farmaceutycznych można znaleźć w wielu obszarach, w tym:

• zarządzanie badaniami klinicznymi,
• spełnienie wymagań prawnych i regulacyjnych,
• łańcuch dostaw i zapasy,
• prognozowanie sprzedaży leków,
• onboarding dostawcy,
• przetwarzanie refundacji i zwrotów,
• human resources,
• administracja, podatki i finanse.

Inspirującym przykładem wdrożenia RPA w przemyśle farmaceutycznym jest case study Piramal Group. Ten globalny konglomerat biznesowy, działający w sektorze farmaceutycznym, był w stanie zautomatyzować 60 procesów biznesowych w ciągu pierwszych 2 lat od wdrożenia oprogramowania UiPath, osiągając oszczędność 5760 godzin miesięcznie w skali roku.

W tym artykule przedstawimy potencjalne korzyści płynące z automatyzacji procesów w każdym z wymienionych powyżej obszarów. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące ewentualnego wdrożenia RPA w Twojej firmie, możesz również skorzystać z bezpłatnej 30 minutowej konsultacji, podczas której doradzimy, jak podejść do optymalizacji procesów biznesowych.

RPA jako element strategii zarządzania procesami biznesowymi w firmach farmaceutycznych

W tym artykule skupiliśmy się na niewielkiej części strategii automatyzacji, jaką jest wykorzystanie oprogramowania RPA do usprawnienia czasochłonnych i podatnych na błędy procesów. Jednak warto zauważyć, że nie sposób znaleźć dziś firmy farmaceutycznej, która nie wdrożyła jakiegoś elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

Wdrożenie to jednak dopiero pierwszy krok, należy zadbać o to, aby takie systemy obiegu dokumentów właściwie spełniały swoje cele, czyli przede wszystkim:

• wyeliminowanie błędów ludzkich z procesu obiegu dokumentów,
• zapewnienie kontroli nad procesami obiegu dokumentów,
• stworzenie centralnego repozytorium dokumentów,
• zreorganizowanie nieuporządkowanych i nieustrukturyzowanych procesów.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, co firma powinna wziąć pod uwagę, aby mieć pewność, że automatyzacja jest wdrażana i wykorzystywana w najbardziej efektywny sposób, zapraszamy do zapoznania się z naszym szczegółowym przewodnikiem Jak usprawnić i zautomatyzować procesy oraz obieg dokumentów w firmie?

Jak można wykorzystać RPA do zarządzania badaniami klinicznymi?

Dla wielu firm, Randomizowane kontrolowane badania kliniczne (RCT) są obszarem, w którym wiele powtarzalnych zadań może być zautomatyzowanych, co może prowadzić do znacznej poprawy wskaźnika sukcesu w różnych fazach. Zaprojektowanie i wykonanie RTC wymaga zgromadzenia ogromnej ilości danych i ich efektywnego wykorzystania, co jest czasochłonne i wiąże się z dużym ryzykiem pomyłek.

Wykorzystanie narzędzi RPA do dopasowywania pacjentów

Według Pharmaceutical-technology.com rekrutacja pacjentów do badań stała się wąskim gardłem w wielu obszarach badań klinicznych. Procedura wybierania populacji próbnych do badań klinicznych jest czasochłonna, ale może być łatwo zoptymalizowana przy użyciu oprogramowania do robotyzacji procesów biznesowych. Boty mogą być wykorzystywane do wstępnego dopasowania pacjentów, zanim wymagana będzie interakcja z pracownikami, co w efekcie przyspiesza proces rekrutacji.

Zarządzanie głównymi dokumentami badania klinicznego za pomocą oprogramowania RPA

Wszystkie działania związane z badaniami klinicznymi muszą być rejestrowane i przechowywane, tworząc główne dokumenty badania klinicznego (ang. Trial Master File – TMF), a w wielu przypadkach dane te są wprowadzane ręcznie. Dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu RPA, wszystkie te informacje mogą być przesyłane automatycznie, a dzięki odpowiedniej strukturze danych, boty mogą być również wykorzystywane do weryfikacji, których danych brakuje.

Lista informacji, które powinny być gromadzone w TMF, jest obszerna i obejmuje m.in. dokumentację badań, szczegółowe dane dotyczące laboratoriów, rejestry wysyłek, rejestry magazynowe, sprawozdania z wizyt monitorujących i wiele innych. Dzięki połączeniu oprogramowania RPA (na przykład UiPath) z technologią optycznego rozpoznawania znaków (OCR), które umożliwia konwersję tekstu drukowanego lub odręcznego do formatu elektronicznego, większość danych w tych dokumentach można łatwo zdigitalizować i efektywnie wykorzystać.

Automatyzacja przetwarzania informacji w ramach nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii

Według raportu Ernst & Young, duża firma farmaceutyczna przetwarza rocznie informacje dotyczące około 700 000 przypadków zdarzeń niepożądanych (ang. adverse events - AE).

Warto zwrócić uwagę, że:

• 50% zasobów działów zajmujących się nadzorem nad bezpieczeństwem farmakoterapii jest obecnie przeznaczanych na zarządzanie przypadkami, które wymagają integracji danych różniących się jakością, strukturą i formatem,
• według szacunków Ernst & Young, dzięki automatyzacji takich ręcznych czynności, typowa czołowa firma biofarmaceutyczna może zredukować czas poświęcany na nadzór nad bezpieczeństwem farmakoterapii o 45%, co może przynieść wielomilionowe oszczędności w skali roku.

Dzięki wdrożeniu oprogramowania RPA gromadzenie i zarządzanie danymi może zostać radykalnie usprawnione, zwiększając efektywność i gwarantując znaczną redukcję kosztów

Spełnianie wymagań prawnych i regulacyjnych dzięki RPA

Działy ds. zgodności z regulacjami (ang. regulatory affairs - RA) w firmach farmaceutycznych muszą radzić sobie z wieloma procesami biznesowymi, które wciąż mają charakter manualny. Gromadzenie dokumentów, sprawdzanie ich zgodności ze standardami prawnymi oraz włączanie np. do wniosków o wydanie pozwolenia na dopuszczenie do obrotu jest czasochłonne i podatne na błędy. W wielu przypadkach pracownicy tych działów nadal używają arkuszy kalkulacyjnych do przechowywania danych, co nie pomaga im w efektywnym gromadzeniu i wykorzystywaniu tych informacji.

Ilość danych, które muszą być gromadzone i wykorzystywane w celu zapewnienia zgodności z przepisami będzie tylko rosła, dobrym przykładem potwierdzającym jak bardzo, może być przypadek opisany przez pharmamanufacturing.com. Jest on związany z ilością danych na temat leków, które muszą być tworzone i przechowywane przez firmy działające w Stanach  Zjednoczonych, w związku z wprowadzeniem Drug Supply Chain Security Act (DSCSA):

Gdy pracownicy muszą sporządzić raporty dla organów regulacyjnych, powinni mieć możliwość szybkiego dostępu do dokumentów i informacji. Jest to trudne w przypadku wielu firm korzystających ze starszych systemów informatycznych (tzw. legacy systems), którym brakuje możliwości integracji z nowszym oprogramowaniem.

Narzędzia RPA pozwalają nie tylko gromadzić dane w szybszy i bardziej niezawodny sposób, ale także uzyskać do nich dostęp i opracować je szybciej, gdy są najbardziej potrzebne.

Zarządzanie łańcuchem dostaw i stanami magazynowymi za pomocą RPA

Automatyzacja wielu rutynowych procesów, które można zidentyfikować w ramach łańcucha dostaw, może radykalnie poprawić wydajność i obniżyć koszty operacyjne. Możliwości, jakie niesie ze sobą robotyzacja procesów biznesowych niosą korzyści dla firm farmaceutycznych na całym świecie, ale oprogramowanie to może być szczególnie interesujące dla podmiotów działających na rynku amerykańskim. Powodem tego są wymagania wynikające z ustawy The Drug Quality and Security Act (DQSA), a w szczególności z części II DQSA, czyli Drug Supply Chain Security Act (DSCSA), która określa kroki zmierzające do stworzenia elektronicznego, interoperacyjnego systemu identyfikacji i śledzenia leków w trakcie ich dystrybucji w Stanach Zjednoczonych.

Wiele procesów może być zautomatyzowanych w takich obszarach jak:

• zarządzanie stanami magazynowymi,
• planowanie podaży i popytu,
• zarządzanie zleceniami zakupu,
• rozpatrywanie zwrotów,
• zarządzanie fakturami.

Potencjalne korzyści dla firm farmaceutycznych są ogromne - wg. danych zawartych w "Pharmaceutical Logistics Market Size Report", opracowanego przez Grand View Research, globalny rozmiar rynku logistyki farmaceutycznej został wyceniony na 73,3 miliardów dolarów w 2020 roku i oczekuje się, że będzie się rozwijać ze skumulowanym rocznym wskaźnikiem wzrostu (CAGR) na poziomie 8,5% od 2021 do 2028 roku.

Przy ogromnych ilościach gromadzonych, przechowywanych i analizowanych danych każda poprawa osiągnięta dzięki wdrożeniu RPA może przynieść szybki zwrot z inwestycji i wzmocnić pozycję rynkową firmy.

Obszary, które mogą skorzystać na automatyzacji

W wielu przypadkach metody prognozowania stosowane w większości branż są nieefektywne dla firm farmaceutycznych, szczególnie w przypadku, gdy nie dysponują one dużą ilością danych historycznych. Jak stwierdzono w artykule "Model of medicines sales forecasting  [...]" w Journal of Physics autorstwa A. G. Kravetsa, problem braku danych historycznych dla niektórych leków pojawia się, gdy są one stale zastępowane przez analogi lub ich skład jest modyfikowany w celu zwiększenia efektów farmakologicznych lub wyeliminowania skutków ubocznych.

Sugerowanym rozwiązaniem jest "zbudowanie modelu prognozowania sprzedaży farmaceutyków przy użyciu jednej z metod uczenia maszynowego, z uwzględnieniem ciągłej aktualizacji leków i braku wystarczających danych o dotychczasowej sprzedaży preparatów każdego rodzaju". Przykładowy algorytm metody prognozowania został zaproponowany przez autorów w niniejszym artykule (tutaj wykorzystałbym oryginalną grafikę, nie próbował jej tłumaczyć):

Źródło: iopscience.iop.org

Wykorzystanie oprogramowania RPA, zintegrowanego ze sztuczną inteligencją (AI), pozwala na precyzyjne przewidywanie przyszłej sprzedaży poprzez automatyzację zadań związanych z gromadzeniem danych, ich manipulacją, prezentacją, a przy odpowiednim wdrożeniu również analizą.

W ten sposób można szybko pozyskiwać i przetwarzać dane z różnych źródeł, w tym ze starych systemów, których nie da się łatwo zintegrować z nowymi rozwiązaniami opartymi na chmurze, co pozwala na dokładne prognozowanie sprzedaży leków.

Optymalizacja procesu onboardingu dostawców za pomocą robotyzacji procesów

Wielu producentów leków zdecydowało się na rozszerzenie swoich łańcuchów dostaw i zdywersyfikowanie sieci dostawców w skali globalnej, w reakcji na liczne zakłócenia w istniejących sieciach dostaw. Według raportu BCC Publishing, globalny rynek aktywnych składników farmaceutycznych (API) miał wzrosnąć z 135,4 mld USD w 2020 roku do 173,3 mld USD do 2025 roku, przy czym większość z nich będzie produkowana w Europie, a następnie w Indiach i Chinach. Poszukiwanie i onboarding nowych dostawców jest szczególnie ważne dla firm farmaceutycznych z siedzibą w USA, ponieważ według cytowanego raportu, prawie "88% aktywnych składników farmaceutycznych leków sprzedawanych w USA nie jest produkowanych w USA".

Kluczowa będzie dywersyfikacja, ponieważ szacunki  Grand View Reasearch pokazują, że amerykański rynek aktywnych składników farmaceutycznych (API) będzie stale rósł:

Źródło www.grandreviewreasearch.com

Jako proces, onboarding dostawców obejmuje gromadzenie informacji i danych wymaganych do dodania firmy jako zatwierdzonego dostawcy/sprzedawcy, przy czym wiele informacji jest przetwarzanych ręcznie. Onboarding dostawcy dla firm farmaceutycznych wymaga również sprawdzenia, czy potencjalny partner biznesowy spełnia wymagania prawne i regulacyjne, oraz standardy korporacyjne.

Robotyzacja procesów biznesowych ma potencjał, aby przyspieszyć proces onboardingu dostawców na wielu etapach, w tym:

• poszukiwanie dostawców - na podstawie określonych warunków RPA może wyszukać i sporządzić listę potencjalnych kandydatów,
• akceptacja i zaproszenie - jeśli kandydat zostanie zaakceptowany przez użytkownika, program może tworzyć i wysyłać zaproszenia,
• rejestracja dostawcy - przeglądanie danych dostarczonych przez dostawcę, wykonanie oceny zaliczenia/niezaliczenia, aktualizacja statusu,
• finanse/aktywacja dostawcy - po aktywacji (ręcznej lub automatycznej) RPA może utworzyć wzorcowego dostawcę w ERP i w razie potrzeby przesłać odpowiednie dane do innych systemów.

Przetwarzanie refundacji i zwrotów za pomocą RPA

Według ZS Researchers, w oparciu o raport  Health Industry Insights, szacuje się, że firmy farmaceutyczne tracą łącznie ponad 15 miliardów dolarów przychodów z tytułu błędów we wnioskach o refundacje, niewłaściwego wykorzystywania współpłatności oraz nadużyć związanych ze zwrotami.

Aby pokazać, jak skomplikowany i podatny na błędy jest proces transakcji rynkowych, można posłużyć się przykładem z rynku amerykańskiego, opisanym na stronie modeln.com:

Kluczowym czynnikiem w badaniu podejrzanej sprzedaży, refundacji oraz zwrotów jest dostęp do dobrze zorganizowanych danych, a automatyzacja procesów jest doskonałym rozwiązaniem zapewniającym wymaganą przejrzystość i dokładność. Dzięki zastosowaniu RPA, dane z różnych źródeł są gromadzone, przechowywane i łatwo dostępne, zapewniając również porównywalne formatowanie przy odpowiednim wdrożeniu.

Często w przypadku wielu firm farmaceutycznych, na każdym z etapów procesu zatwierdzania i rozliczania refundacji oraz zwrotów można zidentyfikować pewne zadania wykonywane ręcznie i potencjalnie zautomatyzować je, przyspieszając proces i ograniczając ryzyko związane z błędami w gromadzeniu i przetwarzaniu danych.

Inne przykłady zastosowania oprogramowania RPA w firmach farmaceutycznych

Robotyzacja procesów biznesowych ma potencjał do zastosowania w wielu procesach realizowanych przez firmę, od bardzo prostych zadań (generowanie automatycznej odpowiedzi) do bardziej złożonych działań. Taka elastyczność pozwala na wdrożenie tego oprogramowania w zasadzie w każdym dziale firmy, w którym przetwarzane są powtarzalne zadania.

Do najczęściej opisywanych przypadków użycia RPA należą:

Dział administracji, podatków i finansów:

• przetwarzanie płatności,
• uzgadnianie rachunków bankowych,
• sprawozdawczość podatkowa.

Dział zasobów ludzkich:

• zarządzanie podróżami i wydatkami,
• zarządzanie danymi pracowników, ułatwienie onboardingu/offboardingu.
• kontrola czasu pracy.

Operacje finansowe i księgowe są szczególnie dobrymi kandydatami do automatyzacji, ponieważ są w dużej mierze oparte na regułach, bardzo manualne i praktycznie zawsze wykonywane w ramach systemów informatycznych. Potwierdza to raport McKinsey z 2019 roku, wskazując na różne obszary biznesowe i ich potencjał dla automatyzacji procesów biznesowych: (tutaj też oryginalną grafikę dajmy)

Znaczenie strategii wdrożenia RPA dla firmy farmaceutycznej

Wdrożenie RPA powinno być w stanie zapewnić korzyści poprzez optymalizację wszystkich wskaźników istotnych dla firmy. Aby to zapewnić, konieczne jest posiadanie strategii wdrażania i dobre zrozumienie procesu.

Etap walidacji pozwala firmom wybrać zadania, które nie są zbyt skomplikowane, gdyż czasem lepiej radzą sobie z nimi ludzie. Ważne jest również, aby upewnić się, że boty są zaprojektowane w sposób idealny do wykorzystania w danym procesie.

Najlepszym sposobem na opracowanie i wdrożenie odpowiedniego robota programowego jest skorzystanie z usług doświadczonych konsultantów i programistów, mających doświadczenie we wdrożeniach na dużą skalę, z firmy takiej jak GGS IT Consulting.

Aby wykorzystać korzyści płynące z RPA w ramach istniejących w firmie systemów, konsultanci GGS IT Consulting wykonują kilka kluczowych kroków:

1. Identyfikacja idealnego procesu dla RPA.
2. Przeanalizowanie procesu, zasadności biznesowej i oczekiwanych zysków z zespołem biznesowym klienta.
3. Przygotowanie estymacji i całościowego zakresu prac oraz analiza wyjątków procesowych i przygotowanie mapy procesów w stanie obecnym.
4. Przejście do fazy rozwoju w ścisłej współpracy z działem IT firmy - stworzenie backlogu zadań, opracowanie szczegółowego i dokładnego planu wdrożenia, rozpoczęcie rozwoju botów, rozpoczęcie przygotowania dokumentacji projektowej.
5. Po zaakceptowaniu przez klienta wdrożenia RPA na tym etapie, nasz zespół ponownie przeprowadza analizę i usuwa ewentualne błędy lub inne problemy.
6. Następnie rozpoczniemy testy akceptacyjne (User Acceptance Testing, UAT), w które zaangażowany będzie dział którego dotyczy wdrożenie, dział IT oraz nasz programista RPA.
7. Po wprowadzeniu wszelkich niezbędnych zmian, opracowaniu, finalny bot jest przenoszony do środowiska produkcyjnego i rozpoczyna się szkolenie użytkowników końcowych.

Po wdrożeniu, będziemy pracować, aby wspierać zespół firmy oraz oferować rozwiązania i wsparcie techniczne w przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów w przyszłości.

Jeśli nie jesteś pewien, czy Robotyzacja Procesów Biznesowych jest odpowiednia dla Twojej firmy, skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów. Zarezerwuj bezpłatną  30 minutową konsultację a my przeanalizujemy, jak dobrze rozwiązania RPA pasują do specyfiki Twojej firmy.

Możesz również dowiedzieć się więcej o tym, jak długo trwa każdy etap wdrożenia i czyjego zaangażowania będzie wymagał w naszym artykule Wdrożenie robotyzacji procesów biznesowych – krok po kroku.

Jaka jest przyszłość automatyzacji w przemyśle farmaceutycznym?

Automatyzacja już teraz przekształca przemysł farmaceutyczny w takich obszarach, jak rozwój produktów i monitorowanie w czasie rzeczywistym. Wiele firm coraz częściej sięga po Robotyzację Procesów Biznesowych jako rozwiązanie pozwalające na zwiększenie produktywności, jakości, efektywności operacyjnej i zadowolenia klientów.

Według analizy McKinsey branża farmaceutyczna jest "w punkcie, w którym może w pełni przyjąć automatyzację. Automatyzacja wykroczyła poza określone aplikacje, zapewniając przyrostowy wzrost wydajności; to sposób na zmianę pozycji firmy na tle konkurencji.”

Zgodnie z tą analizą, dobrym przykładem może być obszar regulacji i nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii, w którym "podejście typu "jedno rozwiązanie pasuje do wszystkiego" ewoluowało w kierunku bardziej wyrafinowanego spojrzenia na konkretne etapy składania wniosków o dopuszczenie do obrotu, które można zautomatyzować".

Według wywiadów z ekspertami i ankiet przeprowadzonych wśród klientów przez firmę McKinsey, szacuje się, że od 40 do 70% manualnych zadań na różnych etapach wprowadzania leku do użytku zostanie zautomatyzowanych:

Skupienie się na cyfryzacji i automatyzacji procesów w firmach farmaceutycznych będzie w przyszłości stanowić o ich przewadze konkurencyjnej. Aby osiągnąć maksymalną wydajność i skuteczność cyfrowej transformacji, firmy będą musiały skupić się na planach i strategiach wdrożeniowych.

Jeśli zastanawiasz się, jak rozpocząć lub usprawnić wdrożenie automatyzacji i cyfryzacji procesów oraz obiegu dokumentów w Twojej firmie, skontaktuj się z nami w celu umówienia bezpłatnej konsultacji.