Coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega w automatyzacji procesów biznesowych najlepszą szansę na poprawę rentowności i konkurencyjności. Zgodnie z przewidywaniami firmy doradczej Gartner, blisko 72% organizacji będzie wdrażać w ciągu najbliższych 2 lat automatyzację z wykorzystaniem oprogramowania do Robotic Process Automation (RPA), zaś wg MarketWatch globalna wielkość rynku automatyzacji procesów biznesowych ogółem ma osiągnąć $13.43 bln do roku 2025.
Cyfrowa transformacja przedsiębiorstw jest koniecznością, zaś automatyzacja procesów biznesowych jednym z etapów jej osiągnięcia - ale warto zastanowić się, dla jakich firm będzie najbardziej opłacalna, jakie narzędzia i procesy wybrać dla osiągnięcia optymalnych korzyści i jakich błędów unikać.
Wybór narzędzi, za pomocą których będziemy automatyzować procesy biznesowe w firmie ma duże znaczenie w kontekście opłacalności całego przedsięwzięcia.
Koszty związane z zakupem samego oprogramowania stanowią jedynie część nakładów, jakie będziemy musieli ponieść.
Dodatkowo należy liczyć się z koniecznością uwzględnienia w budżecie między innymi takich nakładów, jak:
Na przykładzie oprogramowania do Robotic Process Automation dobrze widać, iż koszty licencji wbrew pozorom nie są największą częścią całościowego kosztu (TCO - Total Cost of Ownership). Zgodnie z danymi z HFS Research koszt licencji w projektach RPA to około 25-30% całościowej inwestycji w tego typu projekty:
Najczęściej wybór dokonywany jest pomiędzy systemami do Robotyzacji Procesów Biznesowych (Robotic Process Automation - RPA), a Systemami do Zarządzania Procesami Biznesowymi (Business Process Management System - BPMS).
Częścią przedwdrożeniowej analizy powinno być określenie, które procesy i zadania bardziej odpowiadają Robotic Process Automation (RPA), a do których zastosować inne narzędzia, takie jak BPMS.
Wdrożenie każdego z tych rozwiązań związane jest z innymi kosztami oprogramowania, doradztwa i usług wdrożeniowych, bezpośrednio powiązanych z czasem jaki zajmuje zautomatyzowanie procesu.
Samodzielne określenie stopnia opłacalności projektu automatyzacji dodatkowo komplikuje fakt, iż w większości organizacji znajdzie się miejsce dla obydwu tych technologii.
Dopiero bowiem łącząc zalety RPA i BPMS osiągniemy najlepsze rezultaty, gwarantujące najwyższy zwrot z inwestycji.
Wielu Klientów zgłasza się do nas, ponieważ mają problem z selecją najbardziej optymalnego narzędzia do automatyzacji procesów w swojej firmie. Trafny wybór w tym zakresie ma bardzo istotne znaczenie dla sukcesu całej iniciatywy automatyzacji, w znacznym stopniu wpływając na jej opłacalność.
Trzeba jednak mieć na uwadze, iż tak wiele czynników wpływa na przydatność narzędzi dla potrzeb danego przedsiębiorstwa, iż często bez wiedzy specjalistycznej firm takich jak GGS IT Consulting samodzielne podjęcie decyzji z pełnym przekonaniem o jej słuszności może być trudne. Ciekawe przykłady tego, jak wiele aspektów należy wziąć pod uwagę porównując dostępne a rynku rozwiązania można znaleźć w jedym z naszych artykułów - Power Automate vs UiPath - pełne porównanie, wady i zalety.
Automatyzacją procesów biznesowych zainteresowane są nie tylko duże przedsiębiorstwa i korporacje o globalnym zasięgu, ale również średnie i małe firmy. W końcu manualne, czasochłonne i powtarzalne czynności są zmorą pracowników niezależnie od wielkości firmy.
Globalne trendy na rynku automatyzacji jasno wskazują zarówno na rosnące zainteresowanie sektora MSP przyspieszeniem transformacji cyfrowej z wykorzystaniem narzędzi do robotyzacji/automatyzacji - zgodnie z prognozami KBV Research ilość małych i średnich przedsiębiorstw zainteresowanych automatyzacją procesów biznesowych będzie się sukcesywnie zwiększać:
Zdecydowanie jednak większy zwrot z inwestycji w automatyzację procesów biznesowych odczują większe firmy, w których procesy biznesowe możliwe do zautomatyzowania występują w większej ilości, a co za tym idzie większe są też poczynione oszczędności.
W przypadku małych firm opłacalność inicjatyw z zakresu process automation uzależniona jest również od wyboru odpowiedniego narzędzia - na rynku pojawia się coraz więcej ofert dostępu np. do jednego bota w ramach darmowej licencji na software do Robotic Process Automation.
Ofertami takimi duże przedsiębiorstwa nie są zainteresowane ze względu na oczywiste ograniczenia, ale dla małej lub średniej firmy może to być korzystne rozwiązanie "na start".
W końcu lista korzyści, które firma osiąga poprzez wdrożenie automatyzacji jest podobna niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, zmienia się jedynie skala zysków:
W GGS IT Consulting specjalizujemy się w automatyzowaniu procesów biznesowych z wykorzystaniem rozwiązań IT, szczególnie w średnich i dużych organizacjach - więcej informacji o naszej filozofii działania oraz świadczonych usługach znajdziesz na stronach poświęconych wdrażaniu rozwiązań do Robotic Process Automation (RPA) oraz platform do Zarządzania Procesami Biznesowymi (BPMS).
Wiele decyzji, które trzeba podjąć decydując się na wdrożenie w firmie automatyzacji procesów biznesowych wymaga specjalistycznej wiedzy na temat tego zagadnienia, a konsekwencje błędnych wyborów przekładają się bezpośrednio na rentowność całego wdrożenia.
Często trudno jest znaleźć jednoznaczą odpowiedź na pytania, które narzędzia lepiej spełnią potrzeby firmy, oraz które procesy są najbardziej opłacalne do zautomatyzowania, dlatego większość firm na różnych etapach procesu automatyzacji decyduje się na nawiązanie współpracy z zewnętrznym partnerem wdrożeniowym, który jest w stanie dostarczyć odpowiedzi na najważniejsze pytania, analizując specyfikę danego wdrożenia.
Doświadczeni konsultanci są w stanie przeprowadzić Twoją firmę przez cały proces wdrożenia automatyzacji, od stworzenia strategii, odkrywania procesów, projektowania optymalnej konfiguracji, testowania, aż do pełnego wykorzystania i monitorowania efektywności.
Pełniąc rolę partnera wdrożeniowego eksperci GSS IT Consulting wspierają firmy w rozpoczęciu lub skalowaniu cyfrowej transformacji za pomocą automatyzacji między innymi poprzez:
Jeśli zastanawiasz się, jak usprawnić proces wdrożenia rozwiązań do process automation w Twojej firmie, skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów. Możesz u nas zarezerwować bezpłatną 30-minutową konsultację, podczas której pomożemy Ci zidentyfikować Twoje potrzeby i dobrać odpowiednią technologię do Twoich wyzwań.
Po wypełnieniu formularza umówimy się na rozmowę w dogodnym dla Ciebie terminie. Podczas rozmowy nasz konsultant podpowie jak podejść do inicjatywy wdrożenia oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych w Twojej firmie.
Przystępując do wprowadzenia automatyzacji procesów biznesowych w firmie rozważane są najczęściej warianty samodzielnego przeprowadzenia wdrożenia bądź zaangażowania w tym celu firmy zewnętrznej (w różnym zakresie).
Jak duże znaczenie może mieć w takim razie wykorzystanie usług zewnętrznych do wsparcia procesu automatyzacji w przedsiębiorstwie? Zgodnie z wynikami badania "Get ready for robots" przeprowadzonego przez Ernst & Young, od 30% do 50% projektów automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem RPA na całym świecie, kończy się niepowodzeniem.
Brak jest danych wskazujących jak duży odsetek stanowią projekty automatyzacji realizowane przez firmy własnymi siłami, a w jakiej ilości przypadków na efekt końcowy wpływ ma na przykład zaangażowanie nieodpowiedniej firmy zewnętrznej, bez właściwego doświadczenia.
Z pewnością jednak wybór właściwego partnera do automatyzacji procesów w znaczącym stopniu zwiększa szansę na sukces całej inicjatywy i zwiększa jej opłacalność.
Wzrasta też świadomość tego faktu wśród przedsiębiorstw planujących rozpoczęcie automatyzacji - zgodnie z wynikami badań przeprowadzonych przez Deloitte:
Pierwszym krokiem do świadomej automatyzacji procesów biznesowych w firmie powinna być identyfikacja i analiza procesów. Gruntowna analiza jak pracują zespoły w firmie, jakie czasochłonne zadania można zidentyfikować i jak firma może skorzystać na ich usprawnieniu za pomocą narzędzi RPA lub platformy BPMS, powinna doprowadzić do wyboru kandydata do pilotażowego wdrożenia.
Dzięki takiemu podejściu zaczniemy od procesu, którego usprawnienie będzie najbardziej opłacalne ze względu na stosunek poniesionych nakładów do uzyskanych oszczędności.
Ocena procesów biznesowych pod kątem opłacalności automatyzacji często jest utrudniona dla pracowników na codzień zaangażowanych w realizowane procesy. Spojrzenie na przepływy pracy w firmie z pewnej perspektywy i ich obiektywna analiza jest jedną z wartości, które wnosi współpraca z zewnętrznym partnerem wdrożeniowym.
Westwing jest liderem modelu e-commerce opartego na inspiracjach, działającym w branży Home & Living. GGS IT Consulting zostało zaproszone do współpracy jako firma z doświadczeniem zarówno konsultingowym, jak i wdrożeniowym.
Naszym pierwszym zadaniem była weryfikacja, czy RPA jest odpowiednim rozwiązaniem do zastosowania w automatyzacji, wstępnie wytypowanych przez firmę, procesów biznesowych.
Jednym z wytypowanych przez firmę procesów do automatyzacji był proces ustalania ceny końcowej produktów i jej publikacja w kanałach sprzedaży. Jest to niezwykle ważny proces, od którego sprawnej realizacji zależy oferta, która jest wyświetlana na platformie e-commerce.
Po przeprowadzeniu analizy zasadności biznesowej i oczekiwanych zwrotów z inwestycji oceniliśmy, że proces jest dobrym kandydatem do automatyzacji z wykorzystaniem RPA.
Najważniejsze efekty automatyzacji, widoczne od pierwszego dnia działania bota są następujące:
Zachęcamy również do zapoznania się z pełnym case study - Wdrożenie Robotic Process Automation w firmie Westwing.
Wartością wnoszoną przez konsultantów, jak miało to miejsce w opisywanym wdrożeniu, jest świeże i kompleksowe spojrzenie na przebieg procesu i logikę przepływu pracy, ponieważ tak naprawdę wiele zadań można zoptymalizować.
Po zmapowaniu procesu - kiedy dokładnie wiemy już, co i jak powinno być wykonywane oraz jak to obecnie funkcjonuje - możemy poszukać najlepszej metody optymalizacji i dobrać odpowiednie narzędzia gwarantujące udane zautomatyzowanie procesu i konkretne korzyści.
Część procesów biznesowych i konieczność ich realizacji, takich jak zadania z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi, księgowości i finansów, administracji czy controllingu wynika z samego faktu prowadzenia działalności i związanych z tym wymagań.
Z tego powodu automatyzacja ma między innymi taki potencjał rozwojowy - w każdej firmie są procesy, które wykonać trzeba, a z natury są pracochłonne i monotonne.
Na tym nie kończy się jednak możliwość poszukiwania okazji do optymalizacji działalności firmy i dodatkowych oszczędności. W zależności od branży w której przedsiębiorstwo działa część procesów będzie unikalna, związana bezpośrednio z rodzajem świadczonej usługi lub dostarczanego produktu.
Wiele takich przykładów można znaleźć w naszym artykule - 10 nieoczywistych branż, które mogą skorzystać dzięki RPA.
Omówiliśmy tam specyfikę różnych branż, takich jak e-commerce, handel detaliczny, budownictwo, telekomunikacja, przemysł farmaceutyczny, motoryzacyjny, modowy i logistyczny.
Automatyzacja procesów jest najbardziej efektywna gdy łączy się specyficzną, branżową wiedzę przedstawicieli firmy z doświadczeniem firm doradczych, takich jak GGS IT Consulting, które są w stanie wytypować procesy potencjalnie gwarantujące największe oszczędności w skali całej organizacji.
Przykładem takiej kompleksowej analizy stopnia potencjału automatyzacji poszczególnych procesów realizowanych w ramach branży może być handel detaliczny i opracowanie firmy Wipro:
Coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega nieuniknioność automatyzacji, bez której coraz mniej realne jest utrzymanie przewagi konkurencyjnej i efektywności biznesowej. Dla wielu, zwłaszcza dużych firm, naturalnym krokiem po wdrożeniu automatyzacji pierwszych procesów będzie poszukiwanie dalszych oszczędności i sposobów na przyspieszenie i zwiększenie opłacalności inicjatywy w process automation.
W zależności od przyjętych celów biznesowych i filozofii przedsiębiorstwa rozwój automatyzacji może być dalej prowadzony ze wsparciem zewnętrznego partnera wdrożeniowego, takiego jak GGS IT Consulting, bądź stopniowo przejmowany przez powstające w ramach organizacji Centrum Doskonałości Automatyzacji (Center of Excellence - CoE).
Centrum Doskonałości Automatyzacji (CoE) to wewnętrzny zespół lub dział, którego zadaniem jest usprawnienie wydajności automatyzacji, dbanie o standardy i pomoc w skalowaniu automatyzacji w całym przedsiębiorstwie.
Zgodnie z ankietą przeprowadzoną przez Peeriosity.com wśród firm automatyzujących procesy z wykorzystaniem RPA, blisko 35% z nich wszystkie czynności wykonywane w ramach wdrożenia automatyzacji realizuje w całości wewnętrznie:
Zapraszamy również do zapoznania się z naszym artykułem RPA Center of Excellence - czym jest i dlaczego warto je rozwijać?
Wiele czynników ma wpływ na opłacalność wdrożenia automatyzacji procesów w firmie, zaś większość korzyści z jej wprowadzenia jest łatwo mierzalna. Warto jednak zwrócić uwagę również na inne parametry, nie zawsze możliwe do przełożenia bezpośrednio na wyniki finansowe, a wskazujące na stopień zmian, jakie zaszły w przedsiębiorstwie w wyniku automatyzacji.
Z tego powodu, aby w pełni odzwierciedlić skalę zmian, korzyści z automatyzacji są często raportowane zarówno w ujęciu ilościowym, jak również jakościowym.
Niezależnie od rozwiązania, jakie przedsiębiorstwo wybierze do automatyzowania procesów, analiza skuteczności wdrożenia będzie mieć kluczowe znaczenie. Wybierając platformę do automatyzacji dobrze jest zatem zwrócić też uwagę na łatwą dostępność danych o przebiegu automatyzowanych procesów oraz ich aktualnej skuteczności.
Dobrym przykładem rozwiązania dostarczającego dużą ilość danych analitycznych dotyczących wdrożonej automatyzacji jest UiPath:
Narzędzia analityczne dostarczone przez dostawcę oprogramowania powinny wyliczać podstawowe wskaźniki skuteczności takie jak ROI, lub w łatwy sposób dawać dostęp do danych niezbędnych do ich kalkulacji - warto zwrócić na to uwagę analizując jakie rozwiązanie zastosować.
Zdajemy sobie sprawę, iż mimo wielu przykładów na to, w jaki zwiększyć opłacalność automatyzacji procesów biznesowych przytoczonych w tym artykule, dla wielu firm może być utrudnione znalezienie jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie w kontekście ich indywidualnej sytuacji.
Wdrożenie automatyzaji procesów biznesowych w firmie jest dużym wyzwaniem, dlatego wsparcie partnera wdrożeniowego, takiego jak GGS IT Consulting może być czynnikiem, który znacząco zwiększy szanse na sukces tej inicjatywy.
Dzięki naszemu doświadczeniu w pracy nad złożonymi projektami, jesteśmy w stanie przeprowadzić Twoją firmę przez cały proces automatyzacji, od stworzenia strategii, odkrywania procesów, projektowania optymalnej konfiguracji, testowania, aż do pełnego wykorzystania i monitorowania efektywności.
Jeśli zastanawiasz się, jak usprawnić proces wdrożenia automatyzacji w swojej firmie, skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów. Możesz u nas zarezerwować bezpłatną 30-minutową konsultację, podczas której pomożemy Ci zidentyfikować Twoje potrzeby i dobrać odpowiednią technologię do Twoich wyzwań.
Po wypełnieniu formularza umówimy się na rozmowę w dogodnym dla Ciebie terminie. Podczas rozmowy nasz konsultant podpowie jak podejść do inicjatywy wdrożenia oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych w Twojej firmie.