Opłacalność automatyzacji procesów biznesowych - jakie procesy wybrać i kto skorzysta najbardziej

Damian Andruszkiewicz
Opłacalność automatyzacji procesów biznesowych - jakie procesy wybrać i kto skorzysta najbardziej

Coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega w automatyzacji procesów biznesowych najlepszą szansę na poprawę rentowności i konkurencyjności. Zgodnie z przewidywaniami firmy doradczej Gartner, blisko 72% organizacji będzie wdrażać w ciągu najbliższych 2 lat automatyzację z wykorzystaniem oprogramowania do Robotic Process Automation (RPA), zaś wg MarketWatch globalna wielkość rynku automatyzacji procesów biznesowych ogółem ma osiągnąć $13.43 bln do roku 2025.

Cyfrowa transformacja przedsiębiorstw jest koniecznością, zaś automatyzacja procesów biznesowych jednym z etapów jej osiągnięcia - ale warto zastanowić się, dla jakich firm będzie najbardziej opłacalna, jakie narzędzia i procesy wybrać dla osiągnięcia optymalnych korzyści i jakich błędów unikać.


Wpływ wyboru narzędzi na opłacalność automatyzacji procesów

Wybór narzędzi, za pomocą których będziemy automatyzować procesy biznesowe w firmie ma duże znaczenie w kontekście opłacalności całego przedsięwzięcia.

Koszty związane z zakupem samego oprogramowania stanowią jedynie część nakładów, jakie będziemy musieli ponieść.

Dodatkowo należy liczyć się z koniecznością uwzględnienia w budżecie między innymi takich nakładów, jak:

  • roczne koszty dostępu do oprogramowania / licencji, 
  • koszty przeszkolenia lub zatrudnienia dodatkowych pracowników, odpowiedzialnych za projekt automatyzacji,
  • koszty usług konsultingowych oraz/lub wdrożeniowych (świadczonych przez dostawcę oprogramowania lub firmę zewnętrzną),
  • nakłady na infrastrukturę niezbędną do poprawnego działania oprogramowania,
  • koszty dodatkowych integracji lub aplikacji niezbędnych do poprawnego wdrożenia automatyzacji.

Na przykładzie oprogramowania do Robotic Process Automation dobrze widać, iż koszty licencji wbrew pozorom nie są największą częścią całościowego kosztu (TCO - Total Cost of Ownership). Zgodnie z danymi z HFS Research koszt licencji w projektach RPA to około 25-30% całościowej inwestycji w tego typu projekty:

koszty usług wdrożeniowych i oprogramowania automatyzacja

Najczęściej wybór dokonywany jest pomiędzy systemami do Robotyzacji Procesów Biznesowych (Robotic Process Automation - RPA), a Systemami do Zarządzania Procesami Biznesowymi (Business Process Management System - BPMS).

Częścią przedwdrożeniowej analizy powinno być określenie, które procesy i zadania bardziej odpowiadają Robotic Process Automation (RPA), a do których zastosować inne narzędzia, takie jak BPMS.

Wdrożenie każdego z tych rozwiązań związane jest z innymi kosztami oprogramowania, doradztwa i usług wdrożeniowych, bezpośrednio powiązanych z czasem jaki zajmuje zautomatyzowanie procesu.

Samodzielne określenie stopnia opłacalności projektu automatyzacji dodatkowo komplikuje fakt, iż w większości organizacji znajdzie się miejsce dla obydwu tych technologii.

Dopiero bowiem łącząc zalety RPA i BPMS osiągniemy najlepsze rezultaty, gwarantujące najwyższy zwrot z inwestycji.

Wielu Klientów zgłasza się do nas, ponieważ mają problem z selecją najbardziej optymalnego narzędzia do automatyzacji procesów w swojej firmie. Trafny wybór w tym zakresie ma bardzo istotne znaczenie dla sukcesu całej iniciatywy automatyzacji, w znacznym stopniu wpływając na jej opłacalność.

Trzeba jednak mieć na uwadze, iż tak wiele czynników wpływa na przydatność narzędzi dla potrzeb danego przedsiębiorstwa, iż często bez wiedzy specjalistycznej firm takich jak GGS IT Consulting samodzielne podjęcie decyzji z pełnym przekonaniem o jej słuszności może być trudne. Ciekawe przykłady tego, jak wiele aspektów należy wziąć pod uwagę porównując dostępne a rynku rozwiązania można znaleźć w jedym z naszych artykułów - Power Automate vs UiPath - pełne porównanie, wady i zalety.


Komu automatyzacja najbardziej się opłaci - czy wielkość firmy ma znaczenie?

Automatyzacją procesów biznesowych zainteresowane są nie tylko duże przedsiębiorstwa i korporacje o globalnym zasięgu, ale również średnie i małe firmy. W końcu manualne, czasochłonne i powtarzalne czynności są zmorą pracowników niezależnie od wielkości firmy.

Globalne trendy na rynku automatyzacji jasno wskazują zarówno na rosnące zainteresowanie sektora MSP przyspieszeniem transformacji cyfrowej z wykorzystaniem narzędzi do robotyzacji/automatyzacji - zgodnie z prognozami KBV Research ilość małych i średnich przedsiębiorstw zainteresowanych automatyzacją procesów biznesowych będzie się sukcesywnie zwiększać:

wielkość rynku automatyzacji procesów

Zdecydowanie jednak większy zwrot z inwestycji w automatyzację procesów biznesowych odczują większe firmy, w których procesy biznesowe możliwe do zautomatyzowania występują w większej ilości, a co za tym idzie większe są też poczynione oszczędności.

W przypadku małych firm opłacalność inicjatyw z zakresu process automation uzależniona jest również od wyboru odpowiedniego narzędzia - na rynku pojawia się coraz więcej ofert dostępu np. do jednego bota w ramach darmowej licencji na software do Robotic Process Automation.

Ofertami takimi duże przedsiębiorstwa nie są zainteresowane ze względu na oczywiste ograniczenia, ale dla małej lub średniej firmy może to być korzystne rozwiązanie "na start".

W końcu lista korzyści, które firma osiąga poprzez wdrożenie automatyzacji jest podobna niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, zmienia się jedynie skala zysków: