Chińskie porzekadło "Obyś żył w ciekawych czasach" właśnie się spełnia. Znamienne wydarzenia, z którymi w ostatnim czasie boryka się biznes - od 2019 roku roku pandemia, a a od 2022 wojna w Ukrainie - zaburzyły globalny łańcuch dostaw. Pojawiło się wiele utrudnień w transporcie surowców i towarów, zmieniły się relacje handlowe i wymagania rynkowe.

Te wszystkie trudności i nowe wyzwania dla branży logistycznej wpłynęły na pojawienie się wielu krytycznych pytań przedsiębiorców i obserwatorów rynku:

• Po co angażować zasoby w implementację RPA w logistyce i łańcuchu dostaw, skoro gospodarki na całym świecie prawdopodobnie spowolnią?
• Dlaczego przedsiębiorstwa powinny inwestować w taką technologię, podczas gdy zmagają się obecnie z globalnymi problemami, takimi jak rosnące koszty energii i paliw? Czy wdrożenie RPA może być korzystne przy takich uwarunkowaniach?

Wśród wątpliwości dało się nawet słyszeć głosy powtarzające powszechne przekonanie, że oprogramowanie Robotic Process Automation wyprze ludzi z ich miejsc pracy.

Błędne przekonania na temat rozwiązań RPA

Szukając odpowiedzi na przytoczone wyżej pytania, powinniśmy mieć na uwadze fakt, że choć wszystkie wątpliwości są zrozumiałe, to powtarzanie utartych opinii nie służy dobrze biznesowi i może wpędzać w kosztowne pułapki.

Obawy o to, że RPA redukuje miejsca pracy wydają się być bezpodstawne. Nie zapominajmy, że światowe rynki wciąż borykają się ze znacznym niedoborem siły roboczej, z którym firmy będą się zmagać jeszcze przez wiele lat. Co więcej, społeczeństwa zachodnie i niektóre wschodnie szybko się starzeją, a do tego dochodzą różne zawirowania geopolityczne i ekonomiczne.

W tym samym czasie popularność rozwiązań RPA stale rośnie! Do 2029 roku zapotrzebowanie na Robotic Process Automation prawdopodobnie zwiększy się o 32,8% w porównaniu do 2021 roku. Widać więc, że nie chodzi o to, by zastąpić niewystarczającą liczbę rąk do pracy. Wręcz przeciwnie! Roboty programowe skutecznie wspierają retencję pracowników.

Wraz z transformacją cyfrową zmienia się sposób, w jaki pracujemy, a tym samym wymagania wobec pracowników. W firmach logistycznych potrzebne są osoby o nowych umiejętnościach, funkcjach i obowiązkach, a także nowe struktury organizacyjne po to, by zapewnić najwyższą jakość świadczonych usług i spełnić oczekiwania klientów. Oznacza to, że firmy muszą wypełnić luki technologiczne w swoich zespołach.

McKinsey Global Institute sugeruje, że 87% przedsiębiorstw nie jest gotowych do podjęcia takiego wyzwania. Problem polega na tym, że umiejętności prawie 45% pracowników w opisywanych branżach są zbyt konwencjonalne, by sprostać obecnym i przyszłym oczekiwaniom. Jednocześnie autorzy badania podkreślają, że do 2030 roku około 50% obecnych działań związanych z logistyką i łańcuchem dostaw może zostać zautomatyzowanych. Jeśli eksperci mają rację, miejsca pracy w tych obszarach wkrótce się zmienią.

Dlaczego? Ponieważ to właśnie tutaj rozwiązania Robotic Process Automation pokazują swój prawdziwy potencjał. Dzięki nim pracownicy mogą zautomatyzować zadania oparte na logice i nie potrzebują do tego wiedzy technicznej czy nawet dogłębnej znajomości procesu biznesowego. Każdy pracownik może przygotować bota programowego używając technologii opartej na podejściu low-code lub no-code i wykorzystywać go do realizacji powtarzalnych, czasochłonnych czynności. Dzięki temu może osiągnąć wyższą satysfakcję z pracy, zminimalizować ryzyko potencjalnych błędów i zwiększyć efektywność działań, co firmie zapewni znaczące oszczędności finansowe.

Świetnym przykładem prostej optymalizacji może być robot RPA zaprojektowany do wprowadzania danych do systemu, który może także płynnie te dane przenosić pomiędzy innymi programami IT. Specjalista, początkowo przydzielony do tego zadania, w efekcie implementacji RPA może skupić się na bardziej strategicznych obowiązkach.

Jakie wyzwania stoją przed firmami logistycznymi? Przyjrzyjmy się kilku przykładom

Patrząc na współczesne firmy logistyczne, jednym z krytycznych elementów ich działalności jest zbieranie danych - i to w dużych ilościach. Przed przetworzeniem i analizą zebrane informacje wymagają obróbki: czyszczenia, formatowania i przygotowania. Jednak już sama ilość danych stanowi wyzwanie, podobnie jak wyodrębnienie zmiennych i liczb istotnych dla konkretnego celu.

Aby to zilustrować, rozważmy zadanie, w którym pracownik próbuje określić optymalną trasę dla przesyłki. Specjalista ręcznie przeszukuje i wybiera szczegółowe dane z różnych źródeł, umieszcza je w odpowiednim formacie w bazie (bazach) danych. Dzięki temu możliwe jest przeprowadzenie szczegółowej analizy i wyciągnięcie strategicznych wniosków. Proces ten jest czasochłonny i pracochłonny, a także obarczony dużym ryzykiem błędu.

Mając powyższe na uwadze, nie zapominajmy o Internecie Rzeczy. Urządzenia IoT są obecnie integralną częścią łańcucha dostaw - od maszyn na liniach produkcyjnych po rejestratory danych, wspierają podstawowe operacje i pomagają utrzymać jakość na każdym etapie procesu. I choć dostarczają one wszystkich niezbędnych informacji, trudno jest ustawić komunikację między nimi.

Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, jeśli weźmiemy pod uwagę, że każda z zainteresowanych stron przetwarza tylko część informacji, co prowadzi do wielu problemów, w tym do powstawania silosów danych i trudności w dzieleniu się istotnymi informacjami. Do sprostania tej sytuacji wymagana jest centralizacja zarządzania łańcuchem dostaw, która gwarantuje przejrzystość i widoczność danych od zaopatrzenia po dostawę, często z wykorzystaniem interfejsów API.

Aby dodać jeszcze więcej meandrów do codziennej rutyny menedżerów i pracowników logistyki, należy wspomnieć o ilości danych i pracy potrzebnej do zamknięcia standardowej międzynarodowej transakcji handlowej. Mówimy tu o przetwarzaniu ponad 30 dokumentów z ponad 20 stronami. Przeciętnie każdy dokument musi być zgodny z ponad 600 różnymi przepisami i pół tysiącem umów handlowych. Jest to skomplikowane i czasochłonne zadanie, zwłaszcza jeśli trzeba je wykonać ręcznie.

Są też problemy o bardziej fizycznym charakterze. Wiele firm zmaga się z nieefektywnymi działaniami, jak np. puste przebiegi ciężarówek. Pokonywaniem długich dystansów bez ładunku, to strata czasu oraz pieniędzy, co przy gwałtownie rosnących cenach paliw oznacza ogromne straty finansowe.

Lista wyzwań i związanych z nimi złożoności, z jakimi borykają się przedsiębiorstwa zajmujące się logistyką i łańcuchem dostaw, jest zbyt długa, by zmieścić ją w jednym artykule. Warto jednak powtórzyć, że doskonałą odpowiedzią na wszystkie wymienione do tej pory problemy i na pewno także wiele innych, jest automatyzacja procesów - Robotic Process Automation.

Jak wdrożenie Robotoc Process Automation może pomóc w budowaniu przyszłości firmy?

RPA dostarcza wszystkich niezbędnych narzędzi, dzięki którym każdy pracownik, menedżer, zespół czy dział może pracować ze znaczną wartością dodaną, co skutkuje zwiększoną wydajnością i krótszym czasem zwrotu z inwestycji (ROI). Patrząc na potrzeby współczesnych firm logistycznych i podmiotów łańcucha dostaw, możemy wyróżnić kilka obszarów, w których zastosowanie oprogramowania RPA przyniesie wymierne korzyści, będzie impulsem do dalszego rozwoju, a przede wszystkim pomoże osiągnąć najwyższą jakość obsługi klienta, kształtując wzorowe customer expierience.

Harmonogram dostaw, planowanie i śledzenie wysyłek

Jednym z krytycznych elementów w działalności firm logistycznych jest planowanie i tworzenie harmonogramów przesyłek. Ich sprawna realizacja ma pośredni i bezpośredni wpływ na zadowolenie klientów. W tym kontekście boty RPA pomogą zautomatyzować identyfikację, pobieranie i wprowadzanie niezbędnych informacji, takich jak dane adresowe z wiadomości e-mail, czy z załączonych listów przewozowych lub faktur przewoźnika, do wewnętrznych baz danych i harmonogramów.

Ponadto, będą realizować zlecenia wysyłkowe i automatycznie odpowiadać na wiadomości od partnerów, uzupełniać czas wysyłki, wypełniać niezbędną dokumentację i zarządzać powiadomieniami dla pracowników. Wszystko to przyspieszy procesy związane z wysyłkami i ograniczy konieczność wykonywania czynności ręcznie.

Innymi słowy, boty RPA mogą planować, aktualizować i monitorować wszystkie statusy w systemach firmy. Mogą zrozumieć i zarządzać zapytaniami z napływających wiadomości zawierających załączniki, takie jak dokumenty przewozowe, protokoły zleceń, czy inne pliki. Boty automatycznie importują dane zarówno z treści maili oraz z dołączonych do nich plików wprost do systemów zarządzania dostawami . To samo dotyczy wprowadzania godzin odbioru przesyłek - są uzupełnianie automatycznie zarówno na portalach przewoźników, jak i na platformach konsumentów, co ma kluczowe znaczenie dla kształtowania opinii klientów.

Co więcej, RPA może udoskonalić proces potwierdzania doręczeń. Bot potrafi importować i integrować dane przesyłane z bazy danych dostawcy oraz śledzić przesyłki przy użyciu GPS. Dzięki temu błyskawicznie dostarczy klientowi dowód dostawy za pośrednictwem wybranych kanałów: e-mail, sms, komunikator, aplikacja mobilna lub inne. Analogicznie, RPA może pomóc w weryfikacji ewidencji pracy kierowców. Możne to zrobić na podstawie różnych danych, takich jak rejestratory czasu pracy, raporty GPS, zeskanowane dokumenty i inne.

Kontrola zapasów i zintegrowana transmisja danych

Procesy związane z magazynowaniem i zarządzaniem zapasami są niewątpliwie złożone i skomplikowane. Wymagają przetwarzania różnorodnych informacji m.in. na temat ilości konkretnych towarów, ich lokalizacji, stanu (uszkodzenia, temperatura przechowywania), a także komunikatów z magazynu itp. Wszystkie dane są skonsolidowane w jednym systemie, co znacznie zwiększa przejrzystość zarządzania zasobami.

Weźmy jako przykład monitorowanie warunków transportowych. Każda przesyłka wymagająca szczególnego traktowania, np. krucha, podatna na uszkodzenia, musi być odpowiednio przechowywana i transportowana. Przewóz towarów wrażliwych musi być realizowany w ściśle określony sposób. W przeciwnym razie wszystkie podmioty w łańcuchu dostaw poniosą straty.

Tutaj z pomocą przychodzi Internet Rzeczy (IoT). Dzięki inteligentnej technologii przewoźnicy mogą stale kontrolować lokalne warunki otoczenia i dzięki nim w porę reagować na sytuacje awaryjne, co pozwala im uniknąć wielu problemów. Zebrane dane pomagają w identyfikacji konkretnych problemów i mogą być pomocne w różnego rodzaju analizach, symulacjach i prognozowaniu.

Mając dostęp do takich danych, firma może wykorzystać boty RPA do ustalania określonych wartości brzegowych, zgłaszania rozbieżności lub wysyłania komunikatów i zleceń do działów, magazynów lub jednostek transportowych. Takie możliwości radykalnie poprawiają zarządzanie towarami, sprzętem i dostawami, czyniąc je wysoce proaktywnym.

Usprawnienia procesów rozliczeniowych i zarządzania plikami

Trudno znaleźć bardziej żmudne, często skomplikowane i czasochłonne zadania niż procesy fakturowania. Przynajmniej w logistyce. Jest to też obowiązek z wykonywania którego niejeden pracowników wolałby zostać zwolniony.

Tymczasem technologia RPA pozwala na automatyczne, a więc bezbłędne tworzenie i akceptowanie faktur wraz z niezbędną dokumentacją. Jeden bot może to zrobić o wiele szybciej niż człowiek i poradzić sobie z ilością faktur nieosiągalną dla żadnego, nawet najbardziej doświadczonego pracownika.

Jeśli chodzi o wykorzystanie RPA w branży TSL to ze swojego doświadczenia mogę powiedzieć, że w dużej części nie różni się od tego, jak RPA wykorzystuje się w innych branżach. Administracja, księgowość, kadry - to działy, które występują w każdej branży i tak samo można je automatyzować. Dobrze wprowadzone RPA zdecydowanie w znacznym stopniu ułatwia prowadzenie firmy oraz szybkość rozwoju i może być kluczowe żeby nadążać za konkurencją.

Łukasz Badura, RPA Developer

Zasadniczo podmioty działające w logistyce i łańcuchu dostaw są zwykle zaangażowane w przetwarzanie dużej ilości dokumentów, takich jak wspomniane wcześniej listy przewozowe, faktury czy dowody dostawy. Poszukiwanie najlepszego sposobu zarządzania tą dokumentacją prowadzi do - powtórzmy to jeszcze raz - robotyzacji. Roboty mogą pobierać wymagane dane z prawie wszystkich plików elektronicznych. Nie mają problemu z identyfikacją niemal każdego rodzaju danych, jednakże zależy to od ich przeznaczenia, kodu i rzeczywistych potrzeb biznesowych.

Co więcej, boty mogą być wykorzystywane do wypełniania różnych formularzy i wysyłania zaktualizowanych dokumentów do platform klientów biznesowych.

Dany bot może być również zaprogramowany jako chatbot lub asystent podejmujący samodzielne decyzje, czyli tzw. robot nienadzorowany. Na przykład może automatycznie wysłać dodatkowego maila do konkretnego kontrahenta.

Usprawnienie obsługi klienta. Zarządzanie zwrotami i obsługą posprzedażową.

Satysfakcja klienta w sektorze logistycznym to zbiór wielu różnych metodologii, usprawnień i wyników dobrze zaprojektowanych procesów. I wszystkie te elementy mogą być z powodzeniem wspierane, a nawet rozwijane za pomocą technologii RPA.

W wielu materiałach na temat korzyści płynących z robotyzacji procesów często wymieniane jest umożliwienie pracownikom koncentracji na bardziej strategicznych zadaniach. Doskonałym przykładem takiej optymalizacji w logistyce może być praca przedstawicieli handlowych. Każdego dnia obsługują oni setki zapytań i próśb od obecnych i potencjalnych klientów oraz kontrahentów. Automatyzacja niektórych zadań, głównie związanych z dokumentacją i przetwarzaniem danych, pozwala im ze zdwojoną siłą i energią skupić się na doskonaleniu relacji z klientami i dbaniu o poziom ich satysfakcji.

Kolejną rzeczą, która ma wpływ na obsługę klienta, jest sposób, w jaki firma obsługuje zwroty i działania posprzedażowe. Roboty RPA mogą obsługiwać oba te procesy, ale o ile pierwszy może być całkowicie zautomatyzowany, o tyle drugi może generować nieustrukturyzowane dane. Oznacza to, że ten drugi proces wymaga w pewnym momencie interwencji pracownika. Niemniej jednak, zautomatyzowanie obsługi posprzedażowej w jak największym stopniu daje pracownikowi czas na zbadanie kontekstu danego zdarzenia, co pozwala uniknąć potencjalnych wąskich gardeł w projekcie.

Powyższe przykłady potwierdzają wszechstronność i elastyczność rozwiązań RPA, które pozwalają firmom zdobyć przewagę konkurencyjną przy zachowaniu integralności danych.

Połączenie RPA z nowymi technologiami

Oczywiście przedstawione do tej pory przykłady i przytoczone fakty to zaledwie zarys obszernego tematu robotyzacji procesów. Nie trzeba dodawać, że dzisiejsze rozwiązania RPA pozwalają na integrację robotów programowych z nowymi technologiami i systemami automatyzacji.

Możemy z całą pewnością stwierdzić, że możliwości dzisiejszych robotów programowych pozwalają firmom być bardziej innowacyjnymi. Widzimy to na przykładzie automatycznych systemów magazynowania, zwłaszcza wózków wahadłowych shuttle. Boty pomagają przemieszczać towary w magazynach i hurtowniach, zmniejszając ryzyko związane z wypadkami i innymi zagrożeniami dla pracowników.

Jest to możliwe, gdy RPA jest zintegrowane ze skanerami optycznymi do rozpoznawania asortymentu. Takie urządzenia przesyłają dane do systemów zarządzających magazynem klasy WMS (Warehouse Management System). Oprogramowanie wyznacza kierunki prowadzenia urządzeń (np. systemy AGV, LGV) i pojazdów automatycznych, a także ścieżki ruchu kamer dla dronów itp. Jest to intrygujące połączenie automatyzacji i robotyzacji. Jeśli maszyny transportujące, pakujące i monitorujące wykonują powtarzające się czynności, rozwiązanie RPA może wspierać te procesy i zarządzać danymi.

Niektóre przedsiębiorstwa szeroko wykorzystują boty w realizacji zamówień. Kompletowanie lub wybieranie konkretnego elementu z zamkniętego zbioru pozycji jest powtarzalną operacją opartą na informacjach o dostarczonych towarach. Robot może wykonać to zadanie szybko i bezbłędnie, utrzymując komunikację między automatami lub na przykład wysyłając wytyczne do terminali mobilnych i do głosowych systemów kompletacji obsługiwanych przez pracowników (voice picking).

Robotic Process Automation trafia w niszę w obszarze współdziałania z nowymi i zaawansowanymi technologiami, takimi jak AR - urządzenia rozszerzonej rzeczywistości. Inteligentne okulary powoli stają się coraz powszechniejsze w magazynach. Wyznaczają drogę magazynierom i podpowiadają jaki towar skompletować, dzięki czemu pracownicy nie tracą czasu na szukanie konkretnych lokalizacji, co przekłada się na znaczne oszczędności dla przedsiębiorstwa. Roboty przetwarzają i dostarczają dane do okularów AR i innych inteligentnych urządzeń, co stwarza nowe możliwości rozwoju innowacyjnych magazynów o zwiększonej wydajności i efektywności.

Kognitywna robotyzacja procesów biznesowych. Pułapka myśli.

Wiele z opisanych powyżej rozwiązań RPA i ich zastosowań coraz częściej zawiera elementy związane z automatyzacją kognitywną. Skupia się ona na działaniach wymagających wiedzy eksperckiej, zrozumienia kontekstu sytuacji i innych czynników - w tym sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (ML) - potrzebnych do realizacji konkretnego zadania. W tym przypadku celem jest zastąpienie człowieka w procesie podejmowania decyzji lub zminimalizowanie jego udziału.

W tym momencie niektórzy mogą powiedzieć, że w przyszłości RPA wyeliminuje ludzi z miejsc pracy. Rzeczywiście, w niektórych firmach menedżerowie spotykają się z oporem wobec RPA ze strony pracowników, gdyż obawiają się oni utraty pracy. Choć jest to zrozumiały lęk, to jednak należy podkreślić, że ich sposób myślenia jest błędny.

Doskonały przykład możemy znaleźć w Siłach Powietrznych USA. Konstrukcja i aerodynamika strategicznego bombowca o obniżonej wykrywalności - Northrop B-2 Spirit (z układem konstrukcyjnym latającego skrzydła) - wymaga ciągłej korekty lotu, którą przeprowadza unikalny komputer. Dlaczego nie robią tego piloci? Powodem jest to, że człowiek nie jest w stanie przetworzyć takiej ilości informacji i podjąć kilkudziesięciu, a nawet kilkuset decyzji w ułamku sekundy. Nie mówiąc już o tym, że wymagałoby to ponownego ustawienia różnych elementów samolotu i to w tym samym czasie. Pomimo zastosowania robota IT, to piloci pozostają centralną i najbardziej kluczową częścią jednostki latającej.

Podobnie jest w pracy kontrolerów lotów, którzy korzystają z systemów dostarczających niezbędnych danych w czasie rzeczywistym. Żaden człowiek nie byłby w stanie obliczyć tysięcy stale zmieniających się parametrów potrzebnych do efektywnego i bezpiecznego zarządzania ruchem lotniczym.

Może to być zaskakujące, ale z tego samego powodu różne systemy RPA często współdziałają z rozwiązaniami kognitywnymi, w tym ze sztuczną inteligencją (AI) i uczeniem maszynowym (ML). Dzięki temu boty mogą:

• realizować zadania znacznie szybciej niż pracownicy
• stale poprawiać swoją efektywność
• utrzymywać najlepszą możliwą dokładność
• poprawić efektywność kosztową
• zapewniać skalowalność znacznie większą niż w przypadku pracowników etatowych
• być kompatybilne z technologią, którą posługuje się firma
• pracować w sposób przewidywalny i spójny
• zapewnić pracownikom czas na wykonywanie zadań o wysokiej wartości.

Podsumowanie

Jak stwierdziliśmy na początku, automatyzacja RPA zwiększa efektywność w branży logistycznej i w łańcuchu dostaw. A jednocześnie znacząco:

• obniża koszty
• oszczędza cenny czas
• optymalizuje obsługę klienta, a tym samym podnosi poziom satysfakcji - customer experience
• usprawnia organizację procesów
• zwiększa dynamikę i produktywność firmy
• zapewnia lepszą skalowalność.

Rozwiązania RPA pracują równolegle z ludźmi. Funkcjonalność botów jest o wiele bardziej krytyczna dla przedsiębiorstw logistycznych i zajmujących się łańcuchem dostaw, niż może się to wydawać na pierwszy rzut oka. Dla tych podmiotów szybkość i efektywność podejmowanych działań ma kluczowe znaczenie i ostatecznie wpływa na poziom zadowolenia klientów. Z oczywistych względów przekłada się to na rozwój konkurencyjności i rentowności. Zatem w najlepszym interesie każdej firmy jest ciągłe doskonalenie procesów w zakresie usług end-to-end.

Oznacza to również konieczność poprawy i przyspieszenia zdolności analitycznych i decyzyjnych poprzez zbieranie informacji o modelach biznesowych i wewnętrznych działaniach. Dzięki temu firma może jednocześnie identyfikować potencjalne błędy, przeszkody i niedociągnięcia w różnych obszarach działalności.

Wszystko to sprawia, że RPA staje się nieodłącznym elementem dzisiejszej i przyszłej logistyki. W najbliższych latach możemy spodziewać się coraz większego zaangażowania robotów programowych w działalność firm z tego sektora. Powodem są rosnące oczekiwania co do wydajności i szybkich zmian w globalnych łańcuchach dostaw.

Więcej informacji na temat szeroko pojętej automatyzacji RPA można znaleźć na naszym blogu.