Przegląd technologii

Automatyzacja procesów biznesowych oferuje różnorodne ścieżki realizacji, korzystając z wielu technologii, często w ich synergicznym połączeniu. Obejmuje ona aspekty zarówno strategiczne, jak i taktyczne, skupiając się przeważnie na tych obszarach, gdzie konkretne technologie mogą być efektywnie zastosowane do automatyzacji:

Low-code/No-code

Platformy low-code oraz no-code to narzędzia służące do budowania aplikacji przy minimalnym korzystaniu z ręcznie napisanego kodu. Zamiast budować aplikację od podstaw, programista korzysta z gotowych bloków pod którymi kryje się pojedyncza funkcja. Następnie składa bloki w całość dopisując minimalną ilość własnoręcznie. Pozwala to dramatycznie zmniejszyć czas potrzebny do stworzenia aplikacji a także umożliwia ich tworzenie osobom bez większego doświadczenia programistycznego. 

Platformy low-code oraz no-code wykorzystujemy między innymi do:

• Tworzenia nowych aplikacji - przy użyciu platform low-code takich jak Oracle APEX, Appian, Mendix czy Nintex możemy stworzyć aplikacje nawet 30 razy szybciej niż w przypadku tradycyjnego kodowania -  dosłownie w kilka godzin może być gotowa do użytku. Daje to ogromne możliwości co do zwinnego reagowania na zmiany poprzez szybkie aktualizacje czy nowe projekty. 

• Integracji - Narzędzia low-code/no-code świetnie nadają się do budowy sieci połączeń pomiędzy różnymi systemami, np. między systemem ERP a CRM, itp. 

• Rozszerzenia funkcjonalności systemów ERP 

• Udostępniania danych na zewnątrz

Co więcej wiele takich aplikacji może tworzyć i aktualizować Twój wewnętrzny zespół, ponieważ platformy low-code są relatywnie proste w obsłudze i nie wymagają głębokiej wiedzy programistycznej. Zazwyczaj, aby zacząć budować aplikacje typu low-code wystarczy szkolenie lub warsztaty, które są zwykle oferowane przy uruchomieniu platformy. 

Systemy BI 

Systemy Business Intelligence (BI) służą do raportowania oraz sporządzania sprawozdań i wszelkiego rodzaju podsumowań na bazie danych. Pozwalają one integrować i przetwarzać w czasie rzeczywistym dane spływające ze wszystkich części organizacji. Narzędzia takie jak Microsoft Power Bi czy Tableau, umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji poprzez gromadzenie, analizowanie i prezentowanie danych.

Systemy BI wykorzystujemy między innymi do:

• Gromadzenia danych: integracji danych z różnych źródeł, w tym z systemów ERP, CRM, baz danych i innych aplikacji biznesowych. Pozwala to na centralizację informacji i łatwiejszy dostęp do nich.

• Analizy danych:  dają one możliwość wykrywania trendów, przewidywania wyników i identyfikacji wzorców zachowań.

• Raportowania i wizualizacji: umożliwiają tworzenie interaktywnych raportów i dashboardów, które prezentują dane w przystępnej formie. Dzięki temu decydenci mogą szybko zrozumieć kluczowe wskaźniki i informacje.

• Wsparcie decyzji: scentralizowane dane przetwarzane w czasie rzeczywistym umożliwiają szybkie reagowanie na zmiany rynkowe, optymalizowanie operacji i zwiększanie efektywności.

Dodatkowo, przystępność tych narzędzi sprawia, że Twój zespół może przeprowadzać analizy bez potrzeby wsparcia IT.

Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA)

Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA - Robotic Process Automation) to technologia wykorzystująca oprogramowanie do automatyzacji rutynowych, powtarzalnych zadań. Zrobotyzowana automatyzacja procesów symuluje działania ludzi w interakcji z systemami komputerowymi, realizując zadania bez konieczności zmiany istniejących systemów informatycznych. To co wyróżnia robotyzację spośród innych technologii wykorzystywanych w BPA to zdolność do naśladowania ludzkiego użytkownika - technologiia ta operuje stricte na poziomie zadań - niczego nie przeprojektowuje. Nie poddaje w wątpliwość zasadności wykonywanej czynności.

Typowy proces robotyzacji można przeprowadzić w firmie z praktycznie każdej branży. Najczęściej robotyzację procesó biznesowych wykorzystujemy między innymi w:

• Działach księgowych: boty automatyzują ogólne operacje księgowe, w tym przetwarzanie faktur, zarządzanie należnościami i danymi podatkowymi, pomagają przy tworzeniu raportów oraz obsłudze płatności

• Systemach ERP: wspomagając operacje

• Działach logistycznych: do zarządzania zapasami, zwrotami i transportem, śledzenia przesyłek automatyzacji zamówień, fatkuraowania a także rozliczania 

• Obsłudze klienta: do automatycznego przetwarzania zapytań, zarządzania danymi klienta, przetwarzania zwrotów i reklamacji, wysyłania powiadomień i przypomnień , weryfikacji i autoryzacji oraz odpowiedzi na często zadawane pytania 

• Centrach usług wspólnych: do zarządzania dokumentacją, monitorowania zgodności z przepisami, zarządzania zakupami, automatyzacji obsługi klienta czy zarządzania ticketami IT

• Biurach obsługi klienta: do aktualizacji danych klienta,segmentacji i analizy klientów, zarządzania programami lojalnościowymi, prztwarzania zwrotów i reklamacji, wysyłania automatycznych powiadomień czy obsługi zapytań

• Działach HR: rekrutacji i onboardingu, przetwarzania płac, zarządzania czasem pracy, świadzeniami i benefitami oraz dokumentacją pracowniczą, akutalizacji danych pracowników, ankiet i ocen

• Produkcji: do zarządzania łańcuchem dostaw, planowania produkcji, przetwarzania zamówień oraz zarządzania dokumentacją

Systemy workflow

Workflow to systemy dedykowane do zarządzania przepływem pracy. Organizują, koordynują i monitorują procesy biznesowe oraz zadania w organizacji. Ich głównym celem jest usprawnienie i automatyzacja przepływu pracy, co przekłada się na zwiększenie efektywności operacyjnej firmy. 

Systemy Workflow wykorzystujemy do:

• Definiowania procesów biznesowych: pozwalają na mapowanie i definiowanie procesów biznesowych, określając kolejność zadań, osoby odpowiedzialne za ich wykonanie, oraz reguły i warunki, które muszą być spełnione na każdym etapie procesu.

• Śledzenia i monitorowania: umożliwiają śledzenie postępów w realizacji zadań i procesów, co ułatwia zarządzanie terminami i priorytetami, a także identyfikowanie potencjalnych przeszkód i opóźnień.

• Integracji z innymi systemami: często systemy workflow są zintegrowane z innymi narzędziami i systemami w organizacji, takimi jak systemy ERP, CRM, czy systemy zarządzania dokumentami, co pozwala na płynny przepływ informacji i danych między różnymi działami i procesami.

• Zwiększenia przejrzystości: użytkownicy mogą w łatwy sposób zobaczyć, gdzie znajduje się zadanie w ramach procesu, kto jest za nie odpowiedzialny i jakie działania zostały już podjęte. To zwiększa przejrzystość i odpowiedzialność w organizacji.

Systemy workflow znajdziemy w różnorodnych dziedzinach biznesu, od zarządzania procesami produkcyjnymi, przez zarządzanie projektami, po zarządzanie zasobami ludzkimi i finansami. Są one szczególnie przydatne w organizacjach, gdzie procesy wymagają współpracy wielu osób i działów, a efektywność i szybkość realizacji zadań ma kluczowe znaczenie.

Optyczne Rozpoznawanie Znaków (OCR)

OCR, czyli Optical Character Recognition (optyczne rozpoznawanie znaków), to technologia umożliwiająca konwersję różnych typów dokumentów, takich jak zeskanowane dokumenty  papierowe, pliki PDF czy zdjęcia z tekstem, na edytowalne i przeszukiwalne dane cyfrowe. 

OCR wykorzystujemy do:

• Konwersji zeskanowanych dokumentów: przekształca ono zeskanowane dokumenty papierowe, takich jak faktury, listy, raporty, czy artykuły, na formaty tekstowe, takie jak DOCX, TXT czy PDF.

• Edycję i wyszukiwanie w tekście: dzięki konwersji do formatu cyfrowego, tekst staje się edytowalny i przeszukiwalny, co ułatwia zarządzanie dokumentami i przyspiesza pracę z dużymi ilościami danych tekstowych.

• Automatyzację przetwarzania dokumentów: OCR jest często stosowany w połączeniu z innymi technologiami BPAi, takich jak automatyczne wprowadzanie danych do systemów komputerowych przez robota RPA.

• Przetwarzania faktur i dokumentów księgowych

• Wsparcia dla osób niewidomych i słabowidzących: technologia ta pozwala na konwersję tekstu na mowę, ułatwiając dostęp do informacji drukowanych osobom z dysfunkcją wzroku.