Ile kosztuje automatyzacja procesów biznesowych?
Rozważając automatyzację, konieczne jest szersze spojrzenie, nieograniczające się tylko do kosztów inicjalnych. Stanowi ona rewolucję w sposobie myślenia i jest kluczowym elementem transformacji działalności naszego przedsiębiorstwa. To nie tylko ulepszenie procesów, ale przede wszystkim wyznaczanie nowego standardu jakości, który będzie systematycznie wzmacniał pozycję naszej organizacji na rynku.
W związku z tym, należy postrzegać automatyzację jako inwestycję samofinansującą się, która szybko przynosi zwrot kosztów. Ważne jest także uświadomienie sobie, że koszt niewprowadzenia automatyzacji często przewyższa wydatki związane z jej realizacją. Brak zdolności do innowacji spowodowany przestarzałą infrastrukturą IT lub niezdolność do elastycznego reagowania na dynamicznie zmieniające się warunki rynkowe może prowadzić do nieodwracalnego spadku konkurencyjności naszej firmy. Są to rzeczy, których wycenić się nie da, ale które realnie wpływają na kondycję firmy.
Mając to na uwadze, wycena automatyzacji w znacznym stopniu zależy od szeregu czynników. Są to:
-
Zakres projektu: wiele zależy tutaj od skali i złożoności procesów, które mają być automatyzowane. Proste zadania na pewno będą tańsze niż automatyzowanie kompleksowych procesów wymagających zaangażowania wielu specjalistów i różnych działów
-
Wybór technologii i narzędzi: różne platformy mają różne modele cenowe. Niektóre wymagają subskrypcji, inne jednorazowego zakupu licencji, a przy jeszcze innych, np. bazie Oracle, okazuje się, że wystarczy tylko uruchomić odpowiednią platformę w ramach istniejącej już subskrybcji bez dodatkowych kosztów.
-
Koszty wdrożenia: wlicza się tutaj czas i zasoby potrzebne do konfiguracji i wdrożenia automatyzacji, w tym koszty związane z analizą procesów, projektowaniem, testowaniem, wdrożeniem, a także wynagrodzeniem dla zewnętrznego partnera czy konsultantów nadzorujących całe przedsięwzięcie.
-
Utrzymanie i wsparcie: koszty związane z bieżącym utrzymaniem, aktualizacjami, wsparciem technicznym, a także planowanym rozwojem i kolejnymi inwestycjami
-
Szkolenia pracowników: inwestycje w przeszkolenie personelu, rozbudowę czy utworzenie działu IT oraz dedykowanego zespołu do spraw automatyzacji
-
Integracja z istniejącymi systemami: koszty związane z integracją lub zmianą obecnej infrastruktury IT.
Proof of Concept
Jeżeli dopiero rozpoczynasz swoją drogę z automatyzacją procesów biznesowych, warto zacząć na małą skalę, działając w modelu Proof of Concept. Współpracując z klientami, GGS, często asystuje przy wyborze pierwszego procesu do automatyzacji aż po wdrożenie, utrzymanie i wsparcie, przeprowadzając klienta krok po kroku przez cały proces.Po zakończeniu tego etapu, organizacja będzie mogła dokładnie ocenić efektywność i korzyści wynikające z tej wstępnej implementacji. Na podstawie uzyskanych danych i doświadczeń, podejmowanie decyzji dotyczących dalszej opłacalności projektu i planowania następnych kroków stanie się znacznie łatwiejsze i bardziej przemyślane.
Dodatkowo, warto podkreślić, że każdy moment niepoświęcony na rozwój i wdrażanie automatyzacji to potencjalnie stracony czas, który mógłby przynieść znaczące korzyści. W dynamicznie zmieniającym się świecie biznesowym, konkurencja nieustannie poszukuje sposobów na zwiększenie swojej efektywności i innowacyjności. Według przytoczonych powyżej danych 92% polskich firm utrzyma lub zwiększy budżet na automatyzację.
Jeśli zignorujemy ten trend, ryzykujemy pozostaniem w tyle, co może mieć długofalowe konsekwencje dla naszej pozycji rynkowej i zdolności konkurencyjnych naszej firmy. Wobec tego, inwestycja w automatyzację nie jest już wyborem, lecz koniecznością. Decydując się na automatyzację procesów wcześniej niż później, nie tylko zbudujesz przewagę konkurencyjną, ale równocześnie odchudzisz i zoptymalizujesz swój model biznesowy.