Jak wdrażać automatyzację procesów biznesowych

Jak się przygotować do automatyzacji? 

Poniżej, na bazie naszego doświadczenia, praktyk rynkowych, oraz badań opisujemy kroki, które warto podjąć przy rozpoczęciu pracy nad projektem automatyzacji firmy.

Strategia cyfryzacji 

Jak pokazuje raport KPMG, podstawowym elementem efektywnego wdrożenia automatyzacji w firmach jest formalny dokument strategiczny opisujący cele, założenia i oczekiwane efekty cyfryzacji, a także metody i procesy konieczne do ich osiągnięcia.

Niestety, według badań Polskie firmy nie doceniają znaczenia tego dokumentu dla powodzenia całego przedsięwzięcia. Tylko 21% naszych organizacji ma formalnie spisaną strategię transformacji cyfrowej. Co gorsza, tylko 5% tych, którzy jej nie mają planuje ją sporządzić w bieżącym roku. Jest to poważne zaniedbanie, ponieważ, z raportu KPMG jasno widać, że firmy posiadające formalny dokument cyfryzacji radzą sobie zdecydowanie lepiej pod każdym względem w praktycznie wszystkich rankingach. 

Analiza procesów i identyfikacja braku efektywności 

Pomimo tego, że każda automatyzacja w pewnym sensie poprawi efektywność Twojej firmy, to automatyzowanie procesów w niezmienionej postaci, bez udoskonalania i przeglądu następujących po sobie etapów, sprawi, że wynik inwestycji będzie raczej skromny. Co gorsza stracimy też możliwość radykalnej poprawy jakości, kosztów, oraz czasu, który przeznaczamy na ich wykonanie. 

Jeśli chcemy wyjść poza podstawowe oszczędności związane z zastąpieniem pracy wykonywanej przez człowieka robotem, to każdą automatyzację procesów biznesowych należy zacząć od analizy. Osoby odpowiedzialne za proces transformacji muszą dobrze zrozumieć zarówno istniejące procesy biznesowe w firmie jak i nowe, które powstaną po wdrożeniu technologii. Są na to dwa sposoby:

• przeanalizowanie danych oraz
• rozmowa z pracownikami.

Warto wykorzystać oba źródła. Analiza pokaże nam, gdzie występują kolejki, gdzie są popełniane błędy oraz jaka jest ich częstotliwość, a także, gdzie koszty są większe od zakładanych. Natomiast rozmowa z ludźmi ukaże nam z jakiego powodu tak się dzieje. W ten sposób dogłębnie zapoznamy się danym procesem oraz będziemy w stanie go zoptymalizować już przed wdrożeniem, dzięki czemu zmaksymalizujemy efekt automatyzacji oraz korzyści z niej płynące.

Mapowanie

Następnie, powinniśmy zmapować procesy. Nie jest to ani trudne ani wymagające zasobów, umiejętności czy specjalnych szkoleń. Wystarczy spisać wszystkie zadania krok po kroku nawet na kartce papieru. Po takim zmapowaniu od razu zauważymy, gdzie znajdują się kluczowe operacje, gdzie występuje nagromadzenie elementów powodujące korek, oraz które obszary wymagają poprawy. Wiele procesów jest nadmiernie skomplikowanych, i przy wielu można wyeliminować wiele niepotrzebnych kroków jeszcze przed wdrożeniem automatyzacji. 

Każda automatyzacja procesów wymaga kodyfikacji reguł biznesowych, ale w wielu przypadkach, reguły te nie były weryfikowane od lat i ich stan nie ma przełożenia na aktualną sytuację firmy. Często też zakładamy, że istniejące reguły wymagają decyzji człowieka i nie da się ich zautomatyzować, ale w rzeczywistości można przekształcić je w dokładniejsze algorytmy umożliwiające lepsze i bardziej spójne podejmowanie decyzji. Poza tym, warto też w proces analizy zaangażować naszych najefektywniejszych pracowników - ich spostrzeżenia pozwolą nam usprawnić dany proces oraz uniknąć potencjalnych problemów.

Przestarzała infrastruktura IT

Nadal spotykamy się z przypadkami organizacji, które zbudowały swoją strukturę IT w latach 60tych w oparciu o popularne wówczas języki typu Fortran lub COBOL i konsekwentnie rozwijały ją przez dekady, nigdy nie zastępując starego ekosystemu nowszym, takim jak Python czy C. W tych przypadkach możliwe jest, że aktualna architektura nie jest dostosowana do nadchodzącej fali aplikacji, które będą współdziałać z różnymi źródłami danych. Dlatego też, należy zidentyfikować obszary, gdzie takie potencjalne problemy spowodowane dezaktualizacjąi mogą zaistnieć, aby odpowiednio się do nich przygotować.

Zatrudnianie championów cyfryzacji

Wybór odpowiedniego menadżera jest kluczowy dla skutecznej cyfrowej transformacji. Poszukujemy osoby, która ma dobre zrozumienie całości lub części organizacji, którą będziemy transformować, jaki i która ma realny wpływ na inicjowanie przekształceń. Powinna to być osoba o wizjonerskim podejściu, zdolna do identyfikowania nowych możliwości i sprawnego funkcjonowania w dynamicznym środowisku ciągłych zmian.

Nasz lider powinien posiadać umiejętność wywierania wpływu na innych oraz integrowania działań zespołu poprzez podkreślanie wspólnego celu, który stanowi dla wszystkich inspirację. Nie poszukujemy osoby o cechach czysto menadżerskich, ponieważ taki profil zazwyczaj skupia się na utrzymaniu istniejącego systemu. Naszym celem jest znalezienie przywódcy, który aktywnie poszukuje nowych możliwości w restrukturyzacji istniejącego systemu, oraz jest świadomy korzyści płynących z procesu cyfryzacji.

Jakie obszary automatyzować?

Istnieją trzy typy automatyzacji procesów biznesowych:

• Automatyzacja zadań
• Automatyzacja procesów
• Automatyzacja całościowych przepływów pracy w organizacji

Różnią się one stopniem skomplikowania, liczbą zaangażowanych osób i działów, kosztami automatyzacji oraz wpływem jaki mają na całą organizację. Poniżej dokładnie opisujemy każdy z nich:

Proste rutynowe zadania

Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z automatyzacją procesów biznesowych, to warto rozpocząć od manualnych powtarzalnych czynności w jednym z działów Twojej organizacji. 

Zadania definiujemy jako proste pojedyncze czynności lub krótkie sekwencje akcji wykonywanych zazwyczaj w obrębie jednego lub najwyżej kilku stanowisk pracy. Na przykład, ręczny transfer danych z formularza do systemu ERP. 

Automatyzacja takiego procesu jest relatywnie szybka, a efekty jakie przyniesie od razu widoczne. To pozwoli Ci przekonać do dalszych prac osoby decyzyjne, które nie dokońca były przekonane do transformacji cyfrowej. Czasem lepiej jest pokazać sponsorom serię szybko osiągniętych, ale mniejszych sukcesów, niż jeden większy przedłużający się projekt. 

Poza tym przy tych prostych zadaniach zdobędziesz doświadczenie potrzebne do bardziej kompleksowych automatyzacji, które wymagają głębokiej wiedzy organizacyjnej, inwestycji dużych środków, ale i czasu wymaganego na zaobserwowanie płynących z niej korzyści.

Automatyzacja nawet tak prostych zadań, jak cyfrowe skanowanie dokumentów czy tworzenie profilu nowego klienta w systemie ERP, może mieć znaczący wpływ. Zobaczysz, jak zmienia się nie tylko wydajność innych procesów, ale także podejście i nastawienie osób, które są bezpośrednio dotknięte tymi zmianami. Zarządzanie zmianą jest jednym z poważniejszych wyzwań osób odpowiedzialnych za automatyzację, dlatego koniecznie musisz się na nią przygotować - szerzej omawiamy ten temat w rozdziale o ryzykach.

Każda, nawet prosta automatyzacja kreuje oszczędności, natomiast nie możemy oczekiwać, że takie małe projekty doprowadzą do transformacji cyfrowej firmy. Jednak te niewielkie automatyzacje mogą otworzyć drzwi do bardziej złożonych projektów, umożliwiając firmie zdobycie niezbędnego doświadczenia w zarządzaniu tego rodzaju zmianami.  

Automatyzowanie procesów: 

Kolejnym krokiem na drodze transformacji cyfrowej jest automatyzowanie procesów. Jest to droga pośrednia pomiędzy automatyzacją prostych zadań a kompleksowymi projektami strategicznymi, które wymagają dużych umiejętności, wiedzy i doświadczenia. 

W przeciwieństwie do zadań, procesy są szerszym pojęciem. Jest to większy zbiór tasków, ale takich, które mają konkretny rezultat biznesowy, a nie tylko wynik z perspektywy pojedynczej osoby. 

Jeden proces może być obsługiwany przez kilku pracowników lub nawet kilka działów. Na przykład, tworzenie profilu klienta w systemie ERP, na co składają się: utworzenie aplikacji dla nowego klienta, kolejność zatwierdzeń od odpowiednich osób, i na końcu transfer danych z aplikacji do systemu ERP. 

Automatyzowanie takiego procesu jest już dużo trudniejsze - wymaga dobrego zrozumienia organizacji, jej procesów, oraz występujących pomiędzy nimi zależności, a także zaangażowania pracowników wyższego szczebla. Pomaga za to osiągnąć istotniejsze rezultaty biznesowe, a efekty automatyzacji są odczuwalne przez więcej niż jeden dział. 

Ponad to, kiedy już bierzemy się za automatyzację procesów, warto wykorzystać ten etap w taki sposób, aby powoli budować w zespole talenty BPA oraz technologiczną strukturę, którą będzie można wykorzystać w kolejnych projektach. Możesz skoncentrować się tutaj na zidentyfikowaniu klasy problemów, których spodziewasz się napotkać w przyszłości, ale też z którymi Twoja firma mierzyła się już w innych obszarach. Zanim przejdziesz na kolejny etap, Twój zespół musi nauczyć się podstaw. 

Automatyzowanie całościowych przepływów pracy w organizacji

Ten ostatni typ to całościowe spojrzenie na cele organizacji i jej kontekst z perspektywy strategicznej. Te duże ambitne projekty oferujące osiągnięcie solidnej przewagi konkurencyjnej są najtrudniejsze do przeprowadzenia, ale także najbardziej wpływowe. Praktycznie zawsze wymagają zaangażowania kierownictwa, zarządzania wieloma rozwiązaniami i dostawcami oraz długoterminowej strategii i konsekwencji w jej urzeczywistnianiu. 

Celem automatyzacji całościowych przepływów pracyi jest maksymalna optymalizacja organizacji oraz procesów w niej zachodzących, poprzez konsekwentne zwiększanie ilości zautomatyzowanych procesów oraz zadań. Taką automatyzację osiąga się poprzez skoordynowane wdrażanie oraz łączenie wielu technologii, narzędzi oraz platform takich jak:

• zarządzanie procesami biznesowymi (ang. Business Process Management),
• robotyzacja procesów biznesowych (ang. Robotic Process Automation - RPA),
• sztuczna inteligencja (AI),
• uczenie maszynowe,
• systemy workflow,
• narzędzia low-code oraz no-code. 

Wyjątkowo rzadko zdarza się, aby organizacja posiadała struktury, które pozwoliłyby jej na samodzielne przeprowadzenie takich projektów oraz utrzymanie ich efektów. Najczęścćiej tego typu strategiczne inicjatywy wymagają udziału oraz nadzoru zewnętrznych konsultantów, którzy mają szeroką wiedzę i doświadczenie w przeprowadzaniu inicjatyw tego kalibru.

Warto więc poszukać odpowiedniego partnera specjalizującego się w projektowaniu rozwiązań BPA długoterminowo. Na bazie naszych doświadczeń, dostrzegamy jak wielką korzyść przynosi naszym klientom długotrwała współpraca podczas, której wdrażamy komplementarne automatyzacje, a nie jednorazowe projekty.