Ryzyka

Ryzyka związane z automatyzacją procesów biznesowych

Każda zmiana niesie ze sobą pewnego rodzaju ryzyko. Poniżej opisujemy najważniejsze obszary, na które warto zwrócić uwagę w kontekście automatyzowania procesów biznesowych. 

Zarządzanie zmianą

Niewiele organizacji wdrażających automatyzację procesów biznesowych jest świadomych tego, że powodzenie całego przedsięwzięcia nie zależy tylko od analizy procesów czy wyboru odpowiednich technologii, ale od krytycznego czynnika jakim jest zarządzanie zmianą. Automatyzaując procesy biznesowe, jako konsultanci GGS, często spotykamy się z oporem pracowników. Wynika on zazwyczaj z niezrozumienia celu automatyzacji, obawy przed zmianą status quo, lub brakiem akceptacji nowych tehnologii. Poniższe punkty opisują działania jakie należy podjąć, aby skutecznie przeprowadzić organizację przez zmiany wywołane automatyzacją. 

1. Wywołaj poczucie pilności zmian

Już 50% firm zawodzi na tym etapie. Inicjatywa zmiany powinna być podjęta przez lidera zespołu automatyzacji - osobę na kluczowym stanowisku, która jest decyzyjna i ma wpływ na organizację lub poszczególny dział.

Zgodnie z wynikami badań, aby zapewnić sukces transformacji, konieczne jest przekonanie co najmniej 75% kadry menadżerskiej do konieczności przeprowadzenia zmian. Jak tego dokonać? Najskuteczniejszym sposobem jest często podkreślenie ryzyka związanego z brakiem automatyzacji - utratą konkurencyjności w czasie, gdy większość firm wprowadza nowe technologie, mniejszą wydajnością, czy brakiem przystosowania do aktualnych warunków rynkowych. Należy podkreślić, że automatyzacja jest odpowiedzią na aktualne wyzwania lub wskazać na znaczącą, niezagospodarowaną przewagę, którą nam zapewni.

2. Stwórz silną koalicję

Kiedy już uwypuklimy potrzebę zmian, należy stworzyć koalicję osób, które będą nas wspierać oraz konsekwentnie ją poszerzać. Warto zaangażować w ten proces osoby charyzmatyczne, poważane, oraz lubiane - niekoniecznie wysoko na szczeblu hierarchii. W ten sposób, mogą one wykorzystać zaufanie, którym są obdarzone, działając  na rzecz naszego projektu.

3. Stwórz wizję nowej firmy po automatyzacji

Dzięki wizji, ludziom niechętnym naszym zmianom, będzie łatwiej sobie wyobrazić po-automatyzacyjną rzeczywistość. Nakreśl obraz przyszłości, który jest łatwy do zakomunikowania i pełni funkcję drogowskazu nadającego odpowiedni kierunek automatyzacji. Dzięki temu zjednoczysz pracowników oraz kadrę zarządzającą wspólnym celem i łatwiej będzie Ci wdrażać proponowane zmiany. 

4. Zakomunikuj wizję w odpowiedni sposób

 Wykorzystaj jak najwięcej kanałów informacyjnych - od maili, poprzez spotkania, aż po komunikację niewerbalną. Zadbaj szczególnie o częstotliwość komunikatów oraz bądź autentyczny. Niespójność między koalicjantami oraz odstępstwa od stworzonej wizji zaowocują cynizmem i brakiem akceptacji zachodzących zmian ze strony pracowników - za wszelką cenę postaraj się tego uniknąć. 

Koniecznie też jasno określ cel automatyzacji oraz podkreśl korzyści, które przyniesie konkretnym grupom pracowników. Często opór przed automatyzowaniem procesów pojawia się z obawy przed nieznanym - zastąpieniem przez roboty i utratą pracy czy strachem przed nowymi technologiami powodowanym niepewnością co do własnych umiejętności. Poinformuj pracowników o redukcji etatów jeśli takowe planujesz, napisz o planowanych szkoleniach, które zapewnią odpowiednią wiedzę wszystkim dotkniętym transformacją, już na początkowym etapie. 

5.  Zlikwiduj przeszkody

Rozróżniamy dwie główne kategorie przeszkód na które napotkamy podczas wprowadzania automatyzacji:

• Blokady zewnętrzne będące częścią starego systemu, który nie pasuje do nowej rzeczywistości, takie jak zdezaktualizowana infrastruktura IT czy przestarzałe trudnointegrowalne oprogramowanie typu COBOL, Fortran.

• Blokady wewnętrzne, kształtujące się w umysłach osób poprzez obawy i różnego rodzaju zastrzeżenia dotyczące wprowadzanych usprawnień. Często jest to strach przed utratą pracy, brakiem umiejętności potrzebnych do obsługi zautomatyzowanych procesów, zmianą status quo.   

Koniecznym jest ich identyfikacja na jak najwcześniejszym etapie oraz odpowiednia reakcja. 

6. Celebruj krótkoterminowe sukcesy i zadbaj o systematyczność

Szybkie, widoczne rezultaty pomogą Ci przekonać wątpiących co do skuteczności transformacji. Dlatego też, warto zacząć od automatyzacji prostych zadań oraz systematycznie wytyczać konkretne cele z łatwo mierzalnymi efektami. W ten sposób udowodnisz pozytywny wpływ automatyzacji na działanie firmy i łatwiej będzie Ci zdobyć poparcie dla większych projektów. 

7. Nie świętuj sukcesów przedwcześnie

Pierwsze udane automatyzacje oraz zakończone projekty mogą spowodować, że zadeklarujemy sukces transformacji zbyt pochopnie. Automatyzacja przedsiębiorstwa to proces - nie jednorazowy projekt, dlatego pierwsze pozytywne zmiany potraktujmy jako motywację do wprowadzania kolejnych, a nie okazję do spoczęcia na laurach. Bez aktywnego wspierania transformacji nawet już po zakończeniu większości projektów ryzykujemy tym, że wprowadzone zmiany zanikną i powoli wrócimy do punktu wyjścia.

8. Spraw, że automatyzacja stanie się częścią kultury firmy

Chcemy, aby nowe podejście przeistoczyło się w typowe dla naszej firmy operacje, a towarzyszące zmianie zadania stały się sposobem w jaki działamy na codzień.  Poprzez zinstytucjonalizowanie działań, struktur, norm i wartości wypracowanych podczas automatyzacji przedsiębiorstwa, z łatwością wprowadzimy kolejne usprawnienia. Chodzi o to, żeby pracownicy byli zawsze gotowymi do ciągłej zmiany oraz, aby istniały ściśle wyznaczone zespoły zajmujące się kolejnymi automatyzacjami. 

Nieskoordynowane działania 

Kolejne ryzyko niosą nieskoordynowane działania w zakresie automatyzacji procesów biznesowych, realizowane przez różne działy organizacji w różnym czasie. Prowadzą one do szeregu problemów, w tym upadku całych projektów automatyzacji. 

Oto kilka przykładów jak brak spójności uniemożliwia efektywne przeprowadzenie transformacji:

• Duplikacja wysiłków:

Brak skoordynowanego nadzoru może prowadzić do duplikacji wysiłków poprzez wdrażanie podobnych projektów przez różne działy firmy. To nie tylko marnotrawstwo zasobów, ale także potencjalne źródło konfliktów i nieefektywności.

• Niespójność danych:

Automatyzacja w jednym dziale, która nie jest zintegrowana z systemami w innych działach, może prowadzić do niespójności danych. Takie rozbieżności mogą wpływać na jakość i wiarygodność analiz oraz decyzji biznesowych.

• Złożoność infrastruktury IT:

Nieskoordynowane wdrożenia mogą prowadzić do bardziej skomplikowanej infrastruktury IT, utrudniając zarządzanie, utrzymanie i skalowanie systemów.

• Powstanie shadow IT:

niezależne działy i ich pracownicy mają tendencję do tworzenia aplikacji na swoje potrzeby - nie są to rozwiązania skalowalne oraz takie, które w prosty sposób można podłączyć do insteniejących systemów. Dodatkowo, często powstają poza nadzorem działu IT.  

• Opór pracowników:

Nieskoordynowane projekty mogą wywołać opór wśród pracowników, którzy mogą czuć się przytłoczeni zmianami lub nie rozumieć ich celu.

• Zaniedbanie kluczowych obszarów:

Brak centralnego planowania może prowadzić do zaniedbania niektórych obszarów, które mogą skorzystać na automatyzacji, lub do nadmiernej koncentracji na mniej istotnych procesach.

• Trudności w mierzeniu efektywności:

Gdy projekty są wdrażane oddzielnie, trudno jest mierzyć ogólną efektywność i ROI z inwestycji w automatyzację na poziomie organizacji. 

• Brak możliwości skalowania:

automatyzacje wdrażane niezależnie w różnych działach mogą polegać na różnych technologiach i standardach, co utrudnia ich integrację. Brak spójnego podejścia technologicznego może skutkować systemami, które nie są kompatybilne ani nie mogą efektywnie współpracować.

Automatyzacja marnotrawstwa 

Czyli automatyzowanie procesów w stanie w jakim się aktualnie znajdują - bez uprzedniej analizy. 

Niewiele firm pozwala sobie na regularny przegląd efektywności procesów, dlatego też, często zdarza się, że po latach, rozrastają się one o dodatkowe funkcje, czynności, lub kroki. Szczególnie, gdy w proces zaangażowanych jest więcej niż jeden dział, możemy spotkać się z sytuacją, że pewne czynności się dublują lub są kompletnie niepotrzebne. Właśnie każde takie działanie, które nie przynosi wymiernej korzyści, nazywamy marnotrawstwem.

Oto kilka najczęściej spotykanych typów marnotrawstwa w świecie automatyzacji, który należy się wystrzegać:

• Postój:

To czas oczekiwania między fazami procesów. W kontekście automatyzacji wydarza się, kiedy na przykład bot oczekuje na dane wejściowe lub wyjściowe z innych systemów, lub kiedy pracownik czeka na zakończenie pracy bota. 

• Transport:

To każde niepotrzebne przemieszczanie materiałów lub produktów. Przy automatyzacji spotykamy się z marnotrawstwem transportowym wtedy, kiedy dane są niepotrzebnie przenoszone między różnymi systemami, lub gdy wykorzystuje się bota do transferu danych z jednego systemu do drugiego, podczas gdy proces ten mógłby być realizowany w sposób znacznie bardziej efektywny.

• Procesowanie:

To każde niepotrzebne działanie wykonywane na produkcie lub podczas usługi. W procesie automatyzacji to zbędne lub nadmiarowe czynności takie jak ponowne wprowadzanie danych, które zostały już wcześniej wprowadzone.

• Inwentarz:

To niepotrzebne zapasy materiałów lub produktów. Marnotrawstwo zapasów może wystąpić przy automatyzacji, gdy boty są tworzone, ale nie są używane lub są używane tylko przez krótki czas. Prowadzić do marnotrawstwa zasobów i zwiększonych kosztów utrzymania, a także powstaje, gdy źle oceniamy proces przed jego zautomatyzowaniem.

• Defekty:

To błędy lub pomyłki, które występują podczas procesu produkcyjnego. Mogą wystąpić, gdy boty są nieprawidłowo zaprojektowane lub, gdy dane nie są poprawnie wprowadzane, co prowadzi do nadmiernej liczby błędów, które można było uniknąć.

Przesunięcia stanowisk  

Wprowadzenie automatyzacji procesów biznesowych niesie ze sobą konieczność dostosowania dotychczasowego modelu pracy dla wielu pracowników, co prowadzi do zmian w zakresie wykonywanych przez nich obowiązków. To oznacza, że niektórzy pracownicy będą musieli zrezygnować z dotychczasowych zadań na rzecz nowych, które powstają w wyniku automatyzacji. Z drugiej strony, automatyzacja generuje zapotrzebowanie na nowe role i kompetencje, do których również potrzebni będą ludzie. W niektórych przypadkach, proces ten może również prowadzić do redukcji etatów. Kluczowe jest, aby o tych zmianach informować pracowników w sposób otwarty i przejrzysty, aby złagodzić ich obawy i sprawnie przeprowadzić proces przekształceń, zapewniając odpowiednie szkolenia i wsparcie przy tworzeniu nowych zespołów pracy.