Co to jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja Procesów Biznesowych (ang. Business Process Automation - BPA) to działanie prowadzące do poprawy efektywności operacyjnej. Jest to podjeście biznesowe, które wykracza poza konwencjonalne zarządzanie danymi i prowadzenie dokumentacji poprzez wykorzystywanie zaawansowanych technologii. Jak zauważa Gartner, koncentruje się ono na prowadzeniu działalności, a nie na jej liczeniu. Dodatkowo automatyzacja procesów skupia się na najbardziej podstawowych, krytycznych dla organizacji procesach i ich dostosowaniu do zmieniających się potrzeb oraz strategii. 

Automatyzacja procesów biznesowych może być realizowana na wiele sposobów i przy użyciu różnych technologii, a najczęściej ich połączeniu. Dotyczy ona zagadnień zarówno strategicznych jak i taktycznych, koncentrując się zwykle na obszarach, gdzie możliwe jest zastosowanie konkretnej technologii do automatyzacji:

• Budowanie dodatkowych funkcjonalności - platformy low-code

• Automatyzacja raportowania - systemy Business Intelligence (BI)

• Automatyzacja powtarzalnych zadań i czynności - Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA)

• Zarządzanie obiegiem dokumentów i wniosków - systemy workflow

• Inteligentne procesowanie dokumentów i ich cyfryzacja - Optical Character Recognition (OCR)

Jednym z aspektów automatyzacji procesów biznesowych jest też wdrażanie systemów ERP. Zapewnia to w pewnej części ustrukturyzowanie oraz zautomatyzowanie procesów, ale zazwyczaj nie gwarantuje płynnego działania całego otoczenia aplikacyjnego z którego składa się firma. Dlatego też często przy wdrożeniach systemów ERP korzysta się z wyżej wymienionych technologii. 

Głównym celem Business Process Automation jest to, aby realizować procesy biznesowe przy minimalnej interwencji człowieka. Czynności powtarzalne, o wysokim wolumenie, zależne od czasu, angażujące wiele osób, oraz wymagające zgodności z wytycznymi i śladów audytowych są dobrymi kandydatami do zautomatyzowania.

Często te procesy wykraczają poza ramy jednego działu i składają się z serii działań obejmujących wiele departamentów oraz systemów IT. Na przykład proces wyceniania produktów i publikowanie cen na kanałach sprzedażowych, wysyłanie klientom potwierdzenia realizacji zamówienia, wystawianie faktur, czy rozdzielanie zadań w zespołach supportowych. 

Korzyści wypływające z dobrze przeprowadzonej automatyzacji procesów biznesowych to między innymi:

• Zwiększona produktywność

• Niższe koszty pracy

• Oszczędność czasu

• Redukcja błędów

• Większa satysfakcja pracowników oraz klientów