Jak zmierzyć rezultaty automatyzacji?

Jak mierzyć rezultaty automatyzacji procesów biznesowych?

Niewątpliwie, trzeba przyznać, że pomiar efektywności wdrożonych projektów transformacji cyfrowej jest trudny. Według raportu KPMG 62% polskich organizacji nie posiada narzędzi potrzebnych do mierzenia efektywności zaimplementowanych automatyzacji. Stanowi to poważny problem - jak w takich przypadkach podejmować decyzję o następnych usprawnieniach? Jak przekonać decydentów niechętnych kolejnym projektom? Jak budować kulturę hiperautomatyzacji skoro nie mamy twardych danych o tym, że jest to faktycznie opłacalne?

Najważniejsze wskaźniki ilościowe to:

• Czas wdrożenia: czas wdrożenia konkretnych projektów jak i całej inicjatywy strategicznej

• Koszt: jako koszt całkowity oraz wyrażony jako procent przychodu firmy

• ROI: wyrażone jako zwrot z inewstycji w konkretnej ramie czasowej, może być liczony początkowo na pojedyńczych zadaniach, a następnie projektach obejmujących konkretne działy, aż po ogólnoorganizacyjne inicjatywy strategiczne

Oraz jakościowe:

• Redukcja błędów: mierzące w jakim stopniu zmniejszyła się ilość rejestrowanych błędów 

• Zwiększenie szybkości realizacji zadania: o ile zmniejszył się czas potrzebny na wykonywanie danego zadania 

• Stopień uniezależnienia procesu od człowieka: jaki procent procesu jest wykonywany przez robota w porównaniu do czasu przed automatyzacją

Czynniki w znacznym stopniu wpływające na powyższe wskaźniki to:

• Zakres projektu: im większy zakres naszej inicjatywy tym dłużej będzie ona trwała i wymagała większych nakładów.

• Wielkość zmian: firmy wprowadzające najwięcej zmian, których procesy wymagały głębokiego przeprojektowania już na początkowym etapie analizy, poniosły większe koszty automatyzacji a czas również był dłuższy.

• Kompleksowość organizacji: organizacje o wyższym stopniu złożoności - międzynarodowe, z wieloma jednostkami biznesowymi i różnorodnym rozmieszczeniem pod względem lokalizacji zazwyczaj również ponoszą większe koszty i doświadczają dłuższego wdrożenia projektów

• Poziom poparcia dla projektu automatyzacji: brak wystarczającego poparcia dla wprowadzanej zmiany może zakończyć się niepowodzeniem projektu, nawet już po zakończonym wdrożeniu - są przypadki firm, które wróciły do starych metod wykonywania działań. Natomiast niechęć niewątpliwie wydłuża czas inicjatywy oraz potęguje jej koszty.

Warto też mierzyć efekty pojedyńczych automatyzacji - oto kilka najczęstszych KPI, które możemy śledzić w łatwy sposób: 

• Czas przetwarzania: to czas potrzebny do wykonania procesu mierzony przed i po automatyzacji

• Liczba przetworzonych transakcji: ilość transakcji lub wykonanych zadań przed i po transformacji cyfrowej

• Błędy: liczba błędów występujących w procesie oraz potrzebnych poprawek przed i po automatyzacji

• Czas odpowiedzi na zapytanie klienta