Wpływ automatyzacji procesów biznesowych na organizacje
W dobie szybko zmieniających się warunków makroekonomicznych rozwijanie zdolności do adaptacji i wzrostu w wymagającym środowisku powinno być częścią strategii każdej firmy. Według raportu McKinsey Stan Organizacji na 2023 wzmacnianie odporności oraz czasu reakcji jest najważniejszym z 10 kluczowych wyzwań z którymi mierzą się dziś firmy. Natomiast z danych wynika, że ponad połowa firm nie jest przygotowana w odpowiedni sposób do reagowania na pojawiające się wyzwania.
Automatyzacja ma ogromny wpływ na zdolności adaptacyjne organizacji, jej odporność, efektywność oraz inne aspekty determinujące sukces. W czasach kiedy zmiana stała się normą, firmy o wysokiej zdolności instytucjonalnej, potrafiące szybko uporać się z kryzysem zyskają znaczną przewagę nad tymi, które nie są przygotowane do rozwoju w trudnych warunkach. Poniżej opisujemy kilka kluczowych aspektów, w których automatyzacja procesów biznesowych buduje zdolności instytucjonalne pozwalające Twojej firmie prosperować w każdych okolicznościach:
Optymalizacja
Automatyzacja procesów biznesowych znacząco wpływa na efektywność operacyjną. Według ankiety Salesforce, 47% dyrektorów IT uważa, że największy zwrot z inwestycji w automatyzację procesów pochodzi z funkcji operacyjnych.
Cały proces wdrożenia zaczyna się od analizy aktualnej sytuacji. Już na tym etapie będziemy w stanie wyelimnować czynności zbędne lub takie, które się dublują. Na przykład, kiedy odkryjemy, że poprawność w zamówieniu jest sprawdzana przez przez dwa odmienne działy naszej firmy.
Warto wziąć pod uwagę to jak ustawione są aktualnie główne procesy back-officowe. Są to złożone operacje, które wymagają udziału wielu osób oraz swoim zakresem obejmują różne działy firmy. Wiele usprawnień prowadzących do optymalizacji można wprowadzić do nich już na tym etapie. O kolejne zadba technologia dobrana odpowiednio do konkretnego celu, która pomoże nam wykonywać zadania całodobowo czy odpowiadać na zapytania lub wysyłać potwierdzenia niemalże natychmiastowo. Zmniejsza to czas potrzebny na wykonanie określonych operacji, co bezpośrednio przekłada się na szybsze osiąganie celów biznesowych.
Innowacyjność
Poprzez zastępowanie powtarzalnych zadań zautomatyzowanymi procesami, możemy wykorzystać pracowników w bardziej strategiczny sposób. Uwolnieni od rutynowych zadań, mogą skupić się na inicjatywach wymagających kreatywności i nieszablonowego myślenia, przez co zwiększa się potencjał generowania nowych pomysłów i rozwiązań. Ponad to, firmy, które inwestują w automatyzację kultywują kulturę ciągłego doskonalenia, a sama automatyzacja często wymaga współpracy między różnymi działami w firmie inspirując pracowników do poszukiwania innowacyjnych rozwiązań także w innych obszarach działalności. W ten sposób napędzamy wzrost i rozwój firmy.
Skalowanie
Automatyzacja procesów biznesowych adresuje kilka istotnych aspektów związanych ze wzrostem i ekspansją działalności. Po pierwsze, pozwala na przetwarzanie większej ilości pracy bez konieczności proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników. To oznacza, że możemy analizować większe ilości danych w szybszym tempie bez istotnego zwiększania kosztów stałych.
Następnie, automatyzacja przyczynia się również do standaryzacji procesów w całej organizacji. Jednolite procesy zapewniają spójność i przewidywalność działania, co jest szczególnie ważne przy wprowadzaniu nowych produktów czy ekspansji na na nowe rynki. Ponad to, zautomatyzowane procesy są zazwyczaj bardziej elastyczne i łatwiejsze w adaptacji - gdy Twoja firma rośnie, prościej je dostosować do nowych wyzwań i zmieniających się wymagań, co jest kluczowym czynnikiem determinującym skalowalność.
Efektywność
Korzystając z automatyzacji przekształcamy tradycyjne, pracochłonne procesy ręczne w szybkie i efektywne operacje. Drastycznie zmniejsza też ryzyko błędów oraz skraca czas pracy potrzebny na wykonanie danego zadania. Ponad to, przejmuje rutynowe taski, pozwalając pracownikom skoncentrować się na bardziej wartościowych i wymagających projektach. Dzięki temu wszystkie zasoby są oddelegowane w najodpowiedniejsze dla siebie miejsce, co przekłada się na wyższą produktywność.
Integracje
Często zdarza się, że organizacje umieszczają elementy automatyzacji w swoich strategiach transformacji cyfrowej, niekoniecznie posiadając odpowiednie możliwości ich integracji. Jednym z głównych celów automatyzacji procesów biznesowych jest połączenie ze sobą różnych systemów oraz aplikacji, aby uniknąć manualnego transferu danych, ich duplikacji lub rozczłonkowania. Systemy Business Intelligence (BI) umożliwiają budowanie zcentralizowanych dashboardów, gdzie spływające dane z całej firmy mogą być na bieżąco analizowane. Dodatkowo, budowa APIs, konektorów oraz integracji pozwalana na płynny przepływ informacji pomiędzy tymi systemami.
Oszczędności
Firmy mogą znacząco skrócić czas potrzebny na wykonanie określonych operacji oraz zapewnić ciągłość codziennej pracy, dzięki automatyzacji procesów. Ta sama organizacja może obsłużyć więcej klientów, przetwarzać więcej danych, czy wyprodukować więcej towaru bez przerw w działaniu spowodowanych urlopami, nocą, czy dniami wolnymi od pracy. To z kolei przekłada się na niższe koszty pracy, produktywność oraz zwiększenie przychodów.
Jako, że roboty rzadko popełniają błędy, dodatkowo możemy liczyć na obniżenie kosztów i ryzyka związanego z poprawkami i kontrolą jakości. Pomimo tego, że początkowa inwestycja w automatyzację może być znacząca, długoterminowe korzyści finansowe rekompensują początkowe koszty.
Odporność
Zarządzanie ustandaryzowanymi oraz zautomatyzowanymi procesami jest dużo łatwiejsze. Dzięki temu, możemy szybko reagować na zmiany poprzez przekonfigurowanie zadań, efektywnie wykorzystywać zasoby dzięki optymalizacji, oraz podejmować decyzje na bazie dokładnych danych gromadzonych w czasie rzeczywistym.
Bez automatyzacji również trudno o ciągłość w planowaniu działania. Zautomatyzowane kopie zapasowe, procesy odzyskiwania danych po awarii i cyfrowe prowadzenie dokumentacji to przykłady tego, jak automatyzacja procesów biznesowych może złagodzić ryzyko i utrzymać ciągłość operacyjną w sytuacjach kryzysowych. Jest to kluczowym elementem w mierzeniu